Lập hợp đồng lao động-Dùng mail merge trong word kết hợp với excel (1 người xem)

[Người Đưa Tin]

Xin phép tạo topic này tại đây, dành cho các bạn làm công tác nhân sự, kế toán có tài liệu tham khảo. Mọi trao đổi thêm, đề nghị viết bài vào Khu vực Tin học mở rộng

Bài đã viết tại đây : http://webketoan.vn/forum/showthread.php?p=542814#post542814

Tạo Mail Merge trong MS Word 2003
Mail merge ở đây được hiểu là một cách link dữ liệu từ các ô trong bảng tính Excel ra Word

Một tài liệu mail merge (trộn) bao gồm:
+ Tạo một tài liệu Word bất kỳ - Main Document (tài liệu chính): là tài liệu *.doc đã soạn thảo
+ Tạo file excel *.xls bất kỳ (có thể dùng file kèm theo) - Data Source (nguồn dữ liệu): là file *.xls

Bài viết này nhằm phục vụ cho việc lập hợp đồng lao động hằng loạt.

1.- Chuẩn bị dữ liệu – tạo dữ liệu bằng excel
2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)
-------
1.- Chuẩn bị dữ liệu – tạo dữ liệu bằng excel
Dữ liệu trong excel – tiêu đề phải được đặt trên hàng đầu. (Dòng “Row” 1). Không có dòng trống trên tiêu đề.

Giả sử, ta có các cột dữ liệu sau : (Cố gắng đặt tên tiêu đề dễ nhớ)
A1 : TT,
B1 : hoten,
C1 : namsinh (Kiểu dữ liệu : date)
D1 : CMND (Kiểu dữ liệu : Text)
E1 : nghenghiep
F1 : nguyenquan
G1 : diachi
H1: ngaybatdauvaolam (*)
I1: ngayketthucthuviec (*)
J1: ngayketthuchopdong (*)
K1: sothangthuviec (**)
L1 : sonamhopdong (**)
M1 : mucluong
N1 : mucluong1

Chú ý :
(**) : Nhập vào cột : số tháng thử việc và số năm hợp đồng
K2 ….Kn : sothangthuviec (**)
Giả sử hợp đồng lao động thử việc 2 tháng thì nhập vào các dòng tương ứng số 2 hoặc 1 tháng nhập vào số 1
L2….Ln : sonamhopdong (**)
Giả sử hợp đồng lao động ký 1 năm thì nhập vào các dòng tương ứng số 1 (1 năm) hoặc 2 (2 năm) nhập vào số 2

Từ các cột K2….Kn và L2….Ln sẽ cho kết quả của :

H2…..Hn : ngaybatdauvaolam (*)
I2……In : ngayketthucthuviec (*)
J2……Jn : ngayketthuchopdong (*)

Kết quả tính toán này được thực hiện bởi hàm =edate (Sử dụng trong Add-ins bởi : Analysis ToolPak)

2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)

Phần tiếp theo vui lòng xem file hướng dẫn đính kèm.

http://webketoan.net/uploadfiles/0va6zqnuq7xgoom.rar
http://webketoan.net/uploadfiles/c0czr64b0r4xzj6.rar




Còn tiếp,

Tôi xin chân thành chuyển lời cám ơn Quý Thầy, anh chị diễn đàn giải pháp excel (giaiphapexcel.com) đã trợ giúp bài viết này

 

[Người Đưa Tin]

2.- Chuẩn bị 1 tập tin word (tham khảo hợp đồng lao động mẫu đính kèm)

+ Để khởi động Microsoft Word 2003, bấm đúp chuột vào trên Microsoft Office Word 2003 biểu tượng trên màn hình nền của bạn, hoặc vào trình đơn Bắt đầu và chọn Programs> Microsoft Office> Microsoft Office Word 2003.

+ Chọn View --> Toolsbars --> Mail merge

Mở tập tin hợp đồng lao động mẫu và lần lượt làm theo các bước sau :
Bước 1 : Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge (Xem Hình 1)

Bước 1.1 : Chọn Letters --> Click vào next : Starting document – thực hiện tiếp bước 2 (Xem Hình 1.1)

Bước 2 : Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients (Xem Hình 2)

Bước 3 : Chọn Use an existing list. Xong bấm browse --> Chỉ đến file nguồn cần trộn vào văn bản này (Ví dụ file nguồn có tên : DSnhanvien.xls được đặt tại thư Mục C:\My Documents\Mail Merge ) (Xem Hình 3, 3.1, 3.2,3.3, 3.4)

Bước 4 đến bước 6 : Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa)

Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra.

