- Tham gia
- 4/6/06
- Bài viết
- 901
- Được thích
- 2,717
5 mẹo làm việc với Excel cho các Chuyên gia Thuế và Kế toán
Hầu hết các chuyên gia về Thuế và Kế toán đều phải làm việc với Microsoft Excel. Excel là một phần quan trọng trong thói quen hàng ngày của họ nhà Kế và ắt hẳn các Chuyên gia cũng có một kiến thức làm việc khá vững chắc với nó. Nhưng nếu biết thêm một số mẹo, ngày làm việc của bạn có thể sẽ dễ dàng hơn . Bạn tin không? Sau đây là danh sách một số lời khuyên quan trọng khác nhau, từ những kiến thức cơ bản để quá trình làm việc sẽ đỡ phức tạp, đồng thời sẽ giúp giảm bớt một số áp lực với Microsoft Excel.
1/ Tính nhanh Trung bình/Tổng
Nếu bạn đang làm việc với nhóm lớn các con số và chỉ muốn nhanh chóng có số tổng cộng, trung bình hoặc tính toán cho 1 tập hợp cụ thể, hãy bình tĩnh. Chỉ cần kéo chọn các ô hoặc vùng cần tính, chọn thẻ Home và nhìn về phía tay phải, bấm vào AutoSum, 1 danh sách các công thức tính nhanh sẽ hiện ra. Bạn chỉ việc chọn tính trung bình, tổng hoặc đếm các ô mà không cần phải chạy các hàm.
2/ Chuyển đổi giữa công thức và kết quả
"Ước gì mình biết phím tắt nào đó để có thể nhanh chóng kiểm tra công thức cho bất kỳ ô nào, vì mình phải làm việc với 1 bộ dữ liệu quá lớn" - Bạn đã từng có ao ước như thế bao giờ chưa? Để GPE biến điều ước của bạn thành hiện thực. Rất đơn giản, tổ hợp phím Cltr + ~ sẽ giúp bạn thay đổi kiểu hiển thị giữa kết quả bình thường với công thức trong ô. Xem nhé :
3/ Sử dụng các hàm INDEX và MATCH cùng lúc cho việc tìm kiếm đơn giản
Mẹo này là một thay thế cao cấp cho hàm VLOOKUP (chỉ cho phép bạn tìm kiếm các dữ liệu từ trái sang phải). Hàm VLOOKUP thật sự tuyệt vời khi bạn cần tìm kiếm dữ liệu trên toàn bộ 1 bảng tính. Tuy nhiên, khi tìm kiếm trong 1 bảng dữ liệu lớn, có thể sẽ rất khó khăn để tìm chính xác thông tin mà bạn cần.
Quá trình tìm kiếm sẽ trở nên đơn giản hơn nếu kết hợp 2 hàm INDEX và MATCH để tìm các phần dữ liệu liên quan trong 2 cột bất kỳ ngay lập tức. Hãy bắt đầu bằng cách gõ =INDEX( vào 1 ô trống. Chọn cột dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm bằng cách kéo chọn các ô thích hợp, các mã cột sẽ xuất hiện trong ngoặc đơn. Tiếp theo, nhập 1 dấu phẩy và gõ MATCH( ngay sau đó. Ví dụ:
= INDEX (B2: B9, MATCH(
Tiếp tục gõ các từ/số bạn đang tìm kiếm trong dấu ngoặc kép hoặc gõ địa chỉ tham chiếu của ô chứa từ/số , sau đó kéo chọn cột chứa dữ liệu sao cho mã cột xuất hiện trong công thức, rồi lại gõ 1 dấu phẩy, thêm "0" sau đó để có được kết quả chính xác và đóng công thức lại.
= INDEX (B2: B9,MATCH(C4,C2: C9,0))
Điều này sẽ xác định phần dữ liệu tương ứng với các phần tử bạn đang tìm kiếm.
4/ Nhập dữ liệu vào Excel
Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ một nguồn bên ngoài thay vì tự gõ tay vào, ví dụ báo cáo doanh thu, thủ thuật này sẽ rất hữu ích. Đưa dữ liệu quan trọng trực tiếp vào Excel có thể là 1 vấn đề đối với 1 số người dùng. Microsoft cung cấp một số cách để nhập dữ liệu vào bảng tính của bạn. Trong phiên bản 2010, vào thẻ Data trên thanh ribbon, nhìn lên phía bên trái, bạn sẽ thấy nhóm Get External Data, lựa chọn nguồn phù hợp với nhu cầu của bạn. Để nhập dữ liệu bên ngoài, chọn From Other Sources >> From Microsoft Query và tiến hành theo từng bước Excel hướng dẫn.
