Bài viết: Bỏ túi 20 chiêu để trở thành chuyên gia Excel (P1) (1 người xem)

[kyo]

BỎ TÚI 20 CHIÊU ĐỂ TRỞ THÀNH CHUYÊN GIA EXCEL


Để đối phó với hàng tấn dữ liệu lớn, không thể phủ nhận vai trò quan trọng của Excel trong công việc hàng ngày. Tuy nhiên, kể cả người mới bắt đầu hay người dùng cao cấp, bạn vẫn có thể bỏ qua rất nhiều mẹo và thủ thuật hữu ích. Dưới đây là 20 bí quyết hữu ích trong bảng tính Excel có thể bạn không biết.

1. Một cho tất cả
Ai trong chúng ta cũng đều biết đến tổ hợp phím Ctrl + A khi muốn lựa chọn tất cả dữ liệu, nhưng ít ai biết rằng, chỉ với 1 cú click chuột vào nút ở góc bên trái, tất cả sẽ được chọn chỉ trong tíc tắc.

2. Mở thật nhiều tập tin Excel
Thay vì mở từng tập tin 1 khi có quá nhiều tập tin cần bạn xử lý, hãy thử mở tất cả chỉ với một cú nhấp chuột bằng cách sau đây : Chọn các tập tin bạn muốn mở, sau đó bấm phím Enter trên bàn phím, tất cả các tập tin sẽ mở cùng 1 lúc.

3. Chuyển đổi qua lại các tập tin Excel khác nhau
Khi bạn mở nhiều bảng tính khác nhau, việc chuyển đổi qua lại giữa các tập tin khác nhau thực sự gây phiền nhiễu, vì đôi khi làm việc trên các sheet sai có thể làm hỏng toàn bộ dự án. Sử dụng Ctrl + Tab để có thể chuyển đổi giữa các tập tin khác nhau một cách tự do. Chức năng này cũng được áp dụng cho các tập tin khác, ví dụ như các tab trong Firefox, trong Windows 7.

4. Tạo 1 menu các phím tắt
Có 3 phím tắt trong trình đơn ở trên, đó là Save, Undo và Redo. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt, như Copy và Cut, bạn có thể thiết lập chúng như sau:
File >> Options >> Quick Access Toolbar, thêm(Add) Cut và Copy từ cột bên trái sang bên phải, bấm OK. Bạn sẽ thấy 2 phím tắt mới được thêm vào trong menu trên cùng.

5. Thêm 1 đường chéo ở giữa ô
Giả sử bạn muốn tạo 1 thời khóa biểu cho học sinh. Bạn cần 1 đường chéo trong ô đầu tiên để tách các thuộc tính khác nhau của dòng và cột. Làm thế nào để tạo ra nó? Mọi người đều biết Home >> Font >> Borders có thể thay đổi đường viền ô, thậm chí có thể tô màu cho ô nữa. Tuy nhiên, nếu bạn bấm vào More Borders, bạn sẽ nhận được nhiều bất ngờ hơn nữa, chẳng hạn như đường chéo bạn đang tìm. Hãy click vào và trải nghiệm nào.

6. Thêm nhiều hơn 1 dòng mới hoặc cột mới
Có thể bạn biết cách để thêm 1 dòng hoặc cột mới, nhưng sẽ thực sự lãng phí rất nhiều thời gian nếu bạn cần phải chèn nhiều hơn 1 dòng hoặc cột bằng cách lặp lại X lần hành động trên. Cách tốt nhất là kéo và chọn X dòng hoặc X cột (X có thể hai hoặc nhiều hơn) mỗi khi bạn muốn thêm X dòng hoặc X cột ở trên hoặc bên trái. Nhấp chuột phải vào các dòng hoặc các cột được đánh dấu và chọn Insert từ menu thả xuống. Dòng mới sẽ được chèn vào phía trên dòng bạn đã chọn. Còn cột mới thì được chèn bên trái của cột đầu tiên bạn đã chọn

7. Di chuyển nhanh chóng mà vẫn giữ dữ liệu trong ô
Nếu bạn muốn di chuyển 1 cột dữ liệu trong bảng tính, cách nhanh nhất là chọn cột đó và di con trỏ đến viền đậm của ô, bạn sẽ thấy 1 biểu tượng mũi tên 4 chiều, giữ và kéo chuột đến cột mới.
Nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì sao? Chỉ cần nhấn nút Ctrl trước khi bạn kéo chuột để di chuyển, cột mới sẽ sao chép tất cả các dữ liệu được chọn.