Hình 1
Bước 1 : Chọn Tools --> Letters and Mailing --> Mail Merge (Xem Hình 1)
​

Hình 1.1

Bước 1.1 : Chọn Letters --> Click vào next : Starting document – thực hiện tiếp bước 2 (Xem Hình 1.1)
​

Hình 2
Bước 2 : Chọn Use the current document --> chọn next : Select recipients (Xem Hình 2)
​

Bước 3 : Chọn Use an existing list. Xong bấm browse --> Chỉ đến file nguồn cần trộn vào văn bản này (Ví dụ file nguồn có tên : DSnhanvien.xls được đặt tại thư Mục C:\My Documents\Mail Merge )

Rồi lần lượt thực hiện theo các hình 3.1, 3.2, 3.3, 3.4​

Hình 3.1 ---> Chọn Use an existing list. Xong bấm browse (Xem tiếp hình 3.2)​

Hình 3.2 : Mở file nguồn cần trộn vào văn bản. Già sử file nguồn đặt tại ổ đĩa thư mục sau : C:\My document\Mail merge\dsnhanvien.xls. Xem tiếp hình 3.3 và 3.4​

Hình 3.3​

Hình 3.4​

Còn tiếp

 

[Người Đưa Tin]

Bước 4 đến bước 6 : Lần lượt Chọn các mục cần đưa trộn vào văn bản more items (Xem hình minh họa)

Di chuyển con trỏ đến lần lượt các mục (Items) như sau :
TT ---> xong bấm Insert và close

Cứ thế làm lần lượt cho các mục còn lại để trộn vào văn bản như : hoten, namsinh, CMND, nghenghiep, nguyenquan, diachi, ngaybatdauvaolam ,
ngayketthucthuviec, ngayketthuchopdong , sothangthuviec, sonamhopdong, mucluong1

Hình 4.1 và hình 4.2
TT ---> xong bấm Insert và close

Hoten ---> xong bấm Insert và close

Namsinh ---> xong bấm Insert và close

CMND ---> xong bấm Insert và close
…….
......
Hình 4.2​

Chọn hết các mục (items) chuyển tiếp sang step 5 và step 6

Qua step 5, nếu bạn ưng ý rồi thì Bấm Next sang Step 6, chọn Print để in luôn còn không thì bấm Edit individual letter để soạn thảo file thành phẩm. Chọn All trong hộp Merge to New documents để trộn toàn bộ danh sách đã làm.


Sau đó, ta lưu lại tập tin này và ta có thể lần lượt in các tài liệu này ra.

Ta có thể kiểm tra lại các vùng đã mail merge chưa, bằng cách nhấn phím Atl + F9 (Tổ hợp phím này có chức năng ON/OFF)

Chú ý thêm :

Mọi trường/vùng (fields) ngày tháng

Các vùng ngày tháng năm, do nhiều máy định dạng kiểu dữ liệu vùng ngày tháng năm khác nhau như : (mm/dd/yyyy) hoặc (dd/mm/yyyy)
Đối với mail merge nó cũng “cứng đầu” gây phiền toái ít nhiều đến người sử dụng, ta xử lý nó như sau :

Cách 1 :

Cú pháp cho field dạng date time là:
{MERGEFIELD "NamSinh" \@ "dd/MM/yyyy"}

Xin đọc thêm bài này : http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=54320&postcount=28

Cách 2: nhập ngày tháng theo dạng text, có dấu '​

Các vùng số : Trước khi dùng mail merge thì ta chuyển các số trong excel sang text hết rồi mới lầy dữ liệu qua.

Ứng dụng hàm fixed()
http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=46832&postcount=9
(ứng dụng hàm =fixed cho cột N - Mucluong1 vào file dsnhanvien để trộn văn bản)

Ví dụ: như cột M có tên là mucluong
Ta sẽ cho thêm 1 cột N có tên là mucluong1.
Sau đó dùng công thức cho cột N như sau =FIXED(M2,0)
Lần lượt copy công thức này xuống các dòng còn lại.

Nếu không muốn dùng cột N trung gian và muốn thêm đơn vị tiền tệ ở phía sau bằng cách gõ thêm vào.

Ví dụ: như cột M có tên là mucluong
Ta có thể ghi vào trong file HDLDMau ở Mức lương chính hoặc tiền công như sau :

Quay lại bước 4 ta chọn vùng Insert là mucluong, xong Dùng Alt+F9 xong ta thực hiện thêm chèn thêm \# "#,###.00 đồng"
ở giữa { MERGEFIELD “mucluong”}

Xem cách chèn như sau :
{ MERGEFIELD \# "#,###.00 đồng" “mucluong”}

Ta sẽ có kết quả như sau ---> 1,717,600.00 đồng

Tôi xin chân thành chuyển lời cám ơn Quý Thầy, anh chị diễn đàn giải pháp excel (giaiphapexcel.com) đã trợ giúp bài viết này qua các bài :

+ Xử lý hàm ngày tháng như thế nào ? http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?t=22442
Qua bài viết này, hiểu thêm việc ứng dụng và cài AnalysisToolPak Addin vào Excel để sử dụng hàm =EDATE

