Nghĩa của từng trạng thái hoá đơn đã phát hành (3 người xem)

[thuyyeu99]

Đúng thế và khi đó trên bảng thể hiện của hóa đơn ngay chỗ giám đốc ký tên đóng dấu nó sẽ xuất hiện dòng chữ "Ký bởi Công Ty ABC", có nhiều nhà mạng còn bổ sung thêm tiêu chí "ngày ký" bên dưới dòng chữ bên trên
Về tương lai thì các nhà mạng cung cấp hóa đơn sẽ liên kết với Tổng Cục Thuế => khi đó kế toán cấm USB token vào ký 1 phát là dữ liệu sẽ chạy lên luôn Tổng Cục Thuế.

vậy có cách nào kiểm tra sai sót không ?

 

[.Option]

Đã phát hành: là hóa đơn hợp lệ tuân thủ theo chuẩn mực kế toán và luật thuế.
Chưa thanh toán: Cũng tuân thù 2 nguyên tắc trên, ghi nhận công nợ nhưng tiền thu về chưa được chi hay chưa được trả người bán.

 

[quocphuoc88]

vậy có cách nào kiểm tra sai sót không ?

Chưa hiểu ý bạn muốn kiểm tra sai sót gì chỗ này ? mà nếu có sai (sai giá, sai số lượng, sai thông tin bên mua ... ) sau khi đã phát hành thì chỉ có thể hủy hóa đơn đó và xuất lại tờ mới chứ đâu có chỉnh sữa gì được đâu !!

 

[thuyyeu99]

(sai giá, sai số lượng, sai thông tin bên mua ... )

mình cần là kiểm tra cái này đây. (Còn chuyện huỷ hay thu hồi mình không cần quan tâm đến nó chuyện đó tính sau)

 

[quocphuoc88]

mình cần là kiểm tra cái này đây. (Còn chuyện huỷ hay thu hồi mình không cần quan tâm đến nó chuyện đó tính sau)

Theo mình biết thì hiện nay các nhà mạng cung cấp hóa đơn điện tử có các kiểu sau đây:
1. Có nhà mạng sẽ tạo 1 database danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng rồi cho khai báo trước khi xuất hóa đơn. Khi xuất thì chỉ việc chọn dữ liệu từ các database này để tránh sai sót. Tuy nhiên, người xuất chọn lộn thì .....
2. Có nhà mạng tạo 1 template file excel bên ngoài rồi cho import vào phần mềm xuất hóa đơn của họ => bạn có thể kiểm tra dữ liệu thì khâu nạp vào template ở bên ngoài
3. Có nhà mạng liên kết trực tiếp từ phần mềm kế toán qua xuất hóa đơn (như MISA)
4. Có nhà mạng thì không thuộc các dạng trên thì bạn phải nhập tay hoàn toàn từ A-Z trên 1 tờ hóa đơn => nếu loại này thì sai sót không biết kiểm tra sao luôn.

 

[.Option]

Bạn muốn kiểm tra hóa đơn sai xót hay không, nó phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Sai nhiều thì lần sau sẽ chú ý vào những chỗ đó. Tất nhiên bạn nên hỏi nhà cung cấp phần mềm nữa. Thông tin đến bạn.

 

[thuyyeu99]

Bạn muốn kiểm tra hóa đơn sai xót hay không, nó phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn. Sai nhiều thì lần sau sẽ chú ý vào những chỗ đó. Tất nhiên bạn nên hỏi nhà cung cấp phần mềm nữa. Thông tin đến bạn.

Mình thì nghiệp vụ kế toán như tờ giấy
trắng, mà cũng không phải nhiệm vụ của mình, mà cái này hỏi nhà cung cấp cũng kì hihi. Cám ơn bạn góp ý

Bài đã được tự động gộp: 2/10/20

Theo mình biết thì hiện nay các nhà mạng cung cấp hóa đơn điện tử có các kiểu sau đây:
1. Có nhà mạng sẽ tạo 1 database danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng rồi cho khai báo trước khi xuất hóa đơn. Khi xuất thì chỉ việc chọn dữ liệu từ các database này để tránh sai sót. Tuy nhiên, người xuất chọn lộn thì .....
2. Có nhà mạng tạo 1 template file excel bên ngoài rồi cho import vào phần mềm xuất hóa đơn của họ => bạn có thể kiểm tra dữ liệu thì khâu nạp vào template ở bên ngoài
3. Có nhà mạng liên kết trực tiếp từ phần mềm kế toán qua xuất hóa đơn (như MISA)
4. Có nhà mạng thì không thuộc các dạng trên thì bạn phải nhập tay hoàn toàn từ A-Z trên 1 tờ hóa đơn => nếu loại này thì sai sót không biết kiểm tra sao luôn.

