Formulas & Functions Excel 2007 - 3. Building Basic Formulas

[BNTT]

Phỏng dịch từ cuốn Formulas and Functions with Microsoft Office Excel 2007 của Paul McFedries

Part I: MASTERING EXCEL RANGES AND FORMULAS - Nắm vững các dãy và công thức trong Excel

• Chapter 1: Getting The Most Out Of Range - Tận dụng tối đa các dãy

• Chapter 2: Using a Range Name - Sử dụng tên cho dãy

• Chapter 3: Building Basic Formulas - Thiết lập các công thức (cơ bản)

• Chapter 4: Creating Advanced Formulas - Thiết lập các công thức (nâng cao)

• Chapter 5: Troubleshooting Formulas - Xử lý lỗi công thức

Chapter 3 - BUILDING BASIC FORMULAS

Thiết lập những công thức (cơ bản)

A worksheet is merely a lifeless collection of numbers and text until you define some kind of relationship among the various entries. You do this by creating formulas that perform calculations and produce results. This chapter takes you through some formula basics, including constructing simple arithmetic and text formulas, understanding the all-important topic of operator precedence, copying and moving worksheet formulas, and making formulas easier to build and read by taking advantage of range names.
Một bảng tính (worksheet) chỉ là một tập những con số và những chuỗi văn bản vô tri vô giác cho đến khi bạn định nghĩa một loại quan hệ nào đó giữa chúng. Bạn thực hiện điều này bằng cách tạo các công thức, để thực hiện những phép tính và cho ra kết quả. Chương này sẽ trình bày cho bạn một số điểm cơ bản về công thức, bao gồm các thiết lập các công thức cho số và chuỗi văn bản đơn giản, tìm hiểu thứ tự ưu tiên của các toán tử, sao chép và di chuyển các công thức trong bảng tính, và cách tận dụng tối đa tên dãy để làm cho việc tạo công thức dễ dàng và dễ đọc hơn.​

Understanding Formula Basics
Tìm hiểu những điều cơ bản về công thức

Most worksheets are created to provide answers to specific questions: What is the company’s profit? Are expenses over or under budget, and by how much? What is the future value of an investment? How big will an employee bonus be this year? You can answer these questions, and an infinite variety of others, by using Excel formulas.
Hầu hết các bảng tính được tạo ra để cung cấp những lời giải đáp cho những câu hỏi cụ thể: Thu nhập của công ty là bao nhiêu? Chi phí trên hoặc dưới ngân sách, và là bao nhiêu? Giá trị tương lai của một khoản đầu tư là gì? Tiền thưởng của nhân viên trong năm nay là bao nhiêu? Bạn có thể trả lời những câu hỏi này và nhiều câu hỏi khác nữa bằng cách sử dụng các công thức trong Excel.

All Excel formulas have the same general structure: An equals sign (=) followed by one or more operands — which can be values, cell references, ranges, range names, or function names — separated by one or more operators — the symbols that combine the operands in some way, such as the plus sign (+) and the greater-than sign (>)...
Tất cả các công thức trong Excel đều có chung một cấu trúc: Một dấu bằng (=), theo sau là một hay nhiều toán hạng (operand) — là những giá trị, những tham chiếu ô, dãy, tên dãy, hoặc tên hàm — được tách biệt bằng một hay nhiều toán tử (operator) — là những ký hiệu kết hợp các toán hạng theo một cách nào đó, chẳng hạn như dấu cộng (+), ký hiệu lớn hơn (>)...​

• NOTE: Excel doesn’t object if you use spaces between operators and operands in your formulas.This is actually a good practice to get into because separating the elements of a formula in this way can make them much easier to read. Note, too, that Excel also accepts line breaks in formulas.This is handy if you have a very long formula because it enables you to “break up” the formula so that it appears on multiple lines.To create a line break within a formula, press Alt+Enter.
  Ghi chú: Bạn có thể dùng những khoảng trắng giữa các toán hạng và các toán tử trong công thức. Và đây là một điều nên làm bởi vì những khoảng cách giữa các thành phần trong công thức sẽ giúp công thức dễ đọc hơn. Và Excel cũng chấp nhận những cái xuống hàng trong công thức. Điều này rất thuận lợi cho bạn nếu như bạn có một công thức dài, bởi vì nó cho phép bạn ngắt công thức ra thành nhiều hàng. Để xuống hàng trong công thức, bạn dùng tổ hợp phím Alt+Enter.

 

[BNTT]

Understanding Formula Basics


Formula Limits in Excel 2007
Những giới hạn của công thức trong Excel 2007

Although it’s unlikely that you’ll ever bump up against them, it’s a good idea to know the limits that Excel sets on various aspects of formulas and worksheet models. All of these limits have been greatly expanded in Excel 2007, as Table 3.1 shows.

Mặc dù bạn có thể sẽ không gặp phải, nhưng bạn nên biết những giới hạn mà Excel đã thiết lập dựa trên những khía cạnh khác nhau của các công thức và mô hình một bảng tính. Tất cả những giới hạn này đã được mở rộng đáng kể trong Excel 2007, như bạn thấy trong bảng 3.1.

 

[BNTT]

Understanding Formula Basics


Entering and Editing Formulas
Nhập và Sửa các Công thức

Entering a new formula into a worksheet appears to be a straightforward process:
Nhập một công thức mới vào trong một bảng tính rất đơn giản:

1. Select the cell in which you want to enter the formula.
Chọn ô mà bạn muốn nhập công thức vào

2. Type an equals sign (=) to tell Excel that you’re entering a formula.
Gõ một dấu bằng (=) để Excel biết rằng bạn sẽ nhập một công thức.

3. Type the formula’s operands and operators.
Nhập các toán hạng (operand) và toán tử (operator) của công thức.

4. Press Enter to confirm the formula.
Nhấn Enter để xác nhận công thức.​

However, Excel has three different input modes that determine how Excel interprets certain keystrokes and mouse actions:
Tuy nhiên, Excel có ba chế độ nhập liệu khác nhau, chỉ ra cách mà Excel sẽ hiểu những thao tác gõ bàn phím và dùng chuột của bạn:

• When you type the equals sign to begin the formula, Excel goes into Enter mode, which is the mode you use to enter text (such as the formula’s operands and operators).
  Khi bạn gõ dấu bằng để bắt đầu một công thức, Excel sẽ vào Enter mode, là chế độ mà bạn sẽ dùng để nhập các chuỗi văn bản (các toán hạng, toán tử).

• If you press any keyboard navigation key (such as Page Up, Page Down, or any arrow key), or if you click any other cell in the worksheet, Excel enters Point mode. This is the mode you use to select a cell or range as a formula operand. When you’re in Point mode, you can use any of the standard range-selection techniques. Note that Excel returns to Enter mode as soon as you type an operator or any character.
  Nếu bạn nhấn một phím trong nhóm phím định hướng trên bàn phím (PageUp, PageDown, hay các phím mũi tên), hoặc là bạn nhấp chuột vào bất kỳ một ô khác trong bảng tính, Excel sẽ vào Point mode, là chế độ mà bạn sử dụng một ô hoặc một dãy ô như là một toán hạng trong công thức. Khi bạn đang ở trong Point mode, bạn có thể sử dụng bất kỳ kỹ thuật chọn dãy chuẩn nào. Lưu ý rằng, Excel sẽ quay về Enter mode ngay khi bạn nhập một toán tử hay bất kỳ ký tự nào khác.