+ Excel's Text Functions - Các hàm xử lý văn bản và chuỗi By Mr. BNTT
http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=46832&postcount=9
(ứng dụng hàm =fixed cho cột N - Mucluong1 vào file dsnhanvien để trộn văn bản)

Các bài của các website đọc thêm :

1. + Các thao tác cơ bản với Word 2003 (Phần cuối) - http://tip4pc.com/word2k3-end/
2. + USING MAIL MERGE IN WORD 2003 FOR THE PC
   http://www.wellesley.edu/Computing/Office03/MailMerge03/mailmerge03.html
3. + Sử dụng Mail Merge - MICROSOFT WORD 2007
   http://cuocsongso.thanhnien.com.vn/Product/Pages/200921/20090521161826.aspx

Cơ sở pháp lý để lập hợp đồng lao động :

- Các văn bản pháp luật hiện hành : Luật lao động, Luật BHXH, Luật BHYT, Luật thuế TNCN

- Thông tư số: 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22 tháng 09 năm 2003 của BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI về việc Hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 05 năm 2003 của Chính phủ về hợp đồng lao động

I. HÌNH THỨC, NỘI DUNG VÀ LOẠI HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG​

1. Hình thức hợp đồng lao động theo Điều 3 của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP được quy định cụ thể như sau:

a) Hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng, hợp đồng lao động có thời hạn từ 3 tháng đến dưới 12 tháng phải ký kết bằng văn bản theo Mẫu số 1 kèm theo Thông tư này. Người sử dụng lao động chuẩn bị hợp đồng lao động theo mẫu quy định trên khổ giấy A4 và đóng dấu giáp lai giữa các trang để sử dụng trong đơn vị.
Trường hợp một bên ký kết hợp đồng lao động là người nước ngoài thì nội dung hợp đồng phải bằng tiếng Việt, sau phần tiếng Việt có thể thêm phần tiếng nước ngoài do hai bên thỏa thuận. Nội dung bằng tiếng Việt có giá trị pháp lý.
Bản hợp đồng lao động có thể viết bằng bút mực các mầu (trừ mầu đỏ) hoặc đánh máy.
b) Hợp đồng lao động có thời hạn dưới 03 tháng hoặc hợp đồng lao động để giúp việc gia đình hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động miệng, nhưng phải bảo đảm nội dung theo qui định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động.
c) Hợp đồng lao động trong doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp có thể giảm bớt một số nội dung cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
d) Ngoài hợp đồng lao động hai bên có thể ký hợp đồng trách nhiệm về tài sản được giao

- Thông tư số: 17 /2009/TT-BLĐTBXH ngày 26 tháng 5 năm 2009 của BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 21/2003/TT-BLĐTBXH ngày 22 tháng 9 năm 2003 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 44/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ về hợp đồng lao động


Chú ý : bài hướng dẫn Lập hợp đồng lao động-Dùng mail merge trong word kết hợp với excel cùng các files mẫu DSnhanvien.xls, HDLDMau.doc, Tron van ban 1.doc. Các bạn có thể load từ bài 1 do anh Thanh Nam, đã upload lên.

Chúc tất cả thành công,

Thân

 

[linhhuong76]

Cách quản lý và lập HĐLĐ bằng Mail Merge.

Xin chào các bạn.
Mình đã lập HĐLĐ bằng chức năng Mail Merge, mình thấy rất hiệu quả.

Nhưng mình có thắc mắc sau:
- Nếu là những nhân viên lần đầu ký HĐLĐ thì theo dõi đơn giản rồi.
- Nếu vẫn là những nhân viên đó, sau khi hết thời hạn HĐ, CTy muốn ký HĐLĐ tiếp với họ thì sẽ phải theo dõi như thế nào để tránh bị bỏ sót?
Rất mong được sự giúp đỡ của các bạn.

 

[ThuNghi]

Xin chào các bạn.
Mình đã lập HĐLĐ bằng chức năng Mail Merge, mình thấy rất hiệu quả.

Nhưng mình có thắc mắc sau:
- Nếu là những nhân viên lần đầu ký HĐLĐ thì theo dõi đơn giản rồi.
- Nếu vẫn là những nhân viên đó, sau khi hết thời hạn HĐ, CTy muốn ký HĐLĐ tiếp với họ thì sẽ phải theo dõi như thế nào để tránh bị bỏ sót?
Rất mong được sự giúp đỡ của các bạn.

Dùng Mail Merge thì phải có data nguồn.
Lần sau bạn thay data nguồn thành data khác cũng như data cũ và có thêm NV mới.
Nếu có file thì dễ HD hơn.

 

[congchuameo_luoi]

Chào bạn, mình cũng có đọc hướng dẫn một số chỗ về lập HĐLĐ bằng chức năng mail merge, nhưng mà mãi mình không làm được, bạn có thể hướng dẫn cho mình không? Rất cảm ơn. email của mình là congchuameo_luoi@yahoo.com.

 

[dongvth]

Chào bạn!

mình cũng chưa biết làm về Mail Merger lắm.
Bạn có thể cho mình file mà bạn đã làm để mình tham khảo không?
Email của mình: dongvth1985@gmail.com
Tks bạn

 

[hapt2008]

Mình đã thử làm nhưng không được. Sau khi làm xong, bấm chọn Print thì báo lỗi "there are no active recipients available to perform this operation". Mình không biết sai ở chỗ nào. Chỉ giùm mình với. TKs!

 

[xuan.nguyen82]

Mình đã thử làm nhưng không được. Sau khi làm xong, bấm chọn Print thì báo lỗi "there are no active recipients available to perform this operation". Mình không biết sai ở chỗ nào. Chỉ giùm mình với. TKs!

Khi sử dụng tính năng này, đòi hỏi nguồn dữ liệu và chỉ đúng đường dẫn. Các trường dữ liệu phải chính xác với nguồn...

Bạn gửi ví dụ file lỗi lên đây đi. (Bao gồm cả dữ liệu nguồn) Mọi người sẽ chỉ ra lỗi giúp bạn và khắc phục.

 

[hapt2008]

Khi sử dụng tính năng này, đòi hỏi nguồn dữ liệu và chỉ đúng đường dẫn. Các trường dữ liệu phải chính xác với nguồn...

Bạn gửi ví dụ file lỗi lên đây đi. (Bao gồm cả dữ liệu nguồn) Mọi người sẽ chỉ ra lỗi giúp bạn và khắc phục.

Mình làm xong thì nó chỉ ra được đúng 1 bản đầu tiên với số thứ tự là 1 thôi.
Mình gửi file kèm. Các bạn xem giúp mình nhé. TKs nhiều nhiều.

 

[xuan.nguyen82]

Mình đã xem file của bạn. Cho góp ý về mẫu hợp đồng nhé.
Về quy phạm văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản của bạn sai ngay từ phần tên cơ quan chủ quản, dòng chữ CHXHCNVN.
Thông thường, tên cơ quan chủ quản và Quốc hiệu phải ở trên cùng, cùng hàng với nhau. Quốc hiệu của bạn bé hơn cả chữ Hợp đồng lao động, do không canh dòng đều nên chữ thò ra thụt vào, khổ lề giấy bạn tràn 2 trang thì nên giãn cách tùy theo trang văn bản của mình cho dễ nhìn và đẹp mắt. Phần người sử dụng lao động theo nguyên tắc là sẽ không gõ chữ sẵn mà để đóng dấu chức danh. Không biết mẫu hợp đồng này đã là quy chuẩn của công ty bạn chưa? hay là ví dụ để đưa lên GPE thôi? Nếu là quy chuẩn của công ty thì nên sửa lại thể thức trình bày theo đúng quy định văn bản hành chính.

Ở đây mình làm tạm để tìm ra lỗi mail merge của bạn thôi nhé.

Sau khi chỉ đường dẫn từ W vào tập tin,bạn sẽ thấy chỉ ra số 1. Giờ bạn next sang số 2 và bấm Preview Results. Nó sẽ ra kết quả người tiếp theo. Thử với file này của bạn, khi bấm Preview Results nó báo Invalid Merge Field, do các trường của bạn không khớp nhau , mức lương lại vào số thứ tự, mà mình cũng không thấy cột lương đâu để đưa về đúng trường cả nên nhấn tạm cột F11, và kết quả trên máy mình ra bình thường.
(À nó không phải là được đúng 1 bản đầu tiên đâu mà do bạn chưa next), mình next các số tiếp theo vẫn ok mà.
Bạn thử lại với phần Insert Merge Field cho chính xác là được. Các trường dữ liệu phải tương ứng với data nguồn.
Thực hiện lại lần nữa xem nhé.

 

[hapt2008]

hihi, ngượng quá. Đây là bản tớ làm thử thôi, k phải bản chính thức. Dù sao cũng hơi cẩu thả.
Tớ đã xem lại rồi, tại vì đúng là tớ chưa bấm next nên nó không hiện lên. Cám ơn bạn nhé. Số liệu ở cột mức lương tớ đã sửa lại định dạng text và hiện kết quả "ngon lành" rồi.
Cám ơn bạn nhiều nhiều nhé!

 

[xuan.nguyen82]

Tiền lương để dạng number vẫn ra kết quả bình thường, chỉ có dạng dữ liệu ngày tháng ấy, nếu để dạng Date khi mail merge nó sẽ ra 1 chuỗi số, nên khắc phục bằng cách, vẫn để dạng date bình thường, (thống nhất dùng US hay UK sau đó lập công thức chuyển sang dạng text và được cả cột, chứ gõ dạng text mất công hơn đó. Với hợp đồng lao động cũng có thể để dạng
Từ ngày...đến ngày bằng chữ cũng được (nhìn đẹp hơn tý xíu)
Hihi...

