Xin giúp đỡ, góp ý về file excel khá nặng (1 người xem)

[koten92]

Mình có người bạn làm công việc theo dõi nhập hàng hóa đầu vào, khối lượng nhiều mà khá vất vả khi hằng ngày phải làm từng báo cáo. Nên mình có mò mẫm về excel để lập 1 file theo dõi và báo cáo hằng ngày cho nó.

File này: http://www.mediafire.com/view/hhzxlvo2xadl60a/Xi_mang_binh_lo.xls được lập để nhập dữ liệu cả năm nên tuy chưa có dữ liệu, chỉ mới có công thức mà đã hơn 30m. File thì nặng, tuy nhiên có lúc mở trơn tru, có lúc thì ì ạch không làm nổi.

Mình cũng ko biết nhiều về excel, chỉ mò mẫm tạo ra nó nên mọi người cho mình hỏi:

- Lý do file nặng 30m là quá nhiều công thức phải không?

- File mình có thể giảm dung lượng xuống được không? (Vẫn sử dụng các hàm phổ thông như IF, VLOOKUP.. mà không dùng các chương trình khác thay thế).

- Có cách nào biến 1 file excel như vậy thành 1 chương trình để xử lý nhanh hơn ko?

- Giải pháp đơn giản và tối ưu nhất cho file của mình để chạy nhanh hơn?

Chân thành cảm ơn!

 

[koten92]

Quên mất password protection là 1234!

 

[phucbugis]

Mình có người bạn làm công việc theo dõi nhập hàng hóa đầu vào, khối lượng nhiều mà khá vất vả khi hằng ngày phải làm từng báo cáo. Nên mình có mò mẫm về excel để lập 1 file theo dõi và báo cáo hằng ngày cho nó.

chào bạn,
mình đã kiểm tra file đó, nói chung là do tạo quá nhiều công thức --> file nặng.

các bước mình đã làm để giảm dung lượng file:

1. thử Convert file đó sang .xlsx: file từ 30,5 MB ---> 5,2 MB
2. xóa thuộc tính các sheet (Du lieu, Ngay, Thang) giảm xuống còn 3,94 MB
3. loại bỏ số liệu 2 sheet Ngay, Thang --> kích thước file lúc này là 800 KB
nhưng có thể bạn đang dùng Excel 2003 -> mình chuyển lại đuôi xls -> dung lượng file bị tăng lên lại thành 5,5 MB

'-----
điều quan trọng là ở bước 3:
việc lọc số liệu từ sheet Du lieu sang 2 sheet kia, bạn ko cần phải lập sẵn công thức như vậy mà có thể dùng đến Macro - Advanced Filter (nếu điều kiện lọc ko quá phức tạp)

- còn sheet Du lieu: số liệu đến đâu thì mình tạo công thức đến đó --> tạo sẵn nhiều thế sẽ bị ảnh hưởng cho mỗi lần mở file (tạo dư khoảng vài trăm row là được rồi.)

'----
link: https://www.mediafire.com/?jwoxr5ve91uqa7u

 

[koten92]

- Mình thử convert từ xls sang xlsx, còn 5,4m, sau đó convert sang xls thì vẫn 30,4. Vậy là việc convert đi, lại ko có hiệu quả phải ko (hay mình làm không đúng cách)?

- Cái bạn nói: Xoá bỏ thuộc tính sheet nghĩa là thế nào bạn có thể nói rõ mình biết ko?

- Mục đích của file này là để nhập số liệu để hằng ngày theo dõi. Và quan trọng nhất là báo cáo hằng ngày. Vì là báo cáo hằng ngày nên mình sẽ xóa sheet tháng, năm, cái đó mình tạo thêm để khi bạn mình cần tổng hợp chỉ cần đánh số là được, mà ko để ý là nó tốn gần nửa dung lượng file

- Dữ liệu hằng ngày bạn mình nhập phải tầm trên dưới 50 dòng, nên nếu tạo quá ít sẽ bất tiện về lâu dài, và bạn mình chẳng biết gì về excel, công thức, chỉ đơn giản làm thủ công thôi. Vậy nên mình tạo cái này để bạn ấy nhập dữ liệu trong 1 năm (nên mới >15.000 dòng chứ không phải 2-300 dòng, việc để bạn ấy tự tạo thêm dòng, copy paste trên nền công thức sợ rằng sẽ lộn tùng phèo). Và quan trọng nhất là khi cần in báo cáo ngày thì chỉ việc đánh số, tự nhảy dữ liệu và in ra.

- Cái Macro thì mình ko biết Vì mình cũng ko biết gì về excel lắm, chỉ mò mẫm đc từng đó thôi, sợ mấy file này lắm, đau đầu

Cảm ơn bạn!

 

[phucbugis]

- Mình thử convert từ xls sang xlsx, còn 5,4m, sau đó convert sang xls thì vẫn 30,4. Vậy là việc convert đi, lại ko có hiệu quả phải ko (hay mình làm không đúng cách)?

đúng rồi, phải xử lý như ở bước 2, 3 mình có đề cập đó.

- Cái bạn nói: Xoá bỏ thuộc tính sheet nghĩa là thế nào bạn có thể nói rõ mình biết ko?

mình đã kiểm tra sheet đó ko có bất kỳ Conditional Formatting nào cả nên đã làm theo cách sau:
- chọn toàn bộ dữ liệu của sheet (Ctrl + A)
- trên thanh Ribbon chọn tab HOME - tại nhóm Editing - chọn Clear - Clear Formats.

- Mục đích của file này là để nhập số liệu để hằng ngày theo dõi. Và quan trọng nhất là báo cáo hằng ngày. Vì là báo cáo hằng ngày nên mình sẽ xóa sheet tháng, năm, cái đó mình tạo thêm để khi bạn mình cần tổng hợp chỉ cần đánh số là được, mà ko để ý là nó tốn gần nửa dung lượng file

mình nghĩ, dùng công thức cũng được nhưng ko phải lập theo kiểu đó. Và có 1 nhược điểm khi dùng công thức là cũng phải chừa sẵn row để khỏi lọc thiếu số liệu bên kia. --> dùng Macro lọc trực tiếp linh hoạt hơn.

- Dữ liệu hằng ngày bạn mình nhập phải tầm trên dưới 50 dòng, nên nếu tạo quá ít sẽ bất tiện về lâu dài, và bạn mình chẳng biết gì về excel, công thức, chỉ đơn giản làm thủ công thôi. Vậy nên mình tạo cái này để bạn ấy nhập dữ liệu trong 1 năm (nên mới >15.000 dòng chứ không phải 2-300 dòng, việc để bạn ấy tự tạo thêm dòng, copy paste trên nền công thức sợ rằng sẽ lộn tùng phèo). Và quan trọng nhất là khi cần in báo cáo ngày thì chỉ việc đánh số, tự nhảy dữ liệu và in ra.

- Cái Macro thì mình ko biết Vì mình cũng ko biết gì về excel lắm, chỉ mò mẫm đc từng đó thôi, sợ mấy file này lắm, đau đầu

Cảm ơn bạn!

việc thêm row 1 cách tự động cũng được, bạn tham khảo link sau sẽ rõ: Code tự động thêm dòng

'----
đối với 1 thao tác hay lập đi lập lại thì bạn đều có thể sử dụng Macro (Lập trình VBA) để hỗ trợ.