[cần giúp đỡ] Quản lý văn bản như thư viện sách

[calender]

Xin chào mọi người, mình đang có một folder chung các văn bản (word, pdf) (hình 1) và mình đang quản lý bằng cách dùng file excel cơ bản - DANH MỤC (hình 2)
1. Giờ nó khá là bất cập như việc cập nhật mới thì phải thêm dòng, sửa số thứ tự.
2. Mình đang muốn thêm một ô "trích yếu nội dung văn bản" để có thể tìm theo nội dung chính của văn bản thì ô đó sẽ chiếm diện tích nhiều và khó quan sát vì càng ngày sẽ có càng nhiều văn bản.
Mình muốn hỏi có công thức hay cách làm nào dễ quản lý hơn không ạ, chỉ cần nắm được tổng số lượng văn bản đã cập nhật, phân loại theo lĩnh vực, có phần trích yếu để dễ theo dõi.
Rất cảm ơn sự giúp đỡ của mọi người.
P/s: mình đã đọc nội quy diễn đàn rồi mới đăng bài, nếu có sai xót gì mong mọi người bỏ qua.

 

[be_09]

Xin chào mọi người, mình đang có một folder chung các văn bản (word, pdf) (hình 1) và mình đang quản lý bằng cách dùng file excel cơ bản - DANH MỤC (hình 2)
1. Giờ nó khá là bất cập như việc cập nhật mới thì phải thêm dòng, sửa số thứ tự.
2. Mình đang muốn thêm một ô "trích yếu nội dung văn bản" để có thể tìm theo nội dung chính của văn bản thì ô đó sẽ chiếm diện tích nhiều và khó quan sát vì càng ngày sẽ có càng nhiều văn bản.
Mình muốn hỏi có công thức hay cách làm nào dễ quản lý hơn không ạ, chỉ cần nắm được tổng số lượng văn bản đã cập nhật, phân loại theo lĩnh vực, có phần trích yếu để dễ theo dõi.
Rất cảm ơn sự giúp đỡ của mọi người.
P/s: mình đã đọc nội quy diễn đàn rồi mới đăng bài, nếu có sai xót gì mong mọi người bỏ qua.

Nội dung diễn giải thì nhiều nhưng không rõ ràng nên không ai hiểu để giúp. Dự đoán:
1 / Muốn lấy danh sách File trong tất cả Folder (hình 1) và tạo Hyperlink để tìm và mở File cho nhanh.
2/ Phân loại và tổng hợp công văn theo loại và theo cơ quan ban hành.

 

[calender]

Nội dung diễn giải thì nhiều nhưng không rõ ràng nên không ai hiểu để giúp. Dự đoán:
1 / Muốn lấy danh sách File trong tất cả Folder (hình 1) và tạo Hyperlink để tìm và mở File cho nhanh.
2/ Phân loại và tổng hợp công văn theo loại và theo cơ quan ban hành.

Cảm ơn bạn đã đọc bài
1. Cái Hyperlink thì mình biết và có thể làm được
2. Nếu có cách phân loại + tổng hợp đơn giản, hiệu quả thì tốt quá còn Chủ yếu là mình muốn tìm cách hiển thị nội dung ở ô "TRÍCH YẾU" ý
Ví dụ như số thứ tự 1 là văn bản biểu mẫu, mình sẽ thêm nội dung tóm tắt của văn bản ở ô "TRÍCH YẾU" (H2), nhưng mình không muốn nó hiện to ra vì nếu văn bản nào cũng có trích yếu thì ô excel sẽ chiếm diện tích, rất khó nhìn. Có hàm nào để khi mình rê chuột đến ô đó thì nó sẽ mở bảng có phần nội dung tóm tắt không

 

[Hoàng Tuấn 868]

Có hàm nào để khi mình rê chuột đến ô đó thì nó sẽ mở bảng có phần nội dung tóm tắt không

Nếu dùng hàm thì khả năng chỉ có hàm này đáp ứng được yêu cầu của bạn: "HCBC"

 

[be_09]

Cảm ơn bạn đã đọc bài
1. Cái Hyperlink thì mình biết và có thể làm được
2. Nếu có cách phân loại + tổng hợp đơn giản, hiệu quả thì tốt quá còn Chủ yếu là mình muốn tìm cách hiển thị nội dung ở ô "TRÍCH YẾU" ý
Ví dụ như số thứ tự 1 là văn bản biểu mẫu, mình sẽ thêm nội dung tóm tắt của văn bản ở ô "TRÍCH YẾU" (H2), nhưng mình không muốn nó hiện to ra vì nếu văn bản nào cũng có trích yếu thì ô excel sẽ chiếm diện tích, rất khó nhìn. Có hàm nào để khi mình rê chuột đến ô đó thì nó sẽ mở bảng có phần nội dung tóm tắt không

Bạn cho Font Size nhỏ nhất = 8, muốn đọc nội dung trong Cell nào đó chỉ cần click vào Cell rồi đọc trên Formula Bar là bình thường

 

[VetMini]

1. Thư viện sách dùng CSDL đàng hoàng chứ không phải bảng tính. Tối thiểu phải là Access.

2. Khi dữ liệu Text lớn quá thì người ta có nhiều cách, hai cách thông dụng nhất là:

(i) đặt dữ liệu ấy ở cột cuối cùng, và lúc mở ra thì giới hạn không hiển thị đến cột ấy. Mở thêm một cửa sổ chỉ hiển thị cột ấy.

(ii) đặt Text ấy vào một sheet khác, và dùng hyperlink nối sang.

Chú thích: thư viện dùng một hệ thống đặt mã số cho sách. Hệ thống thông dụng nhất là Dewey Decimal Classification dựa trên phân loại đề tài sách.

 

[calender]

cảm ơn mọi người đã đọc bài
mình đã tham khảo được một phần mềm khá hay từ một bạn là phần mềm TABBLES