Đặt mã vật tư như thế nào cho khoa học (1 người xem)

[vungoc]

Chào cả nhà !

Mình mới nhận thêm công việc phải quản lý công tác sửa chữa - bảo trì (Maintenance and - Repairation). Vì quy mô của nhà máy này lớn cho nên lượng thiết bị, vật tư, phụ tùng (spare-part) dự trữ trong kho của bảo trì rất nhiều - có khi lên tới cả chục ngàn loại - mà hiện nay cách đặt mã số cho từng loại vật tư mình xem ra cũng chưa được khoa học cho lắm.

Mình biết rằng muốn quản lý tốt vật tư, phụ tùng trong kho này trước hết phải mã hóa tên gọi các loại vật tư phụ tùng trong kho một cách khoa học, thống nhất.

Anh chị em nào có quy định / hoặc quy ước / hoặc phương pháp / hoặc hướng dẫn ... về việc đặt mã vật tư cho mình xin tham khảo.

Xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của mọi người.

 

[Đào Việt Cường]

Dear vungoc,
------------
Chúc mừng anh thêm nhiệm vụ mới - thêm trọng trách - kiếm được nhiều money!
Theo em, để có được bộ mã hoá chuẩn trước hết cần phải tổng hợp (có khi là cả phân tích nữa) các thông tin ban đầu. Bởi việc tạo mã vật tư, thiết bị (gọi chung là vật tư) không chỉ đơn thuần là lập ra danh điểm các vật tư đó.
Theo em, hai yếu tố được coi là ảnh hưởng trực tiếp đến tính khoa học của bộ mã có thể là:
1. Mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thông tin:
Yêu cầu quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tên gọi cũng như nhóm vật tư. Giả dụ, cùng là nhóm đối tượng dây điện nhưng chúng có thể được phân loại chi tiết và có nhiều tiêu trí phân loại hay không: có thể phân loại theo công suất, kích thước hay chất liệu... vv.. Việc phân loại này lại có thể được bỏ qua nếu như yêu cầu quản lý chỉ cần biết số lượng của tất cả các loại dây điện.
Bắt buộc mô tả đặc tính sản phẩm và thống nhất cách đặt tên sản phẩm là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc sử dụng bộ mã.
2. Thói quen của người sử dụng thông tin cũng như cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã:
Thói quen hầu như quyết định các công việc hàng ngày và việc thay đổi thói quen thường phải trải qua một quá trình dài. Với bộ mã hiện có, những người đang hàng ngày làm việc và thao tác đã có thói quen với bộ mã không muốn có những thay đổi gì và thường thì họ không nhận ra được những bất hợp lý trong bộ mã mà họ đang sử dụng. Trong khi với một quy mô lớn, việc thay đổi thói quen của số đông người sử dụng không phải là dễ thực hiện.
Cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã cũng là yếu tố quyết định. Bộ mã gợi nhớ cũng chỉ là một phần, điều quan trọng là bộ mã đó phải được áp dụng nhất quán trong toàn đơn vị; không cho phép việc chỉnh sửa, gọi tên một cách tuỳ tiện. Chính những cơ chế này dần dần tạo ra thói quen trong việc sử dụng bộ mã. (Nói ngắn gọn là "Gieo cái gì thì gặt cái... tương tự").
Có thể bàn luận ngoài chủ đề thảo luận về cách Đặt mã vật tư như thế nào cho khoa học, nhưng em vẫn muốn nhấn mạnh rằng, để có được một bộ mã khoa học trước hết cần nghiên cứu và đáp ứng được các yêu cầu trên. Cần có bước khảo sát và tổng hợp các thông tin một cách bài bản và toàn diện về vật tư, phân loại và lập danh sách vật tư theo các tiêu thức phù hợp với yêu cầu quản lý. Làm được điều này, quá trình mã hoá vật tư sẽ trở thành đơn giản, dễ nhớ và ít có sự thay đổi (gọi là bộ mã khoa học). Tất nhiên, còn một yếu tố quan trọng để quyết định bộ mã có khoa học hay không, đó là quy tắc (quy ước) mã hoá. Quy tắc mã hoá là để đảm bảo:
- Bộ mã thống nhất
- Bộ mã có thể được mở rộng tới bất kỳ
- Phù hợp với các bộ mã sẵn có hiện đang được sử dụng trong hoặc ngoài đơn vị
- Phổ biến cho các đối tượng sử dụng để thuận tiện trong việc áp dụng các mã mới hoặc cho người mới sử dụng.
Cuối cùng, không thể có bộ mã khoa học cho tất cả các đơn vị. Cách mã hoá của đơn vị này có thể không phù hợp với đơn vị khác. Cho nên nắm chắc yêu cầu quản lý và đặc tính sản phẩm vẫn là yếu tố quyết định tính khoa học của bộ mã!

