Xin giúp đỡ - quản lý chi phí điện thoại (2 người xem)

[antrung8384]

Hiện tại đã hết năm 2009 và sắp sang năm 2010. Tôi mới được giao nhiệm vụ là quản lý chi phí viễn thông(bao gồm điện thoại bàn, điện thoại di động và Internet của công ty):
Với các yêu cầu cụ thể như sau:
* Nhà cung cấp: Gồm có VNPT(bao gồm cả Vinaphone), Viettel, Mobiphone, FPT.
* Các dịch vụ sử dụng của các nhà cung cấp bao gồm:
+ Các số điện thoại bàn của VNPT
+ Các thuê bao di động của cán bộ nhân viên trong công ty
+ Các thuê bao Internet của công ty.
* Yêu cầu về quản lý:
Hàng tháng khi nhận Bill cước thì phải tổng hợp vào file excel theo các trường như sau:
+ Tổng hợp thông tin theo nhà cung cấp gồm có
- Số điện thoại(hoặc tên account truy cập Internet)
- Tên nhân viên
- Phòng ban
- Văn phòng(Hà Nội, Hải Phòng, hoặc TPHCM vì công ty tôi có 02 chi nhánh)
- Định mức sử dụng (áp dụng với các thuê bao di động của cán bộ CNV)
- Chiết khấu của nhà cung cấp
- Tổng số tiền phải thanh toán theo từng nhà cung cấp
- Hàng năm tổng hợp tiền theo định mức của từng người - nếu cán bộ nào vượt định mức của tổng định mức trong năm thì sẽ khấu trừ vào lương tháng thứ 13 của nhân viên đó.
+ Yêu cầu về quản lý:
- Khi có nhân viên lên cán bộ phụ trách thì định mức được thay đổi
- Khi có nhân viên nghỉ việc,nghỉ thai sản thì sẽ loại bỏ nhân viên đó ra khỏi danh sách
- Khi có nhân viên mới được phê duyệt phụ cấp điện thoại thì sẽ thêm nhân viên đó vào danh sách sử dụng điện thoại và theo nhà cung cấp.
Quy mô công ty tôi khoảng gần 200 người. Hiện tại tôi đang rất lúng túng, không biết phải bắt đầu từ đâu. Mà sau 10/01/2010 là bắt đầu nhận bill cước rồi. Ai đã từng quản lý điện thoại rồi có thể chia sẻ giúp tôi hoặc các bạn đã có kinh nghiệm bớt chút thời gian giúp tôi với.Hoặc có thể email cho tôi về địa chỉ trungtn1005@gmail.com. Xin trân thành cảm ơn.

 

[ChanhTQ@]

Sang năm 2010. Tôi mới được giao nhiệm vụ là quản lý chi phí viễn thông(bao gồm điện thoại bàn, điện thoại di động và Internet của công ty):
Với các yêu cầu . . . .
* Yêu cầu về quản lý:
Yêu cầu về quản lý:
(1) - Khi có nhân viên lên cán bộ phụ trách thì định mức được thay đổi
-> Khi có nhân viên nghỉ việc,nghỉ thai sản thì sẽ loại bỏ nhân viên đó ra khỏi danh sách
-> Khi có nhân viên mới được phê duyệt phụ cấp điện thoại thì sẽ thêm nhân viên đó vào danh sách sử dụng điện thoại và theo nhà cung cấp.

Quy mô công ty tôi khoảng gần 200 người. Hiện tại tôi đang rất lúng túng, không biết phải bắt đầu từ đâu. Mà sau 10/01/2010 là bắt đầu nhận bill cước rồi. Ai đã từng quản lý điện thoại rồi có thể chia sẻ giúp tôi hoặc các bạn đã có kinh nghiệm bớt chút thời gian giúp tôi với.Hoặc có thể email cho tôi về địa chỉ trungtn1005@gmail.com. Xin trân thành cảm ơn.

