Mừng Sinh Nhật GPE 11: sáng 25/6 Hà Nội; 1/7 Huế/Đà Nẵng; Trưa 2/7 TPHCM

Liên kết dữ liệu báo cáo giữa WORD và EXCEL

Thảo luận trong 'Những vấn đề chung' bắt đầu bởi tpt909, 29 Tháng bảy 2011.

  1. tpt909

    tpt909 Thành viên mới

    Hik em có một vấn đề làm báo cáo hơi vất vả mong các cao nhân chỉ giáo xem có cách nào xử lý nhanh không ạ?

    Số là thế này, em có 1 file excel tổng hợp dữ liệu cho toàn bộ các chi nhánh như mẫu trong file excel. Vào cuối mỗi tháng em phải gửi báo cáo cho từng chi nhánh theo mẫu trong file word đính kèm. Hiện tại em phải lọc từng chi nhánh và copy paste từ excel sang word :( có bao nhiêu chi nhánh thì có bấy nhiêu file word vì chưa nghĩ ra cách nào khả thi hơn.

    Mong các bác chỉ giáo cho em xem có cách nào làm nhanh hơn không ạ ?
     

    Các file đính kèm:

  2. phihndhsp

    phihndhsp Thành viên gắn bó

    Vấn đề của bạn là sử dụng mailings, bạn tìm hiểu cách trộn mail đi nha nếu không được thì tôi sẽ gởi hướng dẫn cách làm cho, vì hiện tại tôi không up được file
     
  3. Khainv

    Khainv Thành viên chính thức


    Học cách dùng Mailings là chuẩn nhất thôi!
    xem file ví dụ:Bung file nén ra, mở file Word rồi trỏ nó tới file Excel.
    Bạn đọc thêm bài hướng dẫn ở đây:

    http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?18269-Mail-Merge-từ-A-đến-Z

    http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?5710-Chức-năng-mail-merge-trong-word-có-liên-quan-đến-excel&

    http://thuthuatso.com/2010/03/21/mail-merge-thủ-thuật-cao-cấp-trong-ms-word/
     
    Lần chỉnh sửa cuối: 8 Tháng tám 2011
  4. ptm0412

    ptm0412 Excel Ordinary Member Staff Member Super Moderator

  5. tpt909

    tpt909 Thành viên mới

    Cám ơn các bác rất nhiều, em đang nghiên cứu tính năng mailing này, có gì không rõ em hỏi mong các bác chỉ giáo thêm. Hik hôm trước em phải tạo gần 200 file copy đi copy lại to hêt cả tay rồi ^_^
     
  6. tpt909

    tpt909 Thành viên mới

    Hình như theo em tìm hiểu thì chỉ link được 1 ô dữ liệu trên excel vào file word. Thực tế em cần liên kết toàn bộ dữ liệu của cùng 1 chi nhánh vào 1 file ? Các bác cho em hỏi là phải làm thế nào ạ ?
     
  7. tpt909

    tpt909 Thành viên mới

    Hik các bác chỉ giáo em vụ này với ạ. Em làm lại file mẫu để các bác rõ hơn ạ.
     

    Các file đính kèm:

  8. ptm0412

    ptm0412 Excel Ordinary Member Staff Member Super Moderator

    1. Mở file word lên, thí dụ file Hà Nội. Trong tab Mailing, nhấn nút Start Mail Merge và chọn Letters:

    [​IMG]

    2. Nhấn nút Select recipients và chọn Existing List:

    [​IMG]

    3. Chuyển đến thư mục chứa file Excel và chọn:

    [​IMG]

    4. Chọn sheet chứa dữ liệu và đánh dấu First row of data contains Column headers

    [​IMG]

    5. Trong hộp thoại kế tiếp, nhấn vào chữ filter:

    [​IMG]

    6. Trong hộp thoại Filter, chọn field là "Chi nhánh", comparison là "Equal to", và gõ "Hà nội" vào compare to"

    [​IMG]

    7. Sau khi OK, hộp thoại recipients đã chỉ còn Hà nội:

    [​IMG]

    8. Bắt đầu insert field chi nhánh:

    [​IMG]

    9. Insert 1 record đầu của dữ liệu xong, đứng tại dòng 2 của table, nhấn nút Rules, chọn "Next record":

    [​IMG]

    10. Insert thêm field STT vào sau chữ «Next Record», và insert hoặc copy 3 ô dòng trên vào 3 ô cùng dòng 2. Sau đó copy dòng 2, paste cho tất cả các dòng còn lại:

    [​IMG]

    11. Nhấn nút Preview Result 1 cái:

    [​IMG]

    12. Xem kết quả:

    [​IMG]

    13. Nhấn cám ơn bài này 13 cái.
     
    Lần chỉnh sửa cuối: 1 Tháng tám 2011
  9. tpt909

    tpt909 Thành viên mới

    Bác PTM ơi, em thấy cách của bác đúng là có giải quyết được bài toán của em cho trường hợp link nhiều cell trong xls sang doc, nhưng mà chưa phải lời giải cho bài toán này bác ạ. Vì như thế này em vẫn phải chọn filter của 200 chi nhánh sau đó mới link dữ liệu được. Không biết bác có cao kiến nào không thì chỉ giáo em với? Nếu không thì em cũng đành tạo ngân đấy file thôi ạ, dù sao cũng chỉ tốn một lần tạo file sau đó có thể cập nhật dữ liệu lại được.
     
  10. ptm0412

    ptm0412 Excel Ordinary Member Staff Member Super Moderator

    Nhấn nút Edit Recipient List, sẽ mở ra hộp thoại như hình bước 5 bài trên, bạn chỉ việc filter lại như bước 6 là ra kết quả mới và save as lại.
    Nếu nhiều chi nhánh thì cực hơn. Tại sao bạn không làm trong excel nhỉ? Dùng validation chọn chi nhánh, là xong.
    Làm cho bạn 1 file, không giống mẫu trong word của bạn thì tôi bỏ nghề.
     

    Các file đính kèm:

    Lần chỉnh sửa cuối: 3 Tháng tám 2011
  11. tam8678

    tam8678 Đời Xá Chi

    ---
    Hết sức trân trọng anh, nhưng anh ..... lại nóng tính nữa rồi !
    Anh la thì em nghe.
     
  12. ptm0412

    ptm0412 Excel Ordinary Member Staff Member Super Moderator

    Hic, bỏ nghề word, theo nghề excel, hoặc ngược lại ... Word không phải thế mạnh của mình, nên nhảy về excel cho dễ.
    Nói vui thôi, lúc nãy thử record macro việc filter Recipient List, nó trơ trơ, không record được. Nên quay về excel làm. Chứ mà Word có thế mạnh riêng của nó, đâu phải cái gì cũng dồn về excel.
     
  13. tpt909

    tpt909 Thành viên mới

    Hik cám ơn bác, bác đúng là thinking out of the box :D
     
  14. vn69

    vn69 Thành viên mới

    Cái này nếu thêm nhiều cột data nữa vào thì làm như thế nào vậy bác, bác có thể hướng dẫn giúp cách làm cụ thể hơn được không , e làm mãi trả đc, rất mong bác chỉ giáo giúp. thank
     

Chia sẻ trang này