Mail Merge số liệu giữa Word và Excel: Xin giúp đỡ

[thanhtuantb]

Mình hay phải làm Exel để tính toán và chèn số liệu sang Word để "trình báo"

Gần đây có một số công việc nhàm chán là nội dung trình báo chẳng thay đổi gì cả mà chỉ thay đổi số liệu nên đã dùng Mail Merge để giảm công việc

Tuy vậy, lại bị một việc là các công thức trong Excel tính toán luôn cho kết quả lẻ (nhiều hơn 2 số sau dấu thập phân) nên khi Merge vào Word ko thể hiện được kểt quả như ý muốn (lấy sau hàng thập phân 2 số) và không thể hiện được dấu ngăn cách hàng ngàn mà luôn cho một dãy số dài dằng dặc.

Vậy có bác nào giúp mình được không

Mình cảm ơn nhiều.

 

[LikeIt]

Chào Bạn,

Về vấn đề này tôi đã từng làm và muốn cùng share với bạn. Nếu bạn đang dùng Office XP thì làm như thế này.

1. Tạo file Excel trước, có các cột theo ý của bạn, ví dụ file Excel có tên Danhmuc.xls có các cột sau tương ứng với cột A/B/C/D, sau đó save file này vào đâu đó trên ổ cứng ID/ Hoten/ Ngaysinh/Dia chi /...

2. Mở Word, soạn sẵn form của văn bản cần trộn, lưu ý để trống những chỗ cần điền văn bản tự động vào

3. Chọn menu Tool/Letter and mailing/Mail Merge Wizard...

4. Task pane của Word xuất hiện cho bạn chọn các thông số trộn, ví du bạn chọn Letter, sau đó bấm Next.

5. Ở bước tiếp theo chọn Use the Current Document, bấm Next: select recipients...

6. Chọn tiếp Use an existing list, sau đó bấm vào link Browse ở bên dưới.

7. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, bạn chọn Excel files trong hộp list box Files Of Type, sau đó chỉ đến file Excel của bạn (Ví dụ file Danhmuc.xls đã nói ở trên).

8. Hộp thoại Select Tables xuất hiện, bạn ghi danh mục đó ở sheet nào thì chọn sheet đó, ví dụ sheet1$. (nếu dòng đầu tiên của file Excel có tên các cột như đã nói ở trên thì bấm vào ô checkbox First row of data contains column headers

9. Hộp thoại Mail Merge Recipients xuất hiện cho bạn chọn các dòng muốn đưa vào mail, mặc định thì chọn tất. Nhấp OK

10. Sau đó toàn bộ các hộp thoại biến mất và màn hình lại như... chưa có gì xảy ra cả. Nếu bạn bấm next: write your letter luôn ở task pane thì không có gì xảy ra đâu.

11. Chọn menu View/Toolbars/Mail Merge để xuất hiện thanh công cụ trộn mail.

12. Di chuyển đến các chỗ cần điền đang để trống , bấm nút Insert Merge Field (Ngay bên trái nút Insert Word Field) trên thanh công cụ Mail Merge mới xuất hiện đó để xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field. Chọn nút Database Fields, bạn sẽ thấy tên các cột của bạn.

13. Bây giờ chọn từng tên một, bấm Insert, xong bấm Close để di chuyển đến chỗ mới, lặp lại bước 11 trên đây đến khi chèn được hết các cột vào đúng từng chỗ tương ứng. Sau đó mới bấm Next trên Task Pane. Bấm Next : Preview your letters luôn, vì chắc bạn không có gì cần quan tâm đến Step 4 này đâu.

14. Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.
Chúc bạn thành công

 

[tsf]

Đối với office XP trở về sau, cho phép nhiều khối (vùng) dữ liệu được đặt nhiều tên tương ứng, và bạn khi chọn file chỉ cần chọn tên vùng đã được đặt là được. Tuy nhiên, trên trang văn bản chính là Word, bạn nên chọn nút "abc" trên thanh công cụ mail merge để hiển thị những record bạn cần in thôi, trường hợp bạn muốn in tất tần tật thì chọn nút "Merge" thì nó sẽ cho bạn một file mới và bạn có thể lưu file này.
Có một điều bạn nên chú ý đến các dữ liệu kiểu số như number, date,...thì cái này hơi phiền bạn ạ, mà tôi không biết tại sao; tôi đã hỏi nhiều người nhưng có lúc được lúc không.
Riêng trường hợp này, bạn có thể thiết kế file "lần đầu" trên Excel 2000, sau đó lưu lại trên Excel XP trở về sau, rồi bạn tiến hành như các bước đã hướng dẫn ở trên, bạn sẽ được các con số hiển thị trên word như 25.000.000 thay vì 25000000 (khó coi đúng không).
Chúc bạn thành công.

 

[Pansy_flower]

Có 2 cách làm như sau:

1. Gõ trực tiếp: {=tên field\#"#,###,###"}

2. Bạn click chuột phải, chọn edit field.
Ở hộp thoại field name chọn formular.
Click nút fomular bên tay phải.
Ở hộp thoại formular, bạn gõ =tên field
Ở hộp thoại number format, bạn gõ: #,###,###
Click ok là xong.

3.Bạn cũng có thể thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào.
Vd: {=lcb\#"#,###,###vnđ"} --> 900,000vnđ

 

[LikeIt]

Ngoài ra có thêm một cách bạn chọn thêm một cột trong file excel, sau đó sử dụng hàm làm tròn để cắt bớt số thập phân theo ý muốn. VD: bạn có một ô chứa kết quả VD D2 chẳng hạn, bạn làm thêm cột E2 và đặt công thức (=round(E2,2) rồi fill down cả cột theo công thức trên, sau đó sử dụng cột E để đưa kết quả thay cho cột D bạn sẽ có kết quả như ý.

Cách 2 của Secret_grass rất hay, đơn giản và rất thoả mãn, bạn chỉ cần xử lý trên word là ok.

Tôi xin bổ sung thêm một dạng sau khi làm hàm Round xong bạn nên chuyển đổi dữ liệu từ dạng numberic thành text thì sẽ an toàn hơn. VD tại ô E2 có dữ liệu ta sẽ chuyển đổi dạng text như sau: (=text(E2,"#.##0,00_);(#.##0,00)'') . Sau đó bạn sẽ thấy kết quả hiện thị lên trên word ưng ý. Chúc bạn thành công

 

[tsf]

Có 2 cách làm như sau:

1. Gõ trực tiếp: {=tên field\#"#,###,###"}

2. Bạn click chuột phải, chọn edit field.
Ở hộp thoại field name chọn formular.
Click nút fomular bên tay phải.
Ở hộp thoại formular, bạn gõ =tên field
Ở hộp thoại number format, bạn gõ: #,###,###
Click ok là xong.

3.Bạn cũng có thể thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào.
Vd: {=lcb\#"#,###,###vnđ"} --> 900,000vnđ

Thú thật các bạn, cách này tôi đã thử làm ở tận 3 máy khác nhau mà không hề cho ra kết quả, không hiểu tại sao.

 

[Pansy_flower]

Thú thật các bạn, cách này tôi đã thử làm ở tận 3 máy khác nhau mà không hề cho ra kết quả, không hiểu tại sao.

Thú thật với anh là, trước khi post bài em đã check lại rồi và kết quả vẫn ok. Chắc tại anh sử dụng ko đúng kỹ thuật thui. (Hay chọt em quá à.)

 

[tsf]

Em Bãi cỏ đen ơi,
Đụng em còn chưa được, nói chi "chọt" em.

 

[ngothehoahanoi]

Thú thật các bạn, cách này tôi đã thử làm ở tận 3 máy khác nhau mà không hề cho ra kết quả, không hiểu tại sao.

Mình thì làm được nhưng chỉ là dấu phảy "9,000,000" còn muốn chuyển sang dấu chấm thì lại không được. MÌnh đã vào Regional and language để thay đổi dấu phảy sang dấu chấm nhưng không được Nó báo lỗi mà không biết ở đâu.

 

[vnn160]

Mail Mẻge

Viec cua Ban da lam cho nhieu cao thu dau dau, sau thoi gin gan 03 nam toi moi tim ra ....
Thi that la don gian ...............
Nhin trong Excel nhu the nao thi Merge ra the ay, Ban chi can chen them 01 dong trong tren cot tieu de nen khi Merge phai tang them 01 recode
Chuc cac ban thanh cong

 

[NBNguyen]

Bạn Nguyễn Hương Thơm ơi, bài bạn viết về các bước thực hiện Mail merge rất rõ ràng. Bạn có thể trình bày rõ hơn về cách trình bày 2 hay nhiều Mail Merge trên 1 trang văn bản A4 giúp mình được không ? (Khi Merge ở Word dù văn bản chỉ có 2 dòng nó cũng chỉ thể hiện trên 1 trang thôi). Trước đây trên bào LBMVT có giới thiệu mà mìnhl àm chẳngđược

 

[LikeIt]

Bạn Nguyễn Hương Thơm ơi, bài bạn viết về các bước thực hiện Mail merge rất rõ ràng. Bạn có thể trình bày rõ hơn về cách trình bày 2 hay nhiều Mail Merge trên 1 trang văn bản A4 giúp mình được không ? (Khi Merge ở Word dù văn bản chỉ có 2 dòng nó cũng chỉ thể hiện trên 1 trang thôi). Trước đây trên bào LBMVT có giới thiệu mà mìnhl àm chẳngđược

Bạn upload một Vd cụ thể của bạn lên đi, mình làm cho, nhớ là phải có 1 file excel đó là file data, còn file word thì là file report form. Tùy bạn thiết kế thế nào cũng đc miễn là phải có hai file theo nhu ý tưởng của bạn về kiểu dữ liệu và format.
Mến

 

[mailunglinh]

Sẳn đây cho em hỏi thêm: nếu như trang in bên word chỉ chiếm có 1/2 trang A4 thì có cách nào để in 2 recode (cả trang A4) cùng trên 1 trang A4 cho 1 lần in không. vì nếu in 1 lần chỉ có nửa trang A4 thì rất mất thời gian.

 

[NBNguyen]

Mail Merge

Bạn Thơm thân: Rất cám ơn vì bạn đã nhiệt tình giúp. File Word của mình là:Bài toán 1 : Một khối hộp chữ chữ nhật có chiều dài là 2 ; chiều rộng là 1.2 ; chiều cao là 1.5 . Tính thể tích ?
ĐS : Thể tích là 3.5999999999999996
File Excel có các cột: STT; Dài; Rộng; cao; Thể tích. Với 3 số thứ tự là 1,2,3 tương ứng 3 bài được Merge. Bài 1 chiều dài là 2; rộng 1.2 ; cao 1.5. bài 2 (STT 2) dài 2; rộng 1.6 ; cao 1.8. Bài 3 ...vân vân...Khi Merge xong, 3 bài toán (STT từ 1 đến 3) nằm trên 3 trang giấy. Lãng phí quá. Mình muốn chỉ ở trên 1 trang giấy thôi! Có 1 bạn nữa cũng quan tâm đến vấn đề này đấy! Còn nữa, sao số ở Excel thì bình thường (thể tích tính được ở bài 1 nói trên là 3.6 mà qua Word thì ra 3.59999... lạ quá nhỉ?)

 

[LikeIt]

Bạn Thơm thân: Rất cám ơn vì bạn đã nhiệt tình giúp. File Word của mình là:Bài toán 1 : Một khối hộp chữ chữ nhật có chiều dài là 2 ; chiều rộng là 1.2 ; chiều cao là 1.5 . Tính thể tích ?
ĐS : Thể tích là 3.5999999999999996
File Excel có các cột: STT; Dài; Rộng; cao; Thể tích. Với 3 số thứ tự là 1,2,3 tương ứng 3 bài được Merge. Bài 1 chiều dài là 2; rộng 1.2 ; cao 1.5. bài 2 (STT 2) dài 2; rộng 1.6 ; cao 1.8. Bài 3 ...vân vân...Khi Merge xong, 3 bài toán (STT từ 1 đến 3) nằm trên 3 trang giấy. Lãng phí quá. Mình muốn chỉ ở trên 1 trang giấy thôi! Có 1 bạn nữa cũng quan tâm đến vấn đề này đấy! Còn nữa, sao số ở Excel thì bình thường (thể tích tính được ở bài 1 nói trên là 3.6 mà qua Word thì ra 3.59999... lạ quá nhỉ?)