• If you press F2, Excel enters Edit mode, which is the mode you use to make changes to the formula. For example, when you’re in Edit mode, you can use the left and right arrow keys to move the cursor to another part of the formula for deleting or inserting characters. You can also enter Edit mode by clicking anywhere within the formula. Press F2 to return to Enter mode.
  Nếu bạn nhấn phím F2, Excel sẽ vào Edit mode, là chế độ mà bạn dùng để thực hiện những thay đổi trong công thức. Ví dụ, khi bạn đang ở trong Edit mode, bạn có thể sử dụng phím mũi tên qua trái hoặc qua phải di chuyển con nháy (cursor) đến một chỗ nào đó trong công thức để xóa hoặc chèn vào những ký tự. Bạn cũng có thể vào Edit mode bằng cách nhấp chuột vào bất kỳ nơi nào trong công thức. Để quay về Enter mode, bạn nhấn phím F2.

Tip: You can tell which mode Excel is currently in by looking at the status bar. On the left side, you’ll see 3 one of the following: Enter, Point, or Edit.
Mẹo: Bạn có thể biết mình đang ở trong chế độ nào của Excel bằng cách nhìn vào thanh trạng thái (status bar). Ở phía bên trái của thanh này, bạn sẽ thấy một trong ba chữ: Enter, Point, hoặc Edit. ​

After you’ve entered a formula, you might need to return to it to make changes. Excel gives you three ways to enter Edit mode and make changes to a formula in the selected cell:
Sau khi bạn đã nhập một công thức, bạn có thể thấy rằng phải quay lại sửa đổi cái gì đó. Excel cho bạn ba cách để vào Edit mode và thực hiện các thay đổi trong công thức ở ô hiện hành:

• Press F2.
  Nhấn phím F2.

• Double-click the cell.
  Double-click vào ô đó.

• Use the formula bar to click anywhere inside the formula text.
  Nhấn chuột vào bất kỳ nơi nào trong công thức ở trên thanh công thức (formula bar).

Excel divides formulas into four groups: arithmetic, comparison, text, and reference. Each group has its own set of operators, and you use each group in different ways. In the next few sections, I’ll show you how to use each type of formula.
Excel chia công thức ra thành bốn loại: số học (arithmetic), so sánh (comparison), chuỗi văn bản (text), và tham chiếu (reference). Mỗi loại có tập hợp toán tử riêng của nó, và cách sử dụng mỗi loại công thức cũng khác nhau. Trong những bài sau, tôi sẽ trình bày các sử dụng từng loại công thức này.​

 

[BNTT]

Understanding Formula Basics


Using Arithmetic Formulas
Sử dụng các công thức số học (Arithmetic Formulas)

Arithmetic formulas are by far the most common type of formula. They combine cell addresses, and function results with mathematical operators to perform calculations. Table 3.2 summarizes the mathematical operators used in arithmetic formulas.
Cho đến bây giờ, các công thức số học vẫn là những công thức phổ thông nhất. Chúng kết hợp các số, các địa chỉ ô, và các kết quả hàm bằng những toán tử số học để thực hiện các phép tính. Bảng 3.2 tóm tắt những toán tử được sử dụng trong các công thức số học.

Most of these operators are straightforward, but the exponentiation operator might require further explanation. The formula =x^y means that the value x is raised to the power y. For example, the formula =3^2 produces the result 9 (that is, 3*3=9). Similarly, the formula =2^4 produces 16 (that is, 2*2*2*2=16).
Hầu hết những toán tử trên đều đơn giản, chỉ có toán tử lũy thừa cần được giải thích thêm tí. Công thức = x^y nghĩa là giá trị x được nâng lên lũy thừa y. Ví dụ, công thức = 3^2 cho kết quả là 9 (nghĩa là 3*3 = 9). Tương tự, công thức = 2^4 cho kết quả là 16 (nghĩa là, 2*2*2*2 = 16).​

 

[BNTT]

Understanding Formula Basics


Using Comparison Formulas
Sử dụng các công thức so sánh (Comparison Formulas)

A comparison formula is a statement that compares two or more numbers, text strings, cell contents, or function results. If the statement is true, the result of the formula is given the logical value TRUE (which is equivalent to any nonzero value). If the statement is false, the formula returns the logical value FALSE (which is equivalent to 0). Table 3.3 summarizes the operators you can use in comparison formulas.
Công thức so sánh (comparison formula) là một mệnh đề so sánh giữa hai hoặc nhiều số, chuỗi văn bản, nội dung trong ô hoặc kết quả hàm. Nếu mệnh đề là đúng, kết quả trả về của công thức là giá trị logic TRUE (tương đương với một giá trị bất kỳ khác 0). Nếu mệnh đề là sai, kết quả trả về của công thức là giá trị logic FALSE (tương đương với 0). Bảng 3.3 tóm tắt các toán tử mà bạn có thể sử dụng trong các công thức so sánh.

 

[BNTT]

Understanding Formula Basics


Using Text Formulas
Sử dụng các công thức xử lý chuỗi văn bản (Text Formulas)

A text formula is a formula that returns text. Text formulas use the ampersand (&) operator to work with text cells, text strings enclosed in quotation marks, and text function results.
Công thức xử lý chuỗi văn bản là loại công thức sẽ trả về kết quả là chuỗi văn bản (text). Loại công thức này sử dụng toán tử "và" (dấu &) để làm việc với các ô văn bản, chuỗi văn bản được đặt trong các cặp dấu nháy kép (") và các kết quả của các hàm xử lý chuỗi văn bản.

One way to use text formulas is to concatenate text strings. For example, if you enter the formula = "soft" & "ware" into a cell, Excel displays software. Note that the quotation marks and the ampersand are not shown in the result. You also can use & to combine cells that contain text. For example, if A1 contains the text Ben and A2 contains Jerry, entering the formula = A1 & " and " & A2 returns Ben and Jerry.
Một cách để sử dụng công thức xử lý chuỗi văn bản là ghép các chuỗi văn bản lại với nhau. Ví dụ, nếu bạn nhập công thức = "soft" & "ware" vào một ô, Excel sẽ hiển thị software. Chú ý rằng, các dấu & và dấu nháy kép (") sẽ không thể hiện trong kết quả. Bạn cũng có thể sử dụng dấu & để ghép hai ô chứa giá trị text. Ví dụ, ô A1 chứa chữ Ben, và ô A2 chứa chữ Jerry, công thức = A1 & " and " & A2 trả về kết quả Ben and Jerry.

➔ For other uses of text formulas, see "Working with Text Functions".
Để xem những cách sử dụng các công thức xử lý chuỗi văn bản khác, bạn xem bài "Working with Text Functions".
​

 

[BNTT]

Understanding Formula Basics


Using Reference Formulas
Sử dụng các công thức tham chiếu (Reference Formulas)

The reference operators combine two cell references or ranges to create a single joint reference. Table 3.4 summarizes the operators you can use in reference formulas.
Các toán tử tham chiếu (reference operators) kết hợp hai tham chiếu ô hoặc dãy ô để tạo ra một tham chiếu nối đơn. Bảng 3.4 tóm tắt các toán tử mà bạn có thể sử dụng trong loại công thức tham chiếu (reference formulas).

