Xây dựng quy trình làm việc của bộ máy kế toán

[Người Đưa Tin]

Làm kế toán dễ hay khó ????

Kế toán đa số quan tâm đến việc định khoản nghiệp vụ NỢ NỢ CÓ CÓ nhiều miễn sao lên bảng cân đối kế toán được cân là tốt rồi. Thậm chí có nhiều kế toán khi lập được báo cáo thuế tháng (theo HTKK1.3.1) cho vậy là nhất rồi – Ít ai chú trọng trong việc tổ chức công tác kế toán

Một vài ý kiến nhỏ :

1.- Xem Bản điều lệ - Phân phối lợi nhuận như thế nào ?

2.- Xem Giấy phép kinh doanh gồm có những ngành nghề nào, vốn điều lệ, vốn pháp định (nếu có)?

3.- Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán tương thích với hoạt động SXKD của DN ?

• Doanh thu (theo mô hình hoạt động cho từng đối tượng/bộ phận)
• Chi phí (theo mô hình hoạt động cho từng đối tượng/bộ phận tạo ra)
• TSCĐ/Nguyên vật liệu/Hàng hóa/Công nợ...

4.- Đăng ký chế độ kế toán : (Sao cho phù hợp với mô hình của DN)

• Áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 15 hay 48
• Chọn lựa hình thức kế toán (Nhật ký sổ cái, nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ hoặc nhật ký chung)
• Chọn các phương tính giá trị hàng tồn kho (nhập sau xuất trước “lifo”; nhập trước xuất trước“fifo”; giá thực tế đích danh, bình quân gia quyền tức thời; bình quân gia quyền cuối kỳ)
• Chọn phương pháp trích khấu hao TSCĐ
  
  

  • a.- Phương pháp khấu hao tuyến tính cố định (Khấu hao đường thẳng);
  • b.- Phương pháp khấu nhanh :
    ​
  • - Theo số dư giảm dần có điều chỉnh
  • - Theo phương pháp khấu hao theo tổng số
• c.- Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm).

5.- Rà soát, nắm bắt lại các nội qui lao động – thỏa ước lao động – qui chế chính sách chi trả lương, khen thưởng, xử phạt (nếu có).

6.- Xây dựng qui trình hạch toán kế toán

7.- Xây dựng chuẩn hóa lại các danh mục hàng hóa, kho bãi, công nợ,….

8.- Tổ chức lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán theo loại :

• - Phiếu thu
• - Phiếu chi
• - Sổ phụ ngân hàng
• - Phiếu nhập
• - Phiếu xuất
• - File ghi các bút toán(nghiệp vụ) khác như :
  
  

  • Phân bổ lương, tính trích khấu hao TSCĐ – các bút toán xử lý chênh lệch tỉ giá,các bút toán điều chỉnh, … gọi chung là bút toán khác
• - Hóa đơn bán hàng
• - Hợp đồng mua
• - Hợp đồng bán
• - Hồ sơ nhập khẩu
• - Hồ sơ xuất khẩu
• - Hồ sơ lao động
  
  

  • Lý lịch nhân viên,các quyết định tuyển dụng, tăng lương - điều chuyển
  • BHXH/BHYT
  • Nội qui lao động
  • Thỏa ước lao động
  • Qui chế chính sách chi trả lương, khen thưởng, xử phạt
• - Hồ sơ báo cáo thuế
  
  

  • Tờ khai thuế GTGT (theo tháng tăng dần bao gồm các phụ lục, tình hình sử dụng hóa đơn,… )
  • Tờ khai thuế TNCN thường xuyên
  • Tờ khai thuế TNCN không thường xuyên
  • Các công văn đến và đi liên quan đến thuế
  • …..
• - Hồ sơ thống kê
• - Các báo cáo tài chính
• - File công văn (đi/đến – Trong nội bộ và bên ngoài)
• - Hồ sơ pháp qui (pháp lý) của doanh nghiệp
• - ….

9.- Tổ chức lưu trữ dữ liệu trên máy vi tính (phần này xin các anh chị sẻ chia thêm)



Các bài đọc thêm :
1.- Khấu hao và các phương pháp tính khấu hao tài sản cố định

2.- Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho (Phần 1) - (Phần 2)

3.- Phương pháp tính giá nhập hàng tồn kho

4.- Các cơ sở tính giá hàng tồn kho

5.- Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho (Phần 1) (Phần 2)

6.- Khái niệm vốn điều lệ, vốn pháp định?

7.- SOẠN THẢO, THẨM ĐỊNH, KIỂM TRA, RÀ SOÁT HỆ THỐNG HOÁ VBQPPL

sửa bài

 

[Người Đưa Tin]

9.- Tổ chức lưu trữ dữ liệu trên máy vi tính (phần này xin các anh chị sẻ chia thêm)

Vui lòng các smod,mod và các anh chị chuyên về IT cố vấn thêm phần này.
- Lưu trữ và share các folder cho các kế toán cùng làm việc trên các bảng tình excel,...
- Hệ thống hóa lại các folder (name folder-name file,...)
- ....
Thân

 

[ptm0412]

Bác Gân hỏi: LÀm kế toán dễ hay khó?
Tôi trả lời : Làm Kế toán khổ.
Kế toán cũng như chị bếp trong nhà ấy. Mắm muối củi lửa là việc của mình đã đành, chợ búa cũng là việc của mình; nhưng muốn nấu thành bữa ăn mà không bị mắng cũng đã nhiêu khê.

Như bài trên Anh KTGG đã nói, KT phải coi cả hợp đồng mua của bên bộ phận thu mua, hợp đồng bán hàng của bộ phận bán hàng, coi cả nội quy lao động, thỏa ước tập thể, hợp dồng lao động của Phòng Hành chánh nhân sự, coi cả bản điều lệ, giấy phép thành lập, .. của bộ phận công văn lưu trữ.
Tỷ như bếp ga của chị bếp nói trên bị lỏng ốc, phải biết mượn cái cờ lê của bác tài xế để mà vặn.

Để tôi thí dụ và bổ sung cho bài của Bác KTGG cho các bạn thấy mà thương cho chị Bếp Kế toán:

1. Phải biết liên kết với Phòng Nhân sự để biết:
- Ngày bắt đầu, mức lương chính, phụ cấp, của tất cả nhân viên.
- Đọc và ghi lại tất cả các Quyết định nâng lương, nâng bậc, quyết định khen thưởng kỷ luật, quyết định thăng chức , sa thải. . .: Số mấy, ngày ký, thời điểm hiệu lực... Nếu xin được 1 bản photo là mừng lắm. Vì chẳng phải ai cũng biết rằng phải cấp 1 bản cho bộ phận KT "để thi hành".

2. Phải biết liên kết với bộ phận xuất nhập khẩu để:
- Xin 1 bản hợp đồng kinh tế để theo dõi công nợ, thanh toán và phương thức thanh toán. Nhất là tên tài khoản, số tài khoản, ngân hàng chính, ngân hàng trung gian ... của đối tác
- Xin 1 bản Packing list và Invoice bằng file Excel để tính toán rồi load vào phần mềm cho đỡ tốn công gõ. (Cũng chẳng dễ gì xin được)

3. Phải biết liên kết với bộ phận sản xuất để:
- Xin bảng định mức sản xuất (bản mới nhất ấy, chứ mấy ông thay đổi định mức xoành xoạch)
- Xin bản kế hoạch sản xuất để xuất vật tư và phân bổ vật tư cho đúng, nhất là những SP phải SX dài ngày. Cái này có khi bị từ chối là thường tình.

