Tự học Microsoft PowerPoint 2010 (1 người xem)

TranThanhPhong · 16/1/10

Chương 1. Giới thiệu PowerPoint 2010

Tải ebook tại đây: http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?t=35259

PowerPoint 2010 là một phần của bộ Microsoft Office 2010. Cũng giống như Word (chương trình xử lý văn bản), Excel (bảng tính), Outlook (trình quản lý e-mail và quản lý công việc cá nhân) và Access (cơ sở dữ liệu), PowerPoint giúp chúng ta tạo nên các bài thuyết trình sinh động và lôi cuốn.

Khi thuyết trình, chúng ta có thể dùng các loại dụng cụ hỗ trợ như:slide 35mm, phim chiếu cho máy overhead, các slide trên máy tính, bản thuyết trình được in ra giấy, các bản ghi chú của người thuyết trình. PowerPoint có thể tạo ra tất cả các loại dụng cụ trên và có thể kèm theo các hiệu ứng hấp dẫn và thu hút người nghe.

Do PowerPoint được tích hợp rất chặt chẽ với các thành phần khác của bộ Microsoft Office 2010, nên chúng ta có thể chia sẽ thông tin giữa các ứng dụng này rất dễ dàng. Ví dụ, chúng ta có thể vẽ biểu đồ trong Excel và có thể chèn biểu đồ này vào slide của PowerPoint hoặc chúng ta có thể chép các đoạn văn bản của Word để đưa vào slide,...

1. Những điểm mới trong PowerPoint 2010

Cũng giống như các chương trình khác của bộ Office 2010, giao diện PowerPoint 2010 được phát triển lên từ phiên bản 2007. Giao diện Ribbonmang lại nhiều tiện lợi trong việc thao tác cho người dùng và với nhiều tính năng mới sẽ giúp tạo nên những bài thuyết trình sinh động, hấp dẫn một cách nhanh chóng. Dưới đây là một số tính năng mới mà bạn sẽ gặp trong quá trình sử dụng phiên bản này.

Ribbon mới

PowerPoint 2010 xây dựng Ribboncó các nút lệnh đồ họa dễ nhận biết được chia thành nhiều Tab (ngăn) thay cho hệ thống thực đơn xổ xuống trước đây.Mỗi tab giống như một thanh công cụ với các nút lệnh và danh sách lệnh cho người dùng lựa chọn sử dụng.

Các tab không dễ tùy biến dễ như các thang công cụ ở các phiên bản trước, nhưng PowerPoint 2010 có thêm một thanh công cụ gọi là Quick Access Toolbar(QAT - thanh công cụ truy cập nhanh) giúp người dùng có thể tùy biến và gắn thêm các nút lệnh thường dùng một cách nhanh chóng và dễ dàng.Bạn có thể thêm vào QAT bất kỳ nút lệnh nào bằng cách nhấp phải chuột vào nó và chọn Add to Quick Access Toolbar.

Ribbon xuất hiện thêm ngăn Transitions giúp việc áp dụng hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác được nhanh và thuận tiện hơn. Ngoài ra, nút Minimize the Ribbon giúp người dùng dễ dàng phóng to hay thu gọn Ribbon.

Ngăn File thay cho nút Office

Ngăn File chứa các lệnh liên quan đếnbài thuyết trình đang soạn thảo như thuộc tính tập tin, thiết lập mật mã bảo vệ, lưu trữ, in ấn và chia sẽ bài thuyết trình.

Hỗ trợ làm việc cộng tác

PowerPoint 2010 cho phép nhiều người cùng biên soạn hay hiệu chỉnh bài thuyết trình một cách đồng thời. Chúng ta có sử dụng máy chủ SharePoint của công ty hoặc các trang web hỗ trợ ứng dụng web PowerPoint như là Windows Live để lưu trữ bài thuyết trình. Khi đó, nhiều người có thể truy cập vào hiệu chỉnh bài thuyết trình và các điều chỉnh sẽ được đồng bộ một cách tự động.

Nhóm các slide vào các phần trong bài thuyết trình

Nhóm các slide trong các bài thuyết trình lớn thành các section sẽ giúp việc quản lý được dễ dàng thuận tiện hơn khi tìm kiếm nội dung. Khi nhiều người cùng tham gia biên soạn trên một bài thuyết trình thì việc phân chia công việc biên soạn theo section sẽ mang lại sự thuận lợi hơn rất nhiều.Chúng ta có thể đặt tên, in ấn và áp dụng các hiệu ứng lên các section.

Trộn và so sánh nội dung của các bài thuyết trình

Chúng ta có thể so sánh nội dung các bài thuyết trình với nhau và phối hợp chúng lại bằng cách sử dụng tính năng mới Compare trong PowerPoint 2010. Chúng ta có thể quản lý và lựa chọn những thay đổi hoặc hiệu chỉnh mà mình muốn đưa vào bài thuyết trình cuối cùng. Tính năng Compare sẽ giúp chúng ta giảng đáng kể thời gian đồng bộ các sự hiệu chỉnh trong nhiều phiên bản của cùng một bài thuyết trình.

Hỗ trợ vừa soạn thảo vừa chạy thuyết trình trên cùng một màn hình

Chức năng mới Reading view hỗ trợ cho việc soạn thảo, tham khảo các bài thuyết trình kháchoặcxem trước các hiệu ứng, các đoạn phim hoặc âm thanh trên cùng một màn hình.

Thanh Phong

Tải Microsoft Office 2010 Beta tại đây: http://www.microsoft.com/office/2010/en/default.aspx

TranThanhPhong · 16/1/10

Những điểm mới trong PowerPoint 2010

Những điểm mới trong PowerPoint 2010 (tt)

Biên soạn bài thuyết trình mọi lúc mọi nơi

Với tài khoản Windows Live, chúng ta có thể sử dụng các ứng dụng web PowerPoint, Word và Excel miễn phí. Chúng ta có thể biên soạn bài thuyết trình trực tuyến ngay trong trình duyệt web.

Nhúng , hiệu chỉnh và xem video trong bài thuyết trình

Trong phiên bản PowerPoint 2010 hỗ trợ mạnh hơn về đa phương tiện trong bài thuyết trình. Cụ thể, chúng ta có thể nhúng, cắt xén áp dụng các hiệu ứng định dạng lên các hình ảnh và đoạn phim ngay trong bài thuyết trình.

Cắt xén video

Tính năng cắt xén video trong PowerPoint 2010 giúp loại bỏ các phần không cần thiết và giúp nội dung bài thuyết trình tập trung hơn.

Chèn video từ các nguồn trên mạng

Chèn video từ các nguồn trên mạng cũng là một tính năng nổi bật của PowerPoint 2010. Tập tin video này có thể do chúng ta tải lên các dịch vụ lưu trữ trực tuyến hoặc bạn sưu tầm được. Có nhiều dịch vũ lưu trữ, chia sẽ video trực tuyến hoàn toàn miễn phí như YouTube, Yahoo Video, Clip.vn, Google Videos,… Mội tập tin video lưu trữ trên các trang này thông thường sẽ có đoạn mã dùng để nhúng vào các trang web khác.Ví dụ, với trang Yahoo Video, bạn sao chép đoạn mã trong ô Embed. Sau đó, trên giao diện PowerPoint, bạn nhấn vào nút Video, chọn Video from Online Site…

Tại vùng trống của cửa sổ Insert Video From Online Video Site, bạn dán đoạn mã đã lấy được khi nãy vào. Xong, nhấn Insert. Như vậy là đoạn video đã được chèn vào bài thuyết trình. Tuy nhiên để xem được đoạn video thì máy tính phải có kết nối Internet.

Nhúng video

Những đoạn phim, bài nhạc được nhúng vào sẽ trở thành một thành phần của bài thuyết trình. Chúng ta khỏi phải bận tâm tới việc sao chép các tập tin này gửi kèm theo bài thuyết trình. Ngoài ra, PowerPoint còn cho phép xuất bản bài thuyết trình sang định dạng video để có thể chép ra CD/ DVD, đính kèm theo e-mail hoặc gửi lên web.

Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video

Tính năng chuyển định dạng bài thuyết trình sang các định dạng video giúp việc chia sẽ được dễ dàng hơn. PowerPoint cho phép xuất ra định dạng video với nhiều mức chất lượng hình ảnh khác nhau từ video cho các loại thiết bị di động cho đến các video có độ phân giải cao.

Tích hợp sẵn tính năng chuyển sang định dạng PDF/XPS

Phiên bản Office 2007 đã hỗ trợ tính năng xuất bản bài thuyết trình sang định dạng PDF/ XPS. Tuy nhiên tính năng đó là tùy chọn và người dùng phải tải thêm gói cài đặt về cài váo máy. Phiên bản Office 2010 đã tích hợp sẵn tính năng chuyển định dạng PowerPoint sang PDF/ XPS.

Happy New Year!

Thanh Phong

TranThanhPhong · 16/1/10

Những điểm mới trong PowerPoint 2010 (tt)

Những điểm mới trong PowerPoint 2010 (tt)

Chụp ảnh màn hình

Đây là một tính năng mới rất hay và thú vị, nó giúp chúng ta có thể chụp được các hình ảnh hiện có trên màn và đưa vào bài thuyết trình rất nhanh chóng và tiện lợi.

Thêm nhiều hiệu ứng độc đáo cho hình ảnh

Với phiên bản PowerPoint 2010, bạn có thể áp dụng nhiều hiệu ứng mỹ thuật khác nhau cho các hình ảnh.

Xóa các phần không cần thiết trong hình
[FONT=&quot]
Một tính năng mới bổ sung vào PowerPoint 2010 đó chính là cho phép loại bỏ nền của các hình ngay trong chương trình.[/FONT]

Hỗ trợ tùy biến Ribbon

Với giao diện người dùng thân thiện giúp cho việc tùy biến thanh công cụ Ribbon dễ dàng hơn bao giờ hết.

Nâng cấp SmartArt

SmartArt trong PowerPoint 2007 đã tuyệt vời thì trong phiên bản 2010 càng độc đa hơn với nhóm Picture có rất nhiều mẫu dựng sẵng giúp cho việc minh họa trong bài thuyết trình càng dễ dàng và trực quan hơn.

Nhiều hiệu ứng chuyển slide mới

PowerPoint 2010 bổ sung thêm nhiều hiệu ứng chuyển slide mới, đặc biệt là các hiệu ứng 3-D rất đẹp mắt và sinh động.

Còn tiếp

Thanh Phong

TranThanhPhong · 16/1/10

Những điểm mới trong PowerPoint 2010 (tt)

Những điểm mới trong PowerPoint 2010 (hết)

Sao chép hiệu ứng

Việc áp dụng các hiệu ứng cho các đối tượng trên slide trong PowerPoint 2010 sẽ nhanh hơn rất nhiều nhờ công cụ sao chép hiệu ứng Animation Painter.

Tăng tính di động cho các bài thuyết trình
[FONT=&quot]
Với công cụ Compress Media, PowerPoint 2010 sẽ nén các đoạn video, các âm thanh nhúng trong bài thuyết trình làm cho dung lượng bài thuyết trình được nhỏ hơn và từ đó thuận tiện hơn cho việc chia sẽ và giúp cho việc trình chiếu được tốt hơn.[/FONT]

Broadcast bài thuyết trình

Broadcast bài thuyết trình trực tiếp đến các khán giả từ xa thông qua dịch vụ Windows Live hoặc máy chủ SharePoint ngay trong công ty. Khán giả có thể theo dõi bài thuyết trình trực tiếp thông qua trình duyệt và nghe âm thanh thông qua điện thoại.

Biến con trỏ chuột thành con trỏ laser

Khi muốn nhấn mạnh những nội dung đang trình bày trên slide, chúng ta có thể biến con trỏ chuột thành con trỏ laser bằng cách giữ phím Ctrl và nhấp trái chuột trong chế độ Slide Show.

Hết

Thanh Phong

TranThanhPhong · 15/3/10

Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010

2. Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010

Khởi động PowerPoint 2010

Tùy theo phiên bản Windows mà bạn đang sử dụng mà đường dẫn đến chương trình PowerPoint sẽ khác nhau đôi chút. Trong Windows XP, Windows Vista và Windows 7 thì đường dẫn truy cập đến chương trình là giống nhau. Các bước khởi động như sau:

1. Từ cửa sổ Windows bạn chọn Start
2. Chọn All Programs
3. Chọn Microsoft Office
4. Nhấp chuột lên Microsoft Office PowerPoint 2010

Thoát PowerPoint

Thoát chương trình PowerPoint rất đơn giản, bạn làm theo các cách sau :

Cách 1: Nhấp vào nút Close ( ) ở góc trên cùng bên phải cửa sổ PowerPoint, hoặc
Cách 2: Vào ngăn File chọn Exit, hoặc
Cách 3: Dùng tổ hợp phím tắt <ALT+F4>

Khi có sự thay đổi trong nội dung bài thuyết trình mà bạn chưa lưu lại thì PowerPoint sẽ hiện hộp thoại nhắc nhở bạn.

Chọn Save: sẽ lưu lại các thay đổi trước khi thoát PowerPoint
Chọn Don’t Save: sẽ thoát PowerPoint mà không lưu lại các thay đổi
Chọn Cancel: để hủy lệnh thoát PowerPoint

TranThanhPhong · 15/3/10

Tìm hiểu các thành phần trên cửa sổ chương trình Microsoft PowerPoint

3. Tìm hiểu các thành phần trên cửa sổ chương trình Microsoft PowerPoint

Giao diện của PowerPoint 2010 không có nhiều thay đổi so với phiên bản 2007. Các thành phần trên cửa sổ PowerPoint như sau:

Thanh tiêu đề (Title bar):Thể hiện tên của chương trình đang chạy là PowerPoint và tên của bài trình diễn hiện hành. Nếu cửa sổ chưa toàn màn hình thì ta có thể dùng chuột kéo Title bar để di chuyển cửa sổ.
Ribbon:Chức năng của Ribbon là sự kết hợp của thanh thực đơn và các thanh công cụ, được trình bày trong các ngăn (tab) chứa nút và danh sách lệnh.
Quick Access Toolbar:Chứa các lệnh tắt của các lệnh thông dụng nhất. Bạn có thể thêm/ bớt các lệnh theo nhu cầu sử dụng.
Nút Minimize:Thu nhỏ cửa sổ ứng dụng vào thanh tác vụ (taskbar) của Windows; bạn nhấp vào nút thu nhỏ của ứng dụng trên taskbar để phóng to lại cửa sổ ứng dụng.
Nút Maximize/Restore:Khi cửa sổ ở chế độ toàn màn hình, khi chọn nút này sẽ thu nhỏ cửa sổ lại, nếu cửa sổ chưa toàn màn hình thì khi chọn nút này sẽ phóng to cửa sổ thành toàn màn hình
Nút Close:Đóng ứng dụng lại. Bạn có thể nhận được thông báo lưu lại các thay đổi của bài trình diễn.
Khu vực soạn thảo bài trình diễn:Hiển thị slide hiện hành.
Ngăn Slides: Hiển thị danh sách các slide đang có trong bài thuyết trình
Ngăn Outline: Hiển thị dàn bài của bài thuyết trình
Thanh trạng thái (Status bar): Báo cáo thông tin về bài trình diễn và cung cấp các nút lệnh thay đổi chế độ hiển thị và phóng to, thu nhỏ vùng soạn thảo

Ribbon
Ribbon được tổ chức thành nhiều ngăn theo chức năng trong quá trình xây dựng bài thuyết trình. Trong mỗi ngăn lệnh lại được tổ chức thành nhiều nhóm lệnh nhỏ tạo giúp người dùng dễ hiểu và dễ sử dụng các chức năng của chương trình.

