Sử dụng email hiệu quả (1 người xem)

[solomon2211]

Trong thời buổi hiện tại, email đóng vai trò quan trọng trong công việc và giao tiếp. Để có thể viết một email hiệu quả, xin chia sẽ các bạn những điều nên làm và không nên làm sau đây:

NHỮNG ĐIỀU NÊN LÀM
• Đọc nội dung trước khi bạn gửi đi.
• Lập tiêu đề rõ ràng, xúc tích, có thể thêm vào trước các từ: FYI, Action required. Ví dụ: FYI – Sales Team, Please send proposed Q3 plan.
• Nếu cần một hành động của người nhận, nên ghi rõ ở phần tiê đề.
• Thay đổi tiêu đề nếu chủ đề cần thảo luận thay đổi.
• Nội dung nên ngắn gọn và đúng trọng tâm.
• Tổ chức nội dung từ quan trọng cao nhất đến thấp nhất
• Lưu ý tô đậm những nội dung quan trọng
• Đặt những chỉ mục và câu hỏi trên những dòng riêng biệt nhằm gây chú ý.
• Tô đậm tên người khi đặt câu hỏi với họ.
• Giới hạn số người nhận chỉ là những ai mà bạn muốn họ đọc.
• Những ai mà bạn muốn thông tin thì đặt trên dòng Cc.
• Đặt những người mà bạn cần họ trả lời trên dòng To.
• Sử dụng chữ ký phù hợp, nhưng phải đơn giản, ngắn gọn, chuyên nghiệp, và nếu có thể đừng kèm theo hình ảnh.
• Nếu bạn muốn có câu trả lời tức thì, đừng gửi thư. Hãy điện thoại hoặc gửi SMS.
• Nếu bạn đã thảo luận bằng email nhiều hơn 10 lần mà không có giải pháp, hãy triệu tập một cuộc họp để giải quyết. Email không phải lúc nào cũng là phương tiện hiệu quả để giải quyết các vấn đề phức tạp.
• Hãy hiểu rằng thư tín cần một sự trả lời bao quát hơn. Nếu bạn quá bận rộn để trả lời đầy đủ tức thì, hãy để người gửi biết rằng bạn đang nghiên cứu vấn đề và sẽ trả lời vào một lúc nào khác. Hãy gán “cờ” (flag) vào email đó để trả lời sau.
• Đừng lạm dụng High Priority (Ưu tiên cao)
• Nếu bạn hỏi một vấn đề mà có vài người có thể trả lời, hãy chọn tên từng người hơn là gửi câu hỏi cho một nhóm người (nhiều người nhận nhưng chỉ hiển thị tên nhóm)


NHỮNG ĐIỀU KHÔNG NÊN LÀM
• Đừng thêm tên người quản lý của bạn trên mỗi thư bạn gửi
• Đừng gửi thư khi bạn đang giận dữ. Tốt hơn là bạn viết ra, lưu trữ vào thư mục “nháp” (drafts), và quay lại sau.
• Đừng trông chờ vào một câu trả lời nhanh chóng khi bạn gửi một bức thư dài (hơn 2 đoạn)
• Đừng gửi một thư “theo dõi” (follow-up) trong vòng 1 ngày sau bức thư đầu tiên. Nếu bạn không nhận được phản hồi, hãy cố gắng điện thoại hoặc gửi SMS.
• Đừng gắn “cờ” (flag) vào mỗi thư bạn gửi. Người nhận sẽ có thói quen phớt lờ nó.
• Đừng dung toàn các ký tự viết hoa.
• Đừng gửi đính kèm – mà nên gửi link. Điều này áp dụng đặc biệt đối với yêu cầu cuộc họp mà các đính kèm có thể làm giảm đi dung lượng của server.
• Đừng dùng từ ngữ hài hước, châm biếm. Sự hài hước của bạn có thể sẽ bị hiểu nhầm.
• Đừng viết những điều mà bạn không muốn mọi người trong công ty đọc. Bạn không bao giờ biết khi nào nọi dung thư sẽ kết thúc.
• Đừng sử dụng các phông chữ như viết tay hay phông chữ lạ khó đọc.
• Đừng dung phông chữ màu đỏ vì nó khó đọc và nó còn có thể được hiểu là nguy cấp