Ngoài ra còn 1 tỷ việc không tên mà liên quan đến kiểm soát chi phí (kiểm soát chi phí cũng là nhiệm vụ của KT nhé):
- Nếu chi phí ĐThoại lên cao: phải xem chi phí của bộ phận nào, lý do gì, nếu cần phải đọc Bill xem có bao nhiêu cuộc gọi cá nhân, có cần phải trừ tiền lương không? . . .
- Máy in hết mực thì gọi ai bơm, máy tính hư thì kêu ai sửa có giá thấp, nhanh và phải có hoá đơn
- Văn phòng phẩm phải tiết kiệm, mua rẻ và phải có hoá đơn, dù cho việc đi mua là của ông Hành chánh.

...

MÀ đó là Công ty có tổ chức ban bệ đàng hoàng, còn không thì thiếu bộ phận nào, kế toán kiêm luôn bộ phận đó. Thế là Kế toán kiêm luôn soạn hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, thảo công văn, ra quyết định, lập biên bản, chạy liên hệ mua VPP, mua máy tính, sửa máy tính luôn.

Cuối cùng thì tin vui là chị Bếp nhà ta trở thành đa năng, đa tài.
Và tin buồn là trở thành kẻ duy nhất để sai và để nghe chửi.

 

[cadafi]

Tiếp lời anh ptm0412, nhiều công ty có các phòng ban với tên gọi như sau:

- Phòng Kế toán - Hành chính (nghĩa là Kế toán và Hành Chính là một phòng);
- Phòng Kế Toán - Tài Chính (nghĩa là Kế Toán và Tài Chính là một phòng);
- Phong Kế Toán - Tổng Hợp (Nghĩa là Tổng hợp tất cả vào phòng kế toán);
- .......

Cho nên, tùy theo quy mô, loại hình công ty mà chức năng của phòng kế toán có thể khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung lại, nếu phòng kế toán mà không có:
- Báo cáo tài chính đúng hạn cho sếp;
- Báo cáo Công nợ phải thu, phải trả;
- Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi NH;
- Báo cáo tiến độ thực hiện và theo dõi hợp đồng;
- Báo cáo nhập xuất tồn kho;
- Báo cáo thuế;
- Báo cáo giá thành;
- Báo cáo tình hình vay vốn và lãi vay;
- Báo cáo Doanh số;
...............
Thì phải xem xét lại phòng đó có phải là phòng kế toán không?

 

[Người Đưa Tin]

Cám ơn các anh nhiều (ptm0412, ca_dafi) cùng tham gia thảo luận.
Mong các thành viên khác cùng tham gia viết bài cho topic này phong phú thêm.
Còn việc này xin được tư vấn thêm

9.- Tổ chức lưu trữ dữ liệu trên máy vi tính (phần này xin các anh chị sẻ chia thêm)

Thân

 

[hai2hai]

Vui lòng các smod,mod và các anh chị chuyên về IT cố vấn thêm phần này.
- Lưu trữ và share các folder cho các kế toán cùng làm việc trên các bảng tình excel,...
- Hệ thống hóa lại các folder (name folder-name file,...)
- ....
Thân

Các folder cơ bản:

01. Quy định chung (Company Policy)
Các tài liệu chính sách chung của công ty liên quan tới ngành nghề (ở đây là kế toán)

02. Quy trình (Procedures/Processes)
Chứa các tài liệu giới thiệu về các quy trình liên quan tới ngành nghề

03. Hướng dẫn và biểu mẫu (Guideline & Templates)
Chứa các tài liệu hướng dẫn thực hiện quy trình và các biểu mẫu sử dụng

04. Hồ sơ (Documents)
Chứa các thư mục con tương ứng với từng bước trong quy trình (dữ liệu của phần mềm kế toán đặt ở trong thư mục này).