File:Mở thực đơn Filetừ đó ta có thể truy cập các lệnh mở (open), lưu (save), in (print),tạo mới (new) và chia sẽ bài thuyết trình.

Home:Chứa các nút lệnh thường xuyên sử sụng trong quá trình soạn thảo bài thuyết trình như là các về lệnh sao chép, cắt, dán, chèn slide, bố cục slide, phân chia section, định dạng văn bản, vẽ hình và các lệnh về tìm kiếm, thay thế…

Insert: Thực hiện các lệnh chèn, thêm các đối tượng mà PowerPoint hỗ trợ như là bảng biểu, hình ảnh, SmartArt, đồ thị, văn bản, đoạn phim, âm thanh,…

Design:Thực hiện các lệnh về định dạng kíc cở và chiều hướng của các slide, handout, áp dụng các mẫu định dạng và các kiểu hình nền cho slide.

Transitions: PowerPoint 2010 tổ chức Transitions thành một ngăn mới trên Ribbon giúp chúng ta có thể áp dụng và thiết lập các thông số cho các hiệu ứng chuyển slide rất nhanh chóng và thuận lợi. Ngoài ra, chúng ta có thể xem trước hiệu ứng chuyển slide ngay trong chế độ soạn thảo.

Animations: Danh mục các hiệu ứng áp dụng cho các đối tượng trên slide, sao chép hiệu ứng giữa các đối tượng, thiết lập thời gian cũng như các sự kiện cho các hiệu ứng.

Slide Show: Chuẩn bị các thiết lập cho bài thuyết trình trước khi trình diễn, tùy biến về mặt nội dung của bài thuyết trình trong các tình huống báo cáo, broadcast bài thuyết trình cho các khán giả theo dõi từ xa và thiết lập các thông số cho các màn hình hiển thị khi trình diễn.

Review: Ghi chú cho các slide trong bài thuyết trình, so sánh và trộn nội dung giữa các bài thuyết trình và công cụ kiểm tra lỗi chính tả.

View: Chuyển đổi qua lại giữa các chế độ hiển thị, cho hiển thị hoặc ẩn thanh thước, các đường lưới, điều chỉnh kích thước vùng sọan thảo, chuyển đổi giữa các chế độ màu hiển thị, sắp xếp các cửa sổ,…

Developer: Ngăn này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người có hiểu biết về VBA. Để mở ngăn này nhấn vào nút File | Options | Customize Ribbon |Developer.

Add-Ins: Ngăn này chỉ xuất hiện khi cài đặt thêm các tiện ích cho PowerPoint.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 16/3/10

4. Thay đổi kiểu hiển thị trong cửa sổ chương trình

4. Thay đổi kiểu hiển thị trong cửa sổ chương trình

PowerPoint 2010 có hai nhóm hiển thị đó là nhóm Presentation Views dùng trong quá trình sọan thảo và nhóm Master Views dùng trong quá trình thiết kế slide, bố cục bản in và trang chú slide thích. Mỗi kiểu hiển thị có công dụng riêng trong quá trình soạn thảo, thiết kế, chỉnh sửa hoặc trình chiếu bài thuyết trình.

Nhóm Presentation Views có các kiểu hiển thị sau:

Normal: Chế độ này dùng rất nhiều trong quá trình biên soạn bài thuyết trình
Slide Sorter: Chế độ này giúp xem tổng thể bài trình diễn, bố cục, cũng như trình tự các slide trong bài thuyết trình.
Notes Page: Chế độ này giúp ta thêm các ghi chú vào slide (các ghi chú này sẽ không hiển thị khi trình chiếu)
Reading View: Xem trước bài thuyết trình trong giao diện soạn thảo

Muốn chuyển qua lại giữa các chế độ hiển thị thì bạn vào ngăn View trênRibbon, sau đó chọn kiểu hiển thị mong muốn hoặc chọn kiểu hiển thị trực tiếp từ góc dưới bên phải thanh trạng thái. Dưới đây là các hình minh họa của các kiểu hiển thị:

Nhóm Master Views

Slide Master: Lưu trữ thông tin về thiết kế kiểu dáng, màu sắc, font chữ, bố cục,… cho các slide
Handout Master: Thiết lập các thông số cho các trang in handout như chiều handout, chiều của các slide bố trí trên handout, số slide trên một trang in, sắp xếp vị trí của các header, footer, hộp hiển thị ngày tháng và số trang trên handout,…
Notes Master: Thiết lập các thông số cho các trang in kèm thông tin ghi chú của slide tương tự như handout.

Slide Show: Ngoài hai nhóm hiển thị trên, PowerPoint còn một kiểu hiển thị nữa được sử dụng khi trình chiếu bài thuyết trình gọi là Slide Show. Slide Show là chế độ trình chiếu toàn màn hình, các slide sẽ lần lượt xuất hiện theo thứ tự được sắp sếp trong bài thuyết trình.

Phím tắt:
Nhấn phím F5 để chuyển sang chế độ trình diễn từ slide bắt đầu, nhấn tổ hợp phím <Shift + F5> để bắt đầu trình chiếu từ slide hiện hành.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 17/3/10

5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh

5. Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh

Bạn có thể thêm nhanh các nút lệnh được tích hợp sẵn cho QAT bằng cách nhấp trái chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar ( ) trên QAT. Sau đó, bạn chọn hoặc bỏ chọn các nút lệnh cho hiện hoặc ẩn trên QAT.

Bạn cũng có thể thêm các nút lệnh khác vào QAT theo hướng dẫn sau:

Chọn nút File | Options | Hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện
Chọn Quick Access Toolbar từ danh sách bên trái
Chọn các nhóm lệnh từ hộp Choose commands from …. Sau đó, bạn chọn các nút lệnh từ hộp bên dưới và nhấn nút Add >> để thêm vào hộp danh sách bên phải.
Nếu bạn muốn bỏ một nút lệnh nào đó khỏi QAT thì chọn nó từ hộp Customize Quick Access Toolbar bên phải và nhấn nút Remove
Để trả QAT về trạng thái mặc định thì nhấn nút Reset và chọn Reset only Quick Access Toolbar.
Bạn chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon thì QAT sẽ xuất hiện bên dưới Ribbon.
Để hoàn tất việc tùy biến QAT thì nhấn nút OK.

6. Phóng to/ thu nhỏ cửa sổ làm việc

Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ vùng soạn thảo trong cửa sổ PowerPoint 2010 bằng cách sử dụng thanh Zoom trên thanh trạng thái hoặc dùng hộp thoại Zoom. Bạn có thể phóng to hoặc thu nhỏ vùng làm việc trong khoảng từ 10% đến 400%. Bạn nên sử dụng tùy chọn Fit Slide to Current Window để có được vùng làm việc tốt nhất.

Để gọi hộp thoại Zoom thì bạn chọn Ribbon | View | chọn Zoom. Cách nhanh hơn là bạn nhấp chuột vào nút chỉ số phần trăm trên thanh trạng thái hoặc nhấn tổ hợp phím <ALT + W + Q>.

TranThanhPhong · 17/3/10

7. Thanh thước ngang và dọc

7. Thanh thước ngang và dọc

Các thanh thước ngang và dọc giúp chúng ta trong việc bố trí các thành phần trên slide chính xác hơn. Bạn vào chọn ngăn View trên Ribbon, sau đó chọn Rulers tại nhóm Show.

Thanh thước ngang và dọc chỉ có trong kiểu hiển thị Normal và Notes Page và đơn vị tính trên thanh thước tùy thuộc vào thiết lập Regional Settings trong Control Panel của Windows.

Bạn có thể tắt bớt thanh thước dọc bằng cách vào File | Options | chọn Advance| tìm đến mục Display| bỏ chọn Show vertical ruler.

8. Các đường lưới

Các đường lưới (gridlines) chia slide thành các ô vuông có kích thước bằng nhau giúp chúng ta canh chỉnh các đối tượng dễ dàng vàcác đường này sẽ không hiển thị khi in ra giấy. Những cách bật/ tắt các đường lưới:

Cách 1: Nhấn tổ hợp phím <Shift+F9>.
Cách 2: View | nhóm Show| chọn Gridlines.
Cách3: Home | nhóm Drawing | chọn Arrange | chọn Align | chọn View Gridlines.

Hộp thoại Grid and Guides cho phép thiết lập khoảng cách giữa các đường lưới cũng như nhiều tùy chọn khác.Có nhiều cách mở hộp thoại Grid and Guides:

Cách 1: Home | nhóm Drawing| chọn Arrange | chọn Align | chọn Grid Settings...
Cách 2: View | nhóm Show | chọn Grid Setting

Trần Thanh Phong

TranThanhPhong · 17/3/10

9. Đường trợ giúp khi vẽ

9. Đường trợ giúp khi vẽ

Đường trợ giúpkhi vẽ (guides) cũng giống như các đường lưới trên slide nhưng ta có thể kéo và thả chúng đến các vị trí mong muốn. Các đường trợ giúp này giúp chúng ta dễ dàng trong việc canh chỉnh vị trí của các đối tượng trên slide và chúng sẽ không được hiển thị khi in ra giấy.

Để bật đường trợ giúp khi vẽ bạn vào View | nhóm Show | chọn Guides. Bạn có thể tạo thêm các đường trợ giúp bằng cách giữ phím Ctrl trong khi dùng chuột kéo đường trợ giúp ngang/ dọc đến vị trí mới và nhả chuột.

Xóa bớt các đường trợ giúp bằng cách dùng chuột kéo chúng ra khỏi diện tích của slide.

10. Xem bài thuyết trình ở các chế độ màu sắc khác nhau

Khi soạn thảo bài thuyết trình, chúng ta thường soạn thảo trong chế độ đầy đủ màu (Color View). Tuy nhiên, bạn nên kiểm tra bài thuyết trình trên màn hình ở chế xem đen/ trắng (Black and White) hoặc tông màu xám (Grayscale) trước khi bạn muốn in ra giấy trên máy in trắng đen.

Để chuyển đổi qua lại giữa các chế độ màu hiển thị, bạn nhấp chuột vào ngăn View| nhóm Color/ Grayscale | chọn kiểu hiển thị là Color, Grayscale hoặc Black and White

Sau khi kiểm tra bài thuyết trình trong các chế độ màu sắc khác nhau, bạn nhấp chuột vào nút Back To Color View để màn hình trở về chế độ đầy đủ màu sắc. Các tùy chọn kiểu màu Black and White hoặc Grayscale không làm ảnh hưởng đến các màu sắc đang có trên các slide mà chúng chỉ có tác dụng khi in ra giấy trong chế độ Black and White hoặc Grayscale.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 17/3/10

11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ

11. Xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ

Tính năng xem cùng một bài thuyết trình trong nhiều cửa sổ rất hữu ích khi chúng ta muốn tham khảo, sao chép, so sánh,… thông tin của các slide khác trong bài khi đạng biên soạn nội dung cho một slide mới. Để mở thêm một cửa sổ mới cho bài thuyết trình, bạn vào View | nhóm Window | chọn New Window.

Mỗi cửa sổ hiển thị sẽ được đánh số phía sau tên bài thuyết trình trên thanh tựa đề của cửa sổ PowerPoint.

12. Sắp xếp các cửa sổ

Khi bạn mở nhiều cửa sổ cùng một lúc bằng cách nhân bản hoặc do mởnhiều tập tin PowerPoint, bạn có thể dùng chức năng sắp xếp các cửa sổ để dễ dàng hơn trong việc chuyển đổi cửa sổ, biên soạn, hoặc so sánh nội dung giữa các bài thuyết trình. Có hai kiểu sắp xếp cửa sổ như sau:

Kiểu Arrange All: Vào View | nhóm Window | chọn Arrange All. Các cửa sổ sẽ được dàn ra trên màn hình và không bị chồng lên nhau.
Kiểu Cascade: Vào View | nhóm Window | chọn Cascade. Các cửa sổ được sắp xếp theo cách xếp chồng lên nhau, mỗi cửa sổ chỉ thấy thanh tựa đề.

Các lệnh sắp xếp này sẽ không có tác dụng đối với các cửa sổ PowerPoint thu nhỏ nằm trên thanh Taskbar của Windows.

13. Chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ

Bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ làm việc của PowerPoint bằng cách vào ngăn View | nhóm Window | chọn Switch Windows | chọn tên tập tin PowerPoint cần xem.

14. Sử dụng trình trợ giúp

Trình trợ giúp của PowerPoint giống như một quyển sách tham khảo toàn diện nhất. Bạn có thể tìm kiếm các hướng dẫn từ trình trợ giúp này mỗi khi gặp khó khăn trong việc sử dụng các chức năng của chương trình. Trình trợ giúp sẽ cung cấp các hướng dẫn từng bước rất dễ theo dõi và dễ hiểu, tuy nhiên bạn cần phải thành thạo tiếng Anh mới có thể sử dụng tốt nguồn tài nguyên này.

Để mở trình trợ giúp của PowerPoint, bạn nhấn phím F1 hoặc nhấp nút Help trong cửa sổ chương trình PowerPoint.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 17/3/10

15. Hỏi đáp

15. Hỏi đáp

Các câu hỏi:

Câu 1. Hãy tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh (QAT)?

Yêu cầu QAT sẽ có các nút lệnh theo thứ tự sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo, Copy, Paste, Pulish as PDF or XPS và chia làm 2 nhóm ngăn cách nhau bởi một đường ranh giới (separator) trước nút Copy.

Trả lời:
Chúng ta có thể tùy biến QAT của PowerPoint cho một tập tin cụ thể hay cho tất cả các tập tin trong chương trình.

Các bước thực hiện như sau:

1. Khởi động chương trình PowerPoint
2. Trên cửa sổ chương trình bạn nhấp vào nút Customize Quick Access Toolbar
3. Bạn tích chọn các nút lệnh sau: New, Open, Save, Print Preview, Undo, Redo.

4. Các nút lệnh còn lại không có sẵn cho bạn chọn, do vậy bạn chọn ngăn Home trên Ribbon, đến nhóm Clipboard và nhấp phải chuột lên nút Copy và chọn Add to Quick Access Toolbar.

5. Thực hiện lại bước 4 để thêm nút Paste vào QAT. Tuy nhiên để thêm seperator và nút Pulish as PDF or XPS thì không thể thêm vào QAT theo các cách trên được. Bạn hãy vào File, chọn Options. Hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện.

6. Chọn nhóm Quick Access Toolbar, từ khung Choose commands from bên trái, chọn <Separator> và nhấn nút Add để thêm vào khung Customize Quick Access Toolbar bên phải.
7. Bạn thấy nút lệnh Publish as PDF or XPS nằm trong ngăn File trên Ribbon. Do vậy, bạn chọn File Tab từ hộp Choose commands from để các nút lệnh trong nhóm này được liệt kê trong hộp bên dưới.

