Bài viết: 29 cách tiết kiệm thời gian với các công thức Excel (phần 3) (2 người xem)

[kyo]

29 cách tiết kiệm thời gian với các công thức Excel (phần 3)


20. Hãy nhớ rằng các công thức và hàm luôn luôn trả về 1 giá trị

Bạn đang phải vật lộn với một công thức, đôi khi bạn nghĩ rằng một phần của công thức sẽ trả về một giá trị nhất định, nhưng thực tế nó lại trả về một kết quả khác. Sử dụng phím F9 để kiểm tra kết quả thực sự được trả về bởi một hàm hoặc một phần của một công thức.

21. Sử dụng phím F9 để đánh giá các bộ phận của 1 công thức

Phím tắt F9 có thể giải quyết các phần của một công thức trong thời gian thực. Đây là một công cụ tuyệt vời để gỡ lỗi những công thức lớn, khi bạn cần phải xác minh kết quả của một phần riêng biệt trong công thức là những gì bạn đang mong đợi. Để sử dụng mẹo này, chọn công thức muốn chỉnh sửa bằng cách chọn biểu thức hoặc hàm bạn muốn đánh giá (sử dụng cửa sổ gợi ý hàm để chọn toàn bộ tham số). Khi bạn chọn xong, bấm F9. Bạn sẽ thấy rằng một phần của công thức thay thế bởi giá trị của nó.

22. Sử dụng Evaluate Formula để giải quyết công thức từng bước một

Khi sử dụng phím F9 để đánh giá một công thức trở nên quá tẻ nhạt, đã đến lúc phải thoát ra với tính năng lớn hơn : Evaluate Formula. Evaluate Formula sẽ giải quyết công thức chỉ trong 1 bước. Mỗi khi bạn nhấn nút Evaluate, Excel sẽ giải quyết phần gạch chân trong các công thức và cho bạn thấy kết quả. Bạn có thể tìm thấy Evaluate Formula trong phần thẻ Formulas trên ribbon, trong nhóm Formula Auditing.

Để sử dụng Evaluate Formula, chọn một công thức, và nhấp vào nút Evaluate Formula trên thanh ribbon. Khi cửa sổ mở ra, bạn sẽ thấy công thức hiển thị trong hộp thoại với nút Evaluate bên dưới. Một phần của công thức sẽ được gạch chân - đây là phần "đang được đánh giá". Khi bạn nhấp vào Evaluate, phần gạch chân của các công thức được thay thế bằng giá trị của nó. Bạn có thể tiếp tục nhấp cho đến khi việc đánh giá lại các công thức được giải quyết hoàn toàn.
Lưu ý : Evaluate Formula chỉ có sẵn đối với Excel trong Windows.

23. Xây dựng các công thức phức tạp từ các bước nhỏ

Khi bạn cần phải xây dựng một công thức phức tạp hơn, và không chắc chắn làm thế nào để làm điều đó, hãy bắt đầu với cách tiếp cận chung và một số giá trị được mã hóa. Sau đó thêm vào logic hơn để thay thế các giá trị được mã hóa. Ví dụ, giả sử bạn muốn viết một công thức để chiết tên đầu tiên từ một tên đầy đủ. Bạn có thể sử dụng hàm LEFT, để rà các chữ từ cánh trái, nhưng bạn không chắc chắn số lượng các ký tự cần trích. Hãy bắt đầu với LEFT(FULL_NAME,5) để có được công thức có khả năng làm việc tốt. Sau đó, tìm ra cách để thay thế số 5 với một giá trị tính toán.

24. Sử dụng Name vùng giống như các biến số

Trong nhiều trường hợp, sử dụng Name vùng giống như các biến số khiến cho công thức của bạn linh hoạt và dễ dàng hơn để làm việc. Ví dụ, nếu bạn đang làm việc với nhiều chuỗi ghép nối (ghép các giá trị Text với nhau), có thể bạn sẽ muốn tạo ra Name vùng của riêng bạn cho các ký tự mới, vv… Bằng cách này, bạn có thể tham chiếu các Name vùng trực tiếp thay vì thêm rất nhiều cú pháp phức tạp vào các công thức. 1 công dụng nữa, nếu Name vùng của bạn chứa các giá trị Text, bạn không cần phải sử dụng bất kỳ dấu " xung quanh các Text khi bạn thêm vào công thức.

25. Sử dụng chuỗi nối cho nhãn/tiêu đề cột (dòng) để đưa ra giả định chính xác hơn

Tạo một bảng tính dựa trên một số giả định là một thách thức khi phải thể hiện rõ các giả định bạn đang làm. Thông thường, bạn sẽ có một khu vực nhất định trên các bảng tính để nhập dữ liệu và một khu vực để trả kết quả, và không có chỗ để cả hai xuất hiện cùng một lúc, trong 1 ô. Có 1 cách để đảm bảo những giả định là chính xác và rõ ràng. Đó là nhúng trực tiếp chúng vào các nhãn/tiêu đề cột (dòng) trên bảng tính. Bằng cách nào? Sử dụng chuỗi nối, thường là với hàm TEXT. Ví dụ, trong 1 bảng tính, bạn có nhãn "Doanh thu cà phê Khát Vọng I" theo sau là một danh sách doanh thu tính toán. Với chuỗi nối, bạn có thể làm cho các nhãn có thêm : "Doanh thu cà phê Khát Vọng I (51.000/gói 500gr)", Giả định của bạn trở nên rõ ràng hơn khi có chi phí là 51.000/gói 500gr.

26. Thêm ngắt dòng để các hàm IF lồng nhau dễ đọc hơn

Khi bạn đang tạo một công thức với nhiều hàm IF lồng nhau, việc theo dõi các tham số đúng và sai trong một trận bão tuyết dấu ngoặc đơn, không ngừng gây cho bạn nhiều sự nhầm lẫn. Thiếu sót dấu ngoặc đơn dễ dàng dẫn đến sai lầm trong logic.
Tuy nhiên, có một cách đơn giản làm cho một công thức với nhiều hàm IF dễ dàng đọc hơn: ngắt dòng cho công thức sau mỗi tham số "value_if_true". Điều này sẽ làm cho các công thức đọc giống như một bảng tính. Làm sao để ngắt? Rất đơn giản, nhấn tổ hợp phím Alt + Enter.

27. Nhập các hàm với chức năng AutoComplete

Khi bạn đang nhập 1 hàm, Excel sẽ cố phỏng đoán tên của hàm mà bạn muốn gõ và hiển thị một danh sách AutoComplete để cho bạn lựa chọn. Câu hỏi đặt ra là, làm thế nào bạn chấp nhận một trong những lựa chọn được hiển thị mà vẫn còn hiện diện trong chế độ chỉnh sửa? Mẹo là dùng phím tab. Khi bạn nhấn phím tab, Excel thêm hàm hoàn chỉnh và để lại con trỏ kích hoạt trong ngoặc đơn vì thế bạn có thể điền vào các tham số khi cần thiết. Trên máy Mac, bạn cần sử dụng phím mũi tên xuống để chọn hàm mà bạn muốn thêm vào, sau đó nhấn Tab để chèn hàm.

28. Sử dụng AutoSum để nhập các công thức SUM

Không phải lúc nào bạn cũng có cơ hội để sử dụng AutoSum , nhưng một khi đã sử dụng, nó sẽ làm bạn hài lòng. AutoSum làm việc cho cả cột và dòng. Chỉ cần chọn 1 ô trống bên phải hoặc bên dưới các ô mà bạn muốn Sum, và gõ Alt + =. Excel sẽ phỏng đoán vùng bạn đang cố gắng Sum và chèn hàm Sum trong một bước.

Tuy nhiên, Excel không thể đoán vùng cụ thể bạn muốn, vì thế hãy chọn vùng bạn dự định Sum trước, bao gồm ô mà bạn muốn gõ hàm Sum.
AutoSum thậm chí còn chèn được nhiều hàm Sum tại cùng thời điểm. Để Sum nhiều cột, chọn một loạt các ô trống bên dưới các cột. Để Sum nhiều dòng, chọn một loạt các ô trống trong 1 cột bên phải các dòng.

Cuối cùng, bạn có thể dùng AutoSum để thêm cả tổng số dòng và cột tại cùng thời điểm cho toàn bộ bảng tính. Chỉ cần chọn một bảng đầy đủ về số, bao gồm các ô trống ở dưới bảng tính và bên phải của bảng tính, và dùng phím tắt Alt + =. Excel sẽ thêm các hàm Sum thích hợp trong các ô trống, đưa cho bạn kết quả tổng cột, tổng dòng, và kết quả tổng cộng cuối cùng trong một bước duy nhất.

29. Nhập 1 công thức trong nhiều ô cùng 1 lúc

Thông thường, bạn sẽ cần phải nhập cùng 1 công thức vào 1 nhóm các ô. Bạn thực sự có thể làm điều đó trong 1 bước với phím tắt Ctrl + Enter. Chỉ cần chọn tất cả các ô cùng lúc, sau đó nhập công thức bình thường như khi bạn hay làm ở ô đầu tiên. Sau khi bạn nhập xong, thay vì nhấn Enter, hãy nhấn Ctrl + Enter. Excel sẽ thêm cùng 1 công thức cho tất cả các ô được chọn, điều chỉnh các tham chiếu nếu cần. Khi bạn sử dụng cách này, bạn không cần phải copy và paste, kéo xuống để lấp đầy, hoặc Fill Handle. Bạn hoàn thành chỉ với 1 bước.

Bạn cũng có thể dùng kỹ thuật này để chỉnh sửa nhiều công thức cùng lúc. Chỉ việc chọn tất cả các công thức cùng 1 lúc, tạo thay đổi bạn cần, và nhấn Ctrl + Enter.

Nguyễn Bảo Khanh.

Một số bài viết có liên quan:
1/ 29 cách tiết kiệm thời gian với các công thức Excel (phần 2)
2/ 29 cách tiết kiệm thời gian với các công thức Excel (phần 1)
3/ Cách viết hàm hiệu quả