Cám ơn bạn nhiệt tình giải thích giúp mình, nhờ bạn mình cũng nghiệm ra được 1 số vấn đề

 

[hoamattroicoi]

Nhờ các anh chị nào biết về kế toán giải thích giúp em máy câu này của phần mềm hoá đơn điện tử

- trạng thái hoá đơn: đã phát hành ?
- Trạng thái thanh toán : Chưa thanh toán ?

Cám ơn các anh chị

Mình trả lời bạn thuyyeu99 bằng kinh nghiệm của mình nhé.
1. Trạng thái hóa đơn : đã phát hành.
Mình thấy 1 số phần mềm hóa đơn hiển thị trạng thái đã phát hành này để kiểm soát số hóa đơn sử dụng tương ứng với mẫu hóa đơn đối với từng lần đăng ký hóa đơn với cơ quan thuế.
Để đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế, DN cần gửi mẫu đăng ký kèm theo thông báo phát hành sử dụng từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu. Mẫu này được tạo trên phần mềm hóa đơn (ví dụ mẫu 07KPTQ2/001 ký hiệu : VN/20T, số lượng sử dụng : 0000001-0001000). DN in ra và làm thông báo trên trang thuedientu.gdt.gov.vn >>> Sau 2 ngày cơ quan thuế không có ý kiến thì DN được phép sử dụng, thông tin phát hành hóa đơn của DN được đăng tải trên mục tra cứu hóa đơn của tổng cục thuế (gdt.gov.vn). Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận thì :
Tại DN kế toán tiến hành phát hành mẫu này trên phần mềm hóa đơn. Phần mềm hóa đơn sẽ yêu cầu chọn mẫu hóa đơn đã tạo, số lượng sử dụng bao nhiêu... sau đó bấm NÚT "Phát hành hóa đơn" trên phần mềm sẽ hiện trạng thái "Đã phát hành" đối với mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn DN đã đăng ký. Sau khi thực hiện thao tác này, DN mới chọn được mẫu 07KPTQ2/001 - ký hiệu : VN/20T trên module tạo mới hóa đơn. Thao tác phát hành hóa đơn này sẽ giúp PM kiểm soát không cho người xuất hóa đơn xuất quá 1000 số hóa đơn đã đăng ký. Khi xuất đến số hóa đơn 0001001 PM sẽ cảnh báo và người dùng sẽ không xuất tiếp được và phải đăng ký sử dụng tiếp với cơ quan thuế >>> Tránh việc DN vi phạm xuất quá số hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế (nếu xuất những hóa đơn chưa đăng ký với cơ quan thuế thì những hóa đơn này được coi là hóa đơn bất hợp pháp)
2. Trạng thái thanh toán : chưa thanh toán (hiểu đơn giản là mua hàng chưa trả tiền) - Một số phần mềm hóa đơn có thông tin này, mục đích là khi xuất hóa đơn DN sẽ ghi nhận khách hàng nợ mình 1 khoản tiền. Khi khách hàng thanh toán tiền thì DN cập nhật trạng thái thanh toán trên PM hóa đơn. Việc này giúp đối chiếu công nợ giữa khách hàng vào DN được nhanh chóng (với điều kiện là DN phải cập nhật thường xuyên). Khách hàng sẽ được DN tạo cho 1 tài khoản truy cập, khi khách hàng truy cập vào danh sách hóa đơn đã nhận sẽ nhìn thấy hóa đơn nào được thanh toán, hóa đơn nào chưa được thanh toán.
Về việc kiểm tra sai sót của hóa đơn thì trước hết mình phải hiểu quy định về hóa đơn, hiện tại quy định về hóa đơn bạn có thể tham khảo thông tư 39/2014, TT26/2015, TT119/2014, TT32/2011. Khi hiểu về quy định về hóa đơn bạn sẽ biết 1 hóa đơn xuất ra đã đúng quy định về pháp luật hay chưa ví dụ : hóa đơn điện tử không được xuất kèm bảng kê, rồi địa chỉ trên hóa đơn viết tắt như thế nào là đúng, rồi sai các chỉ tiêu trên hóa đơn xử lý như thế nào......
Đồng thời bạn phải kiểm tra hóa đơn cùng với các chứng từ khác như Purchase order, báo giá, tờ khai Hải quan, phiếu xuất kho....để đảm bảo hóa đơn không có sai sót về đơn giá, thành tiền, tên hàng hóa, ngày xuất hóa đơn....

