Bài viết: Xử lý các lỗi của công thức (phần 1)

[BNTT]

XỬ Lݝ CÁC LỖI CỦA CÔNG THỨC

​

Cho dù bạn có cố gắng đến cỡ nào, thì thỉnh thoảng vẫn có những lỗi kỳ lạ xuất hiện trong công thức của bạn. Những lỗi này có thể là về toán học (ví dụ, chia cho không), hoặc Excel dường như không hiểu được các công thức. Trong trường hợp thứ hai này, các lỗi có thể sẽ được bắt gặp trong khi bạn gõ công thức. Ví dụ, nếu bạn cố nhập một công thức có các dấu ngoặc đơn không cân bằng (thiếu hoặc thừa dấu mở hoặc đóng ngoặc), Excel sẽ không chấp nhận công thức, thay vào đó, nó hiển thị một thông báo lỗi. Những lỗi khác mang tính ngấm ngầm hơn. Ví dụ, công thức của bạn có vẻ như vẫn làm việc nghĩa là nó trả về một giá trị nhưng kết quả thì sai, bởi vì dữ liệu bị sai sót hoặc bởi vì công thức tham chiếu đến ô hay dãy không đúng.

Cho dù lỗi là gì và nguyên nhân là gì, những điều phiền toái của công thức cũng phải được giải quyết. Nhưng đừng bao giờ nghĩ rằng các bảng tính của bạn không có lỗi. Và một mô hình (một bảng tính do bạn phác thảo ra) càng phức tạp, thì khả năng các lỗi có thể xảy ra càng nhiều.

Việc sửa các lỗi công thức không phải là một công việc khó nhọc. Với một chút hiểu biết và những công cụ xử lý sự cố hàng đầu của Excel, việc tìm ra và xử lý các chứng bệnh (của mô hình) thì không khó lắm và bạn sẽ được biết thông qua bài viết này.

1. Tìm hiểu các giá trị lỗi trong Excel

Khi bạn nhập hay sửa đổi một công thức, hoặc thay đổi một giá trị nhập liệu nào đó trong công thức, Excel có thể sẽ hiện ra một giá trị lỗi như là kết quả của công thức. Excel có 7 giá trị lỗi khác nhau: #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF!, và #VALUE!. Các mục tiếp theo đây sẽ cho bạn một cái nhìn chi tiết về những giá trị này và đưa ra những gợi ý để giải quyết chúng.

#DIV/0!

Lỗi #DIV/0! hầu như luôn có nghĩa rằng công thức trong ô đang cố chia (một giá trị) cho 0 (zero), một điều không thể có trong toán học. Điều này thường là do các tham chiếu dẫn đến một ô rỗng hoặc một ô chứa giá trị bằng 0. Bạn kiểm tra các precedent của ô (các ô được tham chiếu trực tiếp hay gián tiếp trong công thức) để tìm ra nguyên nhân có thể có. Bạn cũng sẽ thấy #DIV/0! nếu bạn nhập một đối số không thích hợp trong một số hàm. Ví dụ, hàm MOD() trả về #DIV/0! nếu đối số thứ hai là 0.

Việc Excel xem các giá trị rỗng là 0 có thể dẫn đến những vấn đề trong một bảng tính có yêu cầu người dùng điền dữ liệu vào. Nếu công thức của bạn đòi hỏi một phép chia với một trong các ô rỗng tạm thời, nó sẽ hiển thị #DIV/0! dưới dạng kết quả, (và điều này) có thể gây bối rối cho người dùng. Bạn có thể giải quyết điều này bằng cách yêu cầu Excel không thực hiện phép chia nếu ô được sử dụng là số chia là 0. Ví dụ, bạn xem công thức sau đây, sử dụng các ô đã được đặt tên để tính tổng lợi nhuận (gross margin):
= GrossProfit / Sales

Để ngăn lỗi #DIV/0! xuất hiện nếu ô Sales rỗng (hoặc bằng 0), bạn nên sửa công thức trên như sauu:
= IF(Sales = 0, "", GrossProfit / Sales)

Nếu giá trị của ô Sales bằng 0, thì công thức trả về một chuỗi rỗng (có nghĩa là để trống ô đó), còn không thì thực hiện phép tính.

