- Tham gia
- 4/6/06
- Bài viết
- 901
- Được thích
- 2,717
Top 5 thủ thuật Excel siêu cơ bản cho người mới chập chững bắt đầu
Có nhiều cấp độ kỹ năng khác nhau của người sử dụng Excel. Nếu bạn là một người mới chập chững bắt đầu, có thể bạn không biết nhiều về các tính năng tiên tiến của nó. Bạn có lẽ cũng không biết một số điều cơ bản chỉ vì bạn không thường xuyên sử dụng nó. Bài viết này sẽ liệt kê 5 mẹo với ước mong sẽ cải thiện kỹ năng sử dụng Excel cho người mới chập chững bắt đầu.
1. ĐỊNH DẠNG TẤT CẢ BẢNG THỰC HIỆN NHƯ TABLE TRONG EXCEL
Đây là một trong những điều thông thường mà hầu hết mọi người không làm, thậm chí là người dùng có kỹ năng cao cấp. Khi bạn thiết lập một bảng tính đơn giản, bạn có tiêu đề cột và dữ liệu bên dưới nó. Nếu bạn có thể định dạng nó như 1 Table, bạn sẽ có được nhiều lợi ích hơn bảng thường.
Để làm được điều này, trước tiên hãy chắc chắn rằng bảng tính của bạn không có dòng trống nào. Ngoài ra kiểm tra xem bạn có tiêu đề cột trên mỗi cột không. Sau đó đưa con trỏ chuột của bạn đến bất cứ nơi nào trong bảng, vào thẻ Home, nhìn về bên phải, click vào Format as Table và chọn bất kỳ mẫu bảng bạn thích từ trình đơn thả xuống.
Excel sẽ ghi nhận dữ liệu của bạn như 1 Table. Những lợi ích của việc này :
- Dễ dàng hơn để sắp xếp và lọc
- Mở rộng công thức cho tất cả bản ghi mới
- Các biểu đồ được tạo từ Table sẽ năng động hơn
- Tự động đặt tên cột và mở rộng bảng khi bạn thêm dữ liệu
2. SỬ DỤNG CÁC MẪU (TEMPLATES) CÓ SẴN TRONG EXCEL
Đôi khi bạn không muốn bắt đầu một bảng tính bình thường. Không sao cả, Excel cung cấp cho bạn nhiều mẫu (templates) có sẵn để sử dụng. Tất cả mọi thứ từ lịch đến sổ cái, hóa đơn, biên lai và nhiều nhiều nữa.
Bạn sẽ thấy chính giữa màn hình có 1 danh sách các loại mẫu như hình trên, sau khi nhấn vào File >> New.. Chỉ cần chọn mẫu và bấm đúp vào loại mẫu bạn chọn. Vậy là bạn đã có bảng tính mới với mẫu bạn chọn.
3. MÃ HÓA CÁC SHEET BẰNG MÀU SẮC
Khi bạn có một bảng tính lớn, bạn có thể có nhiều Sheet khác nhau. Vì vậy, nhìn ở dưới cùng của màn hình ở mỗi sheet có thể gây nhầm lẫn.
Excel cho phép bạn tô màu các sheet, vì vậy bạn có thể nhóm chúng theo thể loại và bạn có thể chọn chúng ra dễ dàng hơn.
Ví dụ, có thể muốn tô màu xanh lá cho các sheet mà bạn cần nhập dữ liệu vào hàng ngày, màu đỏ cho những sheet bạn sử dụng hàng tuần và màu xanh dương để báo cáo.
Nhìn vào hình, sau khi mã hóa màu sắc cho các sheet, bạn có cảm thấy tốt hơn không? Chỉ cần nhấp chuột phải vào Sheet và chọn Tab Color, chọn màu nữa là xong. Rất đơn giản, đúng không?
4. THIẾT LẬP CHẾ ĐỘ AUTOSAVE
Bạn không muốn mất những gì bạn đã làm cho tập tin của mình? Vậy nên bạn cần phải chắc chắn Excel được thiết lập chế độ Autosave - tự động lưu lại tài liệu của bạn đều đặn.
Để cài đặt chế độ Autosave cho Excel của bạn, hãy vào File >> Options.
Hộp thoại Excel Options sẽ mở ra. Chọn mục Save. Tại tùy chọn Save AutoRecover information every 10 minutes, kiểm tra xem đã được đánh dấu chọn chưa, bạn cũng có thể nhập vào số phút sau khi làm việc với dữ liệu, bạn muốn tự động lưu lại.
5. LỌC DỮ LIỆU BẰNG FILTER
Thiết lập Filter trong Excel là cách tốt nhất để lướt qua các dữ liệu và tìm thấy những gì bạn cần. Có thể bạn có 1 danh sách dữ liệu lớn, nhưng đừng lo lắng, bạn có thể lọc nó theo các tiêu chí nhất định và sắp xếp nó vào 1 danh sách quản lý mà bạn có thể nhìn thấy tốt hơn.
Bạn có thể thiết lập Filter bằng 2 cách.
Cách thứ 1, định dạng dữ liệu của bạn như 1 Table như đã chia sẻ ở Phần 1. Điều đó sẽ đặt bộ lọc Filter trên tiêu đề cột của bạn
Nếu bạn không thích cách 1, bạn có thể làm theo cách 2 : Đặt con trỏ chuột và click vào tiêu đề cột. Sau đó chọn thẻ Data trên thanh ribbon >> click vào Filter
Bây giờ bạn có thể click vào mũi tên Filter và 1 danh sách được thả xuống. Bạn sẽ nhìn thấy tất cả các dữ liệu trong cột với những ô trống để đánh dấu chọn bên trái. Bạn có thể bỏ chọn những gì bạn không muốn nhìn thấy và chỉ nhìn thấy những gì được đánh dấu chọn.
Trên đây là danh sách 5 mẹo trong Excel. Nếu bạn không sử dụng Excel hàng ngày, 5 điều trên có thể là mới đối với bạn và có thể rất hữu ích để cải thiện tốc độ và hiệu quả làm việc với Excel của bạn! Chúc bạn thành công
Một số bài viết có liên quan:
1/ Nhãn danh mục không chen ngang vào biểu đồ
2/ Chiêu thứ 29: Tùy biến chú thích của ô bảng tính
3/ 5 tính năng của Excel vừa mạnh mẽ vừa dễ dàng không phải ai cũng biết
4/ Sử dụng Excel để ra quyết định hằng ngày
5/ Công cụ Camera trong Excel
6/ Mật khẩu và bảo mật trong Excel
7/ Kết hợp biểu đồ và thêm 1 trục phụ
8/ Tiết kiệm thời gian với Excel Table
9/ 10 lý do để học công thức Excel
10/ Tổng quan về Go To Special
Có nhiều cấp độ kỹ năng khác nhau của người sử dụng Excel. Nếu bạn là một người mới chập chững bắt đầu, có thể bạn không biết nhiều về các tính năng tiên tiến của nó. Bạn có lẽ cũng không biết một số điều cơ bản chỉ vì bạn không thường xuyên sử dụng nó. Bài viết này sẽ liệt kê 5 mẹo với ước mong sẽ cải thiện kỹ năng sử dụng Excel cho người mới chập chững bắt đầu.
1. ĐỊNH DẠNG TẤT CẢ BẢNG THỰC HIỆN NHƯ TABLE TRONG EXCEL
Đây là một trong những điều thông thường mà hầu hết mọi người không làm, thậm chí là người dùng có kỹ năng cao cấp. Khi bạn thiết lập một bảng tính đơn giản, bạn có tiêu đề cột và dữ liệu bên dưới nó. Nếu bạn có thể định dạng nó như 1 Table, bạn sẽ có được nhiều lợi ích hơn bảng thường.
Để làm được điều này, trước tiên hãy chắc chắn rằng bảng tính của bạn không có dòng trống nào. Ngoài ra kiểm tra xem bạn có tiêu đề cột trên mỗi cột không. Sau đó đưa con trỏ chuột của bạn đến bất cứ nơi nào trong bảng, vào thẻ Home, nhìn về bên phải, click vào Format as Table và chọn bất kỳ mẫu bảng bạn thích từ trình đơn thả xuống.
Excel sẽ ghi nhận dữ liệu của bạn như 1 Table. Những lợi ích của việc này :
- Dễ dàng hơn để sắp xếp và lọc
- Mở rộng công thức cho tất cả bản ghi mới
- Các biểu đồ được tạo từ Table sẽ năng động hơn
- Tự động đặt tên cột và mở rộng bảng khi bạn thêm dữ liệu
2. SỬ DỤNG CÁC MẪU (TEMPLATES) CÓ SẴN TRONG EXCEL
Đôi khi bạn không muốn bắt đầu một bảng tính bình thường. Không sao cả, Excel cung cấp cho bạn nhiều mẫu (templates) có sẵn để sử dụng. Tất cả mọi thứ từ lịch đến sổ cái, hóa đơn, biên lai và nhiều nhiều nữa.