 

[BNTT]

Understanding Operator Precedence


Understanding Operator Precedence
Tìm hiểu Thứ tự của các Toán tử

You’ll often use simple formulas that contain just two values and a single operator. In practice, however, most formulas you use will have a number of values and operators. In these more complex expressions, the order in which the calculations are performed becomes crucial.
Bạn sẽ thường sử dụng các công thức đơn giản chỉ chứa hai giá trị nào đó và một toán tử. Tuy nhiên, trong thực tế, hầu hết các công thức mà bạn sử dụng sẽ có một số giá tri toán tử. Trong các biểu thức phức tạp hơn, thứ tự mà các phép tính được thực hiện sẽ trở nên quan trọng.

For example, consider the formula = 3+5^2. If you calculate from left to right, the answer you get is 64 (3+5 equals 8, and 8^2 equals 64). However, if you perform the exponentiation first and then the addition, the result is 28 (5^2 equals 25, and 3+25 equals 28). As this example shows, a single formula can produce multiple answers, depending on the order in which you perform the calculations.
Ví dụ, xem công thức: = 3+5^2. Nếu bạn tính toán từ trái sang phải, kết quả mà bạn có được sẽ là 64 (3+5 bằng 8, và 8^2 bằng 64). Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện phép lũy thừa trước rồi mới đến phép cộng, thì kết quả là 28 (5^2 bằng 25, và 3+25 bằng 28). Ví dụ này cho thấy, một công thức đơn giản có thể cho ra nhiều kết quả, phụ thuộc vào thứ tự mà bạn thực hiện các phép tính.

To control this problem, Excel evaluates a formula according to a predefined order of precedence. This order of precedence enables Excel to calculate a formula unambiguously by determining which part of the formula it calculates first, which part second, and so on.
Để kiểm soát vấn đề này, Excel tính toán giá trị một công thức theo một thứ tự ưu tiên được định nghĩa sẵn. Thứ tự ưu tiên này cho phép Excel tính toán công thức một cách rõ ràng bằng cách quyết định phần nào sẽ tính trước và phần nào sẽ tính sau trong một công thức.​

The Order of Precedence
Thứ tự ưu tiên

Excel’s order of precedence is determined by the various formula operators outlined earlier. Table 3.5 summarizes the complete order of precedence used by Excel.
Thứ tự ưu tiên trong Excel được quyết định bởi những toán tử trong công thức khác nhau (đã được trình bày trước đó). Bảng 3.5 trình bày đầy đủ các thứ tự ưu tiên được sử dụng trong Excel.

Table 3.5 - The Excel Order of Precedence
Bảng 3.5 - Thứ tự ưu tiên trong Excel

1. Range )
   Dãy (dấu hai chấm)
   
   
2. Intersection (<space>)
   Giao (khoảng trắng)
   
   
3. Union (,)
   Hợp (dấu phẩy)
   
   
4. Negation (-)
   Phủ định (dấu âm)
   
   
5. Percentage (%)
   Phần trăm (dấu %)
   
   
6. Exponentiation (^)
   Lũy thừa (dấu ^)
   
   
7. Multiplication and division (* and /)
   Nhân và chia (dấu * và dấu /)
   
   
8. Addition and subtraction (+ and -)
   Cộng và trừ (dấu + và dấu -)
   
   
9. Concatenation (&)
   Nối chuỗi (dấu &)
   
   
10. Comparison (= < > <= >= <>)
    So sánh (các dấu = < > <= >= <>)

From this table, you can see that Excel performs exponentiation before addition. Therefore, the correct answer for the formula = 3+5^2, given previously, is 28.
Từ bảng trên, bạn sẽ thấy Excel ưu tiên cho phép lũy thừa trước phép cộng. Do đó, kết quả đúng cho công thức = 3+5^2 đã nói ở trên đây, là 28.​

 

[BNTT]

Understanding Operator Precedence


Controlling the Order of Precedence
Kiểm soát thứ tự ưu tiên

Sometimes, you want to override the order of precedence. For example, suppose that you want to create a formula that calculates the pre-tax cost of an item. If you bought something for $10.65, including 7% sales tax, and you want to find the cost of the item minus the tax, you use the formula = 10.65/1.07, which gives you the correct answer of $9.95. In general, the formula is the total cost divided by 1 plus the tax rate, as shown in Figure 3.1.
Đôi khi bạn muốn ghi đè các thứ tự ưu tiên. Ví dụ, bạn muốn tạo một công thức tính chi phí trước thuế của một món hàng. Nếu bạn đã mua một món hàng nào đó với giá $10.65, đã bao gồm 7% thuế bán hàng, và bạn muốn tìm giá trước thuế của món hàng này, bạn dùng công thức = 10.65/1.07, và kết quả chính xác mà bạn có là $9.95. Nói chung, công thức trên là lấy tổng số tiền chia cho 1 cộng với mức thuế, như minh họa ở hình 3.1.

Figure 3.1 (Hình 3.1)​

Figure 3.2 shows how you might implement such a formula. Cell B5 displays the Total Cost variable, and cell B6 displays the Tax Rate variable. Given these parameters, your first instinct might be to use the formula = B5/1+B6 to calculate the original cost. This formula is shown (as text) in cell E9, and the result is given in cell D9. As you can see, this answer is incorrect. What happened? Well, according to the rules of precedence, Excel performs division before addition, so the value in B5 first is divided by 1 and then is added to the value in B6. To get the correct answer, you must override the order of precedence so that the addition 1 + B6 is performed first. You do this by surrounding that part of the formula with parentheses, as shown in cell E10. When this is done, you get the correct answer (cell D10).
Hình 3.2 cho thấy bạn có thể thiết lập công thức như vậy như thế nào (trong Excel). Ô B5 hiển thị biến Total Cost (tổng số tiền) và ô B6 hiển thị biến Tax Rate (mức thuế). Với những tham số này, bạn có thể nghĩ ngay đến công thức = B5/1+B6 để tính giá gốc (giá chưa bao gồm thuế). Công thức này được minh họa (dưới dạng text) trong ô E9 và kết quả nằm trong ô D9. Bạn có thể thấy rằng kết quả này không đúng. Là do đâu? Theo các thứ tự ưu tiên, Excel sẽ thực hiện phép chia trước phép cộng, do đó giá trị trong ô B5 trước tiên sẽ được chia cho 1 rồi sau đó mới cộng với giá trị trong ô B6. Để có câu trả lời đúng, bạn phải ghi đè thứ tự ưu tiên, nghĩa là làm cho phép cộng 1+B6 phải được thực hiện trước phép chia. Bạn làm điều này bằng cách đặt phần đó (phần muốn ưu tiên tính trước) trong một cặp dấu ngoặc đơn, như minh họa trong ô E10, và bạn sẽ có kết quả chính xác (ô D10).

Figure 3.2 (Hình 3.2)​

In general, you can use parentheses to control the order that Excel uses to calculate formulas. Terms inside parentheses are always calculated first; terms outside parentheses are calculated sequentially (according to the order of precedence).
Nói chung, bạn có thể dùng các cặp dấu ngoặc đơn để điều khiển các thứ tự mà Excel sử dụng để tính các công thức. Các toán tử trong cặp dấu ngoặc đơn sẽ luôn luôn được tính trước, còn các toán tử bên ngoài cặp dấu ngoặc đơn thì sẽ tính theo trình tự (theo thứ tự ưu tiên).​

 

[BNTT]

Understanding Operator Precedence


Controlling the Order of Precedence (continued)
Kiểm soát thứ tự ưu tiên

TIP: Another good use for parentheses is raising a number to a fractional power. For example, if you want to take the nth root of a number, you use the following general formula:
Một công dụng nữa của các dấu ngoặc đơn là nâng một số lên một lũy thừa phân số. Ví dụ, nếu bạn muốn lấy căn bậc n của một số, bạn sử dụng công thức chung như sau:

= number ^ (1 / n)
​

For example, to take the cube root of the value in cell A1, use this:
Ví dụ, để lấy căn bậc 3 của giá trị trong ô A1, dùng công thức:

= A1 ^ (1 / 3)​

To gain even more control over your formulas, you can place parentheses inside one another; this is called nesting parentheses. Excel always evaluates the innermost set of parentheses first. Here are a few sample formulas:
Bạn cũng có thể đặt các dấu ngoặc đơn bên trong một dấu ngoặc đơn khác để điều khiển các công thức. Đây gọi là xếp lồng các dấu ngoặc đơn. Excel luôn luôn tính toán giá trị nằm trong dấu ngoặc đơn ở trong cùng trước tiên (tính từ trong ra ngoài). Sau đây là vài công thức mẫu:

3 ^ (15 / 5) * 2 - 5 = 3 ^ 3 * 2 - 5 = 27 * 2 - 5 = 54 -5 = 49

3 ^ ((15 / 5) * 2 - 5) = 3 ^ (3 * 2 - 5) = 3 ^ (6 - 5) = 3 ^ 1 = 3

3 ^ (15 / (5 * 2 - 5)) = 3 ^ (15 / (10 - 5)) = 3 ^ (15 / 5) = 3 ^ 3 = 27​

Notice that the order of precedence rules also hold within parentheses. For example, in the expression (5*2–5), the term 5*2 is calculated before 5 is subtracted.
Chú ý rằng, các công thức cũng duy trì thứ tự ưu tiên bên trong các dấu ngoặc đơn. Ví dụ, trong biểu thức (5*2–5), toán hạng 5*2 được tính toán trước khi trừ đi 5.​

 

[BNTT]

Controlling Worksheet Calculation


Controlling Worksheet Calculation
Điều khiển việc tính toán trong bảng tính

Excel always calculates a formula when you confirm its entry, and the program normally recalculates existing formulas automatically whenever their data changes. This behavior is fine for small worksheets, but it can slow you down if you have a complex model that takes several seconds or even several minutes to recalculate. To turn off this automatic recalculation, Excel 2007 gives you two ways to get started:
Excel luôn tính toán một công thức ngay sau khi bạn xác nhận việc nhập nó, và chương trình cũng thường tính toán lại các công thức hiện có mỗi khi dữ liệu của chúng thay đổi. Viêc (tự động tính toán) này, với những bảng tính nhỏ thì tốt, nhưng nếu bạn có một mô hình phức tạp, nó có thể làm chậm đi tốc độ làm việc mất vài giây, thậm chí vài phút, để tính toán lại. Để tắt chức năng tự động tính toán này, Excel 2007 cung cấp cho bạn hai cách làm:

• Choose Formulas, Calculation Options.
  Chọn Formulas, Calculation Options.

• Choose Office, Excel Options and then click Formulas.
  Chọn Office, Excel Options và sau đó nhấn Formulas.

Either way, you’re presented with three calculation options:
Theo một trong hai cách trên, bạn sẽ có ba tùy chọn cho việc tính toán:

Automatic — This is the default calculation mode, and it means that Excel recalculates formulas as soon as you enter them and as soon as the data for a formula changes.
Là chế độ tính toán mặc định, nghĩa là Excel sẽ tính toán các công thức ngay sau khi bạn nhập chúng, và ngay khi có sự dữ liệu trong một công thức. ​

Automatic Except for Data Tables — In this calculation mode, Excel recalculates all formulas automatically, except for those associated with data tables. This is a good choice if your worksheet includes one or more massive data tables that are slowing down the recalculation.
Với chế độ tính toán này, Excel sẽ tự động tính toán lại tất cả các công thức, ngoại trừ các công thức được kết hợp với các bảng dữ liệu (data table). Đây là một lựa chọn tốt nếu trong bảng tính của bạn bao gồm một hay nhiều bảng dữ liệu lớn, làm chậm đi việc tính toán lại.​

Manual — Choose this mode to force Excel not to recalculate any formulas until either you manually recalculate or until you save the workbook. If you’re in the Excel Options dialog box, you can tell Excel not to recalculate when you save the workbook by clearing the Recalculate Workbook Before Saving check box.
Với chế độ tính toán này, Excel sẽ không tính toán lại tất cả các công thức cho đến khi nào bạn tính toán lại bằng tay hoặc cho đến khi bạn lưu bảng tính. Nếu vẫn còn đang ở trong hộp thoại Excel Options, bạn có thể bảo Excel không tính toán lại khi bạn lưu bảng tính, bằng cách hủy dấu kiểm nơi tùy chọn Recalculate Workbook Before Saving.​

With manual calculation turned on, you see Calculate in the status bar whenever your worksheet data changes and your formula results need to be updated. When you want to recalculate, first display the Formulas tab. In the Calculation group, you have two choices:
Khi đang ở chế độ tính toán thủ công (Manual), bạn sẽ thấy chữ Calculate trong thanh trạng thái bất kỳ khi nào dữ liệu trong bảng tính của bạn có thay đổi và kết quả của các công thức cần được cập nhật. Khi bạn muốn tính toán lại, đầu tiên bạn chọn tab Formulas, trong nhóm Calculation, bạn có hai tùy chọn:

• Click Calculate Now (or press F9) to recalculate every open worksheet.
  Nhấn Calculate Now (hoặc nhấn F9) để tính toán lại tất cả các bảng tính đang mở.

• Click Calculate Sheet (or press Shift+F9) to recalculate only the active worksheet.
  Nhấn Calculate Sheet (hoặc nhấn Shift+F9) để tính toán lại bảng tính hiện hành.

TIP: If you want Excel to recalculate every formula — even those that are unchanged — in all open worksheets, press Ctrl+Alt+Shift+F9.
Nếu bạn muốn Excel tính toán lại tất cả các công thức — kể cả những công thức chẳng có thay đổi gì — trong tất cả các bảng tính đang mở, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+Shift+F9.​

If you want to recalculate only part of your worksheet while manual calculation is turned on, you have two options:
Nếu bạn chỉ muốn Excel tính toán lại một phần trong bảng tính, khi đang ở chế độ tính toán thủ công, bạn có hai tùy chọn:

• To recalculate a single formula, select the cell containing the formula, activate the formula bar, and then confirm the cell (by pressing Enter or clicking the Enter button)
  Để tính toán lại chỉ một công thức, bạn chọn ô chứa công thức đó, kích hoạt thanh công thức (formular bar), và sau đó xác nhận công thức trong ô (bằng cách nhấn Enter hoặc nhấp chuột vào nút Enter - nút có hình chữ V)

• To recalculate a range, select the range, then choose Home, Find & Select, Replace (or press Ctrl+H); and enter an equals sign (=) in both the Find What and Replace With boxes. Click Replace All. Excel “replaces” the equals sign in each formula with another equals sign. This doesn’t change anything, but it forces Excel to recalculate each formula.
  Để tính toán lại một dãy (một vùng chọn), bạn chọn dãy đó, rồi chọn Home, Find & Select, Replace (hoặc nhấn Ctrl+H); sau đó nhập dấu bằng (=) trong cả hai khung Find What và Replace With. Nhấn Replace All. Excel sẽ "thay thế" dấu bằng trong mỗi công thức bằng một dấu bằng khác. Điều này chẳng thay đổi gì cả, nhưng nó buộc Excel phải tính toán lại những công thức đó.