#N/A

Giá trị lỗi #N/A là viết tắt của chữ Not Available, nó có nghĩa là công thức không thể trả về một kết quả hợp lệ. Bạnb thường thấy #N/A khi bạn sử dụng một đối số không thích hợp (hoặc nếu bạn bỏ qua một đối số bắt buộc) trong một hàm. Ví dụ, hàm HLOOKUP() và hàm VLOOKUP() sẽ trả về #N/A nếu như giá trị dò tìm (lookup_value) nhỏ hơn giá trị đầu tiên trong dãy dò tìm (table_array).

Để giải quyết vấn đề này, đầu tiên bạn kiểm tra các ô nhập liệu của công thức xem có ô nào hiển thị lỗi #N/A không. Nếu có, thì đó là lý do tại sao công thức của bạn cũng có lỗi đó; vấn đề thực sự nằm trong các ô dữ liệu. Khi bạn đã tìm thấy nơi xuất phát lỗi, bạn kiểm tra lại các toán hạng (operand) trong công thức để thay bằng các kiểu dữ liệu thích hợp. Đặc biệt, bạn nên kiểm tra các đối số sử dụng trong hàm để bảo đảm rằng chúng có nghĩa và bạn không bị thiếu các đối số bắt buộc.

#NAME?

Bạn thấy lỗi #NAME? khi Excel không nhận biết một cái tên mà bạn sử dụng trong công thức, hoặc khi Excel cho rằng chuỗi văn bản trong công thức là một cái tên chưa xác định. Điều này có nghĩa rằng lỗi #NAME? xuất hiện trong nhiều tình huống khác nhau:

• Bạn nhập sai chính tả (nhập không đúng) một tên dãy.

• Bạn dùng một tên dãy mà bạn chưa định nghĩa.

• Bạn nhập sai chính tả (nhập không đúng) một tên hàm.

• Bạn sử dụng một hàm thuộc một Add-in chưa được cài đặt (nhất là Add-in Analysic ToolPak).

• Bạn sử dụng một chuỗi mà không đặt chúng trong một cặp dấu nháy kép (").

• Bạn nhập một tham chiếu dãy mà vô tình bỏ sót dấu hai chấm ).

• Bạn nhập một tham chiếu đến một dãy trên một bảng tính khác mà không nhập tên của bảng tính đó trong cặp dấu nháy đơn (').

TIP: Khi nhập các tên hàm và các tên (của ô, của dãy) đã được định nghĩa, bạn hãy nhập chúng với loại chữ thường. Nếu Excel nhận biết đó là một tên, nó sẽ tự động chuyển đổi các tên hàm thành chữ in hoa và tên (của ô, của dãy) thành kiểu chữ gốc (mà bạn đã nhập khi định nghĩa) của tên đó. Nếu Excel không tự chuyển đổi, thì chắc chắn rằng bạn đã nhập sai, hoặc bạn chưa định nghĩa cái tên này, hoặc bạn sử dụng một hàm của một Add-in chưa được cài đặt.
Đây hầu hết là các lỗi cú pháp, do đó sửa chúng nghĩa là kiểm tra kỹ lại công thức, hiệu chỉnh tên dãy hoặc tên hàm bị nhập sai, hoặc chèn thêm các dấu nháy kép, dấu hai chấm bị thiếu... Bạn cũng phải bảo đảm rằng bạn đã định nghĩa các tên dãy mà bạn sử dụng, và đã cài đặt các Add-in thích hợp cho những hàm mà bạn dùng.

#NULL!

Excel hiển thị lỗi #NULL! trong một trường hợp rất riêng biệt: khi bạn dùng toán tử giao (một khoảng trắng) trên hai dãy không giao nhau (không có các ô chung). Ví dụ, dãy A1:B2 và dãy C34 không có ô nào chung cả, nên công thức sau đây sẽ trả về lỗi #NULL!:
= SUM(A1:B2 C34)

(Bạn hãy) kiểm tra lại các tọa độ dãy để bảo đảm rằng chúng chính xác. Ngoài ra, viêc kiểm tra còn để xem có phải nguyên nhân làm cho hai dãy trong công thức của bạn không còn giao nhau có phải là một trong hai dãy đã bị di chuyển (đi chỗ khác) hay không.

#NUM!

Lỗi #NUM! có nghĩa là có vấn đề gì đó với một con số trong công thức của bạn. Lỗi này thường luôn có nghĩa là bạn đã nhập một đối số không hợp lệ trong một hàm toán học hay một một hàm lượng giác. Ví dụ, bạn nhập một số âm làm đối số cho hàm SQRT() hay hàm LOG(). Hãy kiểm tra lại các ô nhập liệu của công thức — đặc biệt là những ô sử dụng làm đối số cho các hàm toán học — để bảo đảm rằng các giá trị này thích hợp.

Lỗi #NUM! còn xuất hiện khi bạn sử dụng sự lặp đi lặp lại (hoặc một công thức sử dụng sự lặp đi lặp lại) mà Excel không thể tính được kết quả. Không có giải pháp nào cho vấn đề này trừ phi bạn sửa lại các tham số bị lặp.

#REF!

Lỗi #REF! có nghĩa là công thức của bạn chứa một tham chiếu ô không hợp lệ, điều này thường gặp phải do một trong các hành động sau đây:

• Bạn xóa một ô mà công thức tham chiếu đến. Bạn cần phải trả lại ô đó (vào bảng tính) hoặc điều chỉnh tham chiếu của công thức.

• Bạn cắt (cut) một ô rồi dán (paste) nó vào một ô được sử dụng cho công thức. Bạn cần phải quay lại (undo) việc cắt này và (nếu cần thì) dán nó vào một ô ở chỗ khác. (Lưu ý rằng, việc copy một ô và dán nó vào một ô được sử dụng cho công thức thì lại không sao cả.)

• Công thức của bạn tham chiếu đến một địa chỉ ô không hiện hữu, như là B0 (B zero). Điều này có thể xảy ra nếu bạn cắt hoặc copy một công thức đang sử dụng các tham chiếu tương đối và dán nó theo một cách (nào đó) tạo ra một địa chỉ ô không hợp lệ. Ví dụ, giả sử công thức của bạn đang tham chiếu đến ô B1. Nếu bạn cắt hay copy ô chứa công thức này và dán nó cao hơn một hàng, tham chiếu đến B1 trở thành không hợp lệ bởi vì Excel không thể di chuyển ô tham chiếu đó lên một hàng.

#VALUE!

Khi Excel đưa ra một lỗi #VALUE!, thì có nghĩa là bạn đã sử dụng một đối số không thích hợp trong một hàm. Điều này thường xảy ra nhiều nhất là do bạn sử dụng nhầm kiểu dữ liệu. Ví dụ, lẽ ra phải nhập một giá trị số, bạn lại nhập vào một giá trị chuỗi. Tương tự, bạn đã sử dụng một tham chiếu dãy cho một đối số của một hàm, trong khi đối số đòi hỏi phải là một ô đơn lẻ hoặc một giá trị đơn lẻ. Excel cũng đưa ra lỗi này khi bạn sử dụng một giá trị vượt quá khả năng xử lý của Excel (Excel chỉ có thể làm việc với các số trong khoảng từ -1E-307 cho đến 1E+307 thôi).

Trong tất cả những trường hợp này, bạn giải quyết vấn đề bằng cách kiểm tra kỹ lại các đối số của công thức và sửa lại các đối số không phù hợp.

Một số bài viết có liên quan:
1/ Các lỗi thường gặp trong Excel
2/ Sử dụng các công cụ tạo mô hình kinh doanh của Excel (phần 1)
3/ PivotTable & PivotChart 2007 - Từ căn bản đến nâng cao (phần 7)
4/ Ebook: Dữ liệu & Báo cáo trong Excel 2013
5/ Lựa chọn danh mục đầu tư (Portfolio) - phần 1
6/ Hướng dẫn sử dụng Crystal Ball (phần 1)
7/ 23 điều bổ ích về VLOOKUP có thể bạn muốn biết (phần 1)
8/ Chiêu thứ 25: Tạo một danh sách xác thực thay đổi theo sự lựa chọn từ một danh sách khác
9/ 6 thói quen cá nhân khi làm việc với dữ liệu và Excel
10/ Solver trong Microsoft Excel 97-2010