Lần sau bạn chịu khó mô tả ngay trên file VD đính kèm thì tiện hơn. Mình gửi VD lên ko biết có đúng ý bạn chưa?

Còn về vấn đề làm sao cho nó in vào một trang giấy thì mình chưa thực hành bao giờ, có lẽ cái ngày thử hỏi các bác cao thủ trên diễn đàn xem sao? Còn mình thương làm thủ công thì mình sẽ export ra các bản từ số 1...3 chẳng hạn, sau đó mình vào insert/file và nói chung rất nhanh chỉ khoảng 3 cái kích chuột là đc. Bạn thử xem thêm nhé.
Brgds

 

[NBNguyen]

Maile merge số liệu giữa Word và Excel

Bạn NHThơm thân: Mình gửi 2 file (File dữ liệu ở Excel và File Merge ở Word) để bạn xem: Khi Merge xong, 3 bài toán (STT từ 1 đến 3) nằm trên 3 trang giấy của File Word. Lãng phí quá. Mình muốn chỉ ở trên 1 trang giấy thôi! Còn nữa, sao số ở Excel thì bình thường (thể tích tính được ở bài 1 nói trên là 3.6 mà qua Word thì ra 3.59999... lạ quá nhỉ?). Cám ơn nhiều!

 

[LikeIt]

Bạn NHThơm thân: Mình gửi 2 file (File dữ liệu ở Excel và File Merge ở Word) để bạn xem: Khi Merge xong, 3 bài toán (STT từ 1 đến 3) nằm trên 3 trang giấy của File Word. Lãng phí quá. Mình muốn chỉ ở trên 1 trang giấy thôi! Còn nữa, sao số ở Excel thì bình thường (thể tích tính được ở bài 1 nói trên là 3.6 mà qua Word thì ra 3.59999... lạ quá nhỉ?). Cám ơn nhiều!

Chào bạn, do mấy hôm mình ko vòa đc GPE, hôm nay mới trả lời bạn đc. Bạn xem VD của bạn, mìn đang làm rồi nhé. Thân

 

[dvu58]

Bạn NHThơm thân: Mình gửi 2 file (File dữ liệu ở Excel và File Merge ở Word) để bạn xem: Khi Merge xong, 3 bài toán (STT từ 1 đến 3) nằm trên 3 trang giấy của File Word. Lãng phí quá. Mình muốn chỉ ở trên 1 trang giấy thôi! Còn nữa, sao số ở Excel thì bình thường (thể tích tính được ở bài 1 nói trên là 3.6 mà qua Word thì ra 3.59999... lạ quá nhỉ?). Cám ơn nhiều!

Vấn đề này mình đã hỏi rồi nhưng chưa thấy cao thủ nào trả lời nguyên nhân và cách khắc phục.

Đúng như NBNguyen gặp phải, mình đã vào Format Number xem vì sợ rằng mình format chưa đúng, nhưng thấy bình thường, rất đúng. Nhưng khi mail merge sang word thì vẫn xuất hiện 1 dãy thập phân dài dằng dặc kỳ lạ!!!

Mong các cao thủ tiếp tục nghiên cứu và trả lời giúp với.

 

[vuyenthao]

Cac ban chi giup cach lam sao de co 1 trang A4 chua 3 tai lieu tron (tiet kiem giay). Thanks

 

[minhlev]

Bạn xem thử file tôi gửi kèm theo đã đúng ý chưa nhé (nhớ copy file data.xls vào máy nhé).