 

[BNTT]

Copying and Moving Formulas


Copying and Moving Formulas
Sao chép và Di chuyển công thức

You copy and move ranges that contain formulas the same way that you copy and move regular ranges, but the results are not always straightforward.
Bạn sao chép và di chuyển những dãy có chứa công thức giống như bạn sao chép và di chuyển những dãy bình thường, nhưng kết quả nhận được thì không phải lúc nào cũng như ý.

For an example, check out Figure 3.3, which shows a list of expense data for a company. The formula in cell C11 uses the SUM() function to total the January expenses (range C6:C10). The idea behind this worksheet is to calculate a new expense budget number for 2008 as a percentage increase of the actual 2007 total. Cell C3 displays the INCREASE variable (in this case, the increase being used is 3%). The formula that calculates the 2008 BUDGET number (cell C13 for the month of January) multiplies the 2007 TOTAL by the INCREASE (that is, = C11*C3).
Ví dụ, tham khảo hình 3.3, hình này trình bày danh sách những số liệu về chi phí của một công ty. Công thức trong ô C11 dùng hàm SUM() để tính tổng chi phí của tháng Giêng (dãy C6:C10). Ý tưởng đằng sau bảng tính này là tính toán chi phí ngân sách mới cho năm 2008 như là việc tăng phần trăm tổng chi phí thực sự của năm 2007. Ô C3 hiển thị biến INCREASE (trong trường hợp này, giá trị tăng phần trăm được sử dụng là 3%). Công thức tính số 2008 BUDGET (ô C13 cho tháng Giêng) là nhân 2007 TOTAL với INCREASE (nghĩa là = C11*C3).

Figure 3.3 (Hình 3.3)​

The next step is to calculate the 2007 TOTAL expenses and the 2008 BUDGET figure for February. You could just type each new formula, but you can copy a cell much more quickly. Figure 3.4 shows the results when you copy the contents of cell C11 into cell D11. As you can see, Excel adjusts the range in the formula’s SUM() function o that only the February expenses (D610) are totaled. How did Excel know to do this? To answer this question, you need to know about Excel’s relative reference format.
Bước tiếp theo là tính toán chi phí 2007 TOTAL và con số 2008 BUDGET cho tháng Hai (February). Bạn chỉ việc gõ nhập mỗi công thức mới, nhưng sao chép một công thức thì nhanh hơn nhiều. Hình 3.4 minh họa các kết quả khi bạn sao chép nội dung của ô C11 sang ô D11. Như bạn có thể thấy, Excel tự động điều chỉnh dãy trong hàm SUM() của công thức để chỉ các chi phí của tháng Hai (D610) được tính tổng. Sao mà Excel biết làm như vậy? Để trả lời câu hỏi này, bạn cần biết về định dạng tham chiếu tương đối trong Excel.

Figure 3.4 (Hình 3.4)​

Bạn có thể download file Expenses.xlsx để tự thực hành.​

 

[BNTT]

Copying and Moving Formulas


Understanding Relative Reference Format
Tìm hiểu định dạng Tham chiếu Tương đối

When you use a cell reference in a formula, Excel looks at the cell address relative to the location of the formula. For example, suppose that you have the formula = A1*2 in cell A3. To Excel, this formula says, “Multiply the contents of the cell two rows above this one by 2.” This is called the relative reference format, and it’s the default format for Excel. This means that if you copy this formula to cell A4, the relative reference is still “Multiply the contents of the cell two rows above this one by 2,” but the formula changes to = A2*2 because A2 is two rows above A4.
Khi bạn sử dụng tham chiếu ô trong một công thức, Excel xem địa chỉ ô tương ứng với vị trí của công thức. Ví dụ, giả sử bạn có công thức = A1*2 trong ô A3. Đối với Excel, công thức này có nghĩa là "Nhân nội dung của ô trên ô này hai hàng với 2". Đây được gọi là định dạng tham chiếu tương đối (relative reference) và nó là định dạng mặc định cho Excel. Điều này có nghĩa là nếu bạn sao chép công thức này sang ô A4, tham chiếu tương đối vẫn là "Nhân nội dung của ô trên ô này hai hàng với 2", do vậy công thức thay đổi thành = A2*2 bởi vì A2 nằm trên A4 hai hàng.

Figure 3.4 shows why this format is useful. You had only to copy the formula in cell C11 to cell D11 and, thanks to relative referencing, everything came out perfectly. To get the expense total for March, you would just have to paste the same formula into cell E11. You’ll find that this way of handling copy operations will save you incredible amounts of time when you’re building your worksheet models.
Hình 3.4 minh họa tại sao định dạng này hữu dụng. Bạn chỉ phải sao chép công thức trong ô C11 sang ô D11, và nhờ có tham chiếu tương đối, mọi thứ trở nên hoàn hảo. Để có được tổng chi phí cho tháng Ba (March), bạn chỉ việc dán cùng một công thức vào ô E11. Bạn sẽ thấy cách xử lý các thao tác sao chép này tiết kiệm cho bạn một lượng thời gian đáng kể khi thiết lập các mô hình trong bảng tính.

However, you need to exercise some care when copying or moving formulas. Let’s see what happens if you return to the budget expense worksheet and try copying the 2008 BUDGET formula in cell C13 to cell D13. Figure 3.5 shows that the result is 0!
Tuy nhiên, bạn cần cẩn thận khi sao chép hoặc di chuyển các công thức. Hãy xem điều gì xảy ra nếu bạn quay lại bảng tính chi phí ngân sách và thử sao chép công thức 2008 BUDGET trong ô C13 sang ô D13. Hình 3.5 cho thấy kết quả là 0 !

Figure 3.5 (Hình 3.5)​

What happened? The formula bar shows the problem: The new formula is =D11*D3. Cell D11 is the February 2007 TOTAL, and that’s fine, but instead of the INCREASE cell (C3), the formula refers to a blank cell (D3). Excel treats blank cells as 0, so the formula result is 0. The problem is the relative reference format. When the formula was copied, Excel assumed that the new formula should refer to cell D3. To see how you can correct this problem, you need to learn about another format: the absolute reference format.
Điều gì xảy ra vậy? Thanh công thức cho thấy vấn đề này: Công thức mới (ở ô D13) là = D11*D3. Ô D11 là 2007 TOTAL của tháng Hai và điều đó đúng, nhưng thay vì tham chiếu đến INCREASE (ô C3), công thức lại tham chiếu đến một ô trống (ô D3). Excel xem các ô trống có giá trị là 0, nên kết quả của công thức là 0. Vấn đề ở đây chính là định dạng tham chiếu tương đối. Khi công thức đã được sao chép, Excel giả định rằng công thức mới sẽ tham chiếu đến ô D3. Để giải quyết vấn đề này, bạn cần học thêm một định dạng tham chiếu nữa: định dạng tham chiếu tuyệt đối (absolute reference).
​

 

[BNTT]

Copying and Moving Formulas


Understanding Absolute Reference Format
Tìm hiểu định dạng Tham chiếu Tuyệt đối

When you refer to a cell in a formula using the absolute reference format, Excel uses the physical address of the cell. You tell the program that you want to use an absolute reference by placing dollar signs ($) before the row and column of the cell address. To return to the example in the preceding section, Excel interprets the formula =$A$1*2 as “Multiply the contents of cell A1 by 2.” No matter where you copy or move this formula, the cell reference doesn’t change. The cell address is said to be anchored.
Khi bạn tham chiếu đến một ô trong một công thức bằng cách sử dụng định dạng tham chiếu tuyệt đối (absolute reference), Excel sử dụng địa chỉ vật lý của ô. Bạn cho chương trình biết rằng bạn muốn dùng một tham chiếu tuyệt đối bằng cách dùng dấu đô-la ($) trước hàng và cột của địa chỉ ô. Quay lại ví dụ trong bài trước, Excel sẽ hiểu công thức = $A$1*2 là “Nhân nội dung của ô A1 với 2”. Bất kể bạn sao chép hoặc di chuyển công thức này đến đâu, tham chiếu ô không thay đổi. Địa chỉ ô dạng này gọi là được neo cố định.

To fix the budget expense worksheet, you need to anchor the INCREASE variable. To do this, you first change the January 2008 BUDGET formula in cell C13 to read = C11*$C$3. After making this change, copying the formula to the February 2008 BUDGET column gives the new formula =D11*$C$3, which produces the correct result.
Để xử lý bảng tính chi phí ngân sách (xem bài trước), bạn cần neo cố định biến INCREASE. Để làm điều này, đầu tiên bạn thay đổi công thức tính 2008 BUDGET của tháng Giêng ở ô C13 thành = C11*$C$3. Sau khi thực hiện sự thay đổi này, việc sao chép công thức sang cột 2008 BUDGET của tháng Hai sẽ cho ra công thức mới là = D11*$C$3, để tạo ra kết quả đúng.

You also should know that you can enter a cell reference using a mixed-reference format. In this format, you anchor either the cell’s row (by placing the dollar sign in front of the row address only — for example, B$6) or its column (by placing the dollar sign in front of the column address only — for example, $B6).
Cũng nên biết rằng bạn có thể nhập tham chiếu ô bằng cách sử dụng một định dạng tham chiếu hỗn hợp. Trong định dạng này, bạn neo cố định hàng của một ô (bằng cách chỉ đặt dấu $ trước địa chỉ hàng — ví dụ, B$6) hoặc cột của nó (bằng cách chỉ đặt dấu $ trước địa chỉ cột — ví dụ, $B6).

TIP: You can quickly change the reference format of a cell address by using the F4 key.When editing a formula, place the cursor to the left of the cell address (or between the row and column values), and keep pressing F4. Excel cycles through the various formats. If you want to apply the new reference format to multiple cell addresses, highlight the addresses and then press F4 until you get the format you want.
Bạn có thể định dạng nhanh một tham chiếu của một địa chỉ ô bằng phím F4. Khi bạn lập (hoặc sửa) công thức, bạn đặt con trỏ chuột ở bên trái địa chỉ ô (hoặc ở giữa giá trị chỉ hàng và chỉ cột), và nhấn phím F4 liên tục. Excel duyệt qua các loại định dạng khác nhau. Nếu bạn muốn áp dụng định dạng tham chiếu mới vào nhiều địa chỉ ô, bạn chọn (tô đen, highlight) những địa chỉ này và nhấn liên tục phím F4 cho đến khi nào có được loại định dạng mà bạn muốn.
​

 

[BNTT]

Copying and Moving Formulas


Copying a Formula Without Adjusting Relative References
Sao chép một công thức mà không điều chỉnh các tham chiếu tương đối

If you need to copy a formula but don’t want the formula’s relative references to change, follow these steps:
Nếu bạn cần sao chép một công thức nhưng không muốn các tham chiếu tương đối của công thức bị thay đổi, bạn theo các bước sau đây:

1. Select the cell that contains the formula you want to copy.
   Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn sao chép.
   
   
2. Click inside the formula bar to activate it.
   Nhấp ở bên trong thanh công thức để kích hoạt nó.
   
   
3. Use the mouse or keyboard to highlight the entire formula.
   Dùng chuột hoặc bàn phím để chọn (bôi đen) toàn bộ công thức.
   
   
4. Copy the highlighted formula.
   Sao chép công thức đang được chọn.
   
   
5. Press Esc to deactivate the formula bar.
   Nhấn phím ESC để ngưng kích hoạt thanh công thức.
   
   
6. Select the cell in which you want the copy of the formula to appear.
   Chọn ô mà bạn muốn sao chép công thức đến.
   
   
7. Paste the formula.
   Dán công thức vào.

NOTE: Here are two other methods you can use to copy a formula without adjusting its relative cell references:
Có hai cách khác nữa mà bạn có thể sử dụng để sao chép một công thức mà không điều chỉnh các tham chiếu tương đối:

• To copy a formula from the cell above, select the lower cell and press Ctrl+’ (apostrophe).
  Để sao chép công thức trong ô đứng ngay phía trên, chọn ô đứng dưới, rồi nhấn Ctrl+’ (dấu nháy đơn).

• Activate the formula bar and type an apostrophe (’) at the beginning of the formula (that is, to the left of the equals sign) to convert it to text. Press Enter to confirm the edit, copy the cell, and then paste it in the desired location. Now, delete the apostrophe from both the source and destination cells to convert the text back to a formula.
  Kích hoạt thanh công thức và gõ một dấu nháy đơn (’) ở nơi bắt đầu công thức (nghĩa là, ở bên trái dấu bằng) để chuyển đổi công thức thành dạng văn bản (text). Nhấn Enter để xác nhận sự thay đổi này, sao chép ô (đang chứa nội dung mà bạn muốn sao chép), và rồi dán nó vào nơi bạn muốn. Rồi, xóa cái dấu nháy đơn ở cả ô nguồn lẫn ô đích để chuyển nó (đang ở dạng văn bản) trở lại dạng công thức.

 

[BNTT]

Displaying Worksheet Formulas


Displaying Worksheet Formulas
Hiển thị các công thức trong bảng tính

By default, Excel displays in a cell the results of the cell’s formula instead of the formula itself. If you need to see a formula, you can simply choose the appropriate cell and look at the formula bar. However, sometimes you’ll want to see all the formulas in a worksheet (such as when you’re troubleshooting your work). To display your worksheet’s formulas, choose Formulas, Show Formulas.
Theo mặc định, Excel hiển thị trong một ô kết quả của công thức tại ô đó thay vì hiển thị chính công thức. Nếu bạn cần thấy một công thức, bạn chỉ việc chọn một ô thích hợp vào nhìn ở trên thanh công thức (formula bar). Tuy nhiên, đôi khi bạn sẽ muốn thấy tất cả các công thức có trong bảng tính (chẳng hạn như khi bạn xử lý một sự cố gì đó). Để hiển thị tất cả các công thức có trong bảng tính, bạn chọn Formulas, Show Formulas.

TIP: You can also press Ctrl+` (backquote) to toggle a worksheet between values and formulas.
Bạn có thể dùng phím tắt Ctrl+` (dấu trích dẫn lùi, ở phím đầu tiên của hàng phím số, dưới phím Esc) để chuyển đổi giữa cách hiển thị kết quả và hiển thị công thức trong bảng tính.​

 

[BNTT]

Converting a Formula to a Value


Converting a Formula to a Value
Chuyển đổi một công thức thành một giá trị

If a cell contains a formula whose value will never change, you can convert the formula to that value. This speeds up large worksheet recalculations and it frees up memory for your worksheet because values use much less memory than formulas do. For example, you might have formulas in part of your worksheet that use values from a previous fiscal year. Because these numbers aren’t likely to change, you can safely convert the formulas to their values. To do this, follow these steps:
Nếu một ô chứa một công thức mà giá trị của nó sẽ không bao giờ thay đổi, bạn có thể chuyển đổi công thức thành giá trị đó. Điều này sẽ gia tăng đáng kể tốc độ tính toán lại của bảng tính và nó giải phóng bộ nhớ cho bảng tính của bạn, bởi vì những giá trị thì sử dụng bộ nhớ ít hơn là những công thức. Ví dụ, trong bảng tính của bạn có một số công thức sử dụng những giá trị là số liệu của năm tài chính vừa rồi. Bởi vì những con số này không nên bị thay đổi, cho nên để an toàn cho dữ liệu, bạn nên chuyển đổi những công thức đó thành giá trị của chính nó. Để thực hiện điều này, theo những bước sau đây:

1. Select the cell containing the formula you want to convert.
   Chọn những ô có chứa công thức mà bạn muốn chuyển đổi.
   
   
2. Double-click the cell or press F2 to activate in-cell editing.
   Nhấn đúp chuột hoặc nhấn phím F2 để kích hoạt chế độ sửa chữa trong ô.
   
   
3. Press F9. The formula changes to its value.
   Nhấn F9. Công thức đã chuyển đổi thành giá trị của chính nó.
   
   
4. Press Enter or click the Enter button. Excel changes the cell to the value.
   Nhấn Enter hoặc nhấn chuột vào nút Enter. Excel thay đổi ô thành ô chứa giá trị.

You’ll often need to use the result of a formula in several places. If a formula is in cell C5, for example, you can display its result in other cells by entering = C5 in each of the cells. This is the best method if you think the formula result might change because, if it does, Excel updates the other cells automatically. However, if you’re sure that the result won’t change, you can copy only the value of the formula into the other cells. Use the following procedure to do this:
Bạn sẽ thường phải dùng kết quả của một công thức ở nhiều nơi (khác nhau trong bảng tính). Nếu có một công thức nằm đang ở ô C5 chẳng hạn, bạn có thể hiển thị kết quả của nó ở những ô khác bằng cách gõ = C5 trong từng ô. Đây là cách tốt nhất nếu bạn nghĩ rằng kết quả của công thức có thể sẽ thay đổi, bởi vì nếu nó thay đổi, thì Excel sẽ tự động cập nhật ở những ô khác. Tuy nhiên, nếu bạn chắc chắn rằng kết quả sẽ không bao giờ thay đổi, bạn có thể sao chép chỉ riêng giá trị của công thức vào các ô khác. Sử dụng những thủ tục sau đây để làm điều này:

1. Select the cell containing the formula.
   Chọn ô có chứa công thức (mà bạn muốn sao chép giá trị).
   
   
2. Copy the cell.
   Sao chép ô đó.
   
   
3. Select the cell or cells to which you want to copy the value.
   Chọn ô hoặc những ô mà bạn muốn sao chép giá trị (của công thức trên) vào đó.
   
   
4. Choose Home, display the Paste list, and then choose Paste Values. Excel pastes the cell’s value to each cell you selected.
   Chọn Home, hiển thị danh sách Paste, và rồi chọn Paste Values. Excel dán giá trị của ô (mà bạn sao chép ở bước 2) vào từng ô bạn đã chọn.

Another method (available in Excel 2003 and later) is to copy the cell, paste it into the destination, drop down the Paste Options list, and then choose Values Only.
Một cách khác (có sẵn trong Excel 2003 trở về sau) là bạn sao chép ô, dán nó vào ô đích (bằng cách) mở danh sách xổ xuống Paste Option, và chọn Values Only.​

 

[BNTT]

Working with Range Names in Formulas


Working with Range Names in Formulas
Làm việc với các Tên dãy trong các Công thức

In Chapter 2, “Using Range Names”, I showed you how to define and use range names in your worksheets. You probably use range names often in your formulas. After all, a cell that contains the formula = Sales-Expenses is much more comprehensible than one that contains the more cryptic formula = F12-F3. The next few sections show you some techniques that make it easier for you to use range names in formulas.
Ở Chương 2: “Using Range Names”, tôi đã hướng dẫn bạn cách định nghĩa và sử dụng các tên dãy trong bảng tính. Có lẽ bạn sẽ thường sử dụng các tên dãy trong công thức. Một ô chứa công thức: = Sales-Expenses thì dễ hiểu hơn nhiều so với ô chứa công thức: = F12-F3. Phần tiếp theo đây hướng dẫn cho bạn một số kỹ thuật nhằm giúp bạn sử dụng các tên dãy trong các công thức dễ dàng hơn. ​

Pasting a Name into a Formula
Dán Tên vào một Công thức

One way to enter a range name in a formula is to type the name in the formula bar. But what if you can’t remember the name? Or what if the name is long? For these kinds of situations, Excel has several features that enable you to select the name you want from a list and paste it right into the formula. Start your formula, and when you get to the spot where you want the name to appear, use any of the following techniques:
Một cách để nhập tên dãy vào trong một công thức là gõ tên dãy đó trong thanh công thức. Nhưng làm gì đây nếu như bạn không thể nhớ cái tên này? Hoặc phải làm gì nếu tên quá dài? Đối với những tình huống này, Excel có một số tính năng nhằm giúp bạn chọn tên mà bạn muốn sử dụng từ một danh sách và dán nó ngay vào công thức. Bạn hãy bắt đầu công thức, và khi đến vị trí mà bạn muốn xuất hiện một cái tên, bạn có thể dùng bất kỳ kỹ thuật nào sau đây:

• Choose Formulas, Use in Formula and then click the name in the list that appears (see Figure 3.6).
  Chọn Formulas, Use in Formula và rồi nhấp chọn tên trong danh sách vừa xuất hiện (xem hình 3.6).
  
  

  
  Figure 3.6 (Hình 3.6)​

• Choose Formulas, Use in Formula, Paste Names (or press F3) to display the Paste Name dialog box, click the range name you want to use, and then click OK.
  Chọn Formulas, Use in Formula, Paste Names (hoặc nhấn F3) để mở hộp thoại Paste Name, chọn tên dãy bạn muốn sử dụng, rồi nhấn OK.

• Type the first letter or two of the range name to display a list of names and functions that start with those letters, select the name you want, and then press Tab.
  Gõ một hoặc hai ký tự đầu tiên của tên dãy để làm xuất hiện một danh sách các tên dãy và tên hàm bắt đầu với những ký tự đó, chọn cái tên bạn muốn, và nhấn phím Tab.