5/ PivotTables
Nếu bạn đang tìm kiếm để phân tích một tập dữ liệu lớn với các thành phần đóng góp khác nhau (ví dụ, một báo cáo bán hàng với số liệu từ những cửa hàng khác nhau, nhiều loại sản phẩm, vv), PivotTables là sáng kiến tuyệt vời cho việc so sánh các khía cạnh khác nhau của dữ liệu để đưa ra kết luận có ý nghĩa.
Sau khi chuẩn bị dữ liệu của bạn trong Excel (bạn cũng có thể chọn để sử dụng một nguồn bên ngoài bằng cách chọn trong PivotTable), sử dụng PivotTable và PivotChart Wizard - nằm trong thẻ Insert trên thanh ribbon của Microsoft Excel 2010, để bắt đầu tạo báo cáo của bạn.
PivotChart Wizard cho phép bạn xác định dữ liệu sử dụng để tạo ra khuôn khổ báo cáo, và PivotTable cho phép bạn sắp xếp các dữ liệu trong đó. Bạn sẽ nhận được bản tổng hợp các dữ liệu trong báo cáo của PivotTable.
Còn rất nhiều chức năng mà bạn có thể thực hiện với PivotTable để có được thông tin chính xác mà bạn cần. Giaiphapexcel.com là một nguồn tuyệt vời cho các bài viết và thông tin về cách sử dụng PivotTable cho nhu cầu của bạn.
Chúc bạn vui với bài viết này
Nguyễn Bảo Khanh.
Một số bài viết có liên quan:
1/ 7 hàm hữu ích bị lãng quên trong Excel
2/ Chiêu thứ 31: Sắp xếp ngẫu nhiên
3/ Top 5 thủ thuật Excel siêu cơ bản cho người mới chập chững bắt đầu
4/ Nhãn danh mục không chen ngang vào biểu đồ
5/ 5 tính năng của Excel vừa mạnh mẽ vừa dễ dàng không phải ai cũng biết
6/ Sử dụng Excel để ra quyết định hằng ngày
7/ Công cụ Camera trong Excel
8/ Mật khẩu và bảo mật trong Excel
9/ Kết hợp biểu đồ và thêm 1 trục phụ
10/ Tiết kiệm thời gian với Excel Table
Hầu hết các chuyên gia về Thuế và Kế toán đều phải làm việc với Microsoft Excel. Excel là một phần quan trọng trong thói quen hàng ngày của họ nhà Kế và ắt hẳn các Chuyên gia cũng có một kiến thức làm việc khá vững chắc với nó. Nhưng nếu biết thêm một số mẹo, ngày làm việc của bạn có thể sẽ dễ dàng hơn . Bạn tin không? Sau đây là danh sách một số lời khuyên quan trọng khác nhau, từ những kiến thức cơ bản để quá trình làm việc sẽ đỡ phức tạp, đồng thời sẽ giúp giảm bớt một số áp lực với Microsoft Excel.
1/ Tính nhanh Trung bình/Tổng
Nếu bạn đang làm việc với nhóm lớn các con số và chỉ muốn nhanh chóng có số tổng cộng, trung bình hoặc tính toán cho 1 tập hợp cụ thể, hãy bình tĩnh. Chỉ cần kéo chọn các ô hoặc vùng cần tính, chọn thẻ Home và nhìn về phía tay phải, bấm vào AutoSum, 1 danh sách các công thức tính nhanh sẽ hiện ra. Bạn chỉ việc chọn tính trung bình, tổng hoặc đếm các ô mà không cần phải chạy các hàm.
2/ Chuyển đổi giữa công thức và kết quả
"Ước gì mình biết phím tắt nào đó để có thể nhanh chóng kiểm tra công thức cho bất kỳ ô nào, vì mình phải làm việc với 1 bộ dữ liệu quá lớn" - Bạn đã từng có ao ước như thế bao giờ chưa? Để GPE biến điều ước của bạn thành hiện thực. Rất đơn giản, tổ hợp phím Cltr + ~ sẽ giúp bạn thay đổi kiểu hiển thị giữa kết quả bình thường với công thức trong ô. Xem nhé :
3/ Sử dụng các hàm INDEX và MATCH cùng lúc cho việc tìm kiếm đơn giản
Mẹo này là một thay thế cao cấp cho hàm VLOOKUP (chỉ cho phép bạn tìm kiếm các dữ liệu từ trái sang phải). Hàm VLOOKUP thật sự tuyệt vời khi bạn cần tìm kiếm dữ liệu trên toàn bộ 1 bảng tính. Tuy nhiên, khi tìm kiếm trong 1 bảng dữ liệu lớn, có thể sẽ rất khó khăn để tìm chính xác thông tin mà bạn cần.
Quá trình tìm kiếm sẽ trở nên đơn giản hơn nếu kết hợp 2 hàm INDEX và MATCH để tìm các phần dữ liệu liên quan trong 2 cột bất kỳ ngay lập tức. Hãy bắt đầu bằng cách gõ =INDEX( vào 1 ô trống. Chọn cột dữ liệu mà bạn muốn tìm kiếm bằng cách kéo chọn các ô thích hợp, các mã cột sẽ xuất hiện trong ngoặc đơn. Tiếp theo, nhập 1 dấu phẩy và gõ MATCH( ngay sau đó. Ví dụ:
= INDEX (B2: B9, MATCH(
Tiếp tục gõ các từ/số bạn đang tìm kiếm trong dấu ngoặc kép hoặc gõ địa chỉ tham chiếu của ô chứa từ/số , sau đó kéo chọn cột chứa dữ liệu sao cho mã cột xuất hiện trong công thức, rồi lại gõ 1 dấu phẩy, thêm "0" sau đó để có được kết quả chính xác và đóng công thức lại.
= INDEX (B2: B9,MATCH(C4,C2: C9,0))
Điều này sẽ xác định phần dữ liệu tương ứng với các phần tử bạn đang tìm kiếm.
4/ Nhập dữ liệu vào Excel
Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ một nguồn bên ngoài thay vì tự gõ tay vào, ví dụ báo cáo doanh thu, thủ thuật này sẽ rất hữu ích. Đưa dữ liệu quan trọng trực tiếp vào Excel có thể là 1 vấn đề đối với 1 số người dùng. Microsoft cung cấp một số cách để nhập dữ liệu vào bảng tính của bạn. Trong phiên bản 2010, vào thẻ Data trên thanh ribbon, nhìn lên phía bên trái, bạn sẽ thấy nhóm Get External Data, lựa chọn nguồn phù hợp với nhu cầu của bạn. Để nhập dữ liệu bên ngoài, chọn From Other Sources >> From Microsoft Query và tiến hành theo từng bước Excel hướng dẫn.
5/ PivotTables
Nếu bạn đang tìm kiếm để phân tích một tập dữ liệu lớn với các thành phần đóng góp khác nhau (ví dụ, một báo cáo bán hàng với số liệu từ những cửa hàng khác nhau, nhiều loại sản phẩm, vv), PivotTables là sáng kiến tuyệt vời cho việc so sánh các khía cạnh khác nhau của dữ liệu để đưa ra kết luận có ý nghĩa.
Sau khi chuẩn bị dữ liệu của bạn trong Excel (bạn cũng có thể chọn để sử dụng một nguồn bên ngoài bằng cách chọn trong PivotTable), sử dụng PivotTable và PivotChart Wizard - nằm trong thẻ Insert trên thanh ribbon của Microsoft Excel 2010, để bắt đầu tạo báo cáo của bạn.
PivotChart Wizard cho phép bạn xác định dữ liệu sử dụng để tạo ra khuôn khổ báo cáo, và PivotTable cho phép bạn sắp xếp các dữ liệu trong đó. Bạn sẽ nhận được bản tổng hợp các dữ liệu trong báo cáo của PivotTable.
Còn rất nhiều chức năng mà bạn có thể thực hiện với PivotTable để có được thông tin chính xác mà bạn cần. Giaiphapexcel.com là một nguồn tuyệt vời cho các bài viết và thông tin về cách sử dụng PivotTable cho nhu cầu của bạn.
Chúc bạn vui với bài viết này
Nguyễn Bảo Khanh.
Một số bài viết có liên quan:
1/ 7 hàm hữu ích bị lãng quên trong Excel
2/ Chiêu thứ 31: Sắp xếp ngẫu nhiên
3/ Top 5 thủ thuật Excel siêu cơ bản cho người mới chập chững bắt đầu
4/ Nhãn danh mục không chen ngang vào biểu đồ
5/ 5 tính năng của Excel vừa mạnh mẽ vừa dễ dàng không phải ai cũng biết
6/ Sử dụng Excel để ra quyết định hằng ngày
7/ Công cụ Camera trong Excel
8/ Mật khẩu và bảo mật trong Excel
9/ Kết hợp biểu đồ và thêm 1 trục phụ
10/ Tiết kiệm thời gian với Excel Table
Lần chỉnh sửa cuối:
Upvote
0
