Bài viết: Xóa thông minh (1 người xem)

[kyo]

XÓA THÔNG MINH


Bạn có thói quen nhấn chuột phải vào một ô và chọn Delete hơn là nhấn nút "Delete" trên bàn phím?

Nếu bạn có thói quen này, có thể bạn đang thất vọng bởi những kinh nghiệm dưới đây:

Về cơ bản, nhấn nút "Delete" chỉ có nghĩa là "Xóa nội dung". Các Bình luận, quy tắc Data Validation, định dạng, … vẫn còn tồn tại trong ô. Điều này có thể không như mong muốn của bạn.

Nếu bạn chọn kích chuột phải vào ô và bấm Delete ... Bạn đang thực sự "Xóa bỏ" ô đó từ bảng tính. Đó là lý do tại sao bạn có thể loại bỏ tất cả mọi thứ ngay lập tức bằng hành động này.

Tuy nhiên, Excel sẽ không cho phép "lủng lỗ" trong bảng tính của bạn. Excel sẽ lấp "lỗ" đó bằng cách đẩy các ô tiếp theo (ở bên phải và từ bên dưới) vào nó. Đó là lý do tại sao bạn sẽ được nhắc những điều sau đây:

Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu xóa 1 ô? Sẽ có 2 trường hợp xảy ra :
1/ Xáo trộn cấu trúc bảng tính :

Nhìn xem... Theo yêu cầu của bạn, tất cả các ô bên dưới đều chạy lên. Trông thật là xấu xí, phải không ? Đôi khi bạn sẽ không nhận thấy những tác động này ngay lập tức nếu bạn đang làm việc trên một bảng tính lớn hoặc bảng tính bị trượt ra khỏi màn hình của bạn. Sẽ là quá muộn khi bạn nhận ra sự "hủy diệt" được thực hiện bởi chính mình.

2/ Xáo trộn công thức bất kỳ ở bất cứ đâu trong bảng tính :
Xem ví dụ dưới đây nhé. Khi bạn xóa 1 ô và chọn Shift Cells Left, bạn cũng đã kiểm tra không có gì ở bên phải, do đó, bạn đinh ninh rằng việc đẩy các ô về bên trái sẽ KHÔNG tác động lên bảng tính của bạn

Vâng! Suy nghĩ của bạn chỉ chính xác một phần thôi. Mặc dù không có tác động vào cấu trúc của bảng nhưng một số số liệu đã bị chuyển sang #REF. Tại sao? Bởi vì những ô đó chứa công thức có tham chiếu ô đến ô "Lương theo giờ". Và ô "Lương theo giờ" đã bị bạn xóa mất tiêu rồi.

Thật phiền phức, đúng không? Để tránh những phiền phức này, bạn nên kiểm tra 2 điều:
a. Có gì xung quanh ô "sắp bị xóa" không?
b. Có ô nào phụ thuộc vào ô bị xóa không?
Bạn sẽ cảm thấy hối hận nếu không kiểm tra kỹ 2 điều này trước khi xóa 1 ô nào đó.

Nhưng tại sao bạn cần phải Xóa 1 ô khi bạn có 1 lựa chọn khác tốt hơn?
Bạn có biết… Bạn có thể xóa tất cả mọi thứ (định dạng, nội dung, Data Validation, …) của 1 ô chỉ trong vài cú nhấp chuột? Rất đơn giản. Vào thẻ Home >> Editing >> Clear >> Clear All

(Lời khuyên: Bạn có thể đặt nó trên Quick Access Toolbar để làm cho nó thuận tiện hơn!)

Cách này trực tiếp và hiệu quả hơn, bạn thấy thế không?

Chúc bạn vui với bài viết này. Hãy để lại bình luận của bạn.

Nguyễn Bảo Khanh.

Một số bài viết có liên quan:
1/ Dùng Macro 4 để tạo menu
2/ Bảng chấm công & bảng lương mẫu
3/ Highlight hàng khi di chuyển chuột
4/ Áp dụng các quy tắc Data Validation cho các ô
5/ Làm thế nào để đồ thị hoạt động hiệu quả?
6/ Sử dụng các nút điều khiển (Form Controls) trong một bảng tính
7/ Sử dụng hộp thoại GoTo Special
8/ Thủ thuật sử dụng tên ở vùng giao nhau của hai dãy
9/ Tổng hợp dữ liệu trên nhiều bảng tính
10/ SUMPRODUCT và Công thức mảng - Phép tính có nhiều điều kiện