PDA

View Full Version : Huớng dẫn lập sổ kế toán bằng A-Tools



Nguyễn Duy Tuân
22-06-07, 09:23 PM
Nếu bạn đang dùng Excel để làm kế toán hay các công việc liên quan tới xử lý khối dữ liệu lớn chắc chắn bán đang gặp một số khó khăn.

Để đơn giản hoá, tiết kiệm thời gian, đạt hiệu quả cao trong công việc tôi hướng dẫn những bước cơ bản để bạn có một CSDL và hệ thống sổ kế toán cơ bản. Từ những hướng dẫn cơ bản này, bạn có thể phát triển xây dựng cho mình một hệ thống hoàn chỉnh hơn.

Thiết lập cơ sở dữ liệu

- Tạo hệ thống danh mục
Bạn có bao nhiêu loại đối tượng quản lý thì hãy tạo bấy nhiêu danh mục, như là DMKH-Danh mục khách hàng", DMNB - 'Người bán, nhà CC", DMTK, DMVLSPHH, DMNV,TSCĐ,...

Cấu trúc của một danh mục. Gồm có các cột sau:
Mã, Tên,...các đặc tính của đối tượng.

Số lượng các cột nhiều hay ít tuỳ thuộc vào đặc điểm của đối tượng cũng như lượng thông tin mà nhà quản lý cần.

Mã của đổi tượng sẽ được ghi trong sổ nhật ký, nó là khóa để liên kết giữa các sổ với nhau.

Sau khi tạo xong