Mail Merge, nhiều record trong 1 trang A4

[ptm0412]

Hôm nay rảnh xem lại 1 số bài cũ hồi mình chưa gia nhập thấy một số bài hỏi về Mail Merge trong đó có vấn đề tiết kiệm giây in.
Mgoài ra còn có bài hỏi về in phiếu lương, mình có 1 số kinh nghiệm chia sẻ lên đây nếu có ai còn quan tâm.
năm xưa mình đã làm khi cần in nhãn dán lên bìa sổ BHXH cho công nhân (khoảng 100), sau đó mình áp dụng in nhãn dán lên các hộp sản phẩm (khoảng 500), còn bây giờ là in phiếu lương.
Khi bắt đầu wizard Merge, chọn Label, đừng chọn Letter, lúc đó wizard sẽ hiện những hướng dẫn cho label, trong đó có mục cho bạn chọn kích thước label, khoảng cách label ra 4 phía, số label muốn in trong 1 hàng ngang, 1 hàng dọc. Bạn có thể chọn 1 kích thước có sẵn hoặc tạo mới, nó sẽ yêu cầu bạn đặt tên cho label mới này. Nếu bạn chọn số label cho hàng ngang hoặc cột dọc nhiều khiến cho vượt khổ giấy, nó sẽ báo cho bạn biết.
Kích thước label tùy theo lượng thông tin, nhưng để tiết kiệm bạn có thể co lại chút đỉnh để số nhãn vừa trong 1 trang. Lúc đó bạn chỉ cần đổi font chữ nhỏ là đươc. (Khéo ăn thì no, khéo co thì ấm).
Nhớ chọn tạo border để thấy đương cắt nhỏ từng label.
Lưu ý khi trang trí và insert fields
Chỉ thao tác trong 1 label, sau đó nhấn propatage to label, các label khác sẽ hiển thị.
Lưu ý khi in
- Nhấn nút next trên toolbar sẽ hiển thị next record chứ không phải next page
- Nếu muốn in hết nhấn nút Merge to Printer, nếu muốn lưu ra nhấn nút Merge to File. Hai nút này nằm kế nhau.
- Giả sủ 1 trang bạn có 10 label, muốn in trang 2 riêng, gõ chọn record 11 trong ô số trên tool bar. Tưng tự cho trang 3, 4.
- Muốn in bắt đầu từ đâu, gõ chọn record đó trên ô số.

 

[ptm0412]

Minh họa Mail Merge - Label

Khi vào Menu Tool Letter and Mailing - Mail Merge sẽ thấy cái này:

Chọn Label và nhấn Next:

Click vào Label Option:

Nhấn New Label:

Thay dổi các thông số của label theo ý mình, nhớ đặt tên, OK và OK:

Nhấn Browse để chọn file dữ liệu, sau đó insert các field cho 1 label đầu tiên:

Định dạng hoàn chỉnh, nhấn abc, nhấn Propatage Label, 2 nút này trên thanh công cụ Mail Merge.

Kết quả:

Cái Toolbar đây:

Nút thứ 2: Open Data source
Nút thứ 6: Insert Merge Field
Nút thứ 7 (abc): View Merge Data
Nút thứ 10: Propatage Label

 

[ptm0412]

Mình đang cố làm theo hướng dẫn của bạn nhưng vẫn không hiểu, vì mình thấy những dữ liệu đầu vào của bạn chưa nói trước.
Ví dụ đầu tiên ta phải lập một file word và 1 file excel chẳng hạn, rồi làm các bước tiếp...Sau đó trộn. Mong bạn trình bày rõ hơn.
Thanks very much.

File Excel đương nhiên bạn phải chuẩn bị trước: dữ liệu nên bắt đầu từ dòng 2, dòng 1 là tiêu đề và không merge cell nào.
FIle word bạn mở 1 file mới, đừng vào menu Tools - Letter and Mailing - Envelope & Labels mà vào Tools - Letter and Mailing - Mail Merge... sẽ hiện cái task pane như hình 1 bài 3 ở trên.
Sau đó làm từng bước như bài 3.
Trong hình 4, các thông số của label đã có minh hoạ bằng hình ở phần trên của hộp thoại, chỉ còn:
- Number across: số label theo chiều ngang, bạn gõ vào
- Number down: số labels theo chiều dứng, bbạn gõ vào.
Hãy tính nhẩm để số label phù hợp với kích thước trang in, đừng để vượt khổ giấy. Nếu vượt khổ giấy Word cũng sẽ báo cho bạn biết khi nhấn OK.

Nhớ đặt tên label mới định nghĩa này trong ô Name, nếu không cũng bị nhắc nhở.
Chúc bạn thành công.

 

[aThuan]

cái Label sau khi hoàn thành thực chất là 1 table được word hiểu là label nên các bạn yên tâm.