 

[namphuongson]

Tiền lương để dạng number vẫn ra kết quả bình thường, chỉ có dạng dữ liệu ngày tháng ấy, nếu để dạng Date khi mail merge nó sẽ ra 1 chuỗi số, nên khắc phục bằng cách, vẫn để dạng date bình thường, (thống nhất dùng US hay UK sau đó lập công thức chuyển sang dạng text và được cả cột, chứ gõ dạng text mất công hơn đó. Với hợp đồng lao động cũng có thể để dạng
Từ ngày...đến ngày bằng chữ cũng được (nhìn đẹp hơn tý xíu)
Hihi...

Bạn hướng dẫn cách dùng hàm để chuyển từ dạng date sang dạng text giúp mình đi. Ví dụ:
ô A1 là "23/7/2012" kết quả ở ô B1 là " Ngày 23 tháng 7 năm 2012". Thank trước nhé!!!

 

[vanle33]

Bạn hướng dẫn cách dùng hàm để chuyển từ dạng date sang dạng text giúp mình đi. Ví dụ:
ô A1 là "23/7/2012" kết quả ở ô B1 là " Ngày 23 tháng 7 năm 2012". Thank trước nhé!!!

Bạn định dạng tại ô 23/7/2012 như thế này "Ngày "dd "tháng "mm "năm" yyyy
Trong Format Cells/Custom
Thanks nào!

 

[xuan.nguyen82]

Bạn hướng dẫn cách dùng hàm để chuyển từ dạng date sang dạng text giúp mình đi. Ví dụ:
ô A1 là "23/7/2012" kết quả ở ô B1 là " Ngày 23 tháng 7 năm 2012". Thank trước nhé!!!

Bạn xem file đính kèm:
Cách 1, chuyển dạng ngày tháng dạng số sang dạng chữ có "ngày....tháng...năm". Lưu ý để dấu cách như của mình thì các chữ không bị dính vào nhau nhé.
Cách 2, chuyển bằng hàm Text, và 1 cột copy value nếu cần (thông thường thì không cần lắm). Muốn dùng để merge dạng ngày tháng không bị ra 1 chuỗi số thì copy paste value cả cột xong, vào format sẽ thấy định dạng là General, bạn chọn cả cột, trong Format chọn lại định dạng text là ok, giờ thì đưa chuỗi này vào W ngon lành.
Lưu ý thống nhất 1 kiểu gõ ngày tháng thôi nhé.
Bạn thực hiện xem nhé!

 

[ptm0412]

Bạn định dạng tại ô 23/7/2012 như thế này "Ngày "dd "tháng "mm "năm" yyyy
Trong Format Cells/Custom
Thanks nào!

Trả lời sai mà đòi tks:
1. Đây là topic mailmerge, ngày excel đưa vào word bị biến thành number. Nếu chỉ định dạng trong excel, thì ngày vẫn là ngày, lỗi vẫn cứ lỗi
2. Tác giả đã nói rõ muốn A1 là ngày, B1 là chuỗi text, để đưa cột B vào word thay cho cột A

 

[buithanhlong]

Tôi là thành viên mới của diễn đàn, thật là tuyệt vời khi có những thành viên như các bác, có lẽ tôi dùng từ cám ơn là chưa đủ để nói lên những gì mà các bác đã, đang và sẽ làm cho diễn đàn, với tất cả chân tình tôi xin chân thành biết ơn các bác. Chúc các bác và gia đình luôn mạnh khỏe, hạnh phúc và thành đạt và đóng góp nhiều hơn nữa cho diễn đàn. Trân trọng

 

[duchieuptsc]

Cho mình hỏi, khi mình hoàn tất mail merge rồi, nhưng finish nó, thì sẽ list Hợp đồng của từng người chung 1 file Word mà đang thực hiện. Nếu mình muốn tách ra lưu Hợp đồng của từng người theo từng file thì có lệnh thì ko bạn ?

 

[xuan.nguyen82]

Cho mình hỏi, khi mình hoàn tất mail merge rồi, nhưng finish nó, thì sẽ list Hợp đồng của từng người chung 1 file Word mà đang thực hiện. Nếu mình muốn tách ra lưu Hợp đồng của từng người theo từng file thì có lệnh thì ko bạn ?

Không biết bạn thao tác như thế nào mà nó ra cả list hợp đồng chung 1 file W nhỉ? (chắc bạn thao tác ở 2003?)
Mình thao tác ở 2007 thì từng file W là cho từng nhân viên chứ không phải cả list DS sẽ chung 1 file Word.