Việc truy cập vào các thư mục trên được phân quyền theo các cách:
- Sử dụng phân quyền trên domain
- Sử dụng phân quyền trên FPT Server
- Sử dụng phân quyền trong phần mềm (Tốt nhất nên sử dụng cách này thay cho .... các files Excel lẻ tẻ tách rời hàng tháng)

2. Phải biết liên kết với bộ phận xuất nhập khẩu để:
- Xin 1 bản hợp đồng kinh tế để theo dõi công nợ, thanh toán và phương thức thanh toán. Nhất là tên tài khoản, số tài khoản, ngân hàng chính, ngân hàng trung gian ... của đối tác
- Xin 1 bản Packing list và Invoice bằng file Excel để tính toán rồi load vào phần mềm cho đỡ tốn công gõ. (Cũng chẳng dễ gì xin được)

Theo theo đúng quy định, tất cả các phòng ban phải tham gia vào hệ thống phần mềm, bộ phận XNK cũng phải nhập thông tin đó vào phần mềm thì khi đó phần mềm mới có giá trị. Còn nếu tất cả đổ lên đầu kế toán cả thì đúng là khổ rồi. Như thế là công ty đó ko có quy trình ISO, ko có sự bắt buộc tham gia vào 1 giải pháp hệ thống dùng chung cho toàn công ty (mà chúng ta cứ hay gọi đó là ... ERP)

Chú ý: Đa số hiện nay mua PMKT về có đầy đủ chức năng xong lại chỉ áp dụng cho mỗi phòng ... kế toán thôi. Thực ra, tại chúng ta cứ gọi đó là phần mềm kế toán chứ ở nước ngoài họ ko gọi tất tần tật như thế là Accounting đâu. Một phần mềm như thế họ chạy trên nhiều phòng ban chứ ko chỉ mỗi phòng kế toán. Chính vì thế, chỉ có mình mới có khái niệm 1 phiếu thu cho ...nhiều khách hàng

 

[Người Đưa Tin]

Tiếp theo bài 1 :

• Lập kế hoạch ngân quỹ (cash flow) trình Ban Giám Đốc duyệt (nhằm tránh công việc sự vụ cho Ban Giám Đốc) : cân đối thu chi. Kế hoạch thu hồi công nợ, phải trả cho các nhà cung cấp, mua sắm trang thiết bị - nguyên vật liệu – thanh toán tiền lương, chi thưởng quý/năm,….. Phối hợp các phòng ban để lên được kế hoạch ngân quỹ cho từng tháng – Khoản nào ưu tiên 1, ưu tiên 2. Nhiều doanh nghiệp có khối tiền gặp cái gì cũng chi tiêu đến lúc nào đó thì quỹ trống không; không rõ tiền chạy đi đâu
• Thủ tục qui trình thanh toán – nhập xuất kho - Qui chế tài chính :
  ​
• Qui trình thanh toán
• Qui trình nhập xuất kho
• Tạm ứng
• Công tác phí
• ….

Tuyển dụng - Đào tạo : (Việc quản lý nhân sự là 1 vấn đề nan giải nhức đầu của nhà quản lý)

​

Bố trí công việc người kèm người – tránh rủi ro yêu sách của nhân viên hoặc lúc nhân viên gặp hữu sự : thai sản, bệnh …
Tránh độc quyền công việc (nhất là các bạn làm ở phần hành công nợ - hàng hóa – tính giá thành)





Sửa bài

 

[Người Đưa Tin]

Sao đề tài này bị đóng băng vậy ta ? Buồn quá - Bỗng dưng muốn khóc. Không thấy ai chiếu cố ghé thăm.
Các anh chị ơi, cố gắng sẻ chia đề tài này để cùng nhau học tập chứ.
Chắc các anh chị nói là em nói chuyện trên mây thì phải.

Theo theo đúng quy định, tất cả các phòng ban phải tham gia vào hệ thống phần mềm, bộ phận XNK cũng phải nhập thông tin đó vào phần mềm thì khi đó phần mềm mới có giá trị. Còn nếu tất cả đổ lên đầu kế toán cả thì đúng là khổ rồi. Như thế là công ty đó ko có quy trình ISO, ko có sự bắt buộc tham gia vào 1 giải pháp hệ thống dùng chung cho toàn công ty (mà chúng ta cứ hay gọi đó là ... ERP)

Ước gì mình được làm ở những công ty đã có khái niệm hoặc đã xây dựng - ứng dụng ISO, ERP vào công tác quản lý hoặc đã có những phần mềm quản lý như anh hai2hai nói thì tuyệt cho số phận người làm công tác như em rồi.

Còn KTGG gặp số phận lênh đênh toàn vào làm lại từ đầu và hốt rác cả. Nghiệp nặng nề !!!

Các vấn đề mình nêu xin các anh chị cho thêm ý kiến như cách xây dựng hệ thống tài khoản,...

Đừng để già gân đi một mình như thế giữa mùa thu lá bay - mùa đông giá buốt
Mong các anh chị tiếp tục sẻ chia kinh nghiệm
Thân

 

[Đào Việt Cường]

Dear Kế toán Già Gân,
----------------------

Em hiểu "vì sao mà đề tại bị đống băng" rồi! Tại vì cái tiêu đề của chủ đề, mặc dù chỉ là "mấy vấn đề" thôi nhưng mà toàn những vấn đề lớn cả! Mà kế toán thì có biết bao nhiêu "vấn đề"! Em biết chọn vấn đề nào đây? Nên thiết tưởng anh đưa chủ đề này để chia sẻ "mấy vấn đề" của anh mà anh gặp phải!

Theo em thì để thảo luận tập trung hơn, nên chỉ tập trung vào một vấn đề nào đó thôi. Tổ chức công tác kế toán cũng là một vấn đề lớn rồi, trong mỗi nội dung lại có biết bao nhiêu vấn đề đáng bàn. Rồi ứng dụng tin học vào công tác kế toán, phối hợp tác nghiệp với các bộ phận... có bao nhiêu điều phải mổ sẻ bên trong nữa. Cho nên, theo em, muốn có một chuyên đề có chất lượng cao trước tiên phải xác định nội dung chính cho các thảo luận và đặt nhan đề cho nó. Nếu theo hướng trên, em có thể chia chủ đề "Mấy vấn đề về Tổ chức của người làm kế toán" (Thực ra viết "Các vấn đề về tổ chức công tác kế toán" nghe vẫn "kêu" hơn) thành các chủ đề riêng như sau:
1. Xây dựng quy trình làm việc của bộ máy kế toán: gồm các bài #1, #3, #4, #6, #7
2. Xây dựng hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp: các bài còn lại
3. Xây dựng quy trình (trình tự) luân chuyển chứng từ: tìm các chủ đề đã có trên diễn đàn để gộp vào
4. Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán
5. Xây dựng quy trình hạch toán kế toán (nên đi theo mỗi khoản mục)
....

Thật ra em cũng rất quan tâm, nhưng thấy " già gân đi một mình như thế giữa mùa thu lá bay - mùa đông giá buốt", em lại muốn "ngắm nhìn" hơn là "đi cùng" anh "Zai"!

 

[Người Đưa Tin]

Cám ơn anh Cường đã phân tích và đành đoạn để cho già gân đơn cô đi 1 mình trong sương gió với thân già này.
Nói vậy - Nếu được - mình tạm gọi đây là bước trung gian để xử lý công việc "Mấy vấn đề về Tổ chức công việc của Kế toán". Và cũng từ topic này anh em mình có thể mỗi người cùng thảo luận những mục gạch đầu dòng như anh trình bày được chứ.

1. Xây dựng quy trình làm việc của bộ máy kế toán: gồm các bài #1, #3, #4, #6, #7
2. Xây dựng hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp: các bài còn lại
3. Xây dựng quy trình (trình tự) luân chuyển chứng từ: tìm các chủ đề đã có trên diễn đàn để gộp vào
4. Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán
5. Xây dựng quy trình hạch toán kế toán (nên đi theo mỗi khoản mục)

9.- Tổ chức lưu trữ dữ liệu trên máy vi tính - anh hai2hai đã trình bày 1 phần - Chắc phải nhờ anh tiếp thêm phần này được chi tiết thêm

Sau đó, các SMOD, MOD có kinh nghiệm tổng hợp lại theo các chuyên đề cho từng chủ đề. Vỉ đã đưa vào chủ đề mình không muốn thảo luận miên man nữa.


Mong hiểu được ý của gân đã già nhưng chắc gì được dẻo như anh Cường, ca_dafi,ThuNghi, ptm0412,... đâu

 

[Đào Việt Cường]

Dear all,
-------
Em đã tách chủ đề theo yêu cầu, các chủ đề nào chưa có thì khi phát sinh sẽ mở sau. Nhân đây em cũng muốn nhấn mạnh, vì diễn đàn của ta tập trung giải quyết các vấn đề liên quan đến ứng dụng Excel, nên các bài viết có gắng xoay quanh vấn đề này. Các vấn đề thuộc lĩnh vực chuyên môn kế toán sâu hơn, chúng ta có thể tham gia thảo luận tại www.webketoan.vn.
Hi vọng là mọi người ủng hộ!

 

[cuong hang]

Than!
Chao bac Ke toan gia gân. Em cảm ơn rất nhiều về bài viết của bác. Em là thành viên mới, cũng chưa có nhiều kinh nghiệm, nên rất mong được sự chỉ bảo của các bác. Bác có file tài liệu nào nói về quy trình xây dựng hệ thống kế toán tài chính của một Kế toán trưởgn trong công ty k ạ, cho em xin với nhé. Sắp tới em cũng muốn đi học thêm chứng chỉ về kế toán trưởng để có cơ hội thăng tiến nghề nghiệp, mong các bác" cựu kế toán " giúp đỡ chia sẻ kinh nghiệm nhé. Cảm ơn các bác rất nhiều.
Địa chỉ mail của em: hanglinh2008@gmail.com

 

[sweet_girl]

Chủ đề của bác KTGG rất có ích cho những người ngoại đạo như em, nhưng tiếc là it người vào đóng góp kinh nghiệm quá. Không biết có bác nào đang làm KT cho công ty sử dụng ERP vaò chia sẻ kinh nghiệm nhỉ? Như ở trên đó là chu trình kế toán đơn thuần, vậy khi ứng dụng vào ERP nó sẽ thế nào? mong các bác chia sẻ.

 

[binhnguyen1982]

Công ty em mới thành lập làm bên Bất Động Sản, em thì có chút kinh nghiệm về kế toán nhưng không rành về BĐS lắm. Vậy các anh chị có thể giúp em hạch toán bên BĐS được không? em rất cám ơn!!!
Trước tiên công ty em Quy Hoạch khu đất, sau đó đền bù, sang lắp mặt bằng rồi đưa vào bán nền, diện tích quy hoạc chỉ 18,500 m2 nhưng trừ đất công cộng ra thì em chỉ còn bán được 45% kinh doanh
1. Đầu tiền là em dùng tài khoản nào để hạch toán?
2. Khi đền bù em đưa vào chi phí gì?
3. Khi sang lắp em đưa vào chi phí nào được?
3. Làm sao em tính được giá thành của một lô đất (tức trong 45% được kinh doanh) khi mà em đền bù và sang lắp 1 cục tiền?
4. Em rất cần tài liệu về hướng dẫn cụ thể chi tiết cho em từ khi giải phóng mặt bằng cho tới kết chuyển sang 911,
Em xin đa tạ!! Email của em: binhnguyen1982@gmail.com

 

[updatecontent]

Sao mih đọc hoài mờ thấy rừm rà quá nhỉ, chủ topic có cách nào nói gọn hơn để dễ hiểu tí hok ta

From: Kế toán Gìa Gân,

Viết có 1 câu, trích dẫn chi cho cố vào

 

[bui.tuan]

Kế toán mỗi doanh nghiệp là khác nhau, để xây dựng quy trình phải có tính thống nhất chung. Cám ơn từ những ý kiến đóng góp của anh em. Hy vọng mình sẽ cố gắng xây dựng theo tiêu chuẩn của Iso hay America.