Nếu các bạn bị lúng túng trong thao tác với việc khai báo với label thì cứ việc bấm next để hoàn tất:


Sau đó

- chỉnh lại khổ giấy A4
- chỉnh lại cái label mà các bạn nhìn thấy với tất cả thuộc tính, thao tác như 1 table trong word.
- tiếp tục các bước

insert các field cho 1 label đầu tiên:

Định dạng hoàn chỉnh, nhấn abc, nhấn Propatage Label, 2 nút này trên thanh công cụ Mail Merge.

Chúc các bạn thành công

 

[Tommmmmm]

Nếu mình muốn in một record nào đó nhiều lẩn rồi mới tới record khác thì phải làm như thế nào, vì mình muốn làm nhãn dán sản phẩm.
Ví dụ như SP A có 40 cái; SP B có 25, cái. thì phải in ra 40 cái nhãn A rồi 25 cái nhãn B, ... rồi tiếp tục in cho tới hết.

Mong mọi người hướng dẫn

 

[ptm0412]

Trong file nguồn Excel, lập 40 dòng giống nhau cho SP A, rồi 25 dòng cho SP B.

 

[tuanqnbd]

Trong file nguồn Excel, lập 40 dòng giống nhau cho SP A, rồi 25 dòng cho SP B.

Hóa ra nhiều khi có cách rất đơn giản mà cứ Macro hóa nó lên.
Nhưng mà nếu in chỉ có ... 1000 SP A thì chắc đổi cách khác.

 

[ptm0412]

1000 SP A thì in 1 trang nhiều bản, nếu 1 trang 20 label thì in 50 bản. Trong file Excel chỉ cần làm 20 dòng.
Hóa ra nhiều khi có cách rất đơn giản! (sic)

 

[Tommmmmm]

Trong file nguồn Excel, lập 40 dòng giống nhau cho SP A, rồi 25 dòng cho SP B.

Như vậy thì làm không nổi, vì có khi số lượng của 1 loại sp lên tới hàng trăm, và số loại cũng vậy. Trong file nguồn có một cột là số lượng, vậy có cách nào tham chiếu từ cột này để in ra không.
Stt TênSP Ma so SL
01 A A1 100
02 B B1 300
03 C C1 50

 

[Tommmmmm]

Viết một đoạn thế này. Chưa hay lắm nhưng giải quyết được công việc hiện tại.

Public Sub change()
Dim curRow, curCol, newRow, newCol As Integer
curRow = ActiveCell.Row
curCol = ActiveCell.Column
newRow = curRow
newCol = curCol
While (Sheet1.Cells(curRow, curCol + 4).Value > 0)
For i = 1 To Sheet1.Cells(curRow, curCol + 4).Value
Sheet2.Cells(newRow, newCol).Value = Sheet1.Cells(curRow, curCol).Value
Sheet2.Cells(newRow, newCol + 1).Value = Sheet1.Cells(curRow, curCol + 1).Value
Sheet2.Cells(newRow, newCol + 2).Value = Sheet1.Cells(curRow, curCol + 2).Value
Sheet2.Cells(newRow, newCol + 3).Value = Sheet1.Cells(curRow, curCol + 3).Value
newRow = newRow + 1
Next
curRow = curRow + 1
Wend

End Sub

 

[ptm0412]

Bạn xem lại bài 8, không nhất thiết phải làm hàng trăm dòng giống nhau.

 

[Người Đưa Tin]

Xin nhờ hướng dẫn mail merge - office 2003
Mình có các files này : "Dang ky thue 01-TNCN.xls - HuongDan.doc - 01_TNCN.doc"
Đã đọc và làm theo hướng dẫn từng bước của file huongdan.doc, nhưng sau đến đây không thấy xuất hiện hộp thoại này.

Nhờ chỉ dẫn thêm

Ngoài ra, mình không hiểu, khi chọn mail merge, sao lại ra các dòng sau đây :
{MERGEFIELD "F4" } cho đến {MERGEFIELD "F35" }
Mình không rõ, sao lại ra {MERGEFIELD "F4" } cho đến {MERGEFIELD "F35" }. Đây có phải do tổ chức dữ liệu bên file "Dang ky thue 01-TNCN.xls". Làm cách nào để biết file "Dang ky thue 01-TNCN.xls" có thông tin F1 đến F35.
Thay vì merge field "Mã số thuế", Họ và tên (*), .... nay lại thay bởi : {MERGEFIELD "F4" } cho đến {MERGEFIELD "F35" }
Mong được chỉ dẫn thêm. Chân thành cám ơn

 

[ptm0412]

Lão Gân không chịu đọc kỹ gì cả:

File Excel đương nhiên bạn phải chuẩn bị trước: dữ liệu nên bắt đầu từ dòng 2, dòng 1 là tiêu đề và không merge cell nào.

Dòng tiêu đề của lão là dòng 2, Dòng 1 trắng trơn thì Word nó phải tự đặt tên F(ield)1, F(ield)2 cho đến F100 chứ sao?

