- Tham gia
- 4/6/06
- Bài viết
- 901
- Được thích
- 2,717
6 THÓI QUEN CÁ NHÂN KHI LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU VÀ EXCEL
Bất cứ việc gì khi được thực hiện tốt và lặp đi lặp lại, sẽ hình thành thói quen. Cũng vậy, những hành động nhỏ nhỏ khi làm việc với Excel sẽ lặng lẽ hình thành nên thói quen và phát triển. Những thói quen ấy sẽ giữ cho bạn tập trung cũng như tránh được các bẫy thông thường. Dưới đây là 6 "hành động nhỏ nhỏ†không có trong các hướng dẫn Excel. Những gợi ý đơn giản này tuy không mạnh mẽ như công thức mảng, nhưng lại có sức hấp dẫn riêng của nó, hy vọng sẽ đem đến cho bạn 6 thói quen cá nhân tốt khi làm việc với dữ liệu và Excel.
1. Phòng cháy hơn chữa cháy
Đôi khi sẽ có những tai nạn xảy ra khi chúng ta đang làm việc với dữ liệu. 1 trong những việc chúng ta có thể đề phòng được đó là phát triển thói quen phòng ngừa trước tai nạn. Trong hình dưới đây, bạn sẽ thấy Sheet xanh lá "Data" đã được Copy - Paste từ Sheet đỏ "Gốc". Hãy nghĩ xem, nếu chẳng may, sheet "Data" vô tình bị xóa hết, bạn sẽ làm gì? Thật dễ để quay lại làm việc khi có Sheet "Gốc". . Sheet "Gốc" còn giúp bạn xác minh "Không, không có gì sai" khi bạn nghi ngờ, cảm thấy có gì đó chưa đúng.
2. Luôn nắm rõ việc bạn làm từ đầu chí cuối
Thế giới của dữ liệu là một thế giới tối tăm, u ám. Sẽ rất lý tưởng nếu ta có quyền truy cập vào tất cả các dữ liệu trong vũ trụ ngay lập tức. Nhưng rất tiếc, chúng ta không có quyền truy cập như vậy. Chúng ta cũng không có nhiều thời gian, tiền bạc, kỹ năng, công cụ,… Vì vậy, nhu cầu quản lý dữ liệu phải phù hợp với thực tế và cả những hạn chế nữa.
Chúng ta luôn có mục đích rõ ràng để tìm kiếm các bản sao cho 1 bộ dữ liệu lớn, hoặc xây dựng 1 ứng dụng, hoặc làm các phép tính phức tạp, hoặc làm gì khác với dữ liệu. Điều đó thật hiển nhiên, nhưng làm thế nào để giữ vững mục đích đó cho đến khi hoàn thành công việc?
Bạn phải hoàn thành công việc trong 4 ngày sẽ khác hoàn toàn so với 10 ngày.
- Hoàn thành trong 10 ngày: xóa hết tất cả hồ sơ khách hàng trùng lặp và phân loại khách hàng dựa trên nghề nghiệp và khu vực tàu điện ngầm lớn. Nhưng đó là bạn có 10 ngày. Vậy làm như thế nào để công việc trở nên tốt và hoàn thành trong 4 ngày?
- Hoàn thành trong 4 ngày: xóa hết các bản sao trong top 10 khu vực tàu điện ngầm lớn.
Nếu không có sự rõ ràng về kết quả công việc, bạn sẽ dễ sa vào : 1 - những chi tiết vụn vặt, không liên quan hoặc 2 - thiếu mất 1 hoặc vài bước không xác định được. Khi bản cảm thấy như bạn đang đi vòng quanh, hãy dừng lại, buộc mình phải trình bày rõ mục tiêu tổng thể, tại sao nó lại quan trọng và các phần phải được đặt đúng chỗ.
Ghi chú: "Hoàn thành" hay không, nhanh hay chậm phụ thuộc vào bạn. Bạn phải nhìn lại và đánh giá lại ít nhất 1 lần trong khoảng thời gian thực hiện.