Trên đây là 1 số kinh nghiệm của riêng cá nhân mình, hy vọng giúp ích được cho bạn.
Một số từ viết tắt DN : Doanh nghiệp, PM : phần mềm. TT : thông tư

 

[thuyyeu99]

Mình trả lời bạn thuyyeu99 bằng kinh nghiệm của mình nhé.
1. Trạng thái hóa đơn : đã phát hành.
Mình thấy 1 số phần mềm hóa đơn điện tử hiển thị trạng thái đã phát hành này để kiểm soát số hóa đơn sử dụng tương ứng với mẫu hóa đơn đối với từng lần đăng ký hóa đơn với cơ quan thuế.
Để đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế, DN cần gửi mẫu đăng ký kèm theo thông báo phát hành sử dụng từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu. Mẫu này được tạo trên phần mềm hóa đơn (ví dụ mẫu 07KPTQ2/001 ký hiệu : VN/20T, số lượng sử dụng : 0000001-0001000). DN in ra và làm thông báo trên trang thuedientu.gdt.gov.vn >>> Sau 2 ngày cơ quan thuế không có ý kiến thì DN được phép sử dụng, thông tin phát hành hóa đơn của DN được đăng tải trên mục tra cứu hóa đơn của tổng cục thuế (gdt.gov.vn). Sau khi được cơ quan thuế chấp thuận thì :
Tại DN kế toán tiến hành phát hành mẫu này trên phần mềm hóa đơn. Phần mềm hóa đơn sẽ yêu cầu chọn mẫu hóa đơn đã tạo, số lượng sử dụng bao nhiêu... sau đó bấm NÚT "Phát hành hóa đơn" trên phần mềm sẽ hiện trạng thái "Đã phát hành" đối với mẫu hóa đơn và số lượng hóa đơn DN đã đăng ký. Sau khi thực hiện thao tác này, DN mới chọn được mẫu 07KPTQ2/001 - ký hiệu : VN/20T trên module tạo mới hóa đơn. Thao tác phát hành hóa đơn này sẽ giúp PM kiểm soát không cho người xuất hóa đơn xuất quá 1000 số hóa đơn đã đăng ký. Khi xuất đến số hóa đơn 0001001 PM sẽ cảnh báo và người dùng sẽ không xuất tiếp được và phải đăng ký sử dụng tiếp với cơ quan thuế >>> Tránh việc DN vi phạm xuất quá số hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế (nếu xuất những hóa đơn chưa đăng ký với cơ quan thuế thì những hóa đơn này được coi là hóa đơn bất hợp pháp)
2. Trạng thái thanh toán : chưa thanh toán (hiểu đơn giản là mua hàng chưa trả tiền) - Một số phần mềm hóa đơn có thông tin này, mục đích là khi xuất hóa đơn DN sẽ ghi nhận khách hàng nợ mình 1 khoản tiền. Khi khách hàng thanh toán tiền thì DN cập nhật trạng thái thanh toán trên PM hóa đơn. Việc này giúp đối chiếu công nợ giữa khách hàng vào DN được nhanh chóng (với điều kiện là DN phải cập nhật thường xuyên). Khách hàng sẽ được DN tạo cho 1 tài khoản truy cập, khi khách hàng truy cập vào danh sách hóa đơn đã nhận sẽ nhìn thấy hóa đơn nào được thanh toán, hóa đơn nào chưa được thanh toán.
Về việc kiểm tra sai sót của hóa đơn thì trước hết mình phải hiểu quy định về hóa đơn, hiện tại quy định về hóa đơn bạn có thể tham khảo thông tư 39/2014, TT26/2015, TT119/2014, TT32/2011. Khi hiểu về quy định về hóa đơn bạn sẽ biết 1 hóa đơn xuất ra đã đúng quy định về pháp luật hay chưa ví dụ : hóa đơn điện tử không được xuất kèm bảng kê, rồi địa chỉ trên hóa đơn viết tắt như thế nào là đúng, rồi sai các chỉ tiêu trên hóa đơn xử lý như thế nào......
Đồng thời bạn phải kiểm tra hóa đơn cùng với các chứng từ khác như Purchase order, báo giá, tờ khai Hải quan, phiếu xuất kho....để đảm bảo hóa đơn không có sai sót về đơn giá, thành tiền, tên hàng hóa, ngày xuất hóa đơn....

Trên đây là 1 số kinh nghiệm của riêng cá nhân mình, hy vọng giúp ích được cho bạn.
Một số từ viết tắt DN : Doanh nghiệp, PM : phần mềm. TT : thông tư

Vâng, cám ơn bạn. Bạn hướng dẫn quá rõ ràng rồi.