Coi kỹ lại, cái này không phải lỗi lão Gân, mà là lỗi của cái kẻ làm file mẫu cho lão, lại còn làm file hướng dẫn (theo cái đã sai) nữa mới chết!

Bây giờ, lão mở file excel lên, xóa phứt dòng 1 của sheet 01TNCN đi, lưu lại và đóng lại.

Sau đó lão mở file word lên, nó mà hỏi như hình trên, thì không nhấn OK nữa, (sai mà OK nỗi gì?), mà nhấn remove field phứt. Hễ hỏi là remove, hỏi là remove, remove 35 cái khỉ F, F và F.

Rồi lão làm lại từ đầu theo hướng dẫn bài trên của Ptm, đừng làm theo cái file hướng dẫn chết tiệt đó nữa.

Lão sẽ thấy khi nhấn nút "Insert Merge Field" nó ra cái hình này nè, dễ đọc muốn chết luôn:

Ngoài ra bảo đảm với lão, làm xong, lần sau mở ra nó sẽ chẳng bao giờ báo lỗi Invalid Merge Field như cái hình trong file huongdan.doc nữa.

(Chết thật!!!)

 

[ptm0412]

Nói thêm về cái file của lão Gân: Hình trong file huongdan.doc không thấy cái dòng dưới của mục số [8.1], sự thực là thế này:

Khi mới mở lên, field của dòng [8.1] bị báo lỗi: Error! MergeField was not found in header record of data source.

Rồi khi click chuyển sang record kế sẽ hiện thông báo này: Invalid Merge Field

Lẽ ra khi thấy thông báo này sẽ phải làm 1 trong 2 cách:

1. nhấn Remove Field, xóa đi để làm lại.
2. nhấn vào cái combobox để chọn lại 1 field khác trong danh sách, rồi mới nhấn OK.

Đằng này nhắm mắt OK nghĩa là đồng ý cho nó lấy field mặc định trong combobox là [F1], xem trong file Excel sẽ thấy nó là trường STT

Khi cho hiện lên sẽ thấy rõ: địa chỉ cư trú (mục [8.1] là 1, hoặc 2, ... là số thứ tự trong danh sách.

Tóm lại, file mà lão gân down về là 1 file làm không đúng cách, bị lỗi, sửa lỗi không đúng cách, vẫn còn sai, không xài được.

 

[Người Đưa Tin]

Cách làm đúng theo hướng dẫn của Thầy ptm0412 - File Excel đương nhiên bạn phải chuẩn bị trước: dữ liệu nên bắt đầu từ dòng 2, dòng 1 là tiêu đề và không merge cell nào.

File của KTGG bị sai
Dòng tiêu đề của lão là dòng 2, Dòng 1 trắng trơn thì Word nó phải tự đặt tên F(ield)1, F(ield)2 cho đến F100 chứ sao?

Theo hướng dẫn của sư phụ, em đã làm thành công.

Xin cám ơn sư phụ.

 

[racroi81]

mình đang gặp một rắc rối trong vấn đề này, xin các bạn hưởng dẫn giùm: dữ liệu mình viết bên excel trong 1 cell nhiều, khi chuyển sang word thì không thể hiện hết. ví dụ: khi mình viết bên excel " khi can nuc ao giap sat nen sang phap hoi cua hang a phi au" thi khi mail merge sang word chi thay duoc " khi can mua ao giap sat nen" thiếu di phần còn lại. mong các bạn giúp đỡ,cám ơn nhiều.

 

[phihndhsp]

Bạn xem lại bài 8, không nhất thiết phải làm hàng trăm dòng giống nhau.

Thầy có thể giải thích cho em và mọi người biết các Ruler 2007 (Insert Word field 2003) trong mail merge, vì em muốn hiểu rõ công dụng của từng cái Ruler, hiện tại em chỉ biết được vài cái hà, em cảm ơn thầy nhiều

 

[ptm0412]

Thầy có thể giải thích cho em và mọi người biết các Ruler 2007 (Insert Word field 2003) trong mail merge, vì em muốn hiểu rõ công dụng của từng cái Ruler, hiện tại em chỉ biết được vài cái hà, em cảm ơn thầy nhiều

Cứ tạo 1 file, và vọc thử từng cái một.
Thí dụ trong bài này: http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?52273-Liên-kết-dữ-liệu-báo-cáo-giữa-WORD-và-EXCEL&p=331702#post331702
tôi đã vọc mục "Next record" trong Rules, và là vọc lần đầu. Word 2003 không có chức năng này.

 

[CanhDongMienTay]

Anh ơi cho em hỏi, em áp dụng label trong Word 2007 thì nó hiện lên bản này, nhấp ok thì nguyên trang mất tiêu. Anh chị nào rành hỗ trợ với

 

[ptm0412]

Bạn thử xem file dưới đây và so sánh sự khác biệt.