Theo dõi nhập xuất tồn đơn giản bằng Excel

[handung107]

Vấn đề đặt ra ở đây là theo dõi việc nhập/xuất/tồn vật tư trong một công ty, phân xưởng nhỏ và có khả năng báo cáo hàng ngày, hàng tháng... Với công cụ Excel có sẵn bạn có thể giải quyết vấn đề này khá nhẹ nhàng.

File Excel theo dõi vật tư tổng quát được thể hiện như hình 1, gồm các cột dữ liệu: Cột A thể hiện mã sản phẩm, cột B diễn giải mã vật tư, cột C thể hiện đơn vị tính và tiếp đến là các cột tồn đầu kỳ, tổng nhập, tổng xuất, tổng tồn, tiếp theo là số lượng nhập/xuất/tồn trong ngày. Ô H3 trong hình là ngày đầu tháng (ở đây là ngày 01/08/2004), để có thể dễ dàng thay đổi cho những ngày tiếp theo, ô K3 sẽ có công thức = H3 +1 tương tự ở ô N3 là = K3 + 1... Sau này bạn chỉ việc thay đổi ngày ở ô H3 thì các ô còn lại sẽ thay đổi theo.

Bước kế tiếp bạn sẽ lập công thức cho các cột cần thiết. Ví dụ cột tồn của ngày 01/08/2004 (cột J), cụ thể ở ô J6 sẽ có công thức là = D6 + H6 - I6, có nghĩa là "tồn đầu kỳ cộng cho nhập trong ngày và trừ đi xuất trong ngày sẽ bằng tồn của ngày 01/08/2004". Cột tồn của ngày 02/08/2004 (cột M), cụ thể ở ô M6 sẽ có công thức là = J6 + K6 - L6... và tương tự bạn lập công thức cho các cột tồn của các ngày còn lại.


Hình 1


Chú ý, để dễ nhận biết ngày chủ nhật, bạn thiết lập tô đậm như trong hình ở cột tương ứng (ví dụ cột H, ngày 01/08/2004 là ngày chủ nhật). Thực hiện như sau: đầu tiên bạn chọn khối dữ liệu của bạn (tức là từ ngày 01 đến ngày 31, giả sử bảng theo dõi của ta lập là 31 ngày), trong ví dụ của tôi là H4:CV1120. Sau đó bạn chọn Format/Conditional Formatting và nhập vào công thức như hình 2.
Một số điều cần lưu ý khi bố trí dữ liệu:

• Bạn nên để các hàng không có dữ liệu giữa các chủng loại vật tư.

• Diễn giải nên rõ ràng.

• Bạn nên đặt tên khối dữ liệu, khối dữ liệu này bao gồm tất cả các ngày trong tháng (31 cột x 3 cột/1 ngày). Nên đặt thêm tên cho từng chủng loại vật tư, điều này sẽ giúp cho bạn dễ dàng lập trình sau này.


Hình 2

• Nên để các hàng trên cùng để diễn giải.

• Tên của các Sheet nên đặt tên không dấu và dễ nhớ.

Bước kế tiếp là thiết kế các thủ tục nhằm thực hiện các báo cáo theo yêu cầu, như báo cáo xuất theo ngày, báo cáo nhập theo ngày, báo cáo nhập xuất hàng tháng v.v... Bạn sẽ phải định dạng trước tiêu đề, độ rộng của các cột theo yêu cầu báo cáo... Mẫu báo cáo xuất vật tư theo ngày thể hiện ở hình 3. Bạn có thể tham khảo mã nguồn các thủ tục này trong file mẫu kèm theo bài viết.

Bạn có thể viết thêm thủ tục để cập nhật công thức cho các cột khi thêm vào một vật tư mới (tức là khi ta thêm vào một hàng mới). Thủ tục thực hiện chức năng này trong file mẫu được đặt tên là CapNhatCongThuc.

Ngoài ra, bạn còn có thể làm nhiều hơn nữa như ngăn người sử dụng nhập vào không đúng thao tác (nhập/xuất) và không đúng với ngày muốn thao tác, hay bạn có thể in ra các thẻ kho trong một tháng... Bạn cũng có thể tạo shortcut menu để giúp thao tác nhanh (trong file mẫu có sẵn module để tạo menu này).

Để tạo file theo dõi cho một tháng mới, bạn có thể save as với tên khác và xóa đi các dữ liệu của tháng cũ.


Liên hệ với tác giả hay BQT diễn đàn bạn có thể thay đổi hay viết lại các thủ tục theo yêu cầu của mình.

Chúc bạn thành công.


Hình 3


Lê Văn Duyệt
levanduyet@yahoo.com

[ngo15]

To chị handung107. Tôi theo dõi hàng nhập xuất nhưng phát sinh thêm một số vấn đề nhờ chị giúp:
Trong một phiếu nhập hoặc xuất có nhiều mặt hàng, và phiếu này lại nhập và xuất làm nhiều lần. Nhiệm vụ của tôi là:
1. Theo dõi hàng thực tồn tại kho (cái này đã làm được)
2. Theo dõi số hàng chưa nhập xuất của từng phiếu
3. Theo dõi số lượng của từng loại hàng theo phiếu nhập và xuất (không quan tâm đến từng lần xuất nhập của chúng)
Từ trước tôi cứ làm theo dõi kho riêng, theo phiếu riêng nên mỗi lần vào sổ phải vào mấy lần.
Chị có cách hay hơn xin chỉ giúp.
Xin cám ơn

[WhoamI]

To chị handung107.Trong một phiếu nhập hoặc xuất có nhiều mặt hàng, và phiếu này lại nhập và xuất làm nhiều lần. Nhiệm vụ của tôi là:

Theo mình, công ty bạn nên dùng mẫu phiếu Đề nghị xuất (nhập) kho thay cho việc xuất (nhập) nhiều lần trên 1 phiếu nhập, phiếu xuất. Làm như thế sợ rằng sẽ rất khó theo dõi nhập xuất tồn vật tư trong kho, đồng thời dễ nhầm lẫn và sai sót.

[Pansy_flower]

Nếu SG nhớ không nhầm thì đó là file này. Bạn liên hệ với tác giả qua địa chỉ mail: levanduyet@yahoo.com hoặc truy cập vào trang web của anh :

http://www.levanduyetexcel.netfirms.com

[alibababobo]

Đọc bài của bạn Lê Văn Duyệt quả là có hay, nhưng không có hình ảnh minh họa quả là khó cho mọi người tưởng tượng.
Dựa vào ý tưởng của bạn tôi mạn phép trình bày lại cho mọi người rõ như sau:
Hình 1 (http://img2.freeimagehosting.net/uploads/62e1603619.jpg)

Trong đó:
Tháng 1
Tổng nhập(cột 6)=tổng số lượng nhập các ngày trong tháng (cột 9 +12 +15)
Tổng xuất(cột 7)=tổng số lượng xuất các ngày trong tháng (cột 10 +13 +16)
Tồn ngày 1/1/2007(cột 11)=cột 5 + cột 9 - cột 10
Tồn ngày 1/2/2007(cột 14)=cột 11 + cột 12 - cột 13
Tồn ngày 1/1/2007(cột 17)=cột 14 + cột 15 - cột 16
Tồn cuối kỳ (cột 8)= cột 17
Tồn đầu kỳ tháng 2=Tồn cuối kỳ tháng 1
Hình 2(http://img2.freeimagehosting.net/uploads/5489a0d0d4.jpg)


Các vấn đề còn lại các bạn làm theo hướng dẫn của bạn Lê Văn Duyệt
good luck!

[alibababobo]

Bà con xem rồi cùng xây dựng cho nó hoàn thiện nhé!

[nguyen duy khanh]

Để quản lý kho dùng bằng excel (Báo cáo nhập xuất tồn kho) Bạn phải có tối thiếu có các sheet sau:
Bảng danh mục vật tư
Bảng Báo cáo nhập xuất tồn
Sổ nhật ký phát sinh hàng ngày( Sổ này có thể làm luôn thẻ kho cho bạn cũng được)
Sau đó dùng công thức tính (chủ yếu dùng hàm Sumif, Concatenate)

[lequangminh]

file quản lý nhập xuất tồn thì em có file này gửi lên cho mọi người cùng tham khảo nhưng em lại không biết up lên diễn đàn vì vậy em gửi mọi người đường link tải file về nhe!http://www.mediafire.com/?lgezihdo1tj

[lequangminh]

bạn mở file đó ra pass là 1 rồi bạn làm tương tự công thức nhu trong đó bạn ah` có thể thay công thức mảng trong đó bằng công thức sumproduct để cho file tính toán nhanh hơn

[thuhien85]

Tôi có down phần nhập xuất tồn bạn gửi về để dùng nhưng khi tôi bắt đầu làm thì phần nhập liệu cột tên vật tư k cho nhập và báo là danh mục được bảo vệ vậy cho tôi hỏi là làm thế nào để nhập được
cảm ơn