Bài viết: Mật khẩu và bảo mật trong Excel (1 người xem)

[kyo]

MẬT KHẨU VÀ BẢO MẬT TRONG EXCEL


Duy trì được nguyên vẹn tập tin Excel khi phải chia sẻ với các đồng nghiệp là một công việc đầy thử thách. Các phiên bản trước của Excel tuy có tính năng mật khẩu nhưng lại không được yêu thích và tin dùng rộng rãi vì người ta có thể bẻ khóa cách dễ dàng. Tuy nhiên, trong phiên bản mới nhất, Excel đã tăng cường các tính năng bảo mật để bảo vệ tập tin của bạn khỏi các cuộc tấn công từ bên ngoài cũng như sự thay đổi. Bài viết này sẽ nêu lên một số mẹo siêu đơn giản trong việc thiết lập mật khẩu và bảo vệ tập tin của bạn.

A. Khóa ô
1. Chọn ô/vùng mà bạn muốn khóa
2. Vào thẻ Home trên thanh ribbon >> trong nhóm Cell, nhấp vào Format >> chọn Lock Cell

3. Nhấp vào Format lần nữa >> chọn Protect Sheet. Gõ Password dùng để mở khóa sau này.
Một cách khác để mở hộp thoại Protect Sheet, đó là nhấp vào Protect Sheet từ thẻ Review trên thanh ribbon.

B. Ẩn các công thức
Nếu bạn muốn không ai biết các công thức bạn đã chèn vào, nếu bạn muốn công thức vẫn được giữ nguyên, không bị sửa chữa, hãy làm theo các bước đơn giản sau:
1. Chọn các ô có công thức dựa trên kết quả
2. Tiếp tục vào thẻ Home trên thanh ribbon >> trong nhóm Cell, nhấp vào Format >> chọn Formats Cell từ danh sách thả xuống.
3. Vào tùy chọn Protection trong hộp thoại Format Cells. Đánh dấu vào tùy chọn Hidden trong hộp thoại và nhấn OK

C. Khóa có chọn lọc
Thỉnh thoảng, bạn sẽ phải chia sẻ tập tin để người khác chỉ có thể nhập các dữ liệu đầu vào. Thậm chí, có những lúc bạn cũng nên chấp nhận để họ xóa bớt các dữ liệu. Có 1 cách đơn giản để quản lý điều đó:
1. Mở lại hộp thoại Protect Sheet
2. Bên dưới mục Password là 1 danh sách các quyền khác nhau cho người sử dụng. Bạn có thể nhấp vào các tùy chọn ấy theo nhu cầu của bạn.

D. Bảo vệ kết cấu Bảng tính (Workbook)
Thay vì bảo vệ nhiều sheet nhỏ và các yếu tố của nó, chúng ta có thể bảo vệ toàn bộ Bảng tính. Nếu bạn đang tìm kiếm cách để bảo vệ, đừng lo, Excel cung cấp tùy chọn tốt nhất cho bạn. Chỉ cần làm theo hướng dẫn dưới đây:
1. Nhấp chuột vào thẻ Review trên thanh ribbon, và chọn Protect Workbook

2. Một hộp thoại sẽ xuất hiện, đánh dấu vào tùy chọn Structure
3. Nếu bạn muốn kiểm soát nghiêm ngặt và ngăn chặn người dùng khỏi việc loại bỏ bảo vệ Bảng tính, gõ Password vào là ok.
Mẹo này sẽ không cho phép xem các cột ẩn, thêm, xóa hoặc di chuyển các sheet, cũng như không hiển thị dữ liệu nguồn cho PivotTable

E. Chia sẻ Bảng tính bị khóa
Khi đã khóa và bảo vệ 1 sheet, bạn cần phải kích hoạt chúng nếu muốn chia sẻ nó. Cũng vậy, khi bạn nhấp chuột để chia sẻ 1 Bảng tính với các sheet bị khóa, 1 hộp thoại sẽ xuất hiện để nhắc bạn rằng bạn cần phải thay đổi các thiết lập để cho phép chia sẻ. Các bước thực hiện như sau:

1. Nhấp chuột vào thẻ File và sau đó chọn Options

2. Chọn Trust Center >> Trust Center Settings >> Privacy Options

3. Tại mục Document Specific Settings ở phía dưới, nhấn vào Remove Personal Information from File properties on Save để bỏ dấu chọn. Sau đó bấm OK
Bây giờ thì bạn có thể tự do chia sẻ Bảng tính của mình. Và nếu bạn vẫn muốn thực hiện kiểm soát đối với các nội dung, chọn Protect and Share Workbook trong thẻ Review trên thanh ribbon.
1 hộp thoại khác xuất hiện, bạn có 1 chọn lựa đối với Chia sẻ và theo dõi thay đổi (Sharing with track changes) cũng như gõ Password (nếu muốn)

Hy vọng bạn sẽ thích bài viết này. Chúc bạn thành công.

Nguyễn Bảo Khanh.

Một số bài viết có liên quan:
1/ Chiêu thứ 9: Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức
2/ Tiết kiệm thời gian với Excel Table
3/ Chiêu thứ 27: Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực
4/ 10 lý do để học công thức Excel
5/ 6 thói quen cá nhân khi làm việc với dữ liệu và Excel
6/ Sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để làm nổi bật ngày tháng trong Excel
7/ Tổng quan về Go To Special
8/ Giới thiệu VBA trong Excel
9/ Viết code để nhìn thấy ai là người cập nhật bảng tính của bạn lần gần đây nhất
10/ Chiêu thứ 16: Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi