Xin chào các bạn,
Chủ đề Quản lý nhập xuất tồn và công nợ bằng Excel đã được đề cập nhiều trong diễn đàn. Tuy nhiên đây vẫn luôn là một chủ đề nóng, được nhiều bạn quan tâm và theo dõi nhất.
Trước tiên, các bạn phải hiểu các nội dung cần theo dõi, báo cáo trong quản lý bán hàng, quản lý kho.
- Theo dõi, báo cáo tình hình biến động nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa trong kho bao gồm:
+ Sổ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng hóa: dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của các loại nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa trong kho (Số lượng và giá trị từng mặt hàng của số dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ).
+ Sổ chi tiết hàng hóa: dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa trong kho.
+ Sổ thẻ kho: dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa trong kho.
+ Chứng từ Phiếu nhập kho: nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng.
+ Chứng từ Phiếu xuất kho: theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
+ Chứng từ Biên bản giao nhận hàng: theo dõi số lượng vật tư, hàng hóa đã bàn giao cho khách hàng.
+ Bảng kê phiếu nhập kho hàng hóa: ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình nhập kho.
+ Bảng kê phiếu xuất kho hàng hóa: ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình xuất kho.
+ Sổ nhật ký mua hàng: theo dõi toàn bộ các mặt hàng đã mua từ một nhà cung cấp theo giai đoạn cụ thể (phục vụ so sánh, đối chiếu công nợ nhà cung cấp).
+ Sổ nhật ký bán hàng: theo dõi toàn bộ các mặt hàng đã bán cho một khách hàng theo giai đoạn cụ thể (phục vụ so sánh, đối chiếu công nợ khách hàng).
- Theo dõi, báo cáo tình hình doanh thu, giá vốn hàng bán, lợi nhuận bán hàng bao gồm:
+ Bảng kê phiếu xuất kho hàng hóa: dùng để theo dõi tình hình doanh thu, giá vốn hàng bán, lợi nhuận theo đơn hàng xuất.
+ Bảng theo dõi nhập, xuất và lợi nhuận bán hàng: dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ của các mặt hàng và giá trị lãi (lỗ) của từng mặt hàng, tỉ suất lợi nhuận giữa các mặt hàng.
+ Sổ nhật ký bán hàng: theo dõi tình hình doanh thu với từng khách hàng cụ thể.
+ Sổ nhật ký mua hàng: theo dõi tình hình giá vốn với từng nhà cung cấp cụ thể.\
+ Báo cáo kết quả kinh doanh: theo dõi doanh thu, giá vốn hàng bán, lợi nhuận bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh.
- Theo dõi, báo cáo tình hình thu chi tài chính bao gồm:
+ Bảng kê phát sinh thu chi: ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu chi.
+ Chứng từ phiếu thu: nhằm xác định số tiền thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ.
+ Chứng từ phiếu chi: nhằm xác định các khoản tiền thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ.
+ Sổ quỹ tiền mặt: dùng cho thủ quỹ phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của đơn vị.
+ Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng: dùng để theo dõi chi tiết tiền của doanh nghiệp gửi tại Ngân hàng.
+ Nhật ký thu tiền: Tổng hợp toàn bộ các phiếu thu.
+ Nhật ký chi tiền: Tổng hợp toàn bộ các phiếu chi.
+ Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản thu chi: theo dõi kỳ trước, kỳ này, lũy kế về thu, chi của các tài khoản như thu của khách hàng, Trả cho nhà cung cấp, Chi phí quản lý doanh nghiệp (điện, nước, quỹ lương, thuê mặt bằng….)
+ Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản thanh toán: theo dõi số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng trong kỳ, số phát sinh giảm trong kỳ, Số dư cuối kỳ của Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…
- Theo dõi, báo cáo tình hình công nợ khách hàng, nhà cung cấp bao gồm:
+ Bảng tổng hợp công nợ khách hàng: tổng hợp giá trị công nợ với các khách hàng (dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ (tăng, giảm), số dư cuối kỳ).
+ Bảng tổng hợp công nợ nhà cung cấp: tổng hợp giá trị công nợ với các nhà cung cấp (dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ (tăng, giảm), số dư cuối kỳ).
+ Để theo dõi chi tiết phát sinh tăng trong kỳ: vào bảng nhật ký mua hàng với nhà cung cấp và nhật ký bán hàng với khách hàng.
+ Để theo dõi chi tiết phát sinh giảm trong kỳ: vào bảng nhật ký chi tiền với nhà cung cấp và nhật ký thu tiền với khách hàng.
Sau khi đã hình dung ra các công việc cần phải làm đối với một người quản lý bán hàng hay quản lý kho. Các bạn bắt tay vào triển khai công việc quản lý bán hàng. Nhìn sơ qua thì thấy khối lượng công việc quản lý, báo cáo là rất nhiều. Với các bạn lần đầu quản lý hoặc chưa có kinh nghiệp quản lý thì chắc chắn sẽ cảm giác mất kiểm soát, cảm giác mệt mỏi với khối lượng công việc quản lý lớn như vậy.
Nhưng các bạn yên tâm, hầu hết các chứng từ, sổ theo dõi, báo cáo yêu cầu trong quản lý bán hàng, quản lý kho đã được tự động hóa 100%, nghĩa là các bạn chỉ việc in ra hoặc theo dõi trên phần mềm.
Công việc duy nhất các bạn cần làm là cập nhật dữ liệu thông tin đầu vào liên quan đến danh bạ sản phẩm, danh bạ khách hàng, danh bạ nhà cung cấp. Sau đó ghi dữ liệu cho các hoạt động nhập xuất trong phần bảng kê phiếu nhập kho, bảng kê phiếu xuất kho.
Phần công việc còn lại thì phần mềm đã làm hộ bạn. Do vậy, việc quản lý bán hàng, quản lý kho trở lên vô cùng đơn giản, tiện lợi và chuyên nghiệp. Bạn có thể bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào cập nhật, theo dõi được tình hình kinh doanh của đơn vị mình, tình hình biến động nhập xuất tồn kho hàng hóa, tình hình doanh thu lợi nhuận, tình hình công nợ khách hàng, nhà cung cấp… Từ đó có thể đề ra các giải pháp để thúc đẩy kinh doanh, nâng cao doanh thu, giảm thiểu rủi ro và đặc biệt là giúp đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm được viết trên Excel, là một chương trình ứng dụng hết sức gần gũi và dễ dùng hiện nay. Do vậy, chỉ cần bạn biết về excel là đã có thể sử dụng phần mềm (đảm bảo chỉ sau 30 phút là các bạn đã có thể sử dụng thành thạo phần mềm).
Phần mềm được lập trình trên cơ sở tối ưu hóa cơ sở dữ liệu, đảm bảo tốc độ bảng tính nhanh. Do vậy nâng cao hiệu suất sử dụng.
Phần mềm có chức năng thêm, bớt sản phẩm tự động, nhập, tìm kiếm sản phẩm theo từ khóa (kiểu tìm kiếm Google Text), do vậy việc lên một đơn hàng rất nhanh, việc tìm kiếm sản phẩm trở lên đơn giản hơn bao giờ hết.
Phần mềm phù hợp với cả doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại (kinh doanh tạp hóa, vật liệu xây dựng, thương mại, thuốc, văn phòng phẩm, cửa hàng ăn, sản xuất, chế biến…).
Hiện phần mềm đang được sử dụng tại hơn 200 doanh nghiệp nên đảm bảo về độ tin cậy, chính xác.
Để tìm hiểu chi tiết về phần mềm, các bạn có thể tham khảo qua video dưới đây:
https://www.youtube.com/watch?v=Cf_G7cX7crc
Rất mong nhận được sự góp ý và chia sẻ kinh nghiệm quản lý của các bạn qua hòm thư quanlybanhangexel@gmail.com hoặc SDT 0993092398 / 0987426068
Chủ đề Quản lý nhập xuất tồn và công nợ bằng Excel đã được đề cập nhiều trong diễn đàn. Tuy nhiên đây vẫn luôn là một chủ đề nóng, được nhiều bạn quan tâm và theo dõi nhất.
Trước tiên, các bạn phải hiểu các nội dung cần theo dõi, báo cáo trong quản lý bán hàng, quản lý kho.
- Theo dõi, báo cáo tình hình biến động nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa trong kho bao gồm:
+ Sổ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng hóa: dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của các loại nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa trong kho (Số lượng và giá trị từng mặt hàng của số dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ).
+ Sổ chi tiết hàng hóa: dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho cả về số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa trong kho.
+ Sổ thẻ kho: dùng để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa trong kho.
+ Chứng từ Phiếu nhập kho: nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng.
+ Chứng từ Phiếu xuất kho: theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
+ Chứng từ Biên bản giao nhận hàng: theo dõi số lượng vật tư, hàng hóa đã bàn giao cho khách hàng.
+ Bảng kê phiếu nhập kho hàng hóa: ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình nhập kho.
+ Bảng kê phiếu xuất kho hàng hóa: ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình xuất kho.
+ Sổ nhật ký mua hàng: theo dõi toàn bộ các mặt hàng đã mua từ một nhà cung cấp theo giai đoạn cụ thể (phục vụ so sánh, đối chiếu công nợ nhà cung cấp).
+ Sổ nhật ký bán hàng: theo dõi toàn bộ các mặt hàng đã bán cho một khách hàng theo giai đoạn cụ thể (phục vụ so sánh, đối chiếu công nợ khách hàng).
- Theo dõi, báo cáo tình hình doanh thu, giá vốn hàng bán, lợi nhuận bán hàng bao gồm:
+ Bảng kê phiếu xuất kho hàng hóa: dùng để theo dõi tình hình doanh thu, giá vốn hàng bán, lợi nhuận theo đơn hàng xuất.
+ Bảng theo dõi nhập, xuất và lợi nhuận bán hàng: dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ của các mặt hàng và giá trị lãi (lỗ) của từng mặt hàng, tỉ suất lợi nhuận giữa các mặt hàng.
+ Sổ nhật ký bán hàng: theo dõi tình hình doanh thu với từng khách hàng cụ thể.
+ Sổ nhật ký mua hàng: theo dõi tình hình giá vốn với từng nhà cung cấp cụ thể.\
+ Báo cáo kết quả kinh doanh: theo dõi doanh thu, giá vốn hàng bán, lợi nhuận bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh.
- Theo dõi, báo cáo tình hình thu chi tài chính bao gồm:
+ Bảng kê phát sinh thu chi: ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu chi.
+ Chứng từ phiếu thu: nhằm xác định số tiền thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ.
+ Chứng từ phiếu chi: nhằm xác định các khoản tiền thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ.
+ Sổ quỹ tiền mặt: dùng cho thủ quỹ phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt của đơn vị.
+ Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng: dùng để theo dõi chi tiết tiền của doanh nghiệp gửi tại Ngân hàng.
+ Nhật ký thu tiền: Tổng hợp toàn bộ các phiếu thu.
+ Nhật ký chi tiền: Tổng hợp toàn bộ các phiếu chi.
+ Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản thu chi: theo dõi kỳ trước, kỳ này, lũy kế về thu, chi của các tài khoản như thu của khách hàng, Trả cho nhà cung cấp, Chi phí quản lý doanh nghiệp (điện, nước, quỹ lương, thuê mặt bằng….)
+ Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản thanh toán: theo dõi số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng trong kỳ, số phát sinh giảm trong kỳ, Số dư cuối kỳ của Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng…
- Theo dõi, báo cáo tình hình công nợ khách hàng, nhà cung cấp bao gồm:
+ Bảng tổng hợp công nợ khách hàng: tổng hợp giá trị công nợ với các khách hàng (dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ (tăng, giảm), số dư cuối kỳ).
