- Tham gia
- 4/6/06
- Bài viết
- 901
- Được thích
- 2,717
11. Hạn chế dữ liệu nhập vào với chức năng Data Validation
Để duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, đôi khi bạn cần phải hạn chế dữ liệu đầu vào và sử dụng 1 vài mẹo nhỏ để có các bước tiếp theo xa hơn. Ví dụ, Tuổi trong sheet này phải là số nguyên và tất cả những người tham gia cuộc khảo sát này từ 18 đến 60 tuổi. Muốn đảm bảo rằng dữ liệu bên ngoài độ tuổi này không được nhập vào, vào thẻ Data >> Data Validation >> Setting, nhập vào các điều kiện và đưa ra 1 thông báo để nhắc nhở về dữ liệu nhập vào : "Vui lòng nhập tuổi của bạn nếu bạn từ 18 đến 60 tuổi". Người dùng sẽ nhận được nhắc nhở khi đưa con trỏ chuột tới khu vực này. Đồng thời, nhận thêm 1 thông điệp cảnh báo nếu thông tin đầu vào là không đủ tiêu chuẩn.
12. Di chuyển nhanh với phím tắt : Ctrl + phím mũi tên
Khi bạn bấm Ctrl + bất kỳ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn có thể nhảy đến mép của Sheet theo các hướng khác nhau. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của dữ liệu, chỉ cần nhấn Ctrl + nút mũi tên đi xuống.
13. Hoán chuyển dữ liệu từ dòng sang cột
Nếu bạn muốn hoán chuyển dữ liệu nhằm hiển thị dữ liệu trên màn hình tốt hơn, ngoài việc phải đánh máy lại tất cả các dữ liệu, bạn vẫn còn 1 cách. Đó là sử dụng chức năng Transpose trong Paste. Việc cần làm là Copy khu vực bạn muốn hoán chuyển. Sau đó di chuyển con trỏ đến một vị trí trống. Bây giờ bạn vào thẻ Home >> Paste >> Transpose. Lưu ý rằng chức năng này sẽ không hoạt động cho đến khi bạn copy các dữ liệu.
14. Ẩn dữ liệu hoàn toàn
Đa số người dùng Excel đều biết làm thế nào để ẩn dữ liệu bằng cách click chuột phải và chọn Hide. Kết quả sẽ dễ dàng nhận thấy nếu chỉ có lượng nhỏ dữ liệu. Cách tốt nhất và dễ nhất để ẩn dữ liệu triệt để là sử dụng chức năng Format Cells. Chọn vùng muốn ẩn, vào thẻ Home >> Font >> Open Format Cells >> Number >> Custom. Tại mục Type, gõ ;;; >> OK. Bạn sẽ thấy tất cả các giá trị trong khu vực sẽ là vô hình, và chỉ có thể được tìm thấy trong các khu vực Xem trước bên cạnh nút Function
15. Soạn văn bản với "&"
Công thức phức tạp sẽ không còn cần thiết nữa nếu bạn biết làm thế nào để sử dụng &. Bạn có thể soạn bất kỳ văn bản tự do với ký tự này. Chúng ta có 3 cột với các giá trị văn bản khác nhau, làm thế nào để kết hợp chúng thành 1 văn bản trong 1 ô?
Đầu tiên, xác định vị trí ô để hiển thị kết quả. Tiếp đến, sử dụng công thức đơn giản với & giống như trong hình dưới đây. Nhấn Enter để kết thúc. Tất cả các giá trị văn bản có trong ô A2, B2, C2 sẽ được ghép lại với nhau và trở thành KhanhTp.HCM25 trong ô F2.
16. Chuyển đổi viết HOA/thường của ký tự
Với tất cả các thủ thuật chia sẻ trong bài viết này, GPE cố gắng hết sức tránh các công thức phức tạp, và chỉ ra những công thức đơn giản và dễ dàng sử dụng đến với bạn. Ví dụ trong thủ thật này, chúng ta sẽ sử dụng hàm UPPER, LOWER và PROPER. 3 hàm này có thể chuyển đổi các văn bản dùng cho các mục đích khác nhau. UPPER sẽ VIẾT HOA tất cả các ký tự, LOWER có thể thay đổi tất cả các ký tự thành ký tự thường và PROPER sẽ chỉ Viết Hoa các ký tự đầu tiên của 1 từ.
17. Các giá trị nhập vào bắt đầu bằng số 0
Khi 1 giá trị nhập vào bắt đầu bằng số 0, Excel sẽ tự động xóa số 0 theo mặc định. Thay vì thiết lập lại Format Cells, vấn đề này có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách thêm một dấu nháy đơn ' trước số 0 đầu tiên, như trong hình.
