Mình nói sơ bộ thế này, làm nhà phải có móng. Móng không dự trù hết sau cơi nới vá víu mãi sao. Vậy bạn nên tạm xác định như sau:
1/Đối tượng của file công nợ:
-Khách hàng là nhà cung cấp
-Khách hàng tiêu thụ.
-Công nợ khác (Vay mượn, khấu trừ nợ khác...)
Trong đó: 1 khách hàng có thể là 1 mà cũng có thể là cả 3 đối tượng trên.
2/Việc ghi chép Nhật ký phát sinh:
*Đối với nhà cung cấp:
-Nhập mua hàng.
-Phiếu chi, chuyển khoản, phiếu bù trừ công nợ (Thanh toán)
-Xuất hoàn trả, đổi hàng sai quy cách
v.v...
*Đối với khách hàng tiêu thụ:
-Xuất bán hàng.
-Phiếu thu, chuyển khoản, phiếu bù trừ công nợ (Thanh toán)
-Nhập hoàn trả, đổi hàng sai quy cách
v.v...
*Đối với công nợ khác:
-Xuất nhập vay mượn.
-Phiếu thu, chuyển khoản, phiếu bù trừ công nợ (Thanh toán)
-Nhập hoàn trả
v.v...
Để đảm bảo việc thống kê báo cáo Tổng hợp và chi tiết công nợ khách hàng, lên biên bản đối chiếu công nợ theo thời gian từng khách hàng chuẩn mực yêu cầu:
-Thống nhất mã cho từng khách hàng (Nên để chung cho cả 3)
-Thống nhất mã hàng hoá, Dvi tính chuẩn cho từng hàng như Kg chẳng hạn và các đơn vị quy đổi như tấn, tạ ,yếnv.v...
-Có chính sách hậu mãi, khuyến mại, chiết khấu cụ thể hay tự do.
Công việc thiết kế:
-Tạo các sheet như NKy(Nên để chung),DMKH (Có số dư công nợ đầu kỳ),DMHH, NhapDL ,DM , Thong tin Cty (Hoặc Form) để phục vụ việc chứa và thu thập dữ liệu phát sinh.(Giống bạn đang làm ấy)
-Tạo các sheet Báo cáo theo yêu cầu (THPS công nợ, Bảng kê chi tiết công nợ khách hàng, Bảng đối chiếu công nợ kahchs hàng...) khai thác từ các sheet phần trên.
Sơ bộ vậy, mà đã thấy khá xa rồi. Vậy bạn nên khái quát trước khi bắt tay vào chi tiết. Như vậy việc làm đi làm lại sẽ ít nhất và nhanh đạt ý nhất.
Nếu muốn giữ bản quyền riêng thì khi hỏi bạn cũng phải cung cấp sơ bộ số liệu mẫu thì anh em mới giúp được.