3. Khi bạn nhận 1 bộ dữ liệu mới, hãy đặt chúng vào PIVOT TABLE
PivotTable là công cụ phân tích dữ liệu rất mạnh trong Excel. Chúng có thể biến những con số dường như vô nghĩa trong một khối dữ liệu khổng lồ thành những con số có nghĩa. PivotTable rất dễ sử dụng, nhưng chúng cũng có một số vấn đề phức tạp không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, sẽ không bao giờ là đủ để nói về việc sử dụng PivotTable nếu bạn không trực tiếp bắt tay vào làm. Có rất nhiều bài viết hướng dẫn trên diễn đàn, bạn có thể truy cập và bắt đầu tìm hiểu ngay từ bây giờ.
4. Xây dựng công thức phức tạp chỉ với những bước nhỏ
Nhiêm vụ : Bạn hãy giao ngẫu nhiên công việc cho 5 người chỉ với 1 công thức duy nhất, sử dụng INDEX và RANDBETWEEN.
Chúng ta sẽ làm việc với INDEX đầu tiên : =INDEX($J$2:$J$6,2)
Sau đó, lồng RANDBETWEEN vào trong : =INDEX($J$2:$J$6,RANDBETWEEN(1,5))
Từ đây, nếu công thức này cần phải được lồng thêm nhiều nữa, bạn biết rằng phần này vẫn hoạt động
5. Đừng ẩn (hide) Dòng 1 hoặc Cột A
Việc ẩn (hide) dòng 1 hoặc cột A không giống như việc ẩn các dòng hoặc cột khác.
6. Đừng quá phụ thuộc vào Excel
Howard A. Tullman đã viết một bài viết tuyệt vời cho Inc.com, "Tại sao tốt là đủ tốt" (Why Good is Good Enough). Tullman mô tả khách hàng cần đến những giải pháp gì và muốn có được chúng như thế nào. Đào tạo, hướng dẫn sử dụng, chỉ dẫn, vv có thể được nhiều hơn quá mức cần thiết, họ có thể chỉ đơn giản giết chết một giải pháp. Đây chỉ là một lời nhắc nhở rằng mục tiêu là để thực hiện, không phải là để khoe.
Ann Emery của Emery Evaluation, một lần nhận xét rằng các công cụ quản lý dữ liệu mà chúng ta thực sự cần để phát triển là bộ não của chúng ta. Đó thực sự là những gì mà bài viết này muốn nói tới. Quan Niệm, Chiến lược, Những thói quen tốt, Phương pháp cá nhân,… tất cả đều phục vụ để làm việc hiệu quả. Những điều nhỏ thường không được dạy và hay bị lãng quên bởi người xử lý dữ liệu. Vô tình, họ đang cố gắng ép 1 điều gì đó xảy ra. Excel chỉ trợ giúp 1 phần thôi. Hãy tiếp tục phát triển công cụ nằm giữa đôi tai của bạn. Và cùng nhau chúng ta sẽ thoát khỏi thế giới của những khó khăn, mệt nhọc liên quan đến thế giới dữ liệu.