 

[duchieuptsc]

Mình làm ở tất cả các Word 2003, 2007, 2010, 2013 thì đều như nhâu, nó view ra cho mình 1 file chung gồm nhiều HĐ của từng người.

 

[xuan.nguyen82]

Mình làm ở tất cả các Word 2003, 2007, 2010, 2013 thì đều như nhâu, nó view ra cho mình 1 file chung gồm nhiều HĐ của từng người.

Bạn thao tác lại nhé
Trong W 2007.
Sau khi bạn đã hoàn tất các thao tác mailling, phần kết thúc, bạn vào Finish and meger. Tại lựa chọn Edit Individual Documents bạn lựa chọn: Current Record và Ok. (Đừng chọn All)

Phần này được dịch là: Phối các bản ghi, khi bạn chọn All có nghĩa là sẽ phối tất cả các trường, tất cả các bản ghi cho toàn bộ danh sách của bạn nên bạn sẽ thấy cả list danh sách sẽ vào chung 1 bản Word kéo dài dằng dặc.

Bạn chọn Current Record nghĩa là: bản ghi hiện thời, thì chỉ sử dụng 1 bản W chung cho tất cả DS.

 

[duchieuptsc]

Bạn thao tác lại nhé
Trong W 2007.
Sau khi bạn đã hoàn tất các thao tác mailling, phần kết thúc, bạn vào Finish and meger. Tại lựa chọn Edit Individual Documents bạn lựa chọn: Current Record và Ok. (Đừng chọn All)

Phần này được dịch là: Phối các bản ghi, khi bạn chọn All có nghĩa là sẽ phối tất cả các trường, tất cả các bản ghi cho toàn bộ danh sách của bạn nên bạn sẽ thấy cả list danh sách sẽ vào chung 1 bản Word kéo dài dằng dặc.

Bạn chọn Current Record nghĩa là: bản ghi hiện thời, thì chỉ sử dụng 1 bản W chung cho tất cả DS.

Thank bạn, mình làm dc rùi

 

[hoaiphuong85]

Cho mình hỏi, mình thử làm trên file đính kèm của người đăng nhưng không được, lúc Print hoặc Edit individuals letters.. thì máy đều báo "There are no active recipients available...". Giúp mình với, cảm ơn!

 

[xuan.nguyen82]

Cho mình hỏi, mình thử làm trên file đính kèm của người đăng nhưng không được, lúc Print hoặc Edit individuals letters.. thì máy đều báo "There are no active recipients available...". Giúp mình với, cảm ơn!

Khi Edit indivi...bạn phải thao tác chọn lại nguồn tài liệu. Còn nếu không sẽ ra kết quả sai.
File này chạy bình thường, chỉ có điều là về trình bày có thể phải xem lại. Điều chỉnh theo form mẫu chuẩn quy định về ký tự được dùng trong các hợp đồng.

Rất khó giải thích vì mình không biết trên máy bạn nó chạy như thế nào, trên máy mình test vẫn bình thường.
Có lẽ bạn xem lại nguồn và đường dẫn, các thao tác khi bạn thực hiện nữa thì mới biết chính xác nó lỗi gì và khắc phục....

 

[hoaiphuong85]

Khi Edit indivi...bạn phải thao tác chọn lại nguồn tài liệu. Còn nếu không sẽ ra kết quả sai.
File này chạy bình thường, chỉ có điều là về trình bày có thể phải xem lại. Điều chỉnh theo form mẫu chuẩn quy định về ký tự được dùng trong các hợp đồng.

Rất khó giải thích vì mình không biết trên máy bạn nó chạy như thế nào, trên máy mình test vẫn bình thường.
Có lẽ bạn xem lại nguồn và đường dẫn, các thao tác khi bạn thực hiện nữa thì mới biết chính xác nó lỗi gì và khắc phục....

Nhưng khi mình bấm Edit invidi... vẫn báo "There are no active..." thì làm sao chọn lại nguồn được?

 

[xuan.nguyen82]

Nhưng khi mình bấm Edit invidi... vẫn báo "There are no active..." thì làm sao chọn lại nguồn được?

Bạn gửi chính file bạn làm từ mẫu của topic này lên đây, khi đó mới xem được. Còn không có file đoán mò lỗi rất khó xử lý.

 

[hoaiphuong85]

File thì mình đã đính kèm ngay từ câu hỏi đầu tiên đó bạn. Nhờ bạn giúp giùm, cảm ơn!

 

[xuan.nguyen82]

File thì mình đã đính kèm ngay từ câu hỏi đầu tiên đó bạn. Nhờ bạn giúp giùm, cảm ơn!

Mình sử dụng file đó đây mà không thấy lỗi gì cả. Mình vừa thử làm lại và bấm lệnh in, chạy bình thường.

