PDA

View Full Version : Dùng phần mềm nào để quản lý nhiều dự án đơn giản?



my_angle
11-09-13, 07:41 PM
Chào các bác.
Hiện nay em đang làm về lĩnh vực Tiết kiệm năng lượng. Các dự án của em đều là những dự án nhỏ, thời gian làm việc tính theo ngày. Dự án dài hơi nhất cũng chỉ tầm 2 tháng. Để quản lý tiến độ thì em sử dụng excel. Mỗi dự án có thông tin như sau:
- Thông tin chung về dự án: tên, ký hiệu, số hợp đồng, ngày ký…)
- Thông tin về tiến độ làm việc: Ngày bắt đầu, người phụ trách, ngày kết thúc.
- Thông tin các giai đoạn: Giai đoạn 1, giai đoạn 2, giai đoạn 3…, báo cáo lần 1, báo cáo lần 2, báo cáo kết thúc…
Mới đầu làm thì hẵn nghèo và kém nên chưa có nhiều mối. Em vẫn quản lý bằng file exel. Em nhét tất cả dự án vào 1 file. Sau đó cứ mỗi 1 dự án là 1 sheet.
Tuy nhiên hiện nay số lượng dự án đã tăng lên đáng kể. Cùng 1 lúc em triển khai khoảng trên 10 dự án. Để tránh lụt tiến độ thì em đã vẽ thêm biểu đồ gantt để theo dõi cho dễ. Nhưng em nhận thấy việc này ko thể kéo dài lâu. Đến khi lên đến khoảng 100 dự án thì chắc là em ko thể theo dõi nổi những dự án đã thực hiện, đang thực hiện và các dự án sắp ký kết. (vì hiện nay em nhét hết vào 1 file excel).
Thêm nữa là trước kia thì em chỉ theo dõi tiến độ thực hiện thôi. Nhưng sắp tới sẽ phải theo dõi cả chi phí cho từng dự án: chi phí ăn, ở, đi lại, thuê nhân công ….. Do đó em sợ rằng sẽ loạn xì ngầu hết cả lên. (tương lai chắc chắn sẽ loạn… L)
Về trình độ excel thì em mới chỉ bập bõm thôi, Access thì đã học qua nhưng quên hết rồi. Qua tìm hiểu thì em được biết có excel và access có thể sử dụng để quản lý dự án. Em ko định mua phần mềm ngoài vì em nhận thấy các dự án của em cũng ko phức tạp lắm(chỉ theo dõi tiến độ và thu chi). Do đó em định tìm hiểu 1 trong 2 phần mềm kia để có thể tự làm cho mình 1 file quản lý dự án (biết đâu sau này lại bán được giá :D).
Em muốn hỏi các bác là nên sử dụng phần mềm nào để thực hiện được theo nhu cầu của em. Và nếu thực hiện thì nên trọng tâm tìm hiểu phần nào để có thể hoàn thành file đó nhanh nhất. Tìm hiểu từ đầu chắc em chết. Có bác nào nhận gia sư em vài buổi không nhỉ :D. Em học nhanh lắm!.
Cảm ơn các bác trước.

trung78952
01-11-13, 04:51 PM
Câu hỏi của bạn rất hay, tôi cũng đang làm về vấn đề này. Hiện tôi đang theo dõi = file excel, khá ư là cồng kềnh. Tôi theo dõi kiểu này:
- 1 file excel tổng hợp, theo dõi tất cả các dự án, mỗi dự án là 1 dòng, còn các cột thông tin: ngày tháng bắt đầu, giá trị hợp đồng, tên khách hàng, hóa đơn đã phát hành, số tiền đã thu, giá trị đã làm được và N cột chi phí (lương, đi lại, ksan, khác....)
- N file excel theo dõi chi tiết dự án, mỗi dự án 1 file xel, trong đó sẽ theo dõi như bạn nói ở trên, gồm: tiến độ thực hiện dự án, chi phí dự án (phát sinh hàng tháng theo cột, còn dòng là cost chi phí)

Không biết có bác nào có cao kiến, kinh nghiệm trong vấn đề này. Xin chỉ giúp