Nguyễn Bảo Khanh
Một số bài viết có liên quan:
1/ 23 điều bổ ích về VLOOKUP có thể bạn muốn biết (phần 1)
2/ Chiêu thứ 22: Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ô
3/ 29 cách tiết kiệm thời gian với các công thức Excel (phần 1)
4/ PivotTable & PivotChart - Từ căn bản đến nâng cao (phần 1)
5/ 30 mẹo siêu đơn giản giúp hoàn thiện biểu đồ (phần 1)
6/ Tổng quan về Scripting.Dictionary
7/ Hướng dẫn sử dụng Crystal Ball (phần 1)
8/ 10 sự thật ít ai biết về sự khởi đầu khiêm tốn của Excel
9/ Tham chiếu trong Excel (1)
10/ Làm việc với Range
Bất cứ việc gì khi được thực hiện tốt và lặp đi lặp lại, sẽ hình thành thói quen. Cũng vậy, những hành động nhỏ nhỏ khi làm việc với Excel sẽ lặng lẽ hình thành nên thói quen và phát triển. Những thói quen ấy sẽ giữ cho bạn tập trung cũng như tránh được các bẫy thông thường. Dưới đây là 6 "hành động nhỏ nhỏ†không có trong các hướng dẫn Excel. Những gợi ý đơn giản này tuy không mạnh mẽ như công thức mảng, nhưng lại có sức hấp dẫn riêng của nó, hy vọng sẽ đem đến cho bạn 6 thói quen cá nhân tốt khi làm việc với dữ liệu và Excel.
1. Phòng cháy hơn chữa cháy
Đôi khi sẽ có những tai nạn xảy ra khi chúng ta đang làm việc với dữ liệu. 1 trong những việc chúng ta có thể đề phòng được đó là phát triển thói quen phòng ngừa trước tai nạn. Trong hình dưới đây, bạn sẽ thấy Sheet xanh lá "Data" đã được Copy - Paste từ Sheet đỏ "Gốc". Hãy nghĩ xem, nếu chẳng may, sheet "Data" vô tình bị xóa hết, bạn sẽ làm gì? Thật dễ để quay lại làm việc khi có Sheet "Gốc". . Sheet "Gốc" còn giúp bạn xác minh "Không, không có gì sai" khi bạn nghi ngờ, cảm thấy có gì đó chưa đúng.
2. Luôn nắm rõ việc bạn làm từ đầu chí cuối
Thế giới của dữ liệu là một thế giới tối tăm, u ám. Sẽ rất lý tưởng nếu ta có quyền truy cập vào tất cả các dữ liệu trong vũ trụ ngay lập tức. Nhưng rất tiếc, chúng ta không có quyền truy cập như vậy. Chúng ta cũng không có nhiều thời gian, tiền bạc, kỹ năng, công cụ,… Vì vậy, nhu cầu quản lý dữ liệu phải phù hợp với thực tế và cả những hạn chế nữa.
Chúng ta luôn có mục đích rõ ràng để tìm kiếm các bản sao cho 1 bộ dữ liệu lớn, hoặc xây dựng 1 ứng dụng, hoặc làm các phép tính phức tạp, hoặc làm gì khác với dữ liệu. Điều đó thật hiển nhiên, nhưng làm thế nào để giữ vững mục đích đó cho đến khi hoàn thành công việc?
Bạn phải hoàn thành công việc trong 4 ngày sẽ khác hoàn toàn so với 10 ngày.
- Hoàn thành trong 10 ngày: xóa hết tất cả hồ sơ khách hàng trùng lặp và phân loại khách hàng dựa trên nghề nghiệp và khu vực tàu điện ngầm lớn. Nhưng đó là bạn có 10 ngày. Vậy làm như thế nào để công việc trở nên tốt và hoàn thành trong 4 ngày?
- Hoàn thành trong 4 ngày: xóa hết các bản sao trong top 10 khu vực tàu điện ngầm lớn.
Nếu không có sự rõ ràng về kết quả công việc, bạn sẽ dễ sa vào : 1 - những chi tiết vụn vặt, không liên quan hoặc 2 - thiếu mất 1 hoặc vài bước không xác định được. Khi bản cảm thấy như bạn đang đi vòng quanh, hãy dừng lại, buộc mình phải trình bày rõ mục tiêu tổng thể, tại sao nó lại quan trọng và các phần phải được đặt đúng chỗ.
Ghi chú: "Hoàn thành" hay không, nhanh hay chậm phụ thuộc vào bạn. Bạn phải nhìn lại và đánh giá lại ít nhất 1 lần trong khoảng thời gian thực hiện.