Đầu tiên bạn phải lập danh sách người của cơ quan bạn trên 1 trang tính; Nó bao gồm các trường:
[SoTT], [MaNV], [HDem], [Ten],[MaĐV], [ChucVu], [SoĐT], . . . .
(Danh sách này bạn chỉ bổ sung những trường còn thiếu trong danh sách đã có)
& có thể trên trang này, bắt đầu từ cột [BA1] trở đi ta lập bảng định mức sử dụng điện thoại cho các chức vụ trong CTi
[STT], [ChucVu], [ĐMuc], . . . .

Sau đó bạn phải có trong tay các oại Bills của toàn thể các nhà cung ấp dịch vụ; Nếu bạn đưa lên được trên Topic này càng tốt.

Chúng ta sẽ tiếp tục nếu bạn thấy cần thiết. . . .

 

[antrung8384]

Đầu tiên bạn phải lập danh sách người của cơ quan bạn trên 1 trang tính; Nó bao gồm các trường:
[SoTT], [MaNV], [HDem], [Ten],[MaĐV], [ChucVu], [SoĐT], . . . .
(Danh sách này bạn chỉ bổ sung những trường còn thiếu trong danh sách đã có)
& có thể trên trang này, bắt đầu từ cột [BA1] trở đi ta lập bảng định mức sử dụng điện thoại cho các chức vụ trong CTi
[STT], [ChucVu], [ĐMuc], . . . .

Sau đó bạn phải có trong tay các oại Bills của toàn thể các nhà cung ấp dịch vụ; Nếu bạn đưa lên được trên Topic này càng tốt.

Chúng ta sẽ tiếp tục nếu bạn thấy cần thiết. . . .

Rất cảm ơn bạn đã dành thời gian giúp mình. Tuy nhiên mình chưa thực sự hiểu ý của bạn lắm. Riêng câu & có thể trên trang này, bắt đầu từ cột [BA1] trở đi ta lập bảng định mức sử dụng điện thoại cho các chức vụ trong CTi. Nghĩa là sao hả bạn. Mình đang tiến hành lập form mẫu nhưng chưa định hình dc.
Mình đang định cho mỗi nhà cung cấp một sheet riêng nhưng nếu cho như vậy thì lại mắc ở phần định mức và tổng định mức trong năm. Bạn có giải pháp tối ưu thì chỉ mình với.

 

[ChanhTQ@]

Mình chưa thực sự hiểu ý của bạn Riêng câu & có thể trên trang này, bắt đầu từ cột [BA1] trở đi ta lập bảng định mức sử dụng điện thoại cho các chức vụ trong CTi. Nghĩa là sao hả bạn. Mình đang định cho mỗi nhà cung cấp một sheet riêng nhưng nếu cho như vậy thì lại mắc ở phần định mức và tổng định mức trong năm. Bạn có giải pháp tối ưu thì chỉ mình với.

Mình cũng không quen công viêc này đâu; Í của mình cùng nhau xây dựng CSDL với bạn mà thôi;
Theo mình biết, thường phụ cấp tiền ĐT theo chức vụ; Như Tổng Giám đốc mỗi tháng 1 triệu, Giám đốc các chi nhánh nữa triệu; Trưởng phòng 0.3 tr/tháng; Nhân viên "Lớn" 0.2 Tr/tháng
Vậy muốn năm đó Ông A, bà B xài bao nhiêu để trừ & thưởng thì phải có định mức; Chẳng lẽ cào bằng?
Thứ đến: Phải có danh sách NV trong CTi thì mới nhập & lưu dữ liệu tiêu xài của từng cá nhân trong năm qua các tháng chứ!
Có DS thì Ông A hay bà B lên hay xuống chức tháng nào của năm còn để thụ lý đúng người đúng việc chứ, phải thế không?
Mình mường tượng công việc của bạn sắp tời là:
Hàng tháng nhập dữ liệu chi tiêu tiền điện thoại của từng người trong CQ & từng máy cố định lắp ở các phòng ban, đơn vị;
Cái vụ ,máy cố định ta chưa cần gấp, vì nó đâu hẵn còn đó, chậm chút cũng chưa sao;
Nhưng cái làm ngay là ĐT & chi tiêu cá nhân tiêu xài trong tháng giêng này. Vì cái ni gắn mật thiết đến định mức; Còn ĐT cố định các fòng ban chắc chưa định mức!
(Nếu các vị được khoán ĐT cố định thì cũng cho luôn vô danh sách cá nhân mình đã nêu.