8. Xóa các ô trống nhanh chóng
Một số dữ liệu mặc định sẽ được để trống, vì nhiều lý do. Khi cần phải xóa chúng để duy trì độ chính xác, đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình, hãy nhớ sử dụng bộ lọc Filter để lọc ra tất cả các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột.
Chọn cột bạn muốn lọc, vào Data >> Filter, sau đó, 1 nút mũi tên xuống sẽ xuất hiện. Bỏ chọn Select All và chỉ nhấn vào lựa chọn cuối cùng, Blanks. Tất cả các ô trống sẽ hiển thị ngay lập tức. Quay về Home và nhấn Delete trực tiếp, tất cả trong ô sẽ bị xóa bỏ.

9. Tìm kiếm mở rộng với ký tự đặc biệt
Ai trong chúng ta cũng đều biết cách để kích hoạt chế độ tìm kiếm bắng cách sử dụng phím tắt Ctrl + F, nhưng không phải ai cũng biết cách kết hợp với 2 ký tự đặc biệt để mở rộng tìm kiếm, đó là dấu chấm hỏi ? và dấu hoa thị *. Khi bạn không chắc chắn bạn muốn tìm kiếm điều gì, thì chúng sẽ là trợ thủ đắc lực cho bạn đấy. Dấu chấm hỏi ? chỉ đại diện cho 1 ký tự, còn dấu hoa thị * có thể đại diện cho 1 chuỗi nhiều ký tự.
Vậy nếu như bạn muốn tìm dấu chấm hỏi ? hoặc dấu hoa thị * thì sao? Hãy thêm vào dấu ngã ~ ở phía trước nhé.

10. Tạo Giá trị duy nhất trong 1 cột
Bạn nhận thức được những chức năng chính của Filter, nhưng chưa chắc bạn biết sử dụng Advanced Filter. Advanced Filter được áp dụng khi bạn cần phải lọc một giá trị duy nhất lặp đi lặp lại của dữ liệu trong một cột.
Nhấn chọn cột và vào thẻ Data >> Advanced. Một cửa sổ hội thoại sẽ hiện lên như trong hình dưới đây. Chọn Copy to another location. Sau đó, xác định vị trí mục tiêu bằng cách gõ giá trị hoặc nhấn chọn khu vực. Trong ví dụ này, Tuổi là giá trị duy nhất có thể được tạo ra từ cột C và hiển thị trong cột E. Đừng quên chọn Unique records only, sau đó bấm OK. Các giá trị duy nhất hiển thị trong cột E có thể có độ đối lập so với dữ liệu gốc ở cột C, đó là lý do tại sao nó được đề nghị sao chép vào một vị trí khác.

Nguyễn Bảo Khanh

Một số bài viết có liên quan:
1/ 20 phím tắt Excel thông dụng
2/ 5 mẹo làm việc với Excel cho các Chuyên gia Thuế và Kế toán
3/ 7 hàm hữu ích bị lãng quên trong Excel
4/ Top 5 thủ thuật Excel siêu cơ bản cho người mới chập chững bắt đầu
5/ 5 tính năng của Excel vừa mạnh mẽ vừa dễ dàng không phải ai cũng biết
6/ 10 lý do để học công thức Excel
7/ 6 thói quen cá nhân khi làm việc với dữ liệu và Excel
8/ 4 cách sử dụng Immediate Window trong VBA hiệu quả hơn
9/ Bỏ túi 7 thủ thuật Excel không phải ai cũng biết
10/ 3 gợi ý nhỏ mang lại thành công trong khai báo biến trong VBA