Dùng replace nhập nhanh tên họ (1 người xem)

[app]

Trong MS Office, chức năng Find & Replace (tìm & thay) thường chỉ dùng để chỉnh sửa nội dung tuy nhiên nếu ưa tư duy “bất thường” một tý chúng ta sẽ biến Find & Replace thành một công cụ hỗ trợ nhập liệu tuyệt vời. Trường hợp sau tôi dùng ứng dụng của replace để nhập nhanh họ tên đệm.

Nếu các bạn hay thường lập danh sách tên họ người Việt thì cũng dễ nhận thấy số lần (tần suất) xuất hiện của một số họ, tên đệm rất lớn chẳng hạn:

• Họ: Nguyễn, Trần, Lê, Huỳnh…
• Tên đệm, tên: Thị, Văn, Hoàng, Dũng, Phương

Riêng với phần họ thì khoảng 7-8 những họ phổ biến chiếm tới hơn 90% cái họ trong 1 danh sách có từ vài chục người trở lên. Với danh sách khoảng 1000 người có khoảng 3000 chữ được nhập, thì số họ và tên đệm phổ biến chiếm tới gần nửa số ký tự được nhập. Thật là một tỷ lệ đáng để tận dụng.

Rất đơn giản, chúng ta hãy quy ước gắn họ, tên đệm, tên với 1 nhóm ký tự không bao giờ dung đến trong tên họ tiếng Việt.
Ví dụ tôi quy ước:

• Nn -> Nguyễn. Gõ 2 ký tự thay vì gõ 8 ký tự.
• Tt -> Trần. Gõ 2 ký tự thay vì gõ 6 ký tự.
• Pp -> Phương. Gõ 2 ký tự thay vì gõ 7 ký tự.
• Dd -> Đinh. Gõ 2 ký tự thay vì gõ 5 ký tự.
• Dn -> Đoàn. Gõ 2 ký tự thay vì gõ 6 ký tự.

(Bao gồm cả gõ ký tự dấu câu)​

Với cách này ngoài việc bạn giảm bớt ký tự phải nhập thì việc gõ liền 2 ký tự giống nhau cho tốc độ nhanh hơn rất nhiều nếu bạn phải gõ 2 ký khác nhau đấy nhé.

Có một số trường hợp tôi sẽ tận dụng cả khoảng trắng để phân biệt.
Ví dụ tôi quy ước:

• Khoảng trắng T khoảng trắng là Thị. Gõ 1 ký tự thay vì 4 ký tự.
• L khoảng trắng là Lê. Gõ 1 ký tự thay vì 3 ký tự.
• V khoảng trắng là Võ. Gõ 1 ký tự thay vì 3 ký tự.
• Khoảng trắng V khoảng trắng là Văn. Gõ 1 ký tự thay vì 4.
• (​
  Bao gồm cả gõ ký tự dấu câu​
  )​

Rõ ràng là trong tên họ tiếng Việt gần nhưng không hề có chữ nào kết thúc bằng chữ L cả. điều đó cũng tương tự với chữ T nằm giữa 2 khoảng trắng.

Tuy nhiên thi thoảng bạn gặp 1 số trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn danh sách có cả tên nước ngoài, tên người dân tộc... Với trường hợp này thì bạn hãy đánh ??? để sau này có thể Find đề chữa lại.

Sau đây tôi xin được bảng quy ước viết tắt của tôi để các bạn tham khảo.
Nn Nguyễn
Tt Trần
L_ Lê
Hh Huỳnh
Hg Hoàng
Pm Phạm
Pn Phan
Gg Ngô
_v_ Văn
_t_ Thị
Pp là Phương
Dg là Dũng
Hn là Hạnh

(Với "_" là khoảng trắng)

Bạn có thể tự phát kiến ra quy luật của mình. Nguyên tắc chung là chúng ta sử dụng một nhóm ký tự không xuất hiện trong tên họ tiếng Việt gắn vào một số tên họ, chữ đệm có số lần xuất hiện cao. Phương pháp nhập tên họ này chỉ thích hợp nếu bạn nhập danh sách có nhiều hơn vài chục tên và phát huy hiệu cao nếu danh sách có trên 100 người. Còn nếu với một danh sách ngắn(chưa đầy 1 trang A4) thì phương cách này có thể gây… thảm họa cho bạn đấy.

Nhìn thì có vẻ hơi phức tạp, nhưng nếu sau khi nhập xong một mớ ký tự hỗ tạp này và cuối cùng là khoảng hơn chục thao tác Find & Replace (khoảng 1-2 phút nếu chưa thạo) bạn sẽ biến mớ ký tự “hỗn độn, xấu xí” thành một “danh sách đẹp”.

Bạn cũng chú ý là phải dùng phương pháp này trên một file nháp (có lưu ) để đề phòng công cụ Replace sẽ xử luôn những phần không liên can trong file làm việc chính. Nếu bạn thường xuyên cần sử dụng đến cách này thì có thể Record Macro lại để dùng lần sau.

Có bạn sẽ hỏi tôi sao không dùng luôn chức năng Auto Correct. Như các bạn đã thấy, phương cách mà tôi đặt ra chỉ gói gọn cho việc nhập họ và tên trong khi Auto Correct là bao quát cả quá trình nhập văn bản bất kỳ và nếu tôi cần gõ một văn bản bình thường thì sẽ gặp khá nhiều rắc rối nếu dùng Auto Correct.

Tôi đã sử dụng nhiều phương pháp này. Tôi nhớ có lần một vị khách đến nhờ tôi nhập một danh sách học sinh. Vị khách này có vẻ rất khẩn trương. Khi thấy tôi nhập nn, tt… thay vì nguyễn, trần… người này đã tỏ ra bực dọc và mắng tôi té tát vì “…đầu óc có vấn đề hả?" . Cũng may là tôi đủ lý lẽ thuyết phục và sau cùng bằng mấy động tác Replace tôi cũng biến cái mớ ký tự bất thường thành bình thường cho vị khách khả kính đó.

Nếu mới làm quen với cách này, các bạn nên thử với một danh sách ngắn và chú ý là chỉ nên thử ở nhà thôi nhé nếu không muốn bị sếp hoặc khách hàng mắng vốn oan như kỷ niệm ở trên của tôi.

Với chức năng Replace bạn có còn có thể làm được những việc tuyệt vời nữa. Hy vọng sẽ có dịp chia sẻ với các bạn ở lần sau.