+ Bảng tổng hợp công nợ nhà cung cấp: tổng hợp giá trị công nợ với các nhà cung cấp (dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ (tăng, giảm), số dư cuối kỳ).
+ Để theo dõi chi tiết phát sinh tăng trong kỳ: vào bảng nhật ký mua hàng với nhà cung cấp và nhật ký bán hàng với khách hàng.
+ Để theo dõi chi tiết phát sinh giảm trong kỳ: vào bảng nhật ký chi tiền với nhà cung cấp và nhật ký thu tiền với khách hàng.
Sau khi đã hình dung ra các công việc cần phải làm đối với một người quản lý bán hàng hay quản lý kho. Các bạn bắt tay vào triển khai công việc quản lý bán hàng. Nhìn sơ qua thì thấy khối lượng công việc quản lý, báo cáo là rất nhiều. Với các bạn lần đầu quản lý hoặc chưa có kinh nghiệp quản lý thì chắc chắn sẽ cảm giác mất kiểm soát, cảm giác mệt mỏi với khối lượng công việc quản lý lớn như vậy.
Nhưng các bạn yên tâm, hầu hết các chứng từ, sổ theo dõi, báo cáo yêu cầu trong quản lý bán hàng, quản lý kho đã được tự động hóa 100%, nghĩa là các bạn chỉ việc in ra hoặc theo dõi trên phần mềm.
Công việc duy nhất các bạn cần làm là cập nhật dữ liệu thông tin đầu vào liên quan đến danh bạ sản phẩm, danh bạ khách hàng, danh bạ nhà cung cấp. Sau đó ghi dữ liệu cho các hoạt động nhập xuất trong phần bảng kê phiếu nhập kho, bảng kê phiếu xuất kho.
Phần công việc còn lại thì phần mềm đã làm hộ bạn. Do vậy, việc quản lý bán hàng, quản lý kho trở lên vô cùng đơn giản, tiện lợi và chuyên nghiệp. Bạn có thể bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào cập nhật, theo dõi được tình hình kinh doanh của đơn vị mình, tình hình biến động nhập xuất tồn kho hàng hóa, tình hình doanh thu lợi nhuận, tình hình công nợ khách hàng, nhà cung cấp… Từ đó có thể đề ra các giải pháp để thúc đẩy kinh doanh, nâng cao doanh thu, giảm thiểu rủi ro và đặc biệt là giúp đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm được viết trên Excel, là một chương trình ứng dụng hết sức gần gũi và dễ dùng hiện nay. Do vậy, chỉ cần bạn biết về excel là đã có thể sử dụng phần mềm (đảm bảo chỉ sau 30 phút là các bạn đã có thể sử dụng thành thạo phần mềm).
Phần mềm được lập trình trên cơ sở tối ưu hóa cơ sở dữ liệu, đảm bảo tốc độ bảng tính nhanh. Do vậy nâng cao hiệu suất sử dụng.
Phần mềm có chức năng thêm, bớt sản phẩm tự động, nhập, tìm kiếm sản phẩm theo từ khóa (kiểu tìm kiếm Google Text), do vậy việc lên một đơn hàng rất nhanh, việc tìm kiếm sản phẩm trở lên đơn giản hơn bao giờ hết.
Phần mềm phù hợp với cả doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại (kinh doanh tạp hóa, vật liệu xây dựng, thương mại, thuốc, văn phòng phẩm, cửa hàng ăn, sản xuất, chế biến…).
Hiện phần mềm đang được sử dụng tại hơn 200 doanh nghiệp nên đảm bảo về độ tin cậy, chính xác.
Để tìm hiểu chi tiết về phần mềm, các bạn có thể tham khảo qua video dưới đây:
https://www.youtube.com/watch?v=Cf_G7cX7crc
Rất mong nhận được sự góp ý và chia sẻ kinh nghiệm quản lý của các bạn qua hòm thư quanlybanhangexel@gmail.com hoặc SDT 0993092398 / 0987426068