18. Tăng tốc độ nhập những giá trị phức tạp với AutoCorrect
Nếu bạn cần lặp lại các giá trị phức tạp như nhau cho dữ liệu đầu vào, cách tốt nhất là sử dụng chức năng AutoCorrect để thay thế các ký tự với nội dung chính xác.
Lấy ví dụ về quê quán của Hải, Quảng Bình, ta có thể thay thế bằng QB. Mỗi khi nhập vào QB, nó có thể tự động sửa lỗi thành Quảng Bình. Đẻ làm được điều đó, bạn vào thẻ File >> Options >> Proofing >> AutoCorrect Options và gõ vào mục Replace và With như hình dưới đây.
19. 1 click là có thêm Phép tính
Hầu hết người dùng đều biết cách xem tình trạng dữ liệu ở dưới cùng của một trang tính Excel, ví dụ như Average và Sum... Nhưng bạn có biết bạn có thể di chuyển con trỏ đến các thẻ phía dưới và click chuột phải để có thêm phép tính trong thanh tình trạng, như hình dưới đây?
20. Đổi tên Sheet bằng cách nhấn đúp chuột
Có nhiều cách để đổi tên sheet, và hầu hết người dùng sẽ click chuột phải chọn Rename. Điều này sẽ lãng phí rất nhiều thời gian. Cách tốt nhất là chỉ cần nhấn đúp vào hai lần, sau đó bạn có thể đổi tên nó trực tiếp.
Nguyễn Bảo Khanh
Một số bài viết có liên quan:
1/ Bỏ túi 20 chiêu để trở thành chuyên gia Excel (P1)
2/ 20 phím tắt Excel thông dụng
3/ 5 mẹo làm việc với Excel cho các Chuyên gia Thuế và Kế toán
4/ 7 hàm hữu ích bị lãng quên trong Excel
5/ Top 5 thủ thuật Excel siêu cơ bản cho người mới chập chững bắt đầu
6/ 5 tính năng của Excel vừa mạnh mẽ vừa dễ dàng không phải ai cũng biết
7/ 10 lý do để học công thức Excel
8/ 6 thói quen cá nhân khi làm việc với dữ liệu và Excel
9/ 4 cách sử dụng Immediate Window trong VBA hiệu quả hơn
10/ Bỏ túi 7 thủ thuật Excel không phải ai cũng biết
Để duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, đôi khi bạn cần phải hạn chế dữ liệu đầu vào và sử dụng 1 vài mẹo nhỏ để có các bước tiếp theo xa hơn. Ví dụ, Tuổi trong sheet này phải là số nguyên và tất cả những người tham gia cuộc khảo sát này từ 18 đến 60 tuổi. Muốn đảm bảo rằng dữ liệu bên ngoài độ tuổi này không được nhập vào, vào thẻ Data >> Data Validation >> Setting, nhập vào các điều kiện và đưa ra 1 thông báo để nhắc nhở về dữ liệu nhập vào : "Vui lòng nhập tuổi của bạn nếu bạn từ 18 đến 60 tuổi". Người dùng sẽ nhận được nhắc nhở khi đưa con trỏ chuột tới khu vực này. Đồng thời, nhận thêm 1 thông điệp cảnh báo nếu thông tin đầu vào là không đủ tiêu chuẩn.
12. Di chuyển nhanh với phím tắt : Ctrl + phím mũi tên
Khi bạn bấm Ctrl + bất kỳ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn có thể nhảy đến mép của Sheet theo các hướng khác nhau. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của dữ liệu, chỉ cần nhấn Ctrl + nút mũi tên đi xuống.
13. Hoán chuyển dữ liệu từ dòng sang cột
Nếu bạn muốn hoán chuyển dữ liệu nhằm hiển thị dữ liệu trên màn hình tốt hơn, ngoài việc phải đánh máy lại tất cả các dữ liệu, bạn vẫn còn 1 cách. Đó là sử dụng chức năng Transpose trong Paste. Việc cần làm là Copy khu vực bạn muốn hoán chuyển. Sau đó di chuyển con trỏ đến một vị trí trống. Bây giờ bạn vào thẻ Home >> Paste >> Transpose. Lưu ý rằng chức năng này sẽ không hoạt động cho đến khi bạn copy các dữ liệu.
14. Ẩn dữ liệu hoàn toàn
Đa số người dùng Excel đều biết làm thế nào để ẩn dữ liệu bằng cách click chuột phải và chọn Hide. Kết quả sẽ dễ dàng nhận thấy nếu chỉ có lượng nhỏ dữ liệu. Cách tốt nhất và dễ nhất để ẩn dữ liệu triệt để là sử dụng chức năng Format Cells. Chọn vùng muốn ẩn, vào thẻ Home >> Font >> Open Format Cells >> Number >> Custom. Tại mục Type, gõ ;;; >> OK. Bạn sẽ thấy tất cả các giá trị trong khu vực sẽ là vô hình, và chỉ có thể được tìm thấy trong các khu vực Xem trước bên cạnh nút Function
15. Soạn văn bản với "&"
Công thức phức tạp sẽ không còn cần thiết nữa nếu bạn biết làm thế nào để sử dụng &. Bạn có thể soạn bất kỳ văn bản tự do với ký tự này. Chúng ta có 3 cột với các giá trị văn bản khác nhau, làm thế nào để kết hợp chúng thành 1 văn bản trong 1 ô?
Đầu tiên, xác định vị trí ô để hiển thị kết quả. Tiếp đến, sử dụng công thức đơn giản với & giống như trong hình dưới đây. Nhấn Enter để kết thúc. Tất cả các giá trị văn bản có trong ô A2, B2, C2 sẽ được ghép lại với nhau và trở thành KhanhTp.HCM25 trong ô F2.
16. Chuyển đổi viết HOA/thường của ký tự
Với tất cả các thủ thuật chia sẻ trong bài viết này, GPE cố gắng hết sức tránh các công thức phức tạp, và chỉ ra những công thức đơn giản và dễ dàng sử dụng đến với bạn. Ví dụ trong thủ thật này, chúng ta sẽ sử dụng hàm UPPER, LOWER và PROPER. 3 hàm này có thể chuyển đổi các văn bản dùng cho các mục đích khác nhau. UPPER sẽ VIẾT HOA tất cả các ký tự, LOWER có thể thay đổi tất cả các ký tự thành ký tự thường và PROPER sẽ chỉ Viết Hoa các ký tự đầu tiên của 1 từ.
17. Các giá trị nhập vào bắt đầu bằng số 0
Khi 1 giá trị nhập vào bắt đầu bằng số 0, Excel sẽ tự động xóa số 0 theo mặc định. Thay vì thiết lập lại Format Cells, vấn đề này có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách thêm một dấu nháy đơn ' trước số 0 đầu tiên, như trong hình.
18. Tăng tốc độ nhập những giá trị phức tạp với AutoCorrect
Nếu bạn cần lặp lại các giá trị phức tạp như nhau cho dữ liệu đầu vào, cách tốt nhất là sử dụng chức năng AutoCorrect để thay thế các ký tự với nội dung chính xác.
Lấy ví dụ về quê quán của Hải, Quảng Bình, ta có thể thay thế bằng QB. Mỗi khi nhập vào QB, nó có thể tự động sửa lỗi thành Quảng Bình. Đẻ làm được điều đó, bạn vào thẻ File >> Options >> Proofing >> AutoCorrect Options và gõ vào mục Replace và With như hình dưới đây.
19. 1 click là có thêm Phép tính
Hầu hết người dùng đều biết cách xem tình trạng dữ liệu ở dưới cùng của một trang tính Excel, ví dụ như Average và Sum... Nhưng bạn có biết bạn có thể di chuyển con trỏ đến các thẻ phía dưới và click chuột phải để có thêm phép tính trong thanh tình trạng, như hình dưới đây?
20. Đổi tên Sheet bằng cách nhấn đúp chuột
Có nhiều cách để đổi tên sheet, và hầu hết người dùng sẽ click chuột phải chọn Rename. Điều này sẽ lãng phí rất nhiều thời gian. Cách tốt nhất là chỉ cần nhấn đúp vào hai lần, sau đó bạn có thể đổi tên nó trực tiếp.
Nguyễn Bảo Khanh
Một số bài viết có liên quan:
1/ Bỏ túi 20 chiêu để trở thành chuyên gia Excel (P1)
2/ 20 phím tắt Excel thông dụng
3/ 5 mẹo làm việc với Excel cho các Chuyên gia Thuế và Kế toán
4/ 7 hàm hữu ích bị lãng quên trong Excel
5/ Top 5 thủ thuật Excel siêu cơ bản cho người mới chập chững bắt đầu
6/ 5 tính năng của Excel vừa mạnh mẽ vừa dễ dàng không phải ai cũng biết
7/ 10 lý do để học công thức Excel
8/ 6 thói quen cá nhân khi làm việc với dữ liệu và Excel
9/ 4 cách sử dụng Immediate Window trong VBA hiệu quả hơn
10/ Bỏ túi 7 thủ thuật Excel không phải ai cũng biết
Lần chỉnh sửa cuối:
Upvote
0