 

[BNTT]

Working with Range Names in Formulas


Applying Names to Formulas
Áp dụng các Tên vào các Công thức

If you’ve been using ranges in your formulas and you name those ranges later, Excel doesn’t automatically apply the new names to the formulas. Instead of substituting the appropriate names by hand, you can get Excel to do the hard work for you. Follow these steps to apply the new range names to your existing formulas:
Nếu bạn đã sử dụng các dãy trong các công thức và sau đó mới đặt tên cho các dãy này, Excel không tự động áp dụng các tên mới vào trong công thức. Thay vì thay thế các tên thích hợp bằng tay, bạn có thể nhờ Excel làm dùm công việc nặng nhọc này cho bạn. Để áp dụng các tên mới vào những công thức hiện có, bạn theo các bước sau đây:

1. Select the range in which you want to apply the names, or select a single cell if you want to apply the names to the entire worksheet.
   Chọn dãy (có chứa công thức) mà bạn muốn áp dụng các tên (vào trong những công thức của dãy được chọn), hoặc chọn một ô đơn (bất kỳ) nếu bạn muốn áp dụng các tên cho toàn bộ bảng tính.
   
   
2. Choose Formulas, Define Name, Apply Names. Excel displays the Apply Names dialog box, shown in Figure 3.7.
   Chọn Formulas, Define Name, Apply Names. Excel hiển thị hộp thoại Apply Names, như ở hình 3.7.
   
   

   
   Figure 3.7 (Hình 3.7)​
   
   
3. Choose the name or names you want applied from the Apply Names list.
   Chọn tên hoặc những tên mà bạn muốn áp dụng từ danh sách Apply Names.
   
   
4. Activate the Ignore Relative/Absolute check box to ignore relative and absolute references when applying names.
   Kích hoạt tùy chọn Ignore Relative/Absolute để bỏ qua các tham chiếu tương đối và tuyệt đối khi áp dụng các tên.
   
   
5. The Use Row and Column Names check box tells Excel whether to use the worksheet’s row and column names when applying names. If you activate this check box, you also can click the Options button to see more choices. (See the section in this chapter, “Using Row and Column Names When Applying Names,” for details.)
   Hộp kiểm Use Row and Column Names cho Excel biết có nên sử dụng các tên hàng và tên cột của bảng tính khi áp dụng các tên hay không. Nếu bạn kích hoạt tùy chọn này, bạn cũng có thể nhấp nút Options để xem thêm các lựa chọn. (Xem thêm bài “Sử dụng Tên Hàng và Tên Cột khi áp dụng các Tên”, cũng trong chương này, để biết thêm các thông tin.)
   
   
6. Click OK to apply the names.
   Nhấn OK để áp dụng các tên.

 

[BNTT]

Working with Range Names in Formulas


Using Row and Column Names When Applying Names
Sử dụng các Tên Hàng và các Tên Cột khi áp dụng các Tên Dãy

For extra clarity in your formulas, leave the Use row and column names check box activated in the Apply Names dialog box. This option tells Excel to rename all cell references that can be described as the intersection of a named row and a named column. In Figure 3.8, for example, the range C6:C13 is named January, and the range C7:E7 is named Rent. This means that cell C7 — the intersection of these two ranges — can be referenced as January Rent.
Để các công thức rõ ràng hơn, bạn hãy kích hoạt tùy chọn Use row and column names trong hộp thoại Apply Names (xem lại hình 3.7). Tùy chọn này yêu cầu Excel tự động đặt tên cho tất cả các tham chiếu là giao nhau của một hàng đã được đặt tên và một cột đã được đặt tên. Ví dụ, trong hình 3.8, dãy C6:C13 đã được đặt tên là January, và dãy C7:E7 đã được đặt tên là Rent. Điều này có nghĩa là ô C7 — phần giao nhau của hai dãy này — có thể được tham chiếu với tên January Rent.

Figure 3.8 (hình 3.8)​

As shown in Figure 3.8, the Total for the Rent row (cell F7) currently contains the formula = C7+D7+E7. If you applied range names to this worksheet and activated the Use Row and Column Names option, you’d think this formula would be changed to this:
Ở hình 3.8, tổng cộng của hàng Rent (ô F7) hiện đang chứa công thức = C7+D7+E7. Nếu bạn đã áp dụng tên dãy cho bảng tính này và đã kích hoạt tùy chọn Use Row and Column Names, có lẽ bạn nghĩ rằng công thức ở F7 sẽ thay đổi như sau:

= January Rent + February Rent + March Rent​

If you try this, however, you’ll get a slightly different formula, as shown in Figure 3.9.
Tuy nhiên, nếu bạn thử điều này, bạn sẽ có được một công thức hơi khác một tí, như ở hình 3.9.

Figure 3.9: After applying range names, the Total Rent cell contains the formula = January + February + March.
(Hình 3.9: Sau khi áp dụng tên dãy, ô Total Rent (F7) sẽ có công thức = January + February + March)​

The reason for this is that when Excel is applying names, it omits the row name if the formula is in the same row. (It also omits the column name if the formula is in the same column.) In cell F7, for example, Excel omits Rent in each term because F7 is in the Rent row.
Lý giải cho điều này là khi Excel áp dụng tên dãy, nó bỏ qua tên hàng nếu công thức nằm trên cùng một hàng. (Nó cũng bỏ qua tên cột nếu công thức nằm trên cùng một cột). Ví dụ, ở ô F7, Excel bỏ qua tên Rent trong mỗi toán hạng bởi vì F7 đang nằm trên hàng Rent.

Omitting row headings (or column headings) isn’t a problem in a small model, but it can be confusing in a large worksheet, where you might not be able to see the names of the rows (or names of the columns). Therefore, if you’re applying names to a large worksheet, you’ll probably prefer to include the row names when applying names.
Bỏ qua các tiêu đề hàng (hoặc tiêu đề cột) không phải là một vấn đề trong một bảng tính nhỏ, nhưng nó có thể gây rắc rối trong một bảng tính lớn, vì bạn có thể không thấy được tên của các hàng (hoặc tên của các cột).

Choosing the Options button in the Apply Names dialog box displays the expanded dialog box shown in Figure 3.10. This includes extra options that enable you to include column (and row) headings:
Nhấn nút Options trong hộp thoại Apply Names, bạn sẽ thấy hộp thoại này được mở rộng ra như hình 3.10. Nó sẽ bao gồm thêm nhiều tùy chọn cho phép bạn có đưa vào các tiêu đề cột (và tiêu đề hàng) hay không:

Figure 3.10 (hình 3.10)​

• Omit Column Name If Same Column — Clear this check box to include column names when applying names.
  Bỏ tùy chọn này nếu bạn muốn đưa vào các tên cột khi áp dụng tên.

• Omit Row Name If Same Row — Clear this check box to include row names.
  Bỏ tùy chọn này nếu bạn muốn đưa vào các tên hàng khi áp dụng tên.

• Name Order — Use these options to choose the order of names in the reference (Row Column or Column Row).
  Tùy chọn này cho phép bạn chọn thứ tự của các tên trong tham chiếu (tên Hàng trước, tên Cột sau / hay tên Cột trước, tên Hàng sau).