Writing a letter: Formal and Informal type

[ptm0412]

Lưu ý khi viết văn thư giao dịch (formal type) bằng tiếng Anh

Khi viết văn thư giao dịch bằng tiếng Anh: thư tín thương mại (business letter): thư xin việc (application letter), thư mời (inviting letter), đơn hàng (Purchase Order), thư khiếu nại (letter of complaint), thư trả lời khiếu nại (letter of answer) .... ta cần chú ý và tuân thủ một số quy tắc sau:

1. Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, ... không được viết I'am, I'll, I don't, I've seen

2. Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, ...

3. Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, ...

4. Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu

5. Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.

6. Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).

7. Tránh lỗi đặt câu rườm rà: Xảy ra tình trạng trong 1 câu không biết danh từ nào làm chủ cho động từ nào, hoặc không biết động từ nào thể hiện hành động của chủ từ nào, và không biết hành động đó tác động đến đối tượng nào.

8. Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả

9. Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.

10. Cuối thư:
- Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
- Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa "chân thành"
- Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa "trung thành"

Chú ý dấu phẩy cuối các từ / nhóm từ trên.

Cuối cùng, ký, phải ghi đầy đủ tên và họ.

 

[sweet_girl]

Lưu ý khi viết văn thư giao dịch (formal type)
1. Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, ... không được viết I'am, I'll, I don't, I've seen

Be careful while using "I" and "We":

- Use "I" when you are referring to yourself (or to the person who actualy sign the letter)
- Use "we" when you are referring to the company itself
- DO NOT use the company name or " our company"

 

[solomon2211]

How to write a letter in English

Một vài điều lưu ý khi viết một bức thư bằng Tiếng Anh một cách trang trọng

Trong tiếng Anh, có vài điều cần lưu ý khi viết một bức thư một các trang trọng. Bạn cố gắng viết càng đơn giản và càng rõ ràng càng tốt, không nên viết một lá thư quá dài, cũng như quá ngắn.

Dưới đây là một vài lời khuyên được đưa ra như một thông lệ khi viết một bức thư bằng tiếng Anh:

1. Địa chỉ:
+ Địa chỉ của bạn: Nên viết ở góc phải trên của bức thư.
+ Địa chỉ người nhận: Nên viết bên trái và thấp hơn địa chỉ của bạn.

2. Ngày: Tùy theo từng người, ngày viết thư có thể đặt bên trái hoặc bên phải - dưới địa chỉ người nhận. Nên viết tháng ở dạng đầy đủ (ví dụ: January).

3. Mở đầu hoặc lời chào:
+ Dear Sir or Madam, - Nếu bạn không biết tên của người nhận. Lời khuyên là bạn nên có gắng hỏi xem tên người nhận là ai.
+ Dear Mr. ABC, - Nếu bạn biết tên người nhận, nên dùng kèm theo từ danh xưng (Mr, Mrs, Miss hoặc Ms hay Dr, v.v...) và chỉ dùng họ thôi. Nếu bạn viết thư cho người phụ nữ mà bạn không biết tình trạng hôn nhân, bạn nên dùng Ms thay vì Mrs hay Miss.

4. Kết thúc bức thư:
+ Yours Faithfully: Nếu bạn không biết tên người nhận thư, bạn dùng cách này để kết thúc thư.
+ Yours Sincerely: Dùng khi bạn biết tên người nhận thư.
+ Chữ ký: Ký tên của bạn và ghi tên đầy đủ dưới chữ ký. Nếu bạn đoán rằng người nhận không biết được bạn là nam hay nữ, bạn nên đặt danh xưng trong ngoặc sau tên bạn.

Nội dung một bức thư trang trọng
Đoạn đầu tiên
Đoạn đầu tiên nên ngắn gọn và diễn tả được mục đích của bức thư (ví dụ như yêu cầu, phàn nàn, xin việc, …)

Các đoạn giữa nên đề cập đến những thông tin liên quan đến việc viết thư. Hầu hết các bức thư bằng tiếng Anh không quá dài, nên thông tin được cô động, xúc tích trong việc sắp xếp rõ ràng, hợp lý mục đích hơn là lan man, dài dòng.

Đoạn cuối
Đoạn cuối nên diễn tả mong muốn của bạn là người nhận thư sẽ làm gì cho bạn.


Các từ viết tắt dưới đây được sử dụng rộng rãi trong thư:
· asap = as soon as possible
· cc = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
· enc. = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
· pp = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
· ps = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
· pto (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
· RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

Cấu trúc một thư xin việc
Khi bạn xin việc, bạn thường đính kèm với CV của bạn một đơn xin việc. Dưới đây là cấu trúc của đơn xin việc.

Đoạn mở đầu
Giới thiệu ngắn ngọn về bạn và vị trí công việc mà bạn đang xin. Làm thế nào bạn biết được tin tuyển dụng này.

Đoạn 2
Đưa ra lý do tại sao bạn quan tâm làm việc cho công ty và tại sao bạn muốn được xem xét như là một ứng viên cho vị trí đó. Trình bày kỹ năng và kinh nghiệm của bạn, cũng như những nét đặc biệt mà bạn sẽ trở thành ứng viên phù hợp.

Đoạn 3
Thông báo cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn có đính kèm CV mới nhất của bạn và bất kỳ thông tin nào mà bạn thấy có thể giúp bạn.

Đoạn kết thúc
Cung cấp cho nhà tuyển dụng biết là bạn sẵn sàng cho buổi phỏng vấn, cám ơn sự lưu tâm của họ, nhắc lại quan tâm của bạn cho công việc đang xin và kết thúc thư.

 

[solomon2211]

Some tips on writing a letter

1. Use block style - do not indent paragraphs.
2. Include address of the person you are writing to at the top of the letter, below your company address.
3. After the address, double space and include date
4. Double space (or as much as you need to put the body of the letter in the center) and include the salutation. Include Mr. for men or Ms for women, unless the recipient has a title such as Dr.
5. State a reference reason for your letter (i.e. 'With reference to our telephone conversation...'
6. Give the reason for writing (i.e. 'I am writing to you to confirm our order...')
7. Make any request you may have (i.e. 'I would be grateful if you could include a brochure...'
8. If there is to be further contact, refer to this contact (i.e. 'I look forward to meeting you at...')
9. Close the letter with a thank you (i.e. 'Thank you for your prompt help...')
10. Finish the letter with a salutation (i.e. 'Yours sincerely,')
11. Include 4 spaces and type your full name and title
12. sign the letter between the salutation and the typed name and title

Notes:

1. Keep the letter brief and to the point
2. Do not use shortened verb forms - write them out (i.e. 'don't instead of do not')
3. Always keep a copy of correspondence for future reference

 

[solomon2211]

Starting and Closing a letter

Once you write a letter, you should begin and end in the formal way as below:

1. To an unknown person/firm:
- Begin: Dear Sir/Madam; Dear Sir or Madam; To whom it may concern
- End: Yours faithfully; Yours truly; Truly yours

2. To a woman whose name you don't know:
- Begin: Dear Madam
- End: Yours faithfully; Yours truly; Truly yours

3. To a man whose name you don't know:
- Begin: Dear Sir
- End: Yours faithfully; Yours truly; Truly yours

4. To a person whose name you know:
- Begin: Dear Mr./ Mrs./ Ms. [name]
- End: Yours Sincerely; Very Truly Yours; Sincerely (Yours)

5. To a person you know personally:
- Begin: Dear [name]
- End: (With) Best wishes; Yours; Love; All the best; Kindest/Best regards

 

[sweet_girl]

Normal personal letter

This is a form of normal personal letter:

134, Nguyen Luong Bang,
Hai Ba Trung Distric,
Ha Noi City,
B 14 April 2009​

Dear Ms Hong

I'm writing to you from .....

LETTER contents

Miss you,
Thanh Loan​

 

[sweet_girl]

INVITATIONS
This is letter invitation from a friend to a friend of same age, same sexual, same…… to come and visit her that mean : “ I write for myself”

12,Nguyen Truong To
Hai Ba Trung District
14/04/2009​

Dear Hong

I have just heard that you’ll leave for HCM City to look for new job. While you are waiting a new job why don’t you have rest with us. In 30/4 GPE will be offline, you should go to offline with us, I think that all GPE’s nembers will be so glad to meet you, do you still remember them, KTGG is jolly, active, he danced very well also, Solomon and Ca_kafi is gentlemanly and elegant, Thunghi is pensive, Vungoc is sharp –witted and clever, Ptm_0412 is ethusiasm and grave, Tungnguyen_kt is young and black handsome ….girls are so beatiful
Saigon hasn’t began to rain yet, so with luck, we ought to be able to visit a few places, do you know “ Dai Nam”it has just completed, it is very beatiful or we can take a walk along a side of Saigon River. Do you have where to live in? if not, we have got a space room.
Well, think about it, I hope see you soon

Take care
Yours friend
Thanh Hong

Please, correct for me

 

[solomon2211]

Xin sửa lại như sau:

Dear Hong,


It’s been rather long time since we met in Ha Noi last year. How are you?
I have just heard that you’ll leave for HCM City to look for a new job. While you are waiting a new job why you don’t have a rest with us. GPE will have an offline meeting on 30/4, you should participate with us. I think that all GPE’s members would be so glad to meet you. Do you still remember them? KTGG is jolly, active. He danced very well also; Solomon and Ca_dafi is gentlemanly and elegant; Thunghi is pensive; Vungoc is sharp –witted and clever; Ptm_0412 is enthusiasm and austere; Tungnguyen_kt is young and black-handsome; ….And girls are so beautiful.


It hasn’t begun to rain yet in Saigon. So with luck, we ought to be able to visit a few places. Do you know “Dai Nam”? It has just completed, it is very beautiful. We may go there or we can promenade along the Saigon River side. Do you have any places to stay? If not, you can stay in our space room.

Well, think about it. I hope seeing you soon.

Take care!
Yours friend
Thanh Hong

 

[ptm0412]

Let me correct some mistakes, my little girl. See the words and sentenses in red as suggestion or correction, and those in yellow as should be deleted.
(Các chữ hoặc câu tô đỏ là sửa lỗi hoặc gợi ý, và các chữ hoặc câu tô vàng bỏ trong ngoặc, là nên xóa bỏ vì sai hoặc bị dư).

INVITATIONS
This is a letter of invitation from (a) friend to (a) friend (of( in the same age, same sexual, same…… to come and visit her, that mean : “ I write for myself”

12,Nguyen Truong To
Hai Ba Trung District
14/04/2009​

Dear Hong

I have just heard that you’ll leave for HCM City to look for new job. While (you are) waiting (a new job), why don’t you have rest with us. In this occasion of April 30th holiday, GPE will (be) have an offline meeting, and I think we would go together you should go to offline with us.

I think that Surely all GPE’s members will be very glad to meet you. Do you still remember them? KTGG is jolly, active, and he danced very well also. Solomon and Ca_dafi is gentlemanly and elegant; ThuNghi is pensive, Vungoc is sharp –witted and clever, Ptm_0412 is ethusiasm and grave, Tungnguyen_kt is young and black handsome ….And girl members are so nice and prettybeautiful.

Saigon hasn’t began to rain yet, so with luck,
It hasn't gone to rainy season in Saigon yet, fortunately, and we ought to be able to visit a few some beautiful places. Do you know “ Dai Nam”? It has just completed, it is and very beautiful. Or we can take a walk along a side of alongside the Saigon River.

Just a sentense, do you have anywhere to live in? If not, you have got a could use my space room.
Well, think about it, and I hope to see you soon,

Take care
Yours friend
Thanh Hong

 

[ptm0412]

Ghi chú

Ghi chú:

- Câu không nên viết dài

- Hãy nhớ 1 số cấu trúc câu, 1 số cấu trúc từ thường dùng, thí dụ "friend to friend" hoặc "while doing"

- Dùng từ chính xác và rõ nghĩa: "April 30th holidays" thay cho "30/04" ngắn ngủn.

- Trong câu hỏi và câu phủ định, dùng anywhere thay vì where

- Dùng your friend, Miss you, hope to see you, trong câu cuối bài. Your không có s

Nói thêm, trong formal letter, yours có s và để sau, không để trước:

Sincerely Yours,
Faithfully Yours,

 

[PhanTuHuong]

Be careful while using "I" and "We":

- Use "I" when you are referring to yourself (or to the person who actualy sign the letter)
- Use "we" when you are referring to the company itself
- DO NOT use the company name or " our company"

Tiếng Việt ta thường xuyên sử dụng dòng bôi đỏ này trong giao dịch.

 

[solomon2211]

Yours Faithfully vs Yours Sincerely and Yours Sincerely vs Sincerely Yours

Yours Faithfully, Yours Sincerely and Sincerely Yours are closing phrases of a formal letter.

What is the difference between them in use?

1. Yours Faithfully vs Yours Sincerely

The above two phrases are to close a letter. However, their usages are rather different.

• When you open your letter with 'Dear Sir/Sirs,' or 'Dear Madam,' the closing MUST be 'Yours Faithfully,'
• When you open your letter with 'Dear Mr. ......,' (Dear + name of recipient), the closing MUST be 'Yours Sincerely,'

Notes: When you use 'Dear Mr. .....,' you just only use the family name (Ex: Dear Mr. Kenvil). DO NOT use the full name in full words or in abbreviations (Ex: Dear Mr. Esthony Kenvil or Dear Mr. E. Kenvil)

With your closest friend, you may use 'Dear + name' (Ex: Dear Tram)

2. Yours Sincerely vs Sincerely Yours
Is there any difference between these two ?

Actually, there are some explanation pertaining to the difference in use of them. However, no study said that which one is wrong.

The explanation was some of below:
- Some one said that the first one is British English word order, while the second is American English one.
- Some one encouraged to use 'Yours Sincerely' instead of 'Sincerely Yours'. The reason is because 'Sincerely Yours" sounded too much like 'All Yours'
- The other explained that 'Yours Sincerely' is the standard and polite way of ending a letter. 'Sincerely Yours' sounds warmer, more friendly, more personal. You can use it when you are writing to a friend.

Remember that the capital letters are the important parts of good English!


What is your opinion?

 

[solomon2211]

Write an email - Thank You Letter

In my opinion, a thank you letter would be very important after an interview. It may help us to possibly pass the interview even though we are not so successfull in the face-to-face interview. An Email Interview Thank You Letter is very formal.
Theo ý kiến cá nhân của tôi, một bức thư cám ơn sau khi phỏng vấn rất quan trọng. Nó có thể giúp mình được chấp nhận dù mình không quá thành công trong cuộc phỏng vấn trực tiếp. Một bức thư điện tử cảm ơn về cuộc phỏng vấn rất trang trọng.

I would just share my letter to the company where I am working for.
Tôi muốn chia sẽ lá thư của tôi gửi đến công ty mà tôi đang làm việc.

Dear Mr. Ronald,
Ông Ronald thân mến,

Thank you for the opportunity to interview for the position of Administration and Accounting Manager at Asia Packaging Industries (Vietnam) Co., Ltd. I believe my background on education and working experience are a fit to your company. I look forward to contributing my ability to the improvement of your business.
Cám ơn ông về cơ hội phỏng vấn cho vị trí Giám đốc Hành Chính - Kế toán cho công ty TNHH Asia Packaging Industries (Việt Nam). Tôi tin tưởng kiến thức và kinh nghiệm làm việc của mình phù hợp với công ty của ông. Tôi mong muốn được đóng góp khả năng của mình vào sự thành đạt trong kinh doanh của ông.

If I can provide you any additional information, please let me know.
Nếu ông cần bất kỳ thông tin nào thêm, xin vui lòng thông báo cho tôi.

I look forward to working with you soon!
Tôi hy vọng sẽ được sớm làm việc với ông!

Sincerely,
Chân thành,

[Full Name]
[Tel]
[Email address]

We will discuss how to write an Effective Email then.
Chúng ta sẽ thảo luận về cách làm sao viết một bức thư điện tử thật hiệu quả sau nhé.

 

[sweet_girl]

Ghi chú:

- Câu không nên viết dài

- Hãy nhớ 1 số cấu trúc câu, 1 số cấu trúc từ thường dùng, thí dụ "friend to friend" hoặc "while doing"

- Dùng từ chính xác và rõ nghĩa: "April 30th holidays" thay cho "30/04" ngắn ngủn.

- Trong câu hỏi và câu phủ định, dùng anywhere thay vì where

- Dùng your friend, Miss you, hope to see you, trong câu cuối bài. Your không có s

Nói thêm, trong formal letter, yours có s và để sau, không để trước:

Sincerely Yours,
Faithfully Yours,

1. Câu viết dài hay ngắn tùy vào nội dung của từng câu, chứ không nhất thiết nó phải dài hay phải ngắn, cái quan trọng là xác định được thế nào là một câu hoàn chỉnh.
2. Sau while + S + Verb hoặc While + doing .Thêm một điểu nữa, khi đề cập đến tương lai, hãy dùng thì hiện tại ( không phải will ) sau while
3. Em không hoàn toàn đồng ý dùng anywhere của bác, nhưng em cũng thấy em dùng where trong trường hợp này câu văn cũng rất tối nghĩa,
4. Yours friend của em ở đây là sai, nếu dùng yours thì chỉ lên đứng một mình.
5. Sincerely yours hay yours sincerely.... thì em không rõ, nhưng em đọc tất cả các sách hướng dẫn viết thư, họ đều dùng yours sincerely.
6. Nói chung em nghĩ văn phong tiếng anh,cũng như văn phong tiếng việt, nó cũng mang phong cách của người viết, nó không có khuôn mẫu chung ngoài mình phải viết đúng ngữ pháp, trật tự từ.......

 

[sweet_girl]

Tiếng Việt ta thường xuyên sử dụng dòng bôi đỏ này trong giao dịch.

hi hi vì VN vẫn là dòng sông nhỏ, đã là biển lớn đâu.

 

[ptm0412]

# Câu viết dài hay ngắn tùy vào nội dung của từng câu, chứ không nhất thiết nó phải dài hay phải ngắn, cái quan trọng là xác định được thế nào là một câu hoàn chỉnh.

Câu dài mà hay thì nói làm gì, dài mà lủng củng thì nên viết ngắn thôi.

# Sau while + S + Verb hoặc While + doing .Thêm một điểu nữa, khi đề cập đến tương lai, hãy dùng thì hiện tại ( không phải will ) sau while

Thông thường sau While còn có 1 mệnh đề chính thí dụ như:

While he was waiting for a friend, he saw a traffic accident

Và thông thường người ta lược bớt subject trong mệnh đề phụ nếu 2 mệnh đề có cùng subject. Câu trở thành:

While waiting for a friend, he saw a traffic accident.

Ngoài ra, while có thể dùng với cả thì quá khứ nữa, không phải chỉ có hiện tại không thôi.

 

[ptm0412]

Some samples of personal letter

Letter number 1:

From: Miss Olga
To: "Thanh My Pham"

Monday, October 20, 2008,
Hello! How are you?!!!!

Hello!!! It was very nice to receive a message from you! I'm not sure what could I write for the first time, I'm sending my photos...

I have many photos, sorry I don't have any professional one, just usual photos. Let me know and I can send more pics! I'm looking forward to visiting your beautiful country and I would like to find a man over there who will be interested in meeting me!

I've never been abroad before and I would like to visit there so much! I'm looking for a friend, lover or maybe even something serious... I'm a free bird now, I don't have a boyfriend and I'm open to anything!!! Pls send me your photos and write me about yourself!!!!

I would like to have a serious relationship although I don't know if that's possible in internet so I'm looking just for a good man who can show me over there and....... we will see!!!!!!!! I hope you like my pics!
I`m 26 years old, I hope my age is ok for you?? My height is 5.6 May I hope that you will write me back? I hope so much!
Also I hope I'm your type of girl, I'm not sure you like Slavic appearance!!

OK, I will wait for your answer. When I hear back from you I will write more things about myself and send more pics!

Olga (this is my real name)

PS: This is my personal e-mail address so pls answer me here ok?

 

[ptm0412]

Letter number 2:

From: Miss Olga

To: "Thanh My Pham"

Date: Monday, October 20, 2008, 10:57 PM

One-winged Angel!!!

Hello! It's me, one-winged Angel!! My task here on earth is to find another one-winged angel, who will share his wing with me, who will hold me and together we can fly back to the most high! Just joking!
I thought I will write you again and send few more pics of myself! I'm sending four more pics! I hope you will like them! Those pics in swimming suit were taken in Turkey.

I think my body and face are OK but I believe the personality and the soul is what makes a person beautiful, it does not always have to be the physical appearance. Real beauty is the beauty of soul.

I'm very tired now, I've just returned from my work. I will go to bed soon as I will write a longer email tomorrow, OK? I will write you much more about myself! Please tell me more about yourself and your hobbies and things you like and hate!

I wish you good night and let Angels come to your dreams and maybe I will be one of them!!!!

Olga

 

[solomon2211]

These two letters was so sweet and romantic. Is she your girl friend ?

 

[ptm0412]

These two letters was so sweet and romantic. Is she your girl friend?

Be patient, Solomon, there are a lot of letters left. I will find and post them gradually.
The last one will answer your question.