Nói lại cho rõ: Mình hoàn toàn không có kinh nghiệm về chuyện này; Chỉ là làm tới đâu, thấy sai quay lại hay bổ sung đó nha!

 

[antrung8384]

Rất cảm ơn bạn. Theo mình hiểu thì bây giờ xây dựng cơ sở dữ liệu trước đúng không bạn. Mình chỉ làm đơn thuầ trên excel hay còn lập trình nữa hả bạn. Vì lập trình mình không biết còn định hướng thì mình cũng nắm rõ rồi.
Đt bàn không có định mức chỉ định mức cho đt di động thôi bạn ạ. Mình upfile danh sách đính kèm nhé.

 

[antrung8384]

xin lỗi vì file giờ mới upload đc

 

[SA_DQ]

xin lỗi vì file giờ mới upload đc

File của bạn khá kỳ cục: Mở ra thì chả có menu đâu nữa để xài?!

Mất thời gian với file của bạn quá đi mất!

 

[ST-Lu!]

Nếu số người dùng điện thoại 200 người thì công ty bạn phải có nghìn lao đông? Hay tổng số lao động trong công ty chỉ có 200?

Theo mình nghĩ nếu con số 200 thì công ty bạn là một công ty lớn sao không đề xuất đầu tư máy móc thêm nhỉ?

Mục đích cuối cùng cũng chỉ là kiểm soát chi phí thật tốt. Theo mình làm như sau
1. Đối với Internet: Dùng phần mềm kiểm soát
2. Đối với máy di động: mình biết trong một công ty ko phải ai cũng được dùng di dộng miễn phí ngoài
(GĐ, phó GĐ, trưởng phòng, sale -> Con số này cùng lắm là trên chục người)

3. Như vậy: vấn đề bạn quan tâm là quản lý máy bàn
Hồi ở công ty cũ mình thấy như sau
- Các máy bàn của nhân viên khi gọi ra ngoài phải qua một tổng đài nội bộ
- Các máy (sếp) trước khi gọi ra ngoài phải ấn một pass word (mỗi người có một pass)

- Mỗi một máy bàn đề có một số máy lẻ (extension) riêng: nếu mỗi máy bàn gọi ra ngoài. Theo cài đặt từ hệ thống sau 3s hệ thống tự tính tiền (có thể thay đổi thời gian 3s)
Cùng lúc đó cuộc điện thoại này sẽ được in ra giấy A3 liên tục (máy in này kết nối với máy tính và đặt tại một phòng nào đó
Như vậy, Sáng ngày hôm sau bạn có thể
a) Dùng bản in gọi đi: để nhập vào file excel : theo từng extension một
hoặc
b) export dữ liệu từ phần mềm ra file excel

Một cái hay của cách làm này là bạn có thể ước tính (khá chính xác cost điện thoại phát sinh trong tháng, và có thể hạch toán luôn được trong tháng trước khi nhận hóa đơn về

Hồi ở công ty cũ mình làm vậy, rất hiệu quả . Vấn đề là đầu từ thiết bị bạn ạh

 

[mythuat4p]

Tui hướng dẫn qua rồi bạn làm theo nhé.
Làm một file data toàn bộ nhân viên, kèm theo số điện thoại.
Lập một bảng định mức.
Hàng tháng Vlookup từ file data sang bảng định mức. Rồi trừ đi là xong.
Ngon lành.
Hhehehe

 

[antrung8384]

rất cảm ơn ý kiến đóng góp của các bạn. Hiện tại tôi chỉ cần phương pháp để quản lý chi phí điện thoại di động cho thật khoa học thôi. Còn máy bàn ở công ty mình chưa giới hạn định mức. Rất mong nhận được thêm ý kiến đóng góp của mọi người. Mọi người xem file đính kèm giúp tôi xem thiết kế bảng và sheet thế nào cho hợp lý ạ.