Cách xây dựng một bảng tính chuyên nghiệp? (2 người xem)

[PhanTuHuong]

Tôi đã xem nhiều tập tin của các thành viên GPE nhờ giúp đỡ và kết luận một số vấn đề chung như sau (tất nhiên còn liên quan đến trình độ và thói quen nữa):

- Không sử dụng font Unicode, nhiều người còn sử dụng font ít phổ biến.
- Định dạng dữ liệu, phông chữ tùy tiện, ví dụ như ngày tháng năm...
- Sử dụng hàm, công thức... một cách mang tính tình thế hoặc sử dụng ô phụ mà thiếu chỉ dẫn.
- Một số hàm và thủ tục VBA (nếu có) không hoàn chỉnh từ việc khai báo đến giải phóng biến đối tượng, cố định tình huống,...
- Cấu trúc bảng tính tùy hứng về hàng và cột, nhiều khi để những hàng và cột trống rất vô duyên...
- Bố cục ô nhập, ô tính toán không khoa học, nhiều khi lẫn lộn.
- Tập tin bị virus, phình to mà không biết cách xử lý...
- Thói quen sử dụng đuôi xls mặc dù làm việc trên Office 2007 ....

Như vậy, để phát triển thành một bảng tính kiểu như chuyên nghiệp và có khả năng nâng cấp thì rất khó khăn, nhiều trường hợp gần như phải xây dựng lại từ đầu.

Vì vậy những thành viên nào có ý định xây dựng 1 chương trình hoàn chỉnh trên Excel nên làm việc 1 cách nghiêm túc, chuẩn mực để sản phẩm của mình đạt hiệu quả, chất lượng cao nhất!

Xin thêm ý kiến đóng góp cả các thành viên GPE!

 

[SA_DQ]

Đúng là muốn có 1 bảng tính chuyên nghiệp cần có kiến thức tối thiểu về CSDL

(*) Không ít người ngại xài mã duy nhất cho các records

(**) Ngại lập bảng tra thay vì dùng từ dài dòng lặp lại, như

MaDV|Tên ĐV
A|BGĐ
B|F. Tài Vụ
C|F. Kinh doanh
D|F. TCHC
E|F. Kỹ thuật
F|.F. KCS
. . |

(***) Thay vì (**) lại đi bỏ trống ô khi thấy dữ liệu (như Tên ĐV bên trên) lặp lại

(****) . . . . . .

 

[sealand]

Mình thấy 1 số vấn đề phải lưu ý trong khi xây dựng cho mình 1 bảng tính Excel có chất lượng như:
-Đừng lẫn lộn giữa database và Report:Mình muốn ám chỉ Database là dữ liệu nguồn nhập vào và lưu trữ ở mức độ đủ khai khác, không rườm rà, thừa thãi và tận dụng tất cả các phương thức mã hoá dữ liệu có thể, còn Report là việc sử dụng database thiết lập các báo cáo cần thiết. Nhiều người thường định dạng và tạo báo cáo ngay tai nguồn dữ liệu của mình. Như vậy, rất dễ nguy hiểm cho việc an toàn dữ liệu. Việc ghi chép phải dùng ngôn ngữ đầy đủ mới hiểu chứ không dùng mã khoá làm cho dữ liệu phình to nhiều khi vô duyên. Việc Merge tuỳ tiện làm cấu trúc bảng tính thay đổi rất khó cho việc khai thác sử dụng database v.v...
-Không sử dụng bộ mã (Danh mucj) đông nhất cho toàn dữ liệu, dẫn đến khả năng sai sót khó tránh khỏi. Như vậy, công thức,tiện ích hay VBA khó có thể tin cậy được.
Để tận dụng tối đa sức mạnh của Exc thì phải tạo cho nó nguồn dữ liệu thoả đáng với tiêu chí "Làm sao cho máy hiểu?"
-Việc mã hoá nên đồng nhất tránh sự thất thường của người dùng như chữ thường-hoa hay máy hiểu sai ý người sử dụng tự động chuyển loại dữ liệu như số tài khoản kế toán lúc thì là Text lúc lại là Number dẫn đến sai sót rất khó tìm.
-Việc dùng Font chữ là cả vấn đề phải quan tâm, nhiều khi phải vận động chứ chúng ta đi làm không thể ý ta là được.
-Việc thiết kế cấu trúc sao cho phù hợp để ta dễ dàng tương tác với nguồn dữ liệu khác được kết xuất hay khai thác CSDL của các phần mềm khác ta đang sử dụng.
-Đối với việc quản lý nguồn dữ liệu lớn thì phải nghĩ ngay đến các tính năng nâng cao mà Exc có thể cung cấp như: PivotTable, Consolidate,VBA... hạn chế dần việc sử dụng công thức mới bảo đảm file luôn luôn nhanh hoạt "60 năm vẫn chạy tốt"
-Hạn chế tối đa màu mè, hình ảnh nếu không cần thiết.

Đây là 1 số ý kiến của mình dưới nhận thức là dân Kế toán-Thống kê, tất nhiên trong các lĩnh vực khác lại có rất nhiều các vấn đề khác đáng quan tâm. Mong anh em tham gia để bổ xung kinh nghiệm cho nhau nhất là người mới lường được tránh mắc phải tình trạng khi dùng rồi muốn sửa cũng khó mà dùng thì "ức", dở khóc dở cười.

 

[PhanTuHuong]

Bác sealand đề cập tương đối tổng quát về những vấn đề cần tránh khi làm việc việc với dữ liệu được thiết kế theo dạng CSDL. Nếu ai đã từng sử dụng Filter hay Table để tạo CSDL đặc thù của Excel thì càng hiểu thêm ý nghĩa công việc này...
Khi em định xây dựng 1 ứng dụng nào đó, thường tính toán khả năng hoạt động tốt nhất cũng như việc nâng cấp sau này.

Em vẫn ủng hộ việc xây dựng CSDL trên sheet riêng biệt (file riêng biệt thì càng tốt), sau đó mình dùng hàm và thủ tục khai thác, sử dụng

 

[midory]

Chủ đề này rất hay ah!

Thực hành luôn các bác nhé!
Em có đầu bài thế này: Giả sử chúng ta hoạt động trong lĩnh vực đào tạo, nhiệm vụ là tạo ra (1) một csdl về đào tạo của nhiều công ty đào tạo khác nhau gồm các trường (Tên Cty, địa chỉ trụ sở, trung tâm của công ty, địa chỉ trụ sở của trung tâm, số nhân sự của trung tâm, số lượng học viên của trung tâm, ...). Csdl này được thu thập thường xuyên và cần theo dõi được theo thời gian (năm hoặc tháng/năm càng tốt)

(2) báo cáo: Báo cáo theo công ty: vd thời điểm A có 10 trung tâm với 100 học viên, thời điểm B có 15 trung tâm với 80 học viên/ Báo cáo theo địa điểm: Huyện A có 5 công ty đào tạo, .../ Báo cáo theo thời gian: năm x có 10 công ty đào tạo, ...

Các bác giúp em thiết kế đúng theo tinh thần của topic nhé! Thanks!