 

[vungoc]

Cảm ơn bạn Đào Việt Cường !

Với bài viết trả lời nêu trên, rất căn bản, rất logic & tương đối đầy đủ về lý luận nền tảng cho vấn đề đặt ra là: "Làm thế nào để đặt được một bộ mã khoa học & phù hợp".

Trên thực tế, không có một bộ mã chuẩn nào có thể áp dụng chung cho tất cả các đơn vị - như bạn đã nói: cách mã hóa của đơn vị này có thể không phù hợp với đơn vị khác.

Tuy nhiên mình vẫn muốn được tham khảo những phương pháp (quy tắc / quy ước / hay tài liệu hướng dẫn, ... cụ thể của một đơn vị hay một đối tượng nào đó) rồi từ đó vận dụng để xây dựng một cách linh hoạt cho đơn vị mình.

Mong tiếp tục nhận được sự trợ giúp của tất cả các bạn.

Xin chân thành cảm ơn !

 

[ThuNghi]

Một cách theo tôi nghỉ là nhanh nhất, những vt, pt mà bạn nhập về đa số là có nguồn gốc, do những đơn vị khá bài bản cung cấp, bạn thử nghiên cứu cách của họ và vận dụng sang cho mình, cách nữa, bạn tham khảo cách đặt mã của các hệ thống siếu thị, metro, đặt theo mã số, tuỳ cụ thể mà 13 hay 8 số => mã vạch. Thường đặt mã theo chuẩn hóa mã số nên có thêm một field mã gợi nhớ là chữ. Quan trọng nhất là độ dài phải nhất quán. Hay là tham khảo cách đặt của mã số thuế, đó là công trình quốc gia. bạn có thể đưa 1 vài mã tổng quát nhất để mọi ng tham gia cho vui.
Vấn đề mã là điều quan trọng nhất đối với thống kê, kê toán.

 

[SA_DQ]

Đến thư viện lớn í!

/)/hững thư viện lón quản đến 100.000 quyển sách & tạp chí!
Chúng ta có thể học từ họ, &ì họ đi trước chúng ta!
Học cái hay thôi nha!

 

[Nguyễn Duy Tuân]

Có rất nhiều tài liệu đã nói về vấn đề này. Theo tôi, để dễ nhớ bạn nên đặt theo quy ước:
MãVT = Nhà SX + Loại + đặc tính cơ bản + STT
Nếu các VT của doanh nghiệp đơn giản chỉ là của 1-2 nhà SX thì có thể bỏ "Nhà SX"

Một số DN có những VL mà tên gọi, đặc tính dài người ta thường quy định về mã số, như là OMO mã 1; SUNSILK mã 2,... Sau khi đặt tên xong người ta chỉ thấy mã là 12244. Cách làm dùng số hóa rất ngắn gọn. Nếu ứng dụng trong máy tính tốc độ sẽ xử lý nhanh. (Nếu bạn để ý mấy CSDL của nước ngoài thì sẽ thấy mã toàn là số).

Một khái niệm đi cùng với đặt mẵ là "Shortcut": là tên viết tắt của vật tư, hàng hóa ví dụ như OMO500; OMO250;...Bạn đừng nhầm là mã.

Một CSDL "hiện đại", mỗi một Tên gọi của một đối tượng sẽ có Mã (Code) và Viết tắt (Shortcut).

Bạn đừng lo là người dùng khó nhớ. Bạn cứ làm theo nguyên tắc có lý của bạn. Đã là công việc, bất kể ai cũng phải tuân thủ nguyên tắc chung của DN. Mọi người đã nhớ: Bảng tuần hoàn hóa học, mã tài khoản của BTC, mã vùng điện thoại, số điện thoại của người thân và bạn bè,...Lý do gì mà mã vật tư không thể nhớ!

 

[levanduyet]

Đặt mã vật tư, bài toán nhiều người gặp phải.

Theo phân tích ở trên thì cũng khoa học. Nhưng theo như một số các bạn đặt vấn đề "Giả sử tôi muốn đặt mã, làm sao để tôi nhìn vào mã tôi biết được: Chủng loại, kích thước, nhà cung cấp,..Vậy cuối cùng mã được đặt ra là VAN-PHI14-ANNAM-..."

SAP: mã được đặt bởi 10 ký tự. Ví dụ: 2000001245. Mã này chẳng nói lên điều gì cả. Nhưng các trường khác của mã này sẽ nói lên điều đó. Ví dụ: trường chủng loại, trường nhà cung cấp, trường thời gian chuẩn để xác định ngày bảo hành,...Tùy quy mô phát triển sau này các bạn có thể quy định: số từ 20----- đến 23---- là mã vật tư; từ 24---- đến 26---- là bán thành phẩm....Nếu muốn truy vấn các bạn truy vấn các trường khác là được.

Xin được nêu ra đây, tùy ý các bạn xử dụng. Nói thiệt, đầu tiên tôi rất ghét cái vụ "mã 10 ký tự trên"...Nhưng cuối cùng tôi thấy cách này khoa học và rất tốt để quản lý đối với các chủng loại vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm...đa dạng.

Lê Văn Duyệt

 

[TranNguyenDanNhi]

Theo mình nghĩ hãy quy ra mã số :
VD : Thép lá : 01, Thép cuộn 02 . . Omo : 20, Viso : 21 . . .
màu : xám : 01, đen, 02. . . . .

Khi quy tất cả ra mã số thì việc tổng hợp theo nhóm hàng, theo loại hàng và thời gian truy xuất rất nhanh.

Tuy nhiên trước khi đăth ta phải ước lượng được là với từng đặc điểm thì có thể phát sinh bao nhiêu ???

Tránh tình trạng đặt theo tên, vừa không khoa học, vừa rối. VD : OMO590, TheplaV10052 . . . .

 

[vungoc]

Có rất nhiều tài liệu đã nói về vấn đề này. Theo tôi, để dễ nhớ bạn nên đặt theo quy ước:
MãVT = Nhà SX + Loại + đặc tính cơ bản + STT
....

Cảm ơn tất cả mọi người, đặc biệt là chia sẻ của Anh Tuân. Có lẽ cơ sở khoa học của vấn đề sẽ được bắt đầu phát triển từ quy ước của Anh Tuân.
Cảm ơn anh rất nhiều / Chúc anh luôn mạnh khỏe và công tác tốt !
Chúc mọi người luôn vui vẻ - gắn kết !

 

[tungson_mrcc]

Mặc dù đây là một đề tài đã lâu rồi, nhưng vẫn xin tham gia trao đổi.
Tôi nhận thấy rằng mọi người chỉ quan tâm tạo mã mới mà không chú ý khai thác mã có sẵn, do nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất qui định. Trên thực tế, nếu không nắm rõ thông tin này (ở đây tôi tạm gọi là MaVT), thì việc quản lý nhập xuất sẽ có nhiều bất cập (mã không chính xác thì việc xuất nhập hàng sẽ thiếu chính xác) cũng như hệ thống Mã Vật Tư sẽ bị mất đồng bộ.
Theo tôi,
1. Đối với các vật tư đã có mã MaVT, do nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất qui định, ta tạo mã theo cấu trúc
MaQLVT = MaNhaSX + MaVT
MaTheoDoi = MaQLVT (nếu không quan tâm tới lô hàng nhập và giá nhập)
MaTheoDoi = MaQLPN + MaQLVT + Gia (nếu có quan tâm tới lô hàng nhập và giá nhập)
2. Đối với các vật tư không xác đinh được mã cung cấp thì phải tự tạo MaVT theo qui định riêng, mà các bạn đã bàn ở phần trước. Sau đó vẫn phải áp qui tắc tạo mã ở bước 1.

Một vài ý kiến trao đổi.
Rất mong bạn VuNgoc cùng các bạn khác có phản hồi để bài toán có được lời giải hay nhất.
Trân trọng.

 

[SA_DQ]

Theo mình, mã vạch các hàng hóa là bước tiến hóa cao độ của mã vật tư.
Vô 1 siêu thị cỡ lớn, chỉ đọc được mã vạch là có ra đủ thông tin về mặt hàng đó;

Vậy giờ ngược lại, muốn lặp bộ mã VT cho cơ quan, ta cứ tìm hiểu nguyên tắc tạo ra mã vạch là ra vấn đề.
Chuyện còn lại là từ nguyên lý mã vạch đó của hàng hà sa số hàng hóa, ta fải cụ thể hay thu gọn lại nguyên tác đó để làm ra bộ mã VT cho CQ của mình

 

[be_09]

Nếu tôi theo dõi thì tôi làm thế này:

Tùy theo mỗi công việc thì người có quy ước mã theo dõi khác nhau, ví dụ:
1/ Mã theo dõi lưu trữ hồ sơ (dựa vào danh mục lập sẳn để tra):
- Kho: mã là KH01, KH02…..nếu có nhiều tầng thì thêm T01, T02…..
- Kệ: K01, K02, …….
- Loại hồ sơ: TC01, TC02, …….., KN01, KN01,…., TR01, TR02,
- Số hồ sơ theo loại hồ sơ: SO01, SO02, ………..

Ta sẽ có mã chung như sau:
KH01T01K01TC01SO01

Dựa theo số kí tự của từng mã này ta có thể tra bất kỳ hồ sơ nào trong kho và sẽ biết hồ sơ đó ở tập số mấy, loại gì, kệ nào, tầng số mấy của kho nào.

2/ Đặt mã vật tư ta cũng làm tương tự (dựa vào danh mục lập sẳn để tra):
- Kho: mã là KH01, KH02…..
- Kệ: K01, K02, …….
- Mã vật tư: VT001, VT002, ………..
- Tên nước sản xuất: N001, N002
- Thời hạn sử dụng: TH001, TH002, ………..

Ta sẽ có mã chung như sau:

KH01K01VT001N001TH001

Dựa theo số kí tự của từng mã này ta có thể tra bất kỳ loại vật tư nào trong kho và sẽ biết tên vật tư đó ở kệ nào, kho nào thời hạn sử dụng và tên nước sản xuất.

 

[congbinhktkt]

Theo mình, mã vạch các hàng hóa là bước tiến hóa cao độ của mã vật tư.
Vô 1 siêu thị cỡ lớn, chỉ đọc được mã vạch là có ra đủ thông tin về mặt hàng đó;

Vậy giờ ngược lại, muốn lặp bộ mã VT cho cơ quan, ta cứ tìm hiểu nguyên tắc tạo ra mã vạch là ra vấn đề.
Chuyện còn lại là từ nguyên lý mã vạch đó của hàng hà sa số hàng hóa, ta fải cụ thể hay thu gọn lại nguyên tác đó để làm ra bộ mã VT cho CQ của mình

Chào bạn. Bạn có thể chỉ cho mình nguồn để tìm hiểu "nguyên tắc tạo mã vạch" không?

 

[huuthang_bd]

Chào bạn. Bạn có thể chỉ cho mình nguồn để tìm hiểu "nguyên tắc tạo mã vạch" không?

Đây bạn
https://vi.wikipedia.org/wiki/Mã_vạch

 

[congbinhktkt]

Đây bạn
https://vi.wikipedia.org/wiki/Mã_vạch

cảm ơn bạn nhiều nha