Giải pháp về quản lý thống nhất kiểu dữ liệu (tránh lỗi do đánh thừa ký tự)

[nguyenmanhnam]

Em thấy ngoài việc tìm hiểu sâu về hàm Excel, Pivot, VBA...thì đối với người dùng việc quan trọng nhất là tư duy về bố trí dữ liệu đầu vào. Đầu vào chính xác khoa học thì đầu ra mới chuẩn được.
Em ví dụ khi ta tổng hợp số liệu đối với Công ty TNHH A thì có thể do chưa khoa học, đầu vào Công ty này theo tổng hợp phải là duy nhất nhưng do đánh thừa ký tự nên chúng ta có thể đánh ra các trường hợp sau:
1. Công ty TNHH A
3. Cty TNHH A
3. Công ty TNHH A
Như vậy, các trường hợp kia máy tính sẽ hiểu là có rất nhiều Công ty A, chứ không phải là 1 Công ty. Các anh chị trên diễn đàn có giái pháp nào tối ưu cho việc này không, xin bày cho em với. Em xin chân thành cảm ơn rất nhiều.

 

[bebo021999]

Thông thường ta hay xây dựng các bảng danh sách, ví dụ như danh mục khách hàng, danh mục hàng hóa, danh mục chứng từ, danh sách nhân viên... với mỗi đối tượng chỉ phát sinh một lần duy nhất. Tất cả các phát sinh hàng ngày như phiếu thu, chi, nhập xuất hàng hóa, bảng kê bán hàng.. trong đó các đối tượng kể trên sẽ được lấy từ một validation list, lấy nguồn từ các bảng danh sách đã lập. Mỗi khi có phát sinh đối tượng mới (khách hàng, nhân viên, mã hàng hóa...), ta đều phải đăng ký vào danh sách trước khi nhập phát sinh.
Ví dụ cụ thể trường hợp của bạn, ngày 10/4/2011 bạn có bán cho công ty TNHH A số hàng hóa trị giá 1.000.000 đ, giả sử đây là công ty mới quan hệ lần đầu, bạn sẽ add tên "Công ty TNHH A" và các thông tin chi tiết của công ty này vào bảng "Danh mục khách hàng"; kế tiếp bạn nhập vào bảng "theo dõi bán hàng" với khách hàng là "Công ty TNHH A" (Cột khách hàng được cài validation list với name động (dùng dynamic offset), chỉ chấp nhận những khách hàng có ở bảng danh mục KH). Như vậy bạn sẽ tránh được lỗi tại bảng "theo dõi bán hàng".
Như vậy bạn chỉ phải theo dõi trên bảng Danh mục KH, sao cho lần phát sinh thứ hai ngày 15/4/2011 chẳng hạn, bạn quên mất, lại nhập thêm một KH nữa, ví dụ Cty TNHH A chẳng hạn. Bạn cần lưu ý một số mẹo để tránh trùng lắp. Bạn cần phải xác định đâu là chi tiết đặc thù của đối tượng. Mình ví dụ cụ thể: Khách hàng là công ty: Mã số thuế; Thông tin cá nhân : ngày tháng năm sinh+giới tính+số DTDĐ; ... thiết lập chức năng chống trùng lặp trên field này (ví dụ khi nhập Cty TNHH A sẽ bị trùng MS thuế đ/v Công ty TNHH A đã tồn tại và sẽ báo lỗi cho bạn biết).
Nếu bạn có file cụ thể thì post lên có lẽ sẽ giúp bạn hình dung được cụ thể hơn.

 

[ndu96081631]

Em thấy ngoài việc tìm hiểu sâu về hàm Excel, Pivot, VBA...thì đối với người dùng việc quan trọng nhất là tư duy về bố trí dữ liệu đầu vào. Đầu vào chính xác khoa học thì đầu ra mới chuẩn được.
Em ví dụ khi ta tổng hợp số liệu đối với Công ty TNHH A thì có thể do chưa khoa học, đầu vào Công ty này theo tổng hợp phải là duy nhất nhưng do đánh thừa ký tự nên chúng ta có thể đánh ra các trường hợp sau:
1. Công ty TNHH A
3. Cty TNHH A
3. Công ty TNHH A
Như vậy, các trường hợp kia máy tính sẽ hiểu là có rất nhiều Công ty A, chứ không phải là 1 Công ty. Các anh chị trên diễn đàn có giái pháp nào tối ưu cho việc này không, xin bày cho em với. Em xin chân thành cảm ơn rất nhiều.

Bạn cũng nói rằng nhập liệu rất quan trọng. Vậy ngay từ đầu ta nhập liệu chuẩn đi
Trường hợp bạn vừa nói, để khống chế nhập liệu cho thật chuẩn, sao ta không dùng Validation? Nhập chỉ 1 kiểu, các kiểu khác Excel nó đâu chấp nhận. Hoặc có thể dùng MÃ để nhận biết, nhập mã, tên tự động hiển thị (khỏi gõ, khỏi nhầm)

 

[nguyenmanhnam]

Bạn cũng nói rằng nhập liệu rất quan trọng. Vậy ngay từ đầu ta nhập liệu chuẩn đi
Trường hợp bạn vừa nói, để khống chế nhập liệu cho thật chuẩn, sao ta không dùng Validation? Nhập chỉ 1 kiểu, các kiểu khác Excel nó đâu chấp nhận. Hoặc có thể dùng MÃ để nhận biết, nhập mã, tên tự động hiển thị (khỏi gõ, khỏi nhầm)

Cảm ơn thày đã chỉ bảo, về Validation cũng có lần thày được thày chỉ cho rồi. Hiện nay, em đang dùng theo cách ấy cũng khá tiện thày ah, hiện giờ em quản lý rất nhiều khách hàng (cả phần cho vay chính sách mỗi hộ trung bình vay 3 triệu mà tổng số cho vay do em chuyên quản khoảng 1 tỷ, như vậy danh sách khách hàng rất nhiều), mọi tính toán trong ngày số lần phát sinh rất lớn. Em muốn tìm hiểu xem cách nào là tối ưu nhất để sử dụng.
Xin thày có thể nó rõ hơn cho em phần em bôi đậm (Mã để nhận biết...) không ah?

 

[ndu96081631]

Cảm ơn thày đã chỉ bảo, về Validation cũng có lần thày được thày chỉ cho rồi. Hiện nay, em đang dùng theo cách ấy cũng khá tiện thày ah, hiện giờ em quản lý rất nhiều khách hàng (cả phần cho vay chính sách mỗi hộ trung bình vay 3 triệu mà tổng số cho vay do em chuyên quản khoảng 1 tỷ, như vậy danh sách khách hàng rất nhiều), mọi tính toán trong ngày số lần phát sinh rất lớn. Em muốn tìm hiểu xem cách nào là tối ưu nhất để sử dụng.
Xin thày có thể nó rõ hơn cho em phần em bôi đậm (Mã để nhận biết...) không ah?

Thì mỗi khách hàng ta đặt cho 1 MÃ (tự đặt hay có sẳn gì đó tôi không biết). Mai này, để truy cập vào 1 khách hàng, ta truy qua MÃ (khỏi sợ trùng)
Vậy thôi!

 

[bebo021999]

Mình có làm file mẫu cho bạn nè.
Nhập thử trong sheet PS nhé