8. Bạn chọn nút Publish as PDF or XPS và nhấn nút Add để thêm vào QAT.
9. Tại khung Customize Quick Access Toolbar:

Chọn For all documents (default) thì thanh QAT tùy biến này sẽ có tác dụng cho tất cả chương trình PowerPoint.
Chọn “Tên tập tin thuyết trình.pptx” thì QAT chỉ có tác dụng cho tập tin này.
Bạn chọn các nút lệnh trong khung và nhấn các nút Move Up hoặc Move Down để sắp xếp theo thứ tự yêu cầu.

10. Nhấn nút OK để hoàn tất các tùy chỉnh QAT. Kết quả QAT như sau:

11. Muốn phục hồi QAT về trạng thái mặc định giống như khi mới cài đặt thì bạn vào PowerPoint Options, chọn Quick Access Toolbar, chọn nút Reset tại Customizations và chọn:

Reset only Quick Access Toolbar: chọn sẽ trả QAT về trạng thái mặc định
Reset all customizations: chọn sẽ hủy bỏ tất cả các tùy biến trong PowerPoint kể cả tùy biến Ribbon.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 20/3/10

Câu 2. Tạo một ngăn lệnh mới trên Ribbon

Câu 2. Tạo một ngăn lệnh mới trên Ribbon tên là “Lệnh của tui” như hình sau:

Trả lời:

PowerPoint 2010 cho phép tùy biến Ribbon với giao diện người dùng rất dễ sử dụng và nhanh chóng.

Các bước thực hiện như sau:

1. Khởi động chương trình PowerPoint
2. Vào File, chọn Options, chọn Customize Ribbon.

3. Nhấn vào nút New Tab, một Tab mới được tạo thêm trong danh sách Main Tabs ở trên. Bạn nhấp phải chuột lên Tab vừa tạo và chọn lệnh Rename để đặt tên lại.

4. Nhấp phải chuột lên New Group (Custom) và chọn Rename để đặt tên lại là “Cắt, dán” và nhấp OK để đóng hộp Rename.

5. Chọn lại ngăn “Lệnh của tui” và nhấp chuột 3 lần nút New Group ở bên dưới để thêm vào 3 nhóm lệnh nữa. Sau đó làm theo bước 4 để lần lượt đổi tên là “Định dạng”, “Chèn slide, đối tượng”, “Hiệu ứng”.

6. Để thêm các nút lệnh vào các nhóm lệnh vừa tạo làm theo trình tự sau:

Chọn Choose commands from bên khung bên trái để liệt kê các lệnh thông dụng
Chọn nút lệnh cần đưa vào “Lệnh của tui”
Chọn nhóm lệnh chứa nút lệnh đang chọn từ khung Customize the Ribbon bên phải.
Nhấn nút Add để thêm các lệnh vào các nhóm hoặc nhấn nút Remove để loại bỏ nút không cần khỏi các nhóm.
Thực hiện lại qui trình này để thêm tất cả các nút lệnh vào các nhóm theo yêu cầu câu hỏi.
Nhấn nút Move Up và Move Down để sắp xếp các nút lệnh theo trình tự yêu cầu.

7. Chọn ngăn “Lệnh của tui” và nhấn các nút Move Up hoặc Move Down để đưa ngăn này lên trước ngăn Home.
8. Theo yêu cầu của câu hỏi thì nhóm lệnh “Định dạng” không có các nhãn bên dưới các nút lệnh. Do vậy, bạn nhấp phải chuột lên nhóm lệnh này rồi chọn Hide Command Labels.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 20/3/10

Câu 3. Xin cho biết cách nào di chuyển các tùy biến trong Ribbon và QAT sang Office ở máy tính khác?

Trả lời:

Giả sử bạn đã tùy biến rất nhiều cho Ribbon và QAT từ máy tính ở công ty và bạn muốn chuyển các tùy biến rất tiện lợi này sang Office trong máy tính ở nhà. Trong PowerPoint 2010 nói riêng và Office 2010 nói chung thì yêu cầu này thực hiện rất đơn giản.

Các bước thực hiện như sau:

1. Vào máy tính công ty, khởi động PowerPoint 2010.
2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện
3. Bạn chọn Customize Ribbon, chọn nút Import/Export và chọn Export all customizations.

4. Hộp thoại File Save xuất hiện

Tìm nơi lưu tập tin tại Save in
Đặt tên tập tin tại File name
Save as type để mặc định là Exported Office UI file (*.exportedUI)
Nhấn nút Save để lưu.

5. Chép tập tin vừa xuất ra, mở PowerPoint 2010 ở máy tại nhà. Sau đó, bạn vào hộp thoại PowerPoint Options rồi chọn nút lệnh Import/Export trong khung Customize Ribbon. Bạn chọn tiếp lệnh Import customization file. Trong hộp thoại File Open:

Tìm đến tập tin UI tại hộp Look in
Chọn tên tập UI
Nhấn nút Open để nhập tùy biến Ribbon và QAT vào Office

6. Nhấn nút OK đóng hộp thoại PowerPoint Options.

Câu 4. Cho biết cách thay đổi một số tùy chỉnh trong chương trình PowerPoint?

Thay đổi tông màu (Color scheme) của chương trình.
Tắt tính năng kiểm tra chính tả của văn bản.
Điều chỉnh Recent Presentations lại còn 10.

Trả lời:

Các bước thực hiện như sau:

1. Mở chương trình PowerPoint
2. Vào File, chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện
3. Chọn nhóm General, tại User Interface options, tại hộp Color scheme bạn chọn lại tông màu cho chương trình.

4. Chọn nhóm Proofing, tại When correcting spelling in PowerPoint, bỏ chọn Check spelling as you type.

5. Vào nhóm Advanced, nhóm Display và điều chỉnh tại hộp Show this number of Recent Documents thành 10.

6. Nhấn OK hoàn tất.

[FONT=&quot]
[/FONT] Câu 5. Làm sao ẩn hoặc hiện các thông báo trên thanh trạng thái?

Trả lời:

Nhấp phải chuột lên thanh trạng thái, từ đó chọn hoặc bỏ chọn các thông tin cho thanh trạng thái.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 20/3/10

Chương 2. Tạo bài thuyết trình cơ bản

Chương này trình bày cách tạo một bài thuyết trình mới dựa vào các mẫu thiết kế sẵn của PowerPoint cũng như từ các mẫu định dạng do người dùng thiết kế. Ngoài ra, chương này cũng trình bày một số thao tác cơ bản đối với bài thuyết trình như lưu trữ, chọn định dạng tập tin và thiết lập mật mã để bảo vệ bài thuyết trình.

1. Tạo bài thuyết trình

PowerPoint cung cấp nhiều cách thức để tạo một bài thuyết trình mới. Chúng ta sẽ lần lượt xem qua các cách này.

Tạo bài thuyết trình rỗng

Khi bạn khởi động chương trình PowerPoint thì một bài trình diễn rỗng (blank) đã mặc định được tạo ra, đây chính là cách tạo bài thuyết trình mặc định của PowerPoint và bạn chỉ cần tiếp tục soạn thảo nội cho các slide.

Khi bạn đang trong cửa sổ PowerPoint và bạn muốn tạo thêm một bài thuyết trình rỗng nữa, bạn làm theo các bước sau:

1. Vào ngăn File
2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải
3. Chọn Blank presentation
4. Nhấn nút Create để tạo mới.

Phím tắt:
[FONT="]Dùng tổ hợp phím tắt [/FONT][FONT="]<Ctrl+N>[/FONT][FONT="] để tạo nhanh bài thuyết trình rỗng
[/FONT]

[FONT=&quot]
[/FONT]

Tạo bài thuyết trình từ mẫu có sẵn

PowerPoint Template là các mẫu định dạng đã được thiết kế sẵn (template) kèm theo trong bộ Office hoặc do chúng ta tải từ Internet. Template có thể chứa các layout, theme color, theme font, theme effect, các kiểu nền của slide và có thể chứa cả các nội dung mẫu. PowerPoint cung cấp rất nhiều template và được thiết kế với nhiều chủ đề khác nhau (Business, Education, Finance, Holidays, Inspirational, Religion, Social, Sports, Science, Technology) phù hợp cho rất nhiều tình huống báo cáo trong thực tế.

Chúng ta có thể tự mình thiết kế các template để sử dụng lại nhiều lần hoặc chia sẽ cho người khác. Ngoài ra, trên internet có rất nhiều trang web chuyên cung cấp các kiểu template đẹp và được cập nhật thường xuyên như là: office.com, powerbacks.com, templateswise.com,…

Dùng các mẫu được xây dựng sẵn kèm theo phần mềm Microsoft PowerPoint

Các mẫu trong phần này không nhiều vì PowerPoint còn cho phép bạn chọn mẫu từ các nguồn khác, đặc biệt là từ Internet. Các bước thực hiện:

1. Vào ngăn File
2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải
3. Chọn Sample templates
4. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ.
5. Nhấn nút Create để tạo mới bài thuyết trình

Dùng các mẫu từ trang web office.com

Trang web office.com cập nhật thường xuyên các mẫu thiết kế mới và đẹp, do vậy bạn có thể tạo bài thuyết trình mới sử dụng mẫu từ nguồn này. Các bước thực hiện:

1. Vào ngăn File
2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải
3. Di chuyển đến Office.com templates. Tại đây, các mẫu được nhóm lại theo nội dung của chúng.
4. Ví dụ chọn nhóm là Presentations, chọn tiếp phân loại mẫu là Business và đợi trong giây lát để PowerPoint cập nhật danh sách các mẫu từ Internet.
5. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ.
6. Nếu đồng ý với mẫu đang xem thì nhấn nút Download để tải về và tạo bài thuyết trình mới theo mẫu này.

Dùng các mẫu thiết kế của bạn tạo hoặc các mẫu sưu tầm đang lưu trên đĩa

Khi PowerPoint đã từng tải một mẫu thiết kế mới từ Internet về máy thì nó sẽ tự động lưu mẫu đó vào danh mục My Templates để bạn có thể sử dụng lại sau này. Làm theo các bước sau để sử dụng một mẫu đang lưu trên đĩa:

1. Vào ngăn File
2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải
3. Chọn My templates
4. Chọn một mẫu thiết kế từ danh sách bên dưới và xem hình minh họa phía bên phải cửa sổ.
5. Nếu đồng ý với mẫu đang xem thì nhấn nút OK để tạo bài thuyết trình mới theo mẫu này.

Tạo bài thuyết trình từ một bài có sẵn

Bạn có sẵn một bài thuyết trình mà nội dung của nó tương tự với bài mà bạn sắp tạo. Khi đó, bạn nên tạo bài thuyết trình mới dựa trên bài sẵn có đó để đỡ tốn thời gian làm lại từ đầu. Các bước thực hiện như sau:

1. Vào ngăn File
2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải
3. Chọn New from Existing
4. Hãy tìm đến nơi chứa tập tin trình diễn mẫu và chọn nó.
5. Nhấn nút CreateNew để tạo mới bài trình diễn dựa trên tập tin có sẵn.

Tạo nhanh các slide thuyết trình từ tập tin dàn bài

Ngoài những cách trên, PowerPoint còn cho phép tạo bài thuyết trình từ các tập tin của các ứng dụng khác. Chẳng hạn như, chúng ta biên soạn trước dàn bài của bài thuyết trình trong các trình soạn thảo văn bản Word, WordPad, NotePad,… Sau đó, PowerPoint nhập các dàn bài này vào thành các slide và bạn chỉ cần bổ sung thêm các hình ảnh, video, âm thanh, … là đã có một bài thuyết trình hoàn chỉnh. Các bước thực hiện như sau:

1. Vào ngăn File
2. Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất hiện
3. Tại Files of type chọn kiểu tập tin là All Outlines.
4. Chọn tập tin Outline mong muốn và chọn Open để mở

Cấu trúc Outline:
Outline là tập tin chỉ chứa văn bản, các slide cách nhau bằng một ký hiệu xuống dòng (Enter). Trên mỗi slide, tựa đề slide viết bình thường và các nội dung trên slide thì phải Tab thụt đầu dòng.

Thanh phong

TranThanhPhong · 23/3/10

2. Lưu bài thuyết trình

2. Lưu bài thuyết trình

Trong suốt quá trình biên soạn bài thuyết trình, chúng ta phải thường xuyên thực hiện lệnh lưu tập tin để tránh các sự cố bất ngờ xảy ra có thể làm mất đi các slide mà ta vừa biên soạn. Tùy theo thời điểm thực hiện lệnh lưu mà PowerPoint thực hiện các hoạt động khác nhau, sau đây là một số trường hợp.

Lưu bài thuyết trình lần đầu tiên

Lần đầu tiên thực hiện lệnh lưu tập tin bài thuyết trình thì PowerPoint sẽ mở hộp thoại Save As. Từ hộp thoại này bạn hãy đặt tên cho tập tin, chọn loại định dạng tập tin và chọn vị trí trên ổ đĩa để lưu trữ. Các bước thực hiện như sau:

1. Vào ngăn File
2. Chọn lệnh Save, hộp Save As xuất hiện
3. Nhập tên tập tin bài thuyết trình tại hộp File name. Ví dụ bạn đặt tên tập tin là PowerPoint 2010. (Tập tin này sẽ được dùng để thực hành trong các ví dụ sau này của tài liệu).
4. Chọn loại định dạng tập tin tại Save as type. Ví dụ bạn chọn kiểu tập tin là PowerPoint Presentation (*.pptx).

PowerPoint mặc định kiểu tập tin là PowerPoint Presentation (*.pptx), đây là kiểu định dạng dùng cho PowerPoint 2007 và 2010.
Chúng ta có thể lưu tập tin theo định dạng PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt) để các phiên bản PowerPoint 2003 trở về trước có thể mở được bài thuyết trình tạo trên PowerPoint 2010. Tuy nhiên, các hiệu ứng và các kiểu định dạng đặc thù của PowerPoint 2010 sẽ không hoạt động.

5. Tại hộp Save in, bạn hãy tìm đến thư mục cần lưu tập tin
6. Nhấn nút Save để lưu

Qui định về đặt tên tập tin:
Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự và bạn có thể dùng tất cả các loại ký tự để đặt tên ngoại trừ các ký tự sau <, >,?, *, /, và \.

Lưu bài thuyết trình các lần sau

Sau khi đã lưu tập tin trình diễn, khi có hiệu chỉnh, thêm nội dung và muốn lưu bài thuyết trình lại thì bạn có thể làm theo một trong các cách sau:

VàoFile | chọn nút Save, hoặc
Nhấn nút Save ( ) trên Quick Access Toolbar, hoặc
Nhấn tổ hợp phím tắt <Ctrl+S>

Thêm nút lệnh vào QAT:
[FONT="]Để thêm nút Save vào thanh Quick Access Toolbar bạn nhấp trái chuột vào nút Customize Quick Access Toolbar [/FONT][FONT="]( ) và chọn nút Save. [/FONT]

Lưu bài thuyết trình ở các định dạng khác

Khi lưu bài thuyết trình, bạn có thể chọn các kiểu định dạng tập tin từ hộp Save as type trong hộp thoại Save As. PowerPoint cung cấp rất nhiều kiểu định dạng cho bạn lựa chọn từ việc lưu bài thuyết trình sang định dạng hình ảnh như JPEGs (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html), Open Document Presentation (.odp – phần phềm biên soạn bài thuyết trình trong bộ OpenOffice), và thậm chí là lưu bài thuyết trình sang định dạng phim,...