Bạn sẽ thấy chính giữa màn hình có 1 danh sách các loại mẫu như hình trên, sau khi nhấn vào File >> New.. Chỉ cần chọn mẫu và bấm đúp vào loại mẫu bạn chọn. Vậy là bạn đã có bảng tính mới với mẫu bạn chọn.
3. MÃ HÓA CÁC SHEET BẰNG MÀU SẮC
Khi bạn có một bảng tính lớn, bạn có thể có nhiều Sheet khác nhau. Vì vậy, nhìn ở dưới cùng của màn hình ở mỗi sheet có thể gây nhầm lẫn.
Excel cho phép bạn tô màu các sheet, vì vậy bạn có thể nhóm chúng theo thể loại và bạn có thể chọn chúng ra dễ dàng hơn.
Ví dụ, có thể muốn tô màu xanh lá cho các sheet mà bạn cần nhập dữ liệu vào hàng ngày, màu đỏ cho những sheet bạn sử dụng hàng tuần và màu xanh dương để báo cáo.
Nhìn vào hình, sau khi mã hóa màu sắc cho các sheet, bạn có cảm thấy tốt hơn không? Chỉ cần nhấp chuột phải vào Sheet và chọn Tab Color, chọn màu nữa là xong. Rất đơn giản, đúng không?
4. THIẾT LẬP CHẾ ĐỘ AUTOSAVE
Bạn không muốn mất những gì bạn đã làm cho tập tin của mình? Vậy nên bạn cần phải chắc chắn Excel được thiết lập chế độ Autosave - tự động lưu lại tài liệu của bạn đều đặn.
Để cài đặt chế độ Autosave cho Excel của bạn, hãy vào File >> Options.
Hộp thoại Excel Options sẽ mở ra. Chọn mục Save. Tại tùy chọn Save AutoRecover information every 10 minutes, kiểm tra xem đã được đánh dấu chọn chưa, bạn cũng có thể nhập vào số phút sau khi làm việc với dữ liệu, bạn muốn tự động lưu lại.
5. LỌC DỮ LIỆU BẰNG FILTER
Thiết lập Filter trong Excel là cách tốt nhất để lướt qua các dữ liệu và tìm thấy những gì bạn cần. Có thể bạn có 1 danh sách dữ liệu lớn, nhưng đừng lo lắng, bạn có thể lọc nó theo các tiêu chí nhất định và sắp xếp nó vào 1 danh sách quản lý mà bạn có thể nhìn thấy tốt hơn.
Bạn có thể thiết lập Filter bằng 2 cách.
Cách thứ 1, định dạng dữ liệu của bạn như 1 Table như đã chia sẻ ở Phần 1. Điều đó sẽ đặt bộ lọc Filter trên tiêu đề cột của bạn
Nếu bạn không thích cách 1, bạn có thể làm theo cách 2 : Đặt con trỏ chuột và click vào tiêu đề cột. Sau đó chọn thẻ Data trên thanh ribbon >> click vào Filter
Bây giờ bạn có thể click vào mũi tên Filter và 1 danh sách được thả xuống. Bạn sẽ nhìn thấy tất cả các dữ liệu trong cột với những ô trống để đánh dấu chọn bên trái. Bạn có thể bỏ chọn những gì bạn không muốn nhìn thấy và chỉ nhìn thấy những gì được đánh dấu chọn.
Trên đây là danh sách 5 mẹo trong Excel. Nếu bạn không sử dụng Excel hàng ngày, 5 điều trên có thể là mới đối với bạn và có thể rất hữu ích để cải thiện tốc độ và hiệu quả làm việc với Excel của bạn! Chúc bạn thành công
Một số bài viết có liên quan:
1/ Nhãn danh mục không chen ngang vào biểu đồ
2/ Chiêu thứ 29: Tùy biến chú thích của ô bảng tính
3/ 5 tính năng của Excel vừa mạnh mẽ vừa dễ dàng không phải ai cũng biết
4/ Sử dụng Excel để ra quyết định hằng ngày
5/ Công cụ Camera trong Excel
6/ Mật khẩu và bảo mật trong Excel
7/ Kết hợp biểu đồ và thêm 1 trục phụ
8/ Tiết kiệm thời gian với Excel Table
9/ 10 lý do để học công thức Excel
10/ Tổng quan về Go To Special
Lần chỉnh sửa cuối:
Upvote
0