3. Khi bạn nhận 1 bộ dữ liệu mới, hãy đặt chúng vào PIVOT TABLE
PivotTable là công cụ phân tích dữ liệu rất mạnh trong Excel. Chúng có thể biến những con số dường như vô nghĩa trong một khối dữ liệu khổng lồ thành những con số có nghĩa. PivotTable rất dễ sử dụng, nhưng chúng cũng có một số vấn đề phức tạp không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, sẽ không bao giờ là đủ để nói về việc sử dụng PivotTable nếu bạn không trực tiếp bắt tay vào làm. Có rất nhiều bài viết hướng dẫn trên diễn đàn, bạn có thể truy cập và bắt đầu tìm hiểu ngay từ bây giờ.
4. Xây dựng công thức phức tạp chỉ với những bước nhỏ
Nhiêm vụ : Bạn hãy giao ngẫu nhiên công việc cho 5 người chỉ với 1 công thức duy nhất, sử dụng INDEX và RANDBETWEEN.
Chúng ta sẽ làm việc với INDEX đầu tiên : =INDEX($J$2:$J$6,2)
Sau đó, lồng RANDBETWEEN vào trong : =INDEX($J$2:$J$6,RANDBETWEEN(1,5))
Từ đây, nếu công thức này cần phải được lồng thêm nhiều nữa, bạn biết rằng phần này vẫn hoạt động
5. Đừng ẩn (hide) Dòng 1 hoặc Cột A
Việc ẩn (hide) dòng 1 hoặc cột A không giống như việc ẩn các dòng hoặc cột khác.
6. Đừng quá phụ thuộc vào Excel
Howard A. Tullman đã viết một bài viết tuyệt vời cho Inc.com, "Tại sao tốt là đủ tốt" (Why Good is Good Enough). Tullman mô tả khách hàng cần đến những giải pháp gì và muốn có được chúng như thế nào. Đào tạo, hướng dẫn sử dụng, chỉ dẫn, vv có thể được nhiều hơn quá mức cần thiết, họ có thể chỉ đơn giản giết chết một giải pháp. Đây chỉ là một lời nhắc nhở rằng mục tiêu là để thực hiện, không phải là để khoe.
Ann Emery của Emery Evaluation, một lần nhận xét rằng các công cụ quản lý dữ liệu mà chúng ta thực sự cần để phát triển là bộ não của chúng ta. Đó thực sự là những gì mà bài viết này muốn nói tới. Quan Niệm, Chiến lược, Những thói quen tốt, Phương pháp cá nhân,… tất cả đều phục vụ để làm việc hiệu quả. Những điều nhỏ thường không được dạy và hay bị lãng quên bởi người xử lý dữ liệu. Vô tình, họ đang cố gắng ép 1 điều gì đó xảy ra. Excel chỉ trợ giúp 1 phần thôi. Hãy tiếp tục phát triển công cụ nằm giữa đôi tai của bạn. Và cùng nhau chúng ta sẽ thoát khỏi thế giới của những khó khăn, mệt nhọc liên quan đến thế giới dữ liệu.
Nguyễn Bảo Khanh
Một số bài viết có liên quan:
1/ 23 điều bổ ích về VLOOKUP có thể bạn muốn biết (phần 1)
2/ Chiêu thứ 22: Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ô
3/ 29 cách tiết kiệm thời gian với các công thức Excel (phần 1)
4/ PivotTable & PivotChart - Từ căn bản đến nâng cao (phần 1)
5/ 30 mẹo siêu đơn giản giúp hoàn thiện biểu đồ (phần 1)
6/ Tổng quan về Scripting.Dictionary
7/ Hướng dẫn sử dụng Crystal Ball (phần 1)
8/ 10 sự thật ít ai biết về sự khởi đầu khiêm tốn của Excel
9/ Tham chiếu trong Excel (1)
10/ Làm việc với Range
Lần chỉnh sửa cuối:
Upvote
0