Bạn xem, sau khi thao tác chỉnh sửa, bạn bấm preview Results, bấm lệnh in trong Finish merge/ Print document. chọn From....to...ok. Mình thấy hoàn toàn bình thường với file này.

 

[camtuykt]

Mình cũng bị giống hoaiphuong85. Sao mình làm như xuan-nguyen82 không được. Bạn xem dùm mình với nhé

 

[xuan.nguyen82]

Mình cũng bị giống hoaiphuong85. Sao mình làm như xuan-nguyen82 không được. Bạn xem dùm mình với nhé

Bạn có thể Format lại mẫu hợp đồng cho đẹp hơn tý. Font chữ giờ ít người dùng .Vn time, nên bạn đổi sang Time New Roman mà sử dụng. Nếu không nó cứ bị lỗi font.

-Phần ngày tháng năm sinh mà bạn chỉ mailing cho năm sinh, còn ngày tháng thì không thấy tự động? bạn gõ tay vào thì sẽ rất dễ nhầm lẫn. Có 1 số phần nên cố gắng viết rõ ràng, đừng viết tắt, vì mẫu chỉ cần làm 1 lần nên làm cho chỉn chu một chút.
-Mục tiền lương bạn nên sử dụng cách để làm thành số có dấu phân cách hàng nghìn (trên trang này có rất nhiều hướng dẫn về vấn đề này,)
-Phần người sử dụng lao động, không nên đánh tên giám đốc, vì Giám đốc bao giờ cũng có dấu chức dạnh. Có 1 số hợp đồng nội bộ thì có thể đánh tên nhưng hợp đồng lao động khi sử dụng và liên quan đến các cơ quan nhà nước khác thì bạn phải đóng dấu chức danh mới là hợp pháp.

Đây là hình ảnh mình thao tác, vẫn bình thường. Có điều ngay từ lúc chọn nguồn bị lỗi, bạn bấm Ok rồi dẫn lại nguồn cho bản ghi là được.

Cách tốt nhất bạn làm 1 bản mới, theo font chữ Time New Roman rồi mailling đường dẫn lại. Bản mình thao tác trên file của bạn vẫn bình thường, mình không biết lỗi gì để sửa giúp bạn. Vì nó không bị lỗi. hic hic.

 

[camtuykt]

Thanks xuan.nguyen82 nhé. Mình làm bản word 2007 khác được rồi. Không hiểu sao bản kia cứ mở lên là bị vậy, ko biết cách sửa luôn. Chắc nó bị lẫn lộn 2007 và 2003. Hix...hix...

 

[Good-Luck]

Thanks xuan.nguyen82 nhé. Mình làm bản word 2007 khác được rồi. Không hiểu sao bản kia cứ mở lên là bị vậy, ko biết cách sửa luôn. Chắc nó bị lẫn lộn 2007 và 2003. Hix...hix...

1) bị vậy là bị cái gì???? cái bạn nói có phải là bạn chạy 2 bản office song song ko???
2 ) hay là 2 file khác nhau thuộc 2 phiên bản office , (nếu đúng là cái này thì bạn convert thành 1 phiên bản để mà sử dụng
ko biết bị lỗi gì phan đại


đã kiểm tra file, : vấn đề bạn này phát sính nếu mình phỏng đoán ko nhầm thì :
1) file được tải nên đường dẫn mailing bị sai (nên kick và tạo lại mailing cho 2 file
2) file excel của bạn đã được mailing với 1 file khác " cái này 2003 thì bị 2007 mình chưa test
3) bạn đang mở file excel bạn thực hiên chế độ mailing (gởi ý : tắt file excel khi thực hiện)
trên máy mình thì phát sinh lỗi thức nhất "chọn lại đường dẫn file chạy tốt"

 

[tamnk]

Làm cái mail merge công nhận là ok, khi dùng gửi CV cho nhiều người Lao động, Bạn có thể dùng mail merge, tuy nhiên phải thêm địa chỉ mail của Người Lao động nữa,

 

[thanhlongpcb]

Bạn định dạng tại ô 23/7/2012 như thế này "Ngày "dd "tháng "mm "năm" yyyy
Trong Format Cells/Custom
Thanks nào!

Em nhớ là chỉ cần chỉnh trong Control Panel> Date, Time, Language, and Regional Options.