Thực hiện các bước sau để lưu bài thuyết trình sang các định dạng khác:

1. Mở bài thuyết trình muốn lưu sang định dạng khác.
2. Vào ngăn File
3. Chọn lệnh Save As, hộp Save As xuất hiện
4. Tại Save as type, bạn chọn lại kiểu định dạng khác.
5. Nhấn nút Save để thực hiện lệnh.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 23/3/10

Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video

Chuyển bài thuyết trình sang định dạng video

Phần này chúng ta sẽ thực hiện việc lưu bài thuyết trình sang định dạng video nhằm giúp dễ dàng hơn trong việc giới thiệu đến khán giả và chia sẽ tài liệu. PowerPoint cho phép chuyển bài thuyết trình sang một số định dạng video thông dụng như Windows Media Video (.wmv) và chúng ta có thể dùng các công cụ xử lý phim để chuyển đổi sang các định dạng video khác như .avi, .mov,…

Một điểm rất hay khi chuyển bài thuyết trình sang định dạng video là tất cả các hiệu ứng, hoạt cảnh, âm thanh hay phim nhúng trong bài đều được tự động chuyển theo kể cả việc ghi âm lồng tiếng và sử dụng con trỏ laser trong bài thuyết trình.

Các bước thực hiện như sau:

1. Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng video.
2. Vào ngăn File
3. Chọn lệnh Share
4. Tại nhóm File Types, chọn Create a Video
5. Chọn chất lượng video tại hộp xổ xuống phía bên phải cửa sổ Share. Có 3 lựa chọn cho bạn:

Computer & HD Displays: Để tạo video với chất lượng hình ảnh cao nhất và tập tin sẽ có dung lượng lớn nhất. Kiểu kết xuất này có thể dùng để phát trên màn hình máy tính, máy chiếu hoặc các thiết bị hiển thị có độ phân giải cao.
Internet & DVD: Cho chất lượng video ở mức trung bình và tập tin có kích thước vừa phải. Kiểu kết xuất này thích hợp cho việc chia sẽ qua mạng internet hay chép ra đĩa DVD.
Poratble Devices: Xuất ra video có chất lượng thấp nhất và tập tin sẽ có kích thước nhỏ nhất. Loại kết xuất này thích hợp để tải vào các thiết bị di động như Zune, các PDA hay Smart Phone…

6. Tại Use Recorded Timings and Narrationsbạn có các tùy chọn sau:

Don't Use Recorded Timings and Narrations: Nếu bạn không muốn lồng tiếng và ghi lại các hoạt động của con trỏ laser thì chọn tùy chọn này.
Use Recorded Timings and Narrations: Chỉ cho phép chọn khi bạn đã hoàn tất việc lồng tiếng và các hoạt động của con trỏ laser trong bài thuyết trình. Bạn chọn tùy chọn này nếu muốn video kết xuất có lồng tiếng và các hoạt động của con trỏ laser.

7. Nhấp nút Create Video, hộp thoại Save As xuất hiện
8. Đặt tên tập tin, chọn nơi lưu trữ và nhấn nút Save để bắt đầu chuyển đổi.

Thay đổi thời gian chuyển slide:
[FONT="]Thời gian chuyển slide mặc định là 5 giây. Thay đổi giá trị mặc định này hãy điều chỉnh tại Seconds to spend on each slide trong cửa sổ Create a Video.[/FONT]

Chuyển PowerPoint sang định dạng PDF và XPS

Đôi khi chúng ta muốn cố định các định dạng trong tập tin khi chia sẽ, in ấn phát cho khán giả thì chúng ta nên lưu PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS. Bộ Microsoft Office 2010 tích hợp sẵn công cụ chuyển đổi sang định dạng PDF or XPS rất dễ dàng và nhanh chóng.

Portable Document Format (PDF) là định dạng dữ liệu dùng để chiasẽ phổ biến nhất hiện nay. Định dạng PDF đảm bảo về định dạng của tập tin không bị thay đổi khi xem hoặc in ấn và khá khó khăn khi muốn thay đổi dữ liệu mà nó lưu trữ.Định dạng PDF cũng rất hữu ích cho các tài liệu xuất bản thương mại khi mang đi in ấn.
XML Paper Specification (XPS) cũng là định dạng tập tin có chức năng tương tự PDF nhưng do Microsoft xây dựng.

Các bước chuyển PowerPoint sang định dạng PDF hoặc XPS:

1. Mở bài thuyết trình muốn chuyển sang định dạng PDF/XPS.
2. Vào File
3. Chọnlệnh Share
4. Tại nhóm File Types chọn Create PDF/XPS Document
5. Nhấn nút Create a PDF/XPS, hộp thoại Publish as PDF or XPS xuất hiện
6. Nhập tên bài thuyết trình vào hộp File name

Nếu chọn Open file after publishing thì tập tin PDF/XPS sau khi chuyển sẽ được mở lên.
Tại Optimize for có hai lựa chọn:

Standard: khi muốn phát hành trực tuyến với chất lượng cao về hình ảnh hoặc dùng cho việc in ấn(kích thước tập tin lớn).
Minimum size: dùng cho việc đọc trực tuyến là chủ yếu vì khi in ra các hình sẽ bị mờ (kích thước tập tin nhỏ).

7. Nhấn nút Option để thiết lập thêm các tùy chọn:

Tại Range: chọn các slide cần chuyển đổi hoặc có thể chọn từ custom show mà bạn đã tạo trước đó trong bài thuyết trình.
Tại Publish options: chọn hình thức mà slide sẽ in ra trên giấy như kiểu handout, slide, notes pages hoặc là outline. Ngoài ra còn có các tùy chọn khác như kẽ khung cho slide, in các slide bị ẩn, in các thông tin chú thích hay thông tin chỉnh sửa…
Tại Include non-printing information:

Chọn Document properties thì các thuộc tính của tập tin Powerpoint sẽ chuyển sang thành thuộc tính của tập tin PDF/XPS.
Chọn Document structure tags for accessibility: đưa các thông tin về cấu trúc sang tập tin PDF/XPS.

PDF options: tùy chọn về tính tương thích với tiêu chuẩn ISO và qui định cách chuyển văn bản thành dạng chữ bipmap (làm tăng kích thước tập tin) nếu các font không thể nhúng vào tập tin PDF được.

8. Nhấn nút OK sau khi thiết lập xong các tùy chọn và đóng cửa sổ Options
9. Nhấn nút Publish để bắt đầu chuyển đổi.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 23/3/10

Tùy chọn lưu trữ

Có một số tùy chọn khi lưu trữ đáng chú ý như thiết lập kiểu định dạng mặc định, thiết lập thời gian lưu tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố, qui định thư mục lưu trữ mặc định, thiết lập nhúng font chữ ngay trong bài thuyết trình,…

Thay đổi định dạng tập tin mặc định

Để thay đổi định dạng tập tin lưu trữ mặc định của PowerPoint hãy làm theo các bước sau:

1. Vào ngăn File
2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện
3. Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ
4. Tại Save files in this format bạn chọn kiểu định dạng mặc định từ hộp xổ xuống kế bên.
5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập. Kể từ thời điểm này các tập tin mới tạo khi được lưu sẽ mặc định chọn kiểu định dạng tập tin này.

Thiết lập thời gian lưu trữ tự động với mục đích phục hồi khi có sự cố

1. Vào ngăn File
2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện
3. Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ
4. Chọn Save AutoRecover information every <10> minutes và thiết lập lại khoảng thời gian mà PowerPoint sẽ thực hiện lệnh lưu trữ.
5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập.

Thiết lập thư mục lưu trữ mặc định

1. Vào ngăn File
2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện
3. Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ
4. Tại Default file location nhập vào đường dẫn đến thư mục cần lưu trữ mặc định.
5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập.

Nhúng font kèm theo bài thuyết trình

Nhúng các font chữ đặc biệt mà bạn sử dụng trong bài thuyết trình là rất cần thiết vì có thể những người khác chưa cài đặt các font chữ này vào máy của họ. Các bước để thực hiện như sau:

1. Vào ngăn File
2. Chọn Options, hộp thoại PowerPoint Options xuất hiện
3. Chọn Save từ danh mục bên trái cửa sổ
4. Chọn Embed font in the file và chọn tiếp Embed all characters để cho phép những người khác có thể hiệu chỉnh với những font đặc biệt trong bài thuyết trình.
5. Nhấn OK hoàn tất việc thiết lập.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 26/3/10

3. Bảo vệ bài thuyết trình bằng mật mã

Khi tập tin trình diễn có chứa các thông tin nhạy cảm thì bạn có thể dùng chức năng bảo vệ tập tin bằng mật mã của PowerPoint. Có hai loại bảo vệ là mật mã truy cập khi mở (Open password) và mật mã hiệu chỉnh (Modify password) và bạn có thể sử dụng cả hai nếu thấy cần thiết.

Thiết lập mật mã bảo vệ

Bạn làm theo các bước sau để thiết lập mật mã bảo vệ cho tập tin của mình:

1. Mở tập tin muốn đặt mật mã trên màn hình PowerPoint
2. Vào ngăn File
3. Chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện
4. Đặt tên tập tin tại hộp File name
5. Vào Tools và chọn General Options… hộp thoại General Options xuất hiện
6. Thiết lập mật mã:
· Nếu muốn người dùng phải khai báo mật mã khi mở tập tin thì bạn hãy đặtmật mã vào hộp Password for open
· Nếu muốn người dùng phải khai báo mật mã khi muốn hiệu chỉnh tập tin thì bạn hãy đặt mật mã vào hộp Password ro modify
7. Xác nhận lại các mật mã khi có yêu cầu trong hộp Comfirm Password.
8. Nhấn OK khi hoàn tất đặt mật mã
9. Nhấn nút Save để lưu bài thuyết trình với các mật mã vừa thiết lập.

Thiết lập Macro Security:

Khi chọn nút Macro Security trong hộp thoại General Option ở phần trên, hộp thoại Trust Center xuất hiện và có các tùy chọn sau:

Disable all macros without notification: Khóa tất cả macro và không có thông báo

Disable all macros with notification: Khóa tất cả macro và kèm theo thông báo

Disable all macros except digitally signed macros: Khóa tất cả các macro ngoại trừ các macro đã có chữ ký điện tử.

Enable all macros (not recommendedl potentially dangerous code can run): Cho phép tất cả các macro chạy, nguy cơ nhiễm virus khá cao.

Trust access to the VBA project object model:Xác thực quyền truy cập váo các đối tượng trong VBA project.

Cách khác để truy cập hộp thoại Trust Center là vào File | Options | Trust Center | Trust Center Settings… | chọn Macro Settings.

Ngoài cách đặt mật mã bảo vệ theo cách cũ nêu trên, PowerPoint 2010 đã đơn giản hóa công việc này rất nhiều với tính năng Protect Presentation. Các bước thực hiện như sau:

1. Mở tập tin muốn đặt mật mã trên màn hình PowerPoint
2. Vào ngăn File
3. Chọn Info, chọn Protect Presentation
4. Chọn Encrypt with Password
5. Hộp thoại Encrypt Document xuất hiện yêu cầu bạn nhập mật mã vào
6. Nhấn OK và xác nhận lại mật mã vừa nhập
7. Nhấn OK lần nữa
8. Nhấn Save để lưu các thiết lập vừa thực hiện

Gỡ bỏ mật mã khỏi bài thuyết trình

Khi chia sẽ bài thuyết trình và cho phép người sử dụng mở xem và hiệu chỉnh, chúng ta không nên đặt mật mã. Các hướng dẫn dưới đây chỉ áp dụng cho trường hợp bạn đã biết các mật mã mở và hiệu chỉnh tập tin.

Thực hiện các bước sau để gỡ bỏ mật mã mở và mật mã hiệu chỉnh tập tin:

1. Mở bài thuyết trình đang có mật mã bảo vệ và khai báo các mật mã vào hộp Password khi có yêu cầu.
2. Sau khi bài thuyết trình được mở trong cửa sổ PowerPoint, vào ngăn File
3. Chọn Save As, hộp thoại Save As xuất hiện.
4. Vào Tools chọn General Options…, hộp thoại General Options xuất hiện
5. Xóa bỏ đi các mật mã đang có trong Password to open và Password to modify
6. Nhấn OK để đóng hộp General Options
7. Nhấn nút Save và xác nhận ghi đè lên tập tin đang có.

Khi chỉ có một loại mật mã mở tập tin được áp dụng để bảo vệ tập tin thì chúng ta có thể áp dụng cách sau đây để gỡ bỏ:

1. Mở tập tin muốn xóa bỏ mật mã bảo vệ
2. Sau khi bài thuyết trình được mở trong cửa sổ PowerPoint, vào File
3. Chọn Info, chọn Protect Presentation
4. Chọn Encrypt with Password
5. Xoá bỏ mật mã đang có trong hộp thoại Encrypt Document
6. Nhấn OK để đóng hộp thoại Encrypt Document
7. Nhấn Save để lưu các thiết lập vừa thực hiện

Thanh Phong

TranThanhPhong · 26/3/10

4. Tăng cường độ an toàn cho PowerPoint với tính năng File Block Settings

File Block Settings giúp chúng ta thiết lập cách thức mà PowerPoint sẽ hành xử khi mở các kiểu tập tin PowerPoint ở các phiên bản cũ hơn PowerPoint 2010 (từ Office 2007 trở về trước). File Block Settings cung cấp 3 tùy chọn như sau:

Do not open sellected file types: không cho phép mở tập tin
Open sellected file types in Protected View: cho phép mở tập tin trong chế độ bảo vệ nhưng không cho phép chỉnh sửa nội dung.
Open sellected file types in Protected View and allow editing: cho phép mở tập tin trong chế độ bảo vệ và cho phép chỉnh sửa nội dung.

Thực hiện các bước sau để thiết lập các tùy chọn cho các kiểu tập tin:

1. Vào ngăn File
2. Chọn Options, hộp thoại PowerPointOptions xuất hiện
3. Chọn Trust Center và nhấn nút Trust Center Settings
4. Chọn File Block Settings từ danh sách bên trái cửa sổ Trust Center
5. Nhấp chọn hoặc bỏ chọn vào Open và/ hoặc Save chocác kiểu tập tin để khóa hoặc cho phép kiểu tập tin này được hoạt động trong PowerPoint.
6. Nhấp OK để đóng hộp thoại Trust Center
7. Nhấn OK lần nữa để đóng hộp thoại PowerPointOptions

Thanh Phong

TranThanhPhong · 26/3/10

5. Các thao tác với slide

Khi tạo mới bài thuyết trình, PowerPoint chèn sẵn slide tựa đề với hai hộp văn bản trống gọi là các placeholder. Đây là các placeholder dùng để nhập văn bản. Ngoài ra, PowerPoint còn có nhiều loại placeholder khác để chèn hình ảnh, SmartArt, bảng biểu, đồ thị,…

Có nhiều kiểu bố trí các placeholder trên slide mà PowerPoint xây dựng sẵn được gọi là các layout. Tùy theo nội dung cần xây dựng cho slide mà ta chọn kiểu layout phù hợp.

Chúng ta sẽ thực hiện một số thao tác về chèn slide mới, sao chép slide, xóa slide, chọn layout cho slide, sắp xếp các slide, phân chia các slide thành các nhóm (section),…

Chèn slide mới

Thực hiện theo các bước sau để chèn thêm slide mới vào bài thuyết trình:

1. Chọn ngăn Slides trong chế độ Normal Viewvà nhấp chuột vào dưới slide đầu tiên do PowerPoint tự tạo ra khi bạn tạo bài thuyết trình mới. Khi đó, bạn sẽ thấy một đường nằm ngang nhấp nháy cho biết đó là vị trí mà slide mới sẽ được chèn vào.
2. Vào ngăn Homechọnnhóm Slides
3. Nhấn nút New Slide, hộp chứa các kiểu layout xuất hiện
4. Nhấp chuột chọn một kiểu layout, slide mới sẽ được chèn vào bài thuyết trình theo kiểu layout vừa chọn.

Sao chép slide

Thực hiện theo các bước sau để nhân bản các slide đang chọn:

1. Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong ngăn Slides muốn sao chép
2. Nhấp phải chuột lên một trong số các slide đang chọn để mở thực đơn ngữ cảnh
3. Chọn Duplicate Slide từ danh sách lệnh

Chọn nhiều slide:

Nếu các slide chọn là liên tục: nhấp chuột chọn slide đầu tiên rồi giữ phím Shift và nhấp chuột vào slide cuối cùng.

Nếu các slide chọn là không liên tục: nhấp chuột chọn slide đầu tiên và giữ phím Ctrl trong khi nhấp chuột chọn các slide khác.

[FONT=&quot]
[/FONT]
Thay đổi layout cho slide

Để thay đổi layout của slide, bạn làm theo các bước sau:

1. Trong chế độ Normal View, chọn các slide trong ngăn Slides muốn sao chép
2. Chọn slide cần thay đổi layout
3. Vào ngăn Home | nhóm Slides | nhấn nút Layout
4. Chọn kiểu layout mới cho slide

Thay đổi vị trí các slide

Thực hiện các bước sau sắp xếp hoặc thay đổi vị trí các slide trong bài thuyết trình:

1. Trong chế độ Normal View, chọn slide trong ngăn Slides muốn sắp xếp
2. Dùng chuột kéo slide đến vị trí mới trong ngăn Slides và thả chuột
3. Slide sẽ xuất hiện ở vị trí mới

Xóa slide

Thực hiện các bước sau để xóa các slide:

1. Trong chế độ Normal View, chọn slide trong ngăn Slides muốn xóa
2. Nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa slide hoặc nhấp phải chuột lên slide và chọn Delete Slide
[FONT=&quot]

[/FONT]
Phục hồi slide về thiết lập layout mặc định

Thực hiện các bước sau để trả layout về thiết lập mặc định:

1. Trong chế độ Normal View, chọn slide bị biến đổi layout.Ví dụ: placeholder trong slide bên dưới bị lệch và chúng ta cần trả nó về đúng vị trí mặc định của layout.
2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides
3. Nhấn nút Reset

Nhóm các slide vào các section

Thực hiện các bước sau để trả layout về thiết lập mặc định:

1. Trong chế độ Normal View, chọn slide mà bạn muốn tách thành Section mới
2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides
3. Nhấn nút Setion và chọn Add Section

Đặt tên cho section

Để đặt tên hoặc đổi tên cho section bạn làm theo các bước sau:

1. Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn đặt tên
2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides
3. Nhấn nút Setion và chọn Rename Section
4. Đặt tên mới cho Section và nhấn nút Rename để đổi tên.

Xóa section

Để xoá section bạn làm theo các bước sau:

1. Trong chế độ Normal View, chọn Section muốn xóa
2. Vào ngăn Home, đến nhóm Slides
3. Nhấn nút Setion và chọn Remove Section

Thanh Phong

TranThanhPhong · 26/3/10

6. Mở và đóng bài thuyết trình

Mở lại bài thuyết trình đang lưu trên đĩa

PowerPoint lưu lại đường dẫn đến nơi lưu các tập tin mà bạn làm việc gần đây trong mục Recent Presentations.

Bạn có thể tìm thấy danh mục các bài thuyết trình mới mở gần đây theo hướng dẫn sau:

1. Vào ngăn File
2. Chọn lệnh Recent, hộp Recent Presentations xuất hiện bên phải
3. Chọn tên bài thuyết trình cần mở từ danh sách

Nếu bài thuyết trình muốn mở không có trong danh sách hiện hành thì bạn làm theo các bước sau:

1. Vào ngăn File
2. Chọn lệnh Open, hộp thoại Open xuất hiện
3. Tại Look in, tìm đến thư mục lưu trữ bài thuyết trình
4. Chọn tên tập tin muốn mở và nhấn nút Open

Tổ hợp phím tắt:
Để mở nhanh hộp thoại Open bạn nhấn tổ hợp phím tắt <Ctrl+O>.

Đóng bài thuyết trình

Khi đóng chương trình PowerPoint, tất cả các tập tin đang mở sẽ tự động đóng theo.Nếu bạn chỉ muốn đóng một bài thuyết trình cụ thể nào đó thì bạn hãy chọn bài thuyết trình đó, sau đó vào ngăn File và chọn Close. Nếu tập tin chưa được lưu thì PowerPoint sẽ thông báo nhắc nhở bạn.

Tổ hợp phím tắt:
Để đóng nhanh bài thuyết trình hiện hành trong cửa sổ PowerPoint bạn nhấn tổ hợp phím tắt <Ctrl+F4>.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 26/3/10

7. Hỏi đáp

Câu 1. Tạo bài thuyết trình mới từ tập tin Outline?

Cho biết cách tạo tập tin outline cho bài thuyết trình bằng trình soạn thảo văn bản và nhập vào PowerPoint để được các slide như sau:

Trả lời:

Chúng ta sử dụng trình biên soạn Notepad để nhập Outline cho bài thuyết trình.

Các bước thực hiện như sau:

1. Vào Start, chọn All Programs, chọn Accessories, chọn chương trình Notepad để khởi động.
2. Tại dòng đầu tiên, nhập vào Workbook, nhấn Enter để xuống dòng. Đây sẽ là tựa đề (title slide) cho slide PowerPoint.

Nhấp phím Tab để thụt đầu dòng để bắt đầu nhập ý thứ nhất cho tựa đề Workbook ở trên.
Sau khi nhập xong dòng thứ 2 thì nhấn Enter, sau đó nhấn Tab tiếp để nhập ý thứ 2 trong tựa đề nói về Workbook. Làm tương tự cho ý thứ 3. Nhấn Enter sau khi nhập xong.

3. Tại dòng thứ 5, bạn nhập vào Wordsheet. Lưu ý, bạn thụt đầu dòng vì ở đây chúng ta muốn tạo slide mới có tựa đề là Worksheet. Sau đó, tương tự bước 2 bạn nhập các ý cho slide này. Sau cùng bạn đã tạo được một Outline gồm 3 slide cho PowerPoint có cấu trúc như hình sau.

4. Bạn lưu Outline này với tên là SampleOutline.txt. Vì là tiếng Việt nên bạn phải chọn tại hộp Encoding là kiểu Unicode.

5. Sau khi đã có tập tin Outline. Bạn mở chương trình PowerPoint và vào File, chọn Open. Trong hộp thoại Open:

Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin Outline
Files of type: chọn kiểu All Outlines (*.txt, *.rtf, *.doc, *.wpd, *.wps, *.docx, *.docm)
Chọn tên tập tin và nhấn Open để nhập Outline vào các slide của PowerPoint.

[FONT=&quot]
[/FONT] Câu 2. Cho biết cách sao chép slide giữa các bài thuyết trình?

Trả lời:

Chúng ta có thể sao chép các slide từ bài thuyết trình này sang bài thuyết trình khác và ngược lại nhằm tiết kiệm thời gian biên soạn lại các nội dung đã có sẵn.

Cách 1. Sao chép thủ công

Các bước thực hiện như sau:

1. Mở hai tập tin PowerPoint cần sao chép các slide cho nhau. Ví dụ, chúng ta sẽ sao chép 3 slide từ tập tin PowerPoint 2010Sample.pptx (A) sang tập tin QA.pptx (B).

2. Chọn các slide từ tập tin A, ví dụ bạn chọn các slide số 6, 9 và 10 bằng cách giữ phím Ctrl trong khi nhấp chuột lên các slide cần chọn.

Nhấn tổ hợp <Ctrl+C> để sao chép các slide đang chọn vào bộ nhớ máy tính.
Hoặc nhấp phải chuột lên một trong các slide đang chọn và nhấn lệnh Copy.

3. Chuyển sang tập tin B, nhấp chuột vào phía dưới slide đầu tiên để chọn nơi sẽ dán các slide vào.

Nhấn tổ hợp phím <Ctrl+V> để dán các slide vào tập tin B.
Hoặc vào ngăn Home, nhóm Clipboard và nhấn nút Paste.
Khi đó, các slide từ tập tin A đã được chép sang tập tin B theo định dạng của tập tin B.

4. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng của các slide khi dán vào tập tin B thì vào ngăn Home, nhóm Clipboard, chọn mũi tên nhỏ bên dưới nút Paste và chọn lệnh Keep Source Formating (K).

Cách 2. Tận dụng chức năng Compare của PowerPoint.

Các bước thực hiện như sau:

1. Mở tập tin đích QA.pptx.
2. Vào ngăn Review, nhóm Compare và chọn lệnh Compare

3. Trong hộp thoại Choose File to Merge with Current Presentation

Look in: tìm đến thư mục chứa tập tin PowerPoint 2010Sample.pptx
Chọn tập tin và nhấn nút Merge

4. Trong cửa sổ tập tin QA.pptx

Chọn trỏ chuột phía dưới slide thứ nhất trong khung Slides
Nhấp chuột vào biểu tượng nhỏ nằm phía dưới khung Slides
Chọn All slides inserted at this position

5. Khi đó, tất cả các slide của tập tin A đã được chèn vào tập tin B. Bạn chọn và xóa đi những slide không cần thiết.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 28/3/10

Chương 3. Xây dựng nội dung bài thuyết trình

Chương này sẽ trình bày từng bước xây dựng một bài trình diễn với đầy đủ tất cả các thành phần thông dụng nhất mà PowerPoint cung cấp. Trong chương này, đối với các bạn còn mới với phần mềm PowerPoint thì nên học và thực hành các mục từ đầu đến cuối chương. Đối với các bạn đã thành thạo thì chỉ cần đọc các phần mà mình chưa biết.

Bài thực hành xuyên suốt chương này cũng chính là bài giới thiệu về phần mềm Powerpoint 2010. Các nguyên liệu cần thiết cho chương này như là các hình ảnh, âm thanh, đoạn phim, … các bạn có thể tải về từ địa chỉ sau http://www.giaiphapexcel.com/download/multimedia.zip.

1. Tạo bài thuyết trình mới

Tạo nhanh bài thuyết trình mới để chuẩn bị cho các phần thực hành trong chương:

1. Vào ngăn File
2. Chọn lệnh New, hộp Available Templates and Themes xuất hiện bên phải
3. Chọn Blank presentation và nhấn nút Create để tạo mới.
4. Vào File chọn Save, hộp thoại Save As xuất hiện
5. Tại hộp File name đặt tên tập tin là ThuchanhPowerPoint2010.pptx và chọn thư mục lưu trữ tại Save in.
6. Nhấn Save để lưu bài thuyết trình lại.

2. Tạo slide tựa đề

Khi một bài thuyết trình mới được tạo thì mặc nhiên có sẵn một slide tựa đề. Slide tựa đề thông thường là slide đầu tiên của bài thuyết trình, slide tựa đề thường chứa các thông tin về tựa đề của bài thuyết trình, thông tin tác giả, ngày tháng, ... Ngoài ra, chúng ta có thể thêm logo công ty, hình ảnh vào slide tựa đề. Tuy nhiên lưu ý là không nên đưa quá nhiều nội dung vào slide tựa đề.

Các bước thực hành như sau:

1. Nhấn chuột vào placeholder Click to add title để nhập tựa đề “PowerPoint 2010” cho slide.

2. Dấu nhắc sẽ nhấp nháy như hình bên dưới và bạn hãy nhập tựa đề cho slide này là “PowerPoint 2010”

3. Nhấp chuột vào placeholder Click to add subtitle để nhập tựa đề phụ, thông thường đây là các diễn giải về nội dung chi tiết cho tựa đề của bài thuyết trình. Nhập vào cụm từ sau “Giới thiệu các tính năng của chương trình”.

4. Nhấp chuột vào vùng trống bên ngoài các placeholder để hoàn tất việc nhập văn bản cho tựa đề chính và tựa đề phụ. Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn sẽ nhận được kết quả như hình sau.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 28/3/10

3. Tạo slide chứa văn bản

Sile tiếp theo chúng ta sẽ giới thiệu đến khán giả những tính năng mới trong phiên bản PowerPoint 2010. Slide này chỉ cần có hai placeholder dùng để nhập tựa đề và các tính năng mới dưới dạng văn bản. Do vậy, bạn hãy chèn slide mới với kiểu layout là Title and Content.

Các bước thực hành như sau:
1.Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide
2. Chọn kiểu layout là Title and Content

3. Tại khung tựa đề của slide mới, bạn nhấp chuột vào chữ Click to add title, sau đó nhập vào tựa slide là “Những điểm mới của PowerPoint 2010”.

4. Nhấp chuột vào placeholder Click to add text và nhập vào nội dung cho slide như slide sau:

5. Nhấn phím ENTER xuống dòng, khi đó slide giống như hình sau. Sau đó nhập tiếp các nội dung còn lại cho slide như hình bên dưới.

4. Tạo slide có hai cột nội dung

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides và chọn New Slide.
2. Chọn kiểu layout là Two Content

3. Tại khung tựa đề của slide mới, bạn nhấp chuột vào chữ Click to add title, sau đó nhập vào tựa slide là “Những kiểu hiển thị”.

4. Như đã trình bày ở chương trước, trong PowerPoint 2010 có hai nhóm hiển thị cửa sổ màn hình chính đó là nhóm Presentation Views và nhóm Master Views.

Nhấp chuột vào placeholder bên trái và nhập vào Presentation Views
Nhấn phím Enter xuống dòng
Vào Home | nhóm Paragraph | nhấn nút Increase List Level để thụt đầu dòng để chuẩn bị nhập danh sách các kiểu thị trong nhóm Presentation Views.

5. Nhập vào danh sách các kiểu hiển thị trong nhóm Presentation Views là Normal, Slide Sorter, Notes Page và Reading View như hình sau:

6. Tương tự, nhập Master Views vào cột bên phải của slide và các kiểu hiển thị Slide Master, Handout Master và NotesMaster vào slide như hình sau:

Thanh Phong

TranThanhPhong · 30/3/10

5. Chèn hình vào slide

Ở phần trước chúng ta đã học cách chèn slide mới và nhập văn bản vào các placeholder trên slide. Phần này, chúng ta sẽ thực hiện chèn hình hai hình đang lưu trên máy vào slide.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide.
2. Chọn kiểu layout là Two Content

3. Nhập tựa đề vào slide là “Chèn hình vào slide”. Nhấp chuột vào biểu tượngInsert Picture from File bên cột bên trái.Hoặc vào ngăn Insert, tại nhóm Images chọn Insert Picture from File.

4. Cửa sổ Insert Picture xuất hiện, bạn tìm đến thư mục lưu trữ hình trên máy của mình và nhấp chuột chọn một hình nào đó, sau đó nhấn nút Insert để chèn hình vào Slide.

5. Tương tự, nhấp chuột vào biểu tượng Insert Picture from File bên cột bên phải và chèn một hình khác.

6. Khi hình đã chèn vào slide, bạn chọn hình đó cho xuất hiện 8 ô vuông nhỏ xung quanh hình, đưa chuột vào ô ở một góc nào đó và giữ trái chuột kéo ra phía ngoài hình để phóng to hình. Bạn có thể dùng chuột để di chuyển hình đến vị trí mong muốn trong slide.

6. Chèn hình từ Clip Art vào slide

Phần này chúng ta sẽ thực hiện chèn một slide mới và chèn một hình từ thư viện Clip Art. Chúng ta sẽ chèn một hình về đánh golf vào slide.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide.
2. Chọn kiểu layout là Title and Content

3. Nhập tựa đề cho slide là “Chèn Clip Art vào slide”. Nhấp chuột vào biểu tượng Clip Art trong vùng placeholder bên dưới của slide. Hoặc vào ngăn Insert, tại nhóm Images chọn Clip Art.

4. Một ngăn Clip Art xuất hiện bên phải của sổ Normal View. Tại ô Search for bạn nhập vào từ khóa là golf và nhấn nút Go để tìm hình trong thư viện Clip Art.

5. Kích chuột vào hình trong khung Clip Art để chèn vào slide. Sắp xếp hình và chỉnh độ lớn nhỏ của hình nếu cần.

6. Nhấp chuột vào nút Close ở góc trên bên phải hộp Clip Art để đóng hộp Clip Art

Thanh Phong

TranThanhPhong · 30/3/10

7. Chụp hình màn hình đưa vào slide

PowerPoint2010 bổ sung chức năng chụp hình màn hình của các ứng dụng khác đang mở để chèn vào slide.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide.
2. Chọn kiểu layout là Title and Content, nhập tựa đề cho slide là “Chụp hình màn hình đưa vào slide”.

3. Để chụp hình cửa sổ ứng dụng và chèn vào slide, bạn vào ngăn Insert, nhóm Images, chọn Screenshot.

4. Nếu bạn chỉ muốn chụp một phần của cửa sổ ứng dụng nào đó, ví dụ như chụp một phần cửa sổ ứng dụng Excel 2010 thì làm như sau:
· Bạn hãy mở ứng dụng Excel và mở tập tin cần chụp hình nội dung để đưa vào PowerPoint.
· Trở về slide “Chụp hình màn hình đưa vào slide” và vào ngăn Insert, nhóm Images, chọn Screenshot, chọn Screen Clipping.
· Dùng chuột quét chọn vùng màn hình Excel cần chụp rồi nhả chuột, kết quả như hình sau.

8. Chèn thêm Shape, WordArt và Textbox vào slide

Đôi khi, chúng ta cần thêm các hộp văn bản để nhập thêm thông tin hoặc vẽ thêm các biểu tượng vào slide. Chúng ta sẽ tiếp tục làm việc trên slide ở phần trước và thêm vào slide các Shape, WordArt và Textbox để minh họa thêm nội dung đang trình bày trên slide.

Các bước thực hành như sau:

1. Trở lại slide “Chụp hình màn hình đưa vào slide”. Di chuyển hình vừa chụp sang một góc và vào ngăn Insert, nhóm Illustrations, chọn Shape, chọn kiểu mũi tên Right Arrow. Dùng chuột vẽ một hình mũi tên hướng sang phải trên slide như hình sau.

2. Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn nút Textbox và vẽ một hộp văn bản trên slide. Sau đó, bạn nhập vào “Đây là vùng màn hình Excel vừa chụp bằng công cụ Screenshot của PowerPoint”.

3. Vào ngăn Insert, nhóm Text, chọn nút WordArt, chọn màu sắc cho WordArt

4. Nhập chuỗi “Screenshot” tại hộp Your text here.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 30/3/10

9. Chèn SmartArt vào slide

Có rất nhiều kiểu Smart Art dựng sẵn trong PowerPoint 2010. Các kiểu được phân loại vào các nhóm rất thuận tiện cho người dùng tìm kiếm và sử dụng.

Bài này, chúng ta sẽ thực hành chèn một Smart Art thuộc nhóm Picture mới được bổ sung vào PowerPoint 2010.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide.
2. Chọn kiểu layout là Title and Content

3. Nhập tựa đề cho slide là “Chèn Smart Art vào slide”. Nhấp chuột vào biểu tượng Smart Art trong vùng placeholder bên dưới của slide. Hoặc vào ngăn Insert, tại nhóm Images chọn Smart Art.

4. Cửa sổ Choose a SmartArt Graphic xuất hiện. Bạn chọn nhóm kiểu là Picture, chọn kiểu Circular Picture Callout và nhấp nút Ok để chèn vào slide.

5. Một sơ đồ được chèn vào slide như hình dưới, chúng ta sẽ lần lượt gán các hình vào các vị trí tạo sẵn trên sơ đồ. Các vị trí tạo sẵn này gọi là Shape. Ví dụ, slide này sẽ giới thiệu sản phẩm HD Zune của Microsoft với hình ảnh sản phẩm sẽ để ở vòng tròn lớn nhất và các tính năng của sản phẩm sẽ đặt ở các vòng tròn nhỏ hơn bên cạnh.

6. Chọn biểu tượng Insert Picture from File trong Shape lớn nhất để chèn hình sản phẩm HD Zune vào.

7. Hộp thoại Insert Picture xuất hiện, bạn tìm đến thư mục chứa hình. Sau đó, bạn chọn hình HDZune.jpg và nhấn nút Insert.

8. Chọn lên hình HD Zune, hộp Type your text here xuất hiện bên trái. Bạn nhập bên cạnh hình HD Zune là “HD Zune”.

9. Quét chọn chuỗi HD Zune trong hộp Type your text here. Vào ngăn Home, nhóm Font, chọn Font Color và chọn màu xanh lá cây (Green).

10. Lần lượt chọn Insert Picture from File trong các Shape nhỏ bên phải và chèn các hình Zune01.jpg, Zune02.jpg, Zune03.jpg vào. Kết quả như hình sau:

11. Còn ba tính năng quan trọng nữa của sản phẩm HD Zune cần được giới thiệu. Do vậy, chúng ta sẽ chèn thêm ba Shape nhỏ cho Smart Art. Có nhiều cách thực hiện:

Cách 1: Tại hộp Type your text here, di chuyển xuống dòng cuối cùng và nhấn phím Enter.
Cách 2: Chọn Smart Art trên slide, sau đó vào SmartArt Tools | nhóm Create Graphic | chọn Add Shape | chọn Add Shape Affter để chèn thêm Shape phía dưới các Shape đang có.

12. Thực hiện các lệnh tương tự và chèn thêm hai Shape nữa cho Smart Art. Sau đó, bạn chèn thêm các hình Zune04.jpg, Zune05.jpg và Zune06.jpg vào các Shape vừa tạo thêm. Kết quả như hình sau:

Thanh Phong

TranThanhPhong · 30/3/10

10. Nhúng âm thanh vào slide

Microsoft PowerPoint cho phép bạn chèn rất nhiều định dạng nhạc khác nhau vào slide, thông thường chúng ta chèn định dạng.mp3 hay .wma vào slide vì chúng cho chất lượng tốt và có kích thước tập tin nhỏ.

Định dạng tập tin âm thanh dùng cho PowerPoint 2010

PowerPoint mở rộng khả năng hỗ trợ nhiều định dạng âm thanh so với trước kia. Chúng ta có thể dùng các công cụ để chuyển đổi các định dạng âm thanh lạ về định dạng mà PowerPoint hỗ trợ như là Windows Media Encoder (http://www.microsoft.com/windows/windowsmedia/forpros/encoder/default.msp).

Các định dạng âm thanh PowerPoint hỗ trợ như:.aiff (Audio Interchange File Format), .au (UNIX Audio), .mid hay .midi (Musical Instrument Digital Interface), .mp3 (MPEG Audio Layer 3), .wav (Wave Form), .wma (Windows Media Audio)

Đôi khi phần mở rộng của tập tin âm thanh giống với danh sách ở trên nhưng không thể chèn vào PowerPoint được do codec sử dụng trong tập tin không phù hợp. Cách tốt nhất là nên sử dụng codec của Microsoft khi chuyển đổi các định dạng âm thanhđể đảm bảo tính tương thích.

Trong phần này, chúng ta sẽ thực hành chèn một tập tin âm thanh trích từ đoạn phim giới thiệu sản phẩm Zune HD. Do vậy, chúng ta sẽ chèn âm thanh ngay trong slide của phần trước.

Các bước thực hành như sau:

1. Từ slide “Chèn Smart Art vào slide” ở phần trên

2. Vào ngăn Insert, nhóm Media, chọn Audio

3. Chọn Audio from File..., hộp thoại Insert Audio xuất hiện

4. Chọn tập tin âm thanh đang lưu trữ trên máy và nhấn nút Insert để chèn vào slide. Một biểu tượng hình loa xuất hiện trên slide đại diện cho tập tin âm thanh, bạn có thể di chuyển nó vào góc của slide.

5. Ngoài ra, chúng ta có thể chèn âm thanh từ các nguồn khác như là thư viện Clip Art Audio hoặc ghi âm với tính năng Record Audio.

6. Với tính năng Trim Audio, chúng ta có thể cắt bỏ bớt các đoạn âm thanh không cần thiết và chỉ chừa lại một phần của tập tin âm thanh. Bạn chọn vào biểu tượng hình loa trên slide và vào ngăn Audio Tools, nhóm Editing, chọn lệnh Trim Audio.

7. Thiết lập đoạn âm thanh cần lấy tại Start Time và End Time và nhấn nút OKsau khi hoàn tất.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 30/3/10

11. Nhúng đoạn phim vào slide

PowerPoint 2010 tương thích với rất nhiều định dạng video phổ biến hiện nay. Trong đó, chúng ta nên sử dụng hai định dạng .flv và .wma vì chúng cho chất lượng hình ảnh chấp nhận được, ít phát sinh lỗi khi chèn và có kích thước tập tin nhỏ.

Định dạng tập tin video dùng cho PowerPoint 2010

Các định dạng âm thanh PowerPoint hỗ trợ như: .flv (Flash Video – đây là lựa chọn video tốt nhất khi chèn vào PowerPoint 2010), .asf (Advanced Streaming Format), .avi.mpg hay .mpeg (Moving Picture Experts Group), .wmv (Windows Media Video).

Đôi khi phần mở rộng của tập tin video giống với danh sách ở trên nhưng không thể chèn vào PowerPoint được do codec sử dụng trong tập tin không phù hợp. Cách tốt nhất là nên sử dụng codec của Microsoft khi chuyển đổi các định dạng video để đảm bảo tính tương thích.

Phần này, chúng ta sẽ thực hành chèn hai đoạn phim nhỏ vào slide. Một đoạn giới thiệu về bộ Office 2010 và một đoạn giới thiệu về sản phẩm Zune HD.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide.

2. Chọn kiểu layout là Two Content. Nhập tựa đề cho slide là “Chèn video vào slide”.

3. Nhấp chuột vào Insert Media Clip trong placeholder bên trái. Hộp thoại Insert Video xuất hiện.

4. Tìm đến thư mục chứa video, chọn video và nhấn nút Insert để chèn vào slide hoặc nhấn nút xổ xuống tại nút Insert và chọn Link to file để chỉ liên kết với video mà không nhúng vào bài thuyết trình. Ví dụ, bạn chọn đoạn video tên là Office 2010 – The Movie.wmv và nhấn lệnh Insert để nhúng vào slide:

5. Tương tự, chúng ta chèn đoạn video còn lại vào slide nhưng với định dạng là .flv. Nhấp chuột vào Insert Media Clip trong placeholder bên phải. Hộp thoại Insert Video xuất hiện.

6. Tại hộp Files of type, bạnchọn All Files (*.*) để các định dạng tập tin video khác hiển thị. Bạn chọn tên tập tin là Welcome to Zune HD.flv và nhấn nút Insert để chèn vào slide.

Lưu ý khi chèn video:
Khi chèn video vào slide, nếu là định dạng mà PowerPoint hỗ trợ và codec đúng thì quá trình chèn diễn ra rất nhanh. Nếu bị treo máy hay quá trình chèn diễn ra quá lâu, bạn nên dùng các chương trình chuyển mã video chuyên dụng để chuyển video về định dạng PowerPoint hỗ trợ.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 30/3/10

12. Chèn đoạn phim trực tuyến vào slide

Chèn đoạn phim đang lưu trữ trực tuyến từ các trang web chia sẽ video vào slide rất đơn giản. Tuy nhiên, máy cần phải có kết nối internet khi mở bài thuyết trình thì đoạn phim mới có thể xem được. Chúng ta có thể lấy các liên kết nhúng (embed link) của đoạn video từ các trang web như YouTube, Yahoo Video, Clip.vn, Google Videos,… Trong đó, trang YouTube đang được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay.

Phần này chúng ta sẽ thực hành chèn một đọan phim quảng cáo về Windows 7 từ trang YouTube.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide.

2. Chọn kiểu layout là Title and Content. Nhập tựa đề cho slide là “Chèn đoạn phim trực tuyến”.

3. Chọn placeholder bên dưới, sau đó vào Insert, nhóm Media, chọn nút Video và chọn tiếp Video from Website..., hộp thoại Insert Video From Web Site xuất hiện.

4. Chuyển qua trang YouTube, bạn tìm đến hộp Embed của đoạn video trên trang YouTube và chép các thông số trong hộp này vào bộ nhớ máy tính bằng cách nhấn tổ hợp phím <Ctrl+C>.

5. Sau đó, chuyển sang hộp Insert Video From Web Site trong cửa sổ PowerPoint và dán nội dung Embed vào bằng tổ hợp phím <Ctrl+V>.

6. Nhấn nút Insert để chèn đoạn video vào slide và điều chỉnh kích thước đoạn phim trên slide như hình sau.

Xem trước video trực tuyến:
Muốn xem trước đoạn phim trực tuyến đang chèn trên slide, bạn chọn Shape của đoạn phim trên slide rồi vào ngăn Video Tools, chọn Format, chọn Play tại nhóm Preview.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 1/4/10

13. Chèn bảng biểu vào slide

Các phần trên đã hướng dẫn cách chèn hình ảnh, âm thanh, đoạn phim,... vào slide. Phần này, chúng ta sẽ đưa bảng biểu vào bài thuyết trình. Chúng ta sẽ thực hành chèn một slide mới chứa thông tin giới thiệu về 5 phần mềm tạo bài thuyết trình tốt nhất trên thị trường.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide.
2. Chọn kiểu layout là Title and Contentvà Nhập tựa đề cho slide là “5 phần mềm tạo bài thuyết trình tốt nhất”

3. Nhấp chuột vào Insert Table trong placeholder bên dưới, hộp thoại Insert Table xuất hiện. Bạn khai báo số lượng dòng là 6 tại hộp Number of columns và số lượng cột là 3 tại hộp Number of rows.

4. Nhấn OK để chèn bảng vào slide như hình sau.

5. Thu nhỏ chiều rộng các cột để chuẩn bị nhập nội dung vào slide.Ví dụ, cột thứ nhất có nhãn là “Stt.”, cột thứ hai có nhãn là “Phần mềm” và cột thứ ba có nhãn là “Mô tả phần mền”. Đánh số thứ tự từ 1 đến 5 cho cột “Stt.”

Điều chỉnh chiều rộng của cột bằng cách di chuyển chuột vào đường lưới dọc của bảng. Khi thấy chuột biến thành hình mũi tên hai chiều thì giữ trái chuột và khéo qua trái để thu nhỏ cột hoặc kéo qua phải để mở rộng cột.

6. Chọn dòng thứ hai trong cột thứ hai trong bảng cho trỏ nhấp nháy và nhập vào tên của 5 phần mềm theo thứ tự sau: PowerPoint, Flash, Impress, Keynote và Presentations.

7. Tương tự, nhập phần mô tả tại cột thứ 3 với các thông tin như sau:

PowerPoint do Microsoft phát triển, là một thành phần trong bộ Microsoft Office. PowerPoint hiện là phần mềm tạo bài thuyết trình tốt nhất trên thị trường.
Flash do Adobe phát triển. Tạo bài thuyết trình trên Flash rất thuận tiện cho việc chia sẽ và phát hành trên internet do Flash chạy trên nền trình duyệt web.
Impress là phần mềm miễn phí do Sun Microsystems phát triển. Imress là một thành phần trong bộ OpenOffice.
Keynote do Apple Inc. phát triển, là một thành phần trong bộ iWork.
Presentations do SoftMaker phát triển, là một thành phần trong bộ SoftMaker Office.

Tạo nhanh bảng trong PowerPoint:
Trong thực tế, khi làm báo cáo thuyết trình chúng ta thường có sẵn các bảng biểu trong Word hoặc Excel.Khi đó, chúng ta có thể chép các bảng này và dán vào PowerPoint rất tiện lợi.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 1/4/10

14. Chèn biểu đồ vào slide

Phần này chúng ta sẽ thực hành tạo một biểu đồ trong PowerPoint. Biểu đồ này trình bày về các số liệu thống kê về thị phần của các trình duyệt web trên thế giới tính đến hết năm 2009. Số liệu thống kê lấy từ trang http://marketshare.hitslink.com/browser-market-share.aspx?qprid=0 và tổng hợp lại như bảng sau:

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Home, tại nhóm Slides chọn New Slide.

2. Chọn kiểu layout là Title and Content và Nhập tựa đề cho slide là “Thị phần trình duyệt 2009”

3. Nhấp chuột vào Insert Chart trong placeholder bên dưới, hộp thoại Insert Chart xuất hiện.

4. Chọn nhóm đồ thị là Pie từ danh sách bên trái hộp thoại Insert Chart và chọn kiểu đồ thị là Exploded pie in 3-D.

5. Nhấn nút OK và cửa sổ Microsoft Excel xuất hiện chứa các số liệu mẫu của đồ thị như hình sau.

6. Bạn hãy nhập đầy đủ số liệu thống kê thị phần trình duyệt năm 2009 của bảng trên vào cửa sổ Excel và đóng cửa sổ Excel lại sau khi nhập xong. Khi đó, biểu đồ trên slide PowerPoint có hình dạng như sau.

7. Chọn đồ thị trên slide, chọn tựa đề đồ thị và nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa.

8. Dời các chú thích của đồ thị xuống phí dưới bằng cách chọn đồ thị. Sau đó, bạn vào Chart Tools, chọn Layout, nhóm Labels, chọn Legend và chọn Show Legend at Bottom.

9. Thêm các số liệu thống kê kèm theo các mảnh trong bánh trênta chọn đồ thị. Sau đó, bạn vào Chart Tools, chọn Layout, nhóm Labels, chọn Date Labels và chọn Best Fit.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 2/4/10

15. Hỏi đáp

Câu 1. Trình bày cách chèn một bảng biểu từ Excel vào PowerPoint dạng liên kết?

Trả lời:
Lợi ích của việc chèn một bảng Excel dưới dạng liên kết (link) vào slide PowerPoint là mỗi khi có sự cập nhật dữ liệu bên bảng tính Excel thì dữ liệu trên PowerPoint cũng được cập nhật theo. Do vậy, chúng ta đỡ tốn thời gian cập nhật lại dữ liệu trên slide.

Các bước thực hành như sau:

1. Chọn slide PowerPoint cần chèn bảng dạng liên kết (link) từ Excel.

2. Mở tập tin dữ liệu Excel. Ví dụ, bạn mở tập tin BrowserStats.xlsx chứa thông tin thống kê về thị phần trình duyệt web năm 2009.

3. Quét chọn vùng dữ liệu A1:B7 và nhấn tổ hợp phím <Ctrl+C> để sao chép vào bộ nhớ máy tính.

4. Trở qua slide cần chèn bảng biểu bên cửa sổ PowerPoint, kích chuột chọn vào một vùng trống trên slide. Sau đó vào ngăn Home, nhóm Clipboard, nhấn vào mũi tên nhỏ bên dưới nút Paste và chọn Paste Special…

5. Trong hộp thoại Paste Special, bạn chọn Paste link, chọn kiểu Microsoft Office Excel Worksheet Object tại khung As và nhấn nút OK.

6. Khi muốn định dạng lại bảng biểu (màu sắc, font chữ, kẽ khung cho bảng,…) hoặc cập nhật số liệu thì bạn phải thực hiện bên cửa sổ của chương trình Excel.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 2/4/10

Câu 2. Cho biết cách tạo nhanh một Photo Album từ bộ sưu tập hình bằng chương trình PowerPoint 2010?

Trả lời:

Sử dụng chức năng Photo Abum trong PowerPoint chúng ta có thể tạo nhanh các slide hình với nhiều tùy chọn về số lượng hình trên slide, kiểu định dạng hình và có thể thực hiện một số thao tác chỉnh sửa hình rất nhanh chóng.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Insert, tại nhóm Images chọn Photo Album vàchọn New Photo Album…, hộp thoại Photo Album xuất hiện.

2. Tại Album Content, nhấn nút File/Disk… để đưa hình vào Album, hộp thoại Insert New Pictures xuất hiện. Bạn tìm đến thư mục chứa hình và chọn các hình cần đưa vào Album. Sau đó, nhấn nút Insert.

3. Chúng ta có thể chỉnh sửa độ sáng tối, xoay hình và biến đổi màu sắc hình trong hộp thoại Photo Album.

4. Tại Album Layout, bạn chọn số lượng ảnh sẽ hiển thị trên một slide tại hộp Picture layout. Tùy chọn kiểu khung ảnh tại Frame shape và có thể chọn kiểu định dạng mẫu tại Theme. Hình ảnh minh họa cho các tùy chọn của bạn xuất hiện ngay bên cạnh.

5. Nhấn nút Create để tạo Album.

Trần Thanh Phong

TranThanhPhong · 2/4/10

Câu 3. Thiết lập thuộc tính mặc định về đường kẽ (outline) và màu nền (fill) của shape trên slide như thế nào?

Khi bạn tạo một hộp văn bản (text box), PowerPoint sẽ áp dụng các thuộc tính mặc định cho nó như font chữ mặc định, kích thước chữ và các định dạng cho chữ như in đậm, nghiên, gạch chân... Khi bạn vẽ một đối tượng, PowerPoint cũng áp dụng các thuốc tính mặc định cho đối tượng đó như: tô màu nền (fill color), đổ bóng (shadow), và kiểu nét vẽ (line style). Bạn có thể thiết lập các thuộc tính mặc định cho đối tượng theo hướng dẫn sau:
[FONT=&quot]
[/FONT] Thiết lập thuộc tính mặc định cho hộp văn bản

Vẽ một hộp văn bản trên slide
Định dạng font chữ, cở chữ, màu sắc, kiểu và kích thước,… và định dạng hộp văn bản như tô nền, màu nền, đổ bóng,… theo mong muốn
Chọn hộp văn bản, sau đó nhấp phải chuột và chọn Set as Default Text Box

Thiết lập thuộc tính mặc định cho hình vẽ

Vẽ một hình vẽ trên slide
Thay đổi các thuộc tính theo mong muốn như màu sắc, hiệu ứng, kiểu nét ve, font chữ, màu chữ, kiểu chữ, kích thước chữ ....
Chọn hình vẽ và nhấp phải chuột, sau đó chọn Set as Default Shape

Thanh Phong

TranThanhPhong · 2/4/10

Câu 4. Tạo các công thức trong PowerPoint như thế nào?

Trả lời:
Chúng ta có sử dụng tính năng Equation tích hợp sẵn trong PowerPoint để nhập các loại công thức với các thao tác rất đơn giản. Ví dụ, chúng ta sẽ nhập công thức sau vào slide PowerPoint:

Các bước thực hiện như sau:

1. Chọn slide trong PowerPoint cần nhập công thức

2. Vào ngăn Insert, nhóm Symbols, chọn lệnh Equation.

Bạn có thể nhấp chuột vào nút mũi tên nhỏ bên dưới nút lệnh để kiểm tra xem công thức mình muốn nhập có sẵn trong PowerPoint hay chưa. Nếu có sẵn thì bạn chỉ cần nhấp chuột lên công thức và nó sẽ được chèn vào slide.

3. Nhập trực tiếp từ bàn phím các ký tự trong công thức nếu có. Nếu bàn phím không có các ký tự đặc biệt thì bạn vào

Equation Tools, ngăn Design, nhóm Symbols để chọn
Đối với các ký tự có cấu trúc đặc biệt hơn thì chọn từ nhóm Structures. Bạn chọn kiểu phân số và nhập vào tử số con số 1, sau đó chọn ô ở mẫu số.

4. Vào nhóm Structures, chọn nút Radical và chọn kiểu căn bậc 2

5. Di chuyển con trỏ qua phía bên phải để nó cùng cấp với dấu =, sau đó vào nhóm Structures, chọn lệnh Script và chọn kiểu Superscript.

6. Nhập ký tự “e” vào ô trống lớn, nhập dấu trừ vào ô nhỏ bên trên. Sau đó vào nhóm Structures, chọn Bracket và chọn kiểu Brackets

7. Chọn ô trong cặp dấu ngoặc và vào Structures, chọn Fraction và chọn kiểu Stacked Fraction.

8. Chọn ô trên tử số, vào Structures, chọn Script và chọn Superscript. Sau đó nhập các ký tự vào cho tử số.

9. Chọn ô dưới mẫu số, vào Structures, chọn Script và chọn Superscript. Sau đó nhập các ký tự vào cho tử số.

10. Nhấp chuột vào vùng trống trên slide.

(Hết chương 3)

Thanh Phong

TranThanhPhong · 7/4/10

Chương 4 Tuỳ biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình

Chương 4. Tuỳ biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình

Trong chương trước, chúng ta đã học qua các bước cần thiết để xây dựng một bài thuyết trình có nhiều thành phần khác nhau như văn bản, hình ảnh, Smart Art, đồ thị, bảng biểu, âm thanh, đoạn phim... Trong chương này, chúng ta sẽ thực hành một số tuỳ biến và hiệu chỉnh bài thuyết trình sao cho linh hoạt và đẹp mắt hơn bằng cách sử dụng các mẫu định dạng, kiểu chữ, màu sắc, hình ảnh nền....

1. Sử dụng các mẫu định dạng

PowerPoint xây dựng sẵn rất nhiều mẫu định dạng (theme) màu sắc, font chữ và các hiệu ứng trong chương trình. Các mẫu này giúp tạo nên phong cách chuyên nghiệp cho bài thuyết trình khi áp dụng. Ngoài ra, chúng ta còn có thể tự tạo thêm các mẫu định dạng cho riêng mình.
Áp dụng theme có sẵn cho bài thuyết trình

Khi tạo bài thuyết trình mới theo dạng Blank thì PowerPoint sẽ áp dụng Office theme mặc định cho bài thuyết trình mới. Tuy nhiên, bạn có thể dễ dàng áp dụng thay đổi sang theme khác cho bài thuyết trình bất kỳ lúc nào bạn muốn.

Các bước thực hành như sau:

1. Mở bài thuyết trình ở chương trước.

2. Vào ngăn Design, nhóm Themes, nhấpchuộtchọn kiểu Theme mà bạn muốn. Ví dụ, bạn chọn kiểu theme là Paper.

3. Để đổi sang bộ màu khác cho bài thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Colors và chọn bộ màu khác. Ví dụ, bạn chọn bộ màu Clarity.

4. Để đổi sang bộ font chữ khác cho bài thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Fonts và chọn bộ font chữ khác. Ví dụ, bạn chọn bộ font chữ Office Classic, bộ font này sử dụng font chữ Arial cho các tựa đề slide và dùng font Times New Roman cho nội dung slide.

5. Để đổi sang bộ hiệu ứng khác cho bài thuyết trình, bạn vào Design, nhóm Themes, nhấp chọn Theme Effects và chọn kiểu hiệu ứng khác.Theme Effects là các hiệu ứng trên các đường vẽ và tô nền của các đối tượng trên slide. Chúng ta không thể tạo thêm các hiệu ứng định dạng này mà chỉ có thể sử dụng những hiệu ứng đã có từ danh sách.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 7/4/10

Tùy biến Theme

Thêm Theme Colors

Theme Colors bao gồm 3 nhóm màu: 4 màu cho văn bản và màu nền, 6 màu cho các đối tượng Shape, WordArt, Smart Art, Table, Chart, … trên slide và2 màu cho các siêu liên kết (hyperlink). On the Design tab, in the Themes group, click Colors.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Design, nhóm Themes

2. Chọn nút Theme Colors và chọn tiếp Create New Theme Colors, hộp thoại Create New Theme Colors xuất hiện.

3. Tại vùng Theme colors, bạn hãy thiết lập màu cho 12 hộp màu thuộc 3 nhóm như đã trình bày ở trên.Nếu muốn trả về bộ màu mặc định của Theme Colors thì nhấn nút Reset.

4. Tại hộp Name, bạn hãy đặt tên cho Theme Colors vừa tạo.

5. Nhấn nút Save hoàn tất.

6. Muốn xóa Theme Colors vừa tạo thì vào ngăn Design, nhóm Themes, chọn Theme Colors. Dùng chuột nhấp phải lên tên Theme Colors cần xóa và và chọn Delete… Nhấn nút Yes để xác nhận lệnh xóa trong hộp thoại thông báo.

Thêm Theme Fonts

Theme Fonts bao gồm font cho tựa đề (heading font) và font cho nội dung của slide.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Design, nhóm Themes

2. Chọn nút Theme Fonts và chọn tiếp Create New Theme Fonts, hộp thoại Create New Theme Fonts xuất hiện.

3. Lựa chọn các font chữ tại hộp Heading font và Body font

4. Tại hộp Name, bạn hãy đặt tên cho Theme Fonts

5. Nhấn nút Save hoàn tất.

6. Muốn xóa Theme Fonts vừa tạo thì vào Design, nhóm Themes, chọn Theme Fonts. Dùng chuột nhấp phải lên tên Theme Fonts cần xóa và và chọn Delete… Nhấn nút Yes để xác nhận lệnh xóa trong hộp thoại thông báo.

Lưu Theme hiện hành

Bạn có thể lưu các thay đổi về bộ màu, bộ font hay các hiệu ứng thành một Theme mới để có thể áp dụng cho các bài thuyết trình khác.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Design, nhóm Themes

2. Chọn nút More và chọn tiếp Save Current Theme, hộp thoại Save Current Theme xuất hiện.

3. Tại hộp File name, bạn đặt tên theme và chọn phần mở rộng là .thmx. Nhấn nút Save để lưu theme.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 7/4/10

2. Sử dụng hình và màu làm nền cho slide

Sử dụng màu nền hoặc các hình ảnh làm nền cho các slide trong bài thuyết trình được sử dụng rất phổ biến. Với các màu, hiệu ứng tô nền và các hình ảnh được chọn lựa kỹ sẽ mang đến một phong cách độc đáo và sáng tạo cho bài thuyết trình. Chúng ta sẽ lần lượt tham khảo qua hai cách này.

Dùng hình làm nền cho slide

Các bước thực hành như sau:

1. Chọn một hoặc nhiều slide muốn chèn hình nền. Ví dụ, bạn chọn slide thứ 2 và thứ 3

2. Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Format Background. Hộp thoại Format Background xuất hiện.

3. Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp Picture or texture fill

4. Thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Nhấp nút File để chèn hình từ tập tin hình. Bạn tìm đến thư mục chứa hình rồi nhấp chuột hai lần vào hình muốn chèn vào.
Cách 2: Nhấp nút Clipboard để dán hình đang chứa trong bộ nhớ vào làm hình nền cho slide.
Cách 3: Nhấp nút Clip Art để tìm và chèn hình từ trong thư viện ClipArt. Nhập từ khóa tìm hình tại hộp Search text. Chọn hình và nhấn nút OK để chèn vào slide. Nếu chọn thêm Include content from Office.com thì kết quả tìm kiếm hình sẽ bao gồm luôn các hình tìm thấy trên trang Office.com.

Ví dụ, bạn chọn cách 1, và chọn hình nền Background07.jpg

5. Nhấn nút Close để tiến hành áp dụng hình nền cho các slide đang chọn. Nếu bạn muốn áp dụng hình nền cho tất cả các slide thì nhấn nút Apply to All.

Dùng màu làm nền cho slide

Các bước thực hành như sau:

1. Chọn một hoặc nhiều slide muốn tô màu nền. Ví dụ, bạn chọn slide 4 và 5.

2. Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Format Background. Hộp thoại Format Background xuất hiện.

3. Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp SolidFill

4. Bạn chọn màu cần tô nền tại nút Color, nhấn nút More Colors nếu muốn chọn màu khác từ bảng màu cơ bản. Bạn có thể tùy chỉnh độ trong suốt của màu tại thanh trượt Transparency hoặc nhập trực tiếp vào hộp kế bên thanh trượt.

5. Nhấn nút Close để tiến hành áp dụng màu nền cho các slide đang chọn. Nếu bạn muốn áp dụng màu nền cho tất cả các slide thì nhấn nút Apply to All.

Tô nền slide kiểu Gradient

Ngoài kiểu tô nền một màu, PowerPoint còn cho phép tô nền với nhiều màu phối hợp với nhau tạo nên các hiệu ứng màu đẹp mắt.

Các bước thực hành như sau:

1. Chọn một hoặc nhiều slide muốn tô màu nền. Ví dụ, bạn chọn slide 8 và 9.

2. Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Format Background. Hộp thoại Format Background xuất hiện.

3. Chọn Fill từ danh sách bên trái hộp thoại và chọn tiếp Gradient Fill

4. Tại hộp Preset colors, bạn chọn một kiểu màu nào đó. Ví dụ như bạn chọn kiểu Daybreak, chọn Type là Linear, chọn Direction là Top Left to Bottom Right và chọn góc nghiên 450 tại hộp Angle.

5. Tại phần Gradient stops, bạn chọn màu để phối với bộ màu đã chọn ở bước trên và thiết lập thêm các thông số tại Positon, Brightness và Transparency bằng cách vừa điều chỉnh vừa quan sát các slide đang chọn.

6. Nhấn nút Close để áp dụng hiệu ứng Gradient cho các slide đang chọn hoặc nhấn nút Apply to All để áp dụng hiệu ứng này cho toàn bài thuyết trình.

Xóa hình nền và màu nền đã áp dụng cho slide

Để xoá bỏ các màu nền, hiệu ứng màu nền Gradient, hình nền cho các slide. Bạn làm theo các bước sau:

1. Chọn các slide muốn xóa màu nền, hình nền, hiệu ứng màu nềnGradient

2. Vào ngăn Design, nhóm Background, chọn Background Styles và chọn tiếp Reset Slide Background.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 7/4/10

3. Làm việc với Slide Master

Slide master là slide nằm vị trí đầu tiên trong các slide master, nó chứa thông tin về theme và layout của một bài thuyết trình bao gồm nền slide, màu sắc, các hiệu ứng, kích thước và vị trí của các placeholder trên slide.

Mỗi bài thuyết trình có ít nhất một slide master. Điểm hữu ích chính khi sử dụng slide master là chúng ta có thể thay đổi toàn bộ kiểu dáng và thiết kế của bài thuyết trình rất nhanh chóng. Khi muốn một hình ảnh hay thông tin nào đó xuất hiện trên tất cả các slide thì nên thêm chúng trong slide master để tránh phải nhập các thông tin trùng lặp ở các slide.

Do các hiệu chỉnh và thay đổi trong slide master ảnh hưởng đến toàn bộ bài thuyết trình nên chúng ta chỉ thực hiện các hiệu chỉnh và thay đổi trong chế độ màn hình Slide Master.

Để chuyển sang cửa sổ Slide Master, bạn vào ngăn View, nhóm Master Views và chọn Slide Master.

Sắp xếp và định dạng placeholder trên các slide master

Các bước thực hành như sau:

1. Chọn Slide master hoặc slide layout cần sắp xếp các placeholder. Ví dụ như bạn chọn Title Slide Layout

2. Dùng chuột chọn placeholder và giữ trái chuột kéo đến vị trí khác theo nhu cầu. Để thay đổi kích thước placeholder, bạn di chuyển chuột đến vị trí một trong 8 nốt tròn xung quanh placeholder đang chọn. Sau đó giữ trái chuột và kéo lên, xuống, trái hoặc phải để điều chỉnh kích thước placeholder.

3. Định dạng lại font chữ và cở chữ cho placeholder, bạn vào ngăn Home

Tại nhóm Font:bạn chọn lại font chữ là Verdana, chọn cở chữ là 54 và chọn kiểu chữ đậm.
Tại nhóm Paragraph: giúp canh lề, thêm các ký hiệu đầu dòng, đánh số thứ tự,… cho các đoạn văn bản chứa trong placeholder.

4. Thực hiện việc điều chỉnh tương tự cho tất cả các placeholder trên các slide master và slide layout nếu cần.

Thêm và xóa placeholder

Chúng ta sẽ tiếp tục việc điều chỉnh trên slide vừa rồi.Có nhiều kiểu placeholder trong PowerPoint như là content, text, picture, chart, …Tuy nhiên, chúng ta sẽ chỉ thực hành thêm một placeholder kiểu Picture để cho phép người dùng chèn một hình ảnh, logo,… vào trong slide khi biên soạn.

Các bước thực hành như sau:

1. Chọn Slide master hoặc slide layout bổ sung placeholder. Ví dụ như bạn chọn Title Slide Layout.

2. Trong ngăn Slide Master, đến nhóm Master Layout, chọn Insert Placeholder và chọn Picture.

3. Vẽ một placeholder với kích thước vừa phải trên cùng của slide. Placeholder Picture này sẽ xuất hiện khi bạn chèn thêm slide mới có layout là Title Slide trong quá trình biên soạn sau này.

4. Muốn xóa placeholder nào thì bạn chọn nó và nhấn phím Delete trên bàn phím.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 7/4/10

Chèn và xóa slide layout

Nếu nhận thấy các kiểu slide layout hiện có trong Slide master không đáp ứng đủ các kiểu bố cục khi biên soạn bài thuyết trình thì bạn có thể tạo thêm kiểu slide layout mới.

Các bước thực hành như sau:

1. Chọn vị trí đặt slide layout mới trong danh mục slide layout

2. Vào ngăn Slide Master, đến nhóm Edit Master, chọn Insert Layout.

3. Tiến hành chèn các placeholder và sắp đặt chúng theo nhu cầu của mình. Ví dụ như bạn chèn vào 3 placeholder (2 Picture và 1 Text) và bố trí như sau.

4. Đặt tên cho slide layout này bằng cách nhấp chuột vào nút Rename tại nhóm Edit Master trong ngăn Slide Master và đặt tên là “Two Picture & Text” trong hộp Layout name. Nhấn nút Rename để hoàn tất.

5. Khi đó, trong chế độ soạn thảo Normal View bạn có thể chèn slide mới với kiểu layout vừa tạo.

Chèn và xóa slide master

Một bài thuyết trình có tối thiểu một slide master, do vậy bạn có thể tạo thêm các slide master khác. Với nhiều slide master trong bài thuyết trình, chúng ta có thể áp dụng mỗi slide master cho mỗi chương hoặc phần trong bài thuyết trình của mình sau này.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn View, nhóm Master Views, chọn Slide Master để trờ lại cửa sổ Slide Master.

2. Vào ngăn Slide Master, đến nhóm Edit Master, chọn Insert Slide Master. Một Slide Master mặc định được chèn vào ngay sau slide master hiện có.

3. Có rất nhiều kiểu slide layout được chèn, bạn có thể xóa bớt các kiểu không sử dụng bằng cách chọn slide layout và nhấn Delete trên bàn phím để xóa.

4. Để xóa slide master và các slide layout vừa tạo thì bạn chọn slide master và nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa.

Áp dụng theme và nền cho slide master

Tương tự như áp dụng theme và background cho bài thuyết trình. Trong chế độ Slide Master, mỗi khi bạn áp dụng một kiểu theme thì PowerPoint tự động tạo thêm một Slide Master mới và với kiểu theme vừa chọn.

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Slide Master, đến nhóm EditTheme, chọn Themes.Ví dụ, bạn chọn kiểu theme là Apex.

2. Một Slide Master mới được thêm vào với kiểu theme vừa chọn.

3. Thay đổi màu nền cho slide, bạn vào Slide Master, đến nhóm Background, chọn Background Styles. Ví dụ, bạn chọn Style 9.

Thiết lập kích thước và chiều hướng của slide

Các bước thực hành như sau:

1. Vào ngăn Slide Master, đến nhóm Page Setup, chọn Page Setup.Hộp thoại Page Setup xuất hiện.

2. Tại Slide sized for, bạn chọn kích thước cho slide. Tùy theo màn hình mà bạn đang sử dụng mà bạn chọn kiểu thích hợp.

3. Tại Slides:

Chọn Portrait nếu muốn slide nằm dọc
Chọn Landscape nếu muốn slide nằm ngang (mặc định)

4. Tại Notes, handouts & outline chọn chiều hướng theo cách tương tự như slide.

Đóng cửa sổ slide master trở về chế độ soạn thảo

Để trở về màn hình soạn thảo bạn nhấp vào nút Close Master View trong ngăn Slide Master.

Làm việc với slide master:

Chúng ta nên tạo và thiết kế slide master trước khi bắt đầu biên soạn nội dung cho các slide vì khi đó các slide mà chúng ta chèn vào bài thuyết trình sẽ được kế thừa các định dạng, layout, hình ảnh,… từ slide master.

Nếu chúng ta tạo slide master sau khi đã xây dựng nội dung cho các slide thì có khả năng một số đối tượng trên slide sẽ không hoàn toàn tương thích với thiết kế của slide master. Khi đó, một số kiểu tính năng định dạng cho các đối tượng có thể bị lệch lạc cần phải điều chỉnh lại mất thời gian.

Chỉ nên thực hiện các thay đổi về thiết kế slide trong Slide Master.

Thanh Phong

TranThanhPhong · 8/4/10

4. Định dạng văn bản

Ngoài cách định dạng cho các placeholder văn bản trong chế độ Slide Master để áp dụng cho tất cả các slide trong bài thuyết trình. Chúng ta cũng có thể định dạng riêng lẻ cho một slide cụ thể nào đó với mục đích làmnổi bật thông tin trên slide.

Các bước thực hành định dạng văn bản như sau:

1. Dùng chuột quét chọn vùng văn bản trên slide cần định dạng. Ví dụ bạn sẽ định dạng văn bản trên slide 2.

2. Chọn ngăn Home, nhóm Font. Bạn thực hiện các thay đổi sau:

Chọn lại Font chữ tại hộp Font thành kiểu Century
Nhập vào kích thước chữ là 32 tại hộp Font Size. Hoặc nhấp chuột vào nút Increase Font Size ( ) để tăng kích cở chữ và nhấn vào nút Decrease Font Size ( ) để giảm kích cở chữ.
Chọn màu vàng cho văn bản tại nút Font Color ( )

3. Qua nhóm Paragraph, bạn thực hiện các thay đổi sau:

Chọn nút Bullets ( ) và chọn kiểu là Star Bullets
Chọn vào nút Justify ( ) để canh đều văn bản
Chọn nút Line Spacing ( ) và chọn kiểu là 1.5

4. Chúng ta cũng có thể chuyển đổi hộp văn bản sang Smart Art nếu thấy cần thiết. Ví dụ chúng ta chuyển sang kiểu Vertical Bullet List. Bạn vào ngăn Home, nhóm Paragraph, chọn nút Convert to SmartArt và chọn kiểu Vertical Bullet List.

Sao chép định dạng

Chuyển sang slide 3 của bài thuyết trình, ví dụ ta sẽ định dạng hộp văn bản bên trái sau đó sẽ sao chép định dạng sang hộp văn bản bên phải.

Các bước thực hành như sau:

1. Định dạng cho hộp văn bản bên trái như sau:

Dòng đầu tiên chữ màu vàng, cở chữ 34, kiểu chữ in đậm và đổi kiểu bullet sang hình đầu mũi tên màu vàng (vào Bullets and Numbering… để chọn lại màu).
Bốn dòng bên dưới chữ màu trắng, cở chữ 32 và đổi kiểu bullets sang hình ô vuông có màu trắng.

2. Chọn hộp văn bản bên trái, sau đó vào ngăn Home, nhóm Clipboard và kích chuột một lần vào nút Format Painter để sao chép định dạng vào bộ nhớ máy tính.

.

3. Khi đó sẽ xuất hiện thêm biểu tượng cây cọ trên con trỏ chuột. bạn di chuyển chuột đến hộp văn bản bên phải và kích trái chuột.

Format Painter:
Khi muốn sao chép định dạng của một đối tượng và áp dụng cho nhiều đối tượng thì bạn nhấp chuột hai lần lên nút Format Painter khi thực hiện lệnh sao chép định dạng.

Thanh Phong

Chủ đề này xin kết thúc!

Tải ebook tại đây: http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?t=35259

Tự học Microsoft PowerPoint 2010 (1 người xem)

Người dùng đang xem chủ đề này

Ngày mai trời lại sáng!

File đính kèm

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Ngày mai trời lại sáng!

Thời gian đếm ngược.