Để lên kế hoạch, tuỳ vào việc lên kế hoạch cụ thể đến mức nào theo tôi cần một số thông tin sau:
_ Bảng vật tư: bảng này bao gồm các thông tin chính của vật tư như mã sản phẩm, mã vật tư, tên, đơn vị tính (ở đây đôi khi cần phải có vài đơn vị tính. Ví dụ như: Thùng, Cái), số lượng tồn kho an toàn, thời gian cần cho đặt hàng, số lượng tồn hiện tại, kho...Bảng này chứa các thông tin chính về vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm.
_ Bảng thông tin đặt hàng: đơn hàng, ngày đặt hàng, ngày về, mã vật tư, đơn vị tính, đơn giá,...Bảng này chứa các thông tin đặt hàng.
_ Bảng khách hàng: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, ... Bảng này chứa đựng các thông tin liên quan đến khách hàng.
_ Bảng định mức: mã hàng, mã vật tư, đơn vị tính, số lượng,... Bảng này nhằm liệt kê định mức vật tư sử dụng tương ứng với một đơn vị hàng sản xuất được.
_ Bảng đặt hàng: mã hàng, mã khách hàng, ngày đặt, ngày yêu cầu giao, đơn vị tính, số lượng đặt hàng, đơn giá,... Bảng này chứa các thông tin về đặt hàng.
_ Bảng các thông tin, khả năng sản xuất của từng bộ phận cụ thể trong nhà máy. Ví dụ: nhà máy sản xuất máy tính có khả năng sản xuất 1,000 máy tính/ngày; Trong nhà máy bộ phận sản xuất board mạch có khả năng sản xuất là 2,500 board mạch/ngày,...
Từ các thông tin trên, việc lên kế hoạch (kế hoạch sản xuất, kế hoạch đặt hàng, ...) và tính toán như sau:
1. Tổng hợp các đơn đặt hàng.
2. Lên kế hoạch và kiểm tra với năng lực sản xuất. Ngoài ra ở bước này cũng giúp cho việc lên kế hoạch tăng ca, kế hoạch tuyển dụng,...
3. Từ bảng kế hoạch sản xuất ở bước 2, ta lên kế hoạch đặt hàng và yêu cầu giao hàng.
4. Ở bước 2 & 3 nếu gặp khó khăn ta lại phải làm việc với nhà cung cấp (hoặc bộ phận đặt hàng làm việc này) để thoả thuận kế hoạch giao hàng nhằm không ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất cụ thể của nhà máy.
5. Sau khi hoàn tất thì bắt đầu phê duyệt để tiến hành đặt vật tư, nguyên phụ liệu, chuyển kế hoạch sản xuất cho nhân viên quản lý, nhân sự hoặc các bộ phận có liên quan khác.
Trong quá trình thực hiện kế hoạch đã được xác định ra ở trên, nếu có gặp vấn đề chúng ta lại phải tiến hành điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp đồng thời phối hợp với bộ phận bán hàng để thoả thuận với khách hàng về ngày giao hàng.
Trên đây là tóm tắt sơ lược. Bạn có thể rút ngắn lại tuỳ theo nhu cầu của nơi mình làm việc.
Còn việc triển khai các bảng dữ liệu trên Excel cũng rất quan trọng dẫn đến việc thành công trong việc lên kế hoạch sản xuất trên Excel. (Dĩ nhiên tốt hơn chúng ta phải có kết hợp với VBA)
Lê Văn Duyệt
