Bài viết: 5 tính năng của Excel vừa mạnh mẽ vừa dễ dàng không phải ai cũng biết (2 người xem)

[kyo]

5 TÍNH NĂNG EXCEL VỪA MẠ NH MẼ VỪA DỄ DÀNG KHÔNG PHẢI AI CŨNG BIẾT

Chúng ta đều biết rằng Excel được đóng gói với rất nhiều tính năng mạnh mẽ, cả 1 kho tàng các công thức và 1 phòng trưng bày các biểu đồ thú vị. Điều đó khiến cho Excel trở thành một trong những công cụ hữu ích nhất cho các nhà phân tích kinh doanh. Trong số những tính năng tuyệt vời đó của Excel, có một vài "món" có thể sử dụng dễ dàng và nhanh chóng gia tăng thêm giá trị cho công việc của bạn. Hãy xem các tính năng được nêu trong bài viết này, bao gồm Biểu đồ phân tán (Sparklines), Định dạng có Điều kiện (Conditional Formatting), Slicers và một vài công thức đơn giản nhưng hữu ích mà có thể bạn không để ý tới.

Biểu đồ phân tán (Sparklines)

Biểu đồ phân tán lần đầu tiên được giới thiệu trong Excel 2010, là loại biểu đồ cung cấp cái nhìn trực quan, đơn giản về các xu hướng trên 1 dòng cho các dữ liệu của bạn - trong 1 bảng tính duy nhất. Biểu đồ phân tán có thể cung cấp phương thế tuyệt vời dựa vào bảng dashboard và cũng là lựa chọn cực kỳ sáng suốt đối với người sử dụng. Bạn tin không, tính năng này thật tuyệt và rất dễ sử dụng. Tuy nhiên, nhiều nhà phân tích không tận dụng được hết những biểu đồ tuy nhỏ mà mạnh mẽ này.

Để tạo Biểu đồ phân tán, chọn vùng dữ liệu. Trên ribbon, bấm Insert, sau đó chọn Sparklines với các loại : Line, Column hoặc Win/Loss. Tiếp theo nhập vào giới hạn mà bạn muốn Biểu đồ phân tán hiển thị. Và bạn sẽ có Biểu đồ phân tán cho riêng bạn.

Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)

Các tùy chọn có sẵn trong tính năng Định dạng có điều kiện cho phép bạn nhanh chóng tạo ra các bản đồ màu, biến một bảng dữ liệu vào một quang phổ liên tục của màu sắc để phân tích hình ảnh sâu sắc. Đây là một cách đơn giản và hiệu quả để khám phá dữ liệu của bạn và tìm ra 1 mô hình thú vị. Dưới đây là một bản đồ màu mà tùy chọn thang màu được áp dụng chỉ trong 10 giây, lấy dữ liệu từ ví dụ Biểu đồ phân tán trên để minh họa. Màu xanh đậm nếu doanh số bán hàng các phẩm cao và trắng nếu doanh số thấp.

Để tạo ra một bản đồ màu, trước hết, chọn dữ liệu thô của bạn. Sau đó tại thẻ Home ở trên thanh ribbon, click vào Conditional Formatting >> Color Scales và chọn thang màu bạn thích. Bạn cũng có thể điều chỉnh tùy chọn thang màu bằng cách chỉnh sửa các quy tắc định dạng.

Hàm SMALL và LARGE

Trong khi mọi người đều biết đến hàm MAX và MIN, thì lại có rất ít người biết và tận dụng lợi thế của hàm SMALL và LARGE. 2 hàm này giúp bạn tìm ra giá trị đầu tiên, thứ hai hay thứ n lớn nhất (hoặc nhỏ nhất) trong dữ liệu của bạn. Dùng lại dữ liệu bán hàng tương tự từ ví dụ trên, hàm LARGE có thể nhanh chóng xác định được 2 sản phẩm hàng đầu của mỗi tháng trong bảng dữ liệu. Xem ví dụ dưới đây, được thực hiện với sự giúp đỡ của hàm INDEX và MATCH, 2 hàm siêu hữu ích khác để phân tích và so sánh

Xóa bỏ bản sao

Có rất nhiều con số trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Làm sạch và tổ chức dữ liệu là một trong số những công việc cần cho sự phát triển của doanh nghiệp. Xóa bỏ bản sao (Remove Duplicates) là tính năng được giới thiệu trong Excel 2007, rất dễ sử dụng để giải quyết vấn đề quan trọng mà tất cả chúng ta phải đối mặt, đó là sự trùng lặp dữ liệu.

Chỉ cần chọn dữ liệu, chọn thẻ Data trên thanh ribbon, nhấp vào nút Remove Duplicates và xem Excel làm sạch dữ liệu của bạn như thế nào. Thật đơn giản, phải không?

Slicers

Hãy suy nghĩ về Slicers như bộ lọc hình ảnh. Nó giúp bạn nhanh chóng thu hẹp bộ dữ liệu thành một tập hợp con và hình dung (hoặc trong một định dạng dữ liệu thô hoặc thông qua một biểu đồ kết nối). Slicers đã được giới thiệu trong Excel 2010 và trở nên hoàn thiện hơn trong Excel 2013.

Ví dụ, chúng ta có thể nhanh chóng tạo ra 1 biểu đồ Xu thế bán hàng tương tác bằng cách sử dụng Slicer. Khi trình bày các dữ liệu bán hàng, chúng ta có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các sản phẩm khác nhau trong cùng 1 biểu đồ.

Để thêm 1 Slicer vào biểu đồ của bạn, trong Excel 2013, chọn vùng dữ liệu >> chọn Insert trên thanh ribbon >> chọn tiếp Slicer. Sau đó chọn một phần dữ liệu mà bạn muốn sử dụng như 1 bộ lọc. Trong ví dụ trên, cột Product được chọn. Và bạn sẽ có 1 Slicer như mong muốn.

Chúc bạn vui với bài viết này.

Nguyễn Bảo Khanh.

Một số bài viết có liên quan:
1/ Chiêu số 23: Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng 1 checkbox
2/ Chiêu thứ 20: Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện
3/ Chiêu số 19: Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting
4/ Chiêu thứ 21: Tô màu dòng xen kẽ
5/ Sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để làm nổi bật ngày tháng trong Excel
6/ Chiêu số 18: Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox
7/ 30 mẹo siêu đơn giản giúp hoàn thiện biểu đồ (phần 2)
8/ 30 mẹo siêu đơn giản giúp hoàn thiện biểu đồ (phần 1)
9/ Phân tích tồn kho theo phương pháp ABC
10/ Cách viết hàm hiệu quả