 

[nguyenngocdi]

Bài viết này rất hữu ích cho mình, Xin trân thành cảm ơn các AC đã up bài lên nha

 

[clazy89]

Có bạn nào gặp trường hợp giống mình là khi in file word mail merge với số lượng trang in lớn thì thường rất chậm xử lý lệnh in so với file word thông thường khác

 

[Hong.Van]

Có bạn nào gặp trường hợp giống mình là khi in file word mail merge với số lượng trang in lớn thì thường rất chậm xử lý lệnh in so với file word thông thường khác

Thông thường dùng mail merge thì file bị chậm
Nhất là khi sự lựa chọn trên 1.000 lần
Nếu trên 1.000 thì nwên cắt File nhỏ lại

 

[thaithinhhao]

Bạn ơi

Cho mình hỏi, vì máy mình sử dụng word 2010 thì muốn làm hợp đồng số lượng nhiều thì có cách nào nữa không bạn.
Xin chân thành cám ơn bạn

 

[mai hoa truong]

Sao em ko tải được file đính kèm vậy add

 

[vanle33]

Sao em ko tải được file đính kèm vậy add

Bạn muốn tải file bài nào? Trên bài của bạn có đến 39 bài.

 

[zinzinnhivl]

Xin hoi

Truong hop du lieu da co, muon them tiep du lieu thi lam the nao a? Nhu dot sau ky tiep hop dong chang han?

Xin chan thanh cam on!

 

[vanle33]

Truong hop du lieu da co, muon them tiep du lieu thi lam the nao a? Nhu dot sau ky tiep hop dong chang han?

Xin chan thanh cam on!

1) Bạn viết Tiếng Việt có đầy đủ dấu, không viết tắt tắt thì người khác mới hiểu rõ câu hỏi và trả lời chính xác cho bạn được.
2) Với trường hợp của bạn theo tôi cứ chèn thêm dữ liệu vào trong vùng đã có (file dữ liệu nguồn lập trong Excel chẳng hạn). Khi mở file đích là Word đã thực hiện Mail Merge nên thì Word sẽ tự hiểu và link được dữ liệu với file nguồn này.

 

[handsomeman2020]

Chào mọi người,
Trong quá trình tạo mail merge, khi click vào Select Recipients --> Use an existing lists.....thì xuất hiện thông báo lỗi: Microsoft Word can't start Microsoft query. Ms Word can not install the necessary files due to windows installer error 1605....(như file hình đính kèm). Sau đó, mình tắt thông báo thì mới mở thông báo Select Data source. Xin mọi người giúp đỡ làm thế nào để không xuất hiện thông báo lỗi ấy nữa. Cám ơn mọi người.

 

[70211119]

File excel của em có hơn 300 cột. Đều cần mail merge vào Word. Tuy nhiên, e tìm hiểu thì word chỉ đọc tối đa 255 cột đầu tiên của Excel thôi ạ. Anh/chị có cách nào tăng con số đó lên không ạ? E thử sử dụng cvs nhưng lại bị lỗi unicode. Hôg dùng được ạ.
A chị nào từng sử dụng datasourse trên 255 cột có kinh nghiệm gì hay để xử lý trong tình huống này xin share cho e và mọi người với.
Em xin cảm ơn ạ.

 

[SA_DQ]

Bạn đưa cái 300 cột đó lên đây;
Có thể mình sẽ biến cái 300 cột đó thành 2 (hay 3) cái mỗi cái khoảng 160 cột thôi.
Lấy ví dụ về trình độ học vấn, các nhà nhân sự lại chia ra các cột [Cấp I], [Cấp 2], [cấp 3], [Cao đẵng], [Trung cấp nghề], [Đại học]
Nếu là mình thì chỉ là 1 cột & bảng danh mục học vấn là đủ & giảm đi 5 cột rồi

Ví dụ nữa về gia đình: có các cột [Ho Tên Cha], [Họ tyên mệ],. . . .
Nên chăng ta chỉ 2 cột [Ho & Tên], [Mối QH]
v.v. . .
Tóm lại ý mình là bạn cần xem lại cấu trúc CSDL của bạn hợp lý ngay từ đầu chưa?
Kinh nghiệm về CSDL nhân sự của mình thì chỉ cần dưới 48 hay 50 cột là tối đa & đủ cho 1 CQ có ngàn người.

 

[batman1]

File excel của em có hơn 300 cột. Đều cần mail merge vào Word. Tuy nhiên, e tìm hiểu thì word chỉ đọc tối đa 255 cột đầu tiên của Excel thôi ạ. Anh/chị có cách nào tăng con số đó lên không ạ? E thử sử dụng cvs nhưng lại bị lỗi unicode. Hôg dùng được ạ.
A chị nào từng sử dụng datasourse trên 255 cột có kinh nghiệm gì hay để xử lý trong tình huống này xin share cho e và mọi người với.
Em xin cảm ơn ạ.

Mail merge với datasourse là file Excel

File excel của em có hơn 300 cột. Đều cần mail merge vào Word. Tuy nhiên, e tìm hiểu thì word chỉ đọc tối đa 255 cột đầu tiên của Excel thôi ạ. Anh/chị có cách nào tăng con số đó lên không ạ? E thử sử dụng cvs nhưng lại bị lỗi unicode. Hôg dùng được ạ. A chị nào từng sử dụng datasourse trên 255...

www.giaiphapexcel.com