Câu chuyện sau đây, dựa theo lời kể của một Giám đôc tài chính bắt đầu lập nghiệp chỉ với một máy PC và một phần mềm Bảng tính
Một phần mềm bảng tính điện tử, thí dụ Excel của Microsoft, hẳn không phải là xa lạ với Bạn. Nhưng Bạn thường dùng nó vào việc gì? Thông thường, chắc Bạn vẫn yêu cầu cô nhân viên tài vụ tính bảng lương tháng này theo ngày công. Và rất nhanh, cô ấy lập một bảng gồm các cột: tên nhân viên, lương cấp bậc, ngày công, tiềnlương, tạm ứng, được lĩnh. Công thức tính đã biết: "tiền lương" = "ngày công" x "lương cấp bậc" /"số ngày làm việc của tháng", còn "được lĩnh" = "tiền lương" - "tạm ứng". Cô ta tính ra bảng lương của hơn 100 người chỉ trong vài phút. Hàng tháng, chỉ cần cập nhật cột ngày công, tạm ứng, chỉnh số ngày làm việc trong tháng cho đúng, và nếu có ai được tăng lương thì cập nhật lương cấp bậc cho họ. Các ứng dụng kiểu như vậy thực hiện rất nhanh và dễ dàng đối với bảng tính. Bạn hài lòng, và cô nhân viên của Bạn… yên tâm với kiến thức về Excel ở mức ấy!
Thật ra, Bảng tính là công cụ mạnh hơn nhiều.
Cách tính lương trên đây gọi là một "mô hình" tính lương. Bạn có thể xây dựng các mô hình tính lương khác. Nói chung, Bạn có thể xây dựng rất nhiều mô hình tính toán khác nhau với các dữ liệu để trong một bảng hai chiều như trên. Các mô hình như vậy được Bảng tính lưu lại, Bạn chỉ cần thay dữ liệu khi tính toán. Dữ liệu đó có thể nhập vào từ bàn phím, là kết quả thực hiện của các mô hình khác, lấy từ các CSDL, v.v. Kết quả tính toán theo mô hình có thể được in ra, gửi đi, cung cấp cho các mô hình khác hoặc ghi vào các CSDL.
Tức là, Bạn có thể làm mọi kiểu tính toán trên các dữ liệu Bạn có với Bảng tính theo yêu cầu, "theo mô hình xử lý" của mình. Thí dụ, bạn muốn biết lợi nhuận thu được là bao nhiêu với biểu giá bán hàng mới. Hoặc bạn muốn biết chênh lệch tiền mua hàng giữa hai nhà cung cấp. Hoặc xem kết quả kinh doanh nếu áp dụng một phương án sản phẩm (mặt hàng, số lượng, giá bán, v.v.) nào đó. Bảng tính là một công cụ tính cho Bạn rất nhanh tất cả các yêu cầu đó, theo đúng mô hình mà Bạn muốn.
Điều duy nhất cần là phải biết cách thể hiện các mô hình đó trong Bảng tính và sau đó thao tác trên chúng với các phương án dữ liệu vào khác nhau. Điều này không phải là khó học.
Các nhà kinh doanh dùng Bảng tính cho các mục tiêu còn hơn thế: họ thử thay đổi các phương án kinh doanh (thay dữ liệu vào) khác nhau vào cùng mô hình, hoặc thay đổi các mô hình tính toán khác nhau, "xoay đi xoay lại" các kết quả, rồi căn cứ vào đó, cân nhắc, lựa chọn ra phương án "tốt nhất". Bảng tính lúc này là một công cụ rất mạnh không chỉ để tính toán, mà còn để lập kế hoạch, để dự báo và hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.
Tôi đã kiên trì học dùng Bảng tính theo hướng đó từ cách đây 10 năm, khi tôi được ông chủ giao cho một máy tính Pentium 2 và phần mềm Lotus 1-2-3. Với chiếc máy và phần mềm đó, tôi đã đảm nhận toàn bộ công tác sổ sách, kế toán và kiểm kê cho công ty, hơn thế còn giúp ông chủ trong việc xem xét các phương án kinh doanh. Tôi có thể tự hào rằng nhờ có hệ thống này, tôi đã giúp cho công ty quản lý hiệu quả các hoạt động và mở mang kinh doanh. Hiện nay tôi đã là Giám đốc tài chính của một công ty khác, có trong tay các phần mềm mạnh hơn, nhưng vẫn giành đến 50% thời giờ của mình để làm việc với Bảng tính. Vị giám đốc cũ của tôi từng nói đại ý: "Máy tính là một loại công cụ cho ta các thông tin định lượng. Nhưng con người cần phải đưa ra các thông tin định tính, phải biết trả lời cho câu hỏi "tại sao". Một Giám đốc tốt đương nhiên phải biết về các con số, nhưng ông ta còn phải biết khảo sát, biết đặt ra các câu hỏi thông minh, biết nghiên cứu và phân tích" … Từ kinh nghiệm của mình tôi xin nói với Bạn điều này: phần mềm Bảng tính mà Bạn đang dùng ở công ty chính là thứ sẽ giúp Bạn trở nên một Giám đốc làm việc tốt như vậy.
(Trích từ SỔ TAY CÔNG NGHÊ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG cho doanh nghiệp)
Một phần mềm bảng tính điện tử, thí dụ Excel của Microsoft, hẳn không phải là xa lạ với Bạn. Nhưng Bạn thường dùng nó vào việc gì? Thông thường, chắc Bạn vẫn yêu cầu cô nhân viên tài vụ tính bảng lương tháng này theo ngày công. Và rất nhanh, cô ấy lập một bảng gồm các cột: tên nhân viên, lương cấp bậc, ngày công, tiềnlương, tạm ứng, được lĩnh. Công thức tính đã biết: "tiền lương" = "ngày công" x "lương cấp bậc" /"số ngày làm việc của tháng", còn "được lĩnh" = "tiền lương" - "tạm ứng". Cô ta tính ra bảng lương của hơn 100 người chỉ trong vài phút. Hàng tháng, chỉ cần cập nhật cột ngày công, tạm ứng, chỉnh số ngày làm việc trong tháng cho đúng, và nếu có ai được tăng lương thì cập nhật lương cấp bậc cho họ. Các ứng dụng kiểu như vậy thực hiện rất nhanh và dễ dàng đối với bảng tính. Bạn hài lòng, và cô nhân viên của Bạn… yên tâm với kiến thức về Excel ở mức ấy!
Thật ra, Bảng tính là công cụ mạnh hơn nhiều.
Cách tính lương trên đây gọi là một "mô hình" tính lương. Bạn có thể xây dựng các mô hình tính lương khác. Nói chung, Bạn có thể xây dựng rất nhiều mô hình tính toán khác nhau với các dữ liệu để trong một bảng hai chiều như trên. Các mô hình như vậy được Bảng tính lưu lại, Bạn chỉ cần thay dữ liệu khi tính toán. Dữ liệu đó có thể nhập vào từ bàn phím, là kết quả thực hiện của các mô hình khác, lấy từ các CSDL, v.v. Kết quả tính toán theo mô hình có thể được in ra, gửi đi, cung cấp cho các mô hình khác hoặc ghi vào các CSDL.
Tức là, Bạn có thể làm mọi kiểu tính toán trên các dữ liệu Bạn có với Bảng tính theo yêu cầu, "theo mô hình xử lý" của mình. Thí dụ, bạn muốn biết lợi nhuận thu được là bao nhiêu với biểu giá bán hàng mới. Hoặc bạn muốn biết chênh lệch tiền mua hàng giữa hai nhà cung cấp. Hoặc xem kết quả kinh doanh nếu áp dụng một phương án sản phẩm (mặt hàng, số lượng, giá bán, v.v.) nào đó. Bảng tính là một công cụ tính cho Bạn rất nhanh tất cả các yêu cầu đó, theo đúng mô hình mà Bạn muốn.
Điều duy nhất cần là phải biết cách thể hiện các mô hình đó trong Bảng tính và sau đó thao tác trên chúng với các phương án dữ liệu vào khác nhau. Điều này không phải là khó học.
Các nhà kinh doanh dùng Bảng tính cho các mục tiêu còn hơn thế: họ thử thay đổi các phương án kinh doanh (thay dữ liệu vào) khác nhau vào cùng mô hình, hoặc thay đổi các mô hình tính toán khác nhau, "xoay đi xoay lại" các kết quả, rồi căn cứ vào đó, cân nhắc, lựa chọn ra phương án "tốt nhất". Bảng tính lúc này là một công cụ rất mạnh không chỉ để tính toán, mà còn để lập kế hoạch, để dự báo và hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.
Tôi đã kiên trì học dùng Bảng tính theo hướng đó từ cách đây 10 năm, khi tôi được ông chủ giao cho một máy tính Pentium 2 và phần mềm Lotus 1-2-3. Với chiếc máy và phần mềm đó, tôi đã đảm nhận toàn bộ công tác sổ sách, kế toán và kiểm kê cho công ty, hơn thế còn giúp ông chủ trong việc xem xét các phương án kinh doanh. Tôi có thể tự hào rằng nhờ có hệ thống này, tôi đã giúp cho công ty quản lý hiệu quả các hoạt động và mở mang kinh doanh. Hiện nay tôi đã là Giám đốc tài chính của một công ty khác, có trong tay các phần mềm mạnh hơn, nhưng vẫn giành đến 50% thời giờ của mình để làm việc với Bảng tính. Vị giám đốc cũ của tôi từng nói đại ý: "Máy tính là một loại công cụ cho ta các thông tin định lượng. Nhưng con người cần phải đưa ra các thông tin định tính, phải biết trả lời cho câu hỏi "tại sao". Một Giám đốc tốt đương nhiên phải biết về các con số, nhưng ông ta còn phải biết khảo sát, biết đặt ra các câu hỏi thông minh, biết nghiên cứu và phân tích" … Từ kinh nghiệm của mình tôi xin nói với Bạn điều này: phần mềm Bảng tính mà Bạn đang dùng ở công ty chính là thứ sẽ giúp Bạn trở nên một Giám đốc làm việc tốt như vậy.
(Trích từ SỔ TAY CÔNG NGHÊ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG cho doanh nghiệp)
Lần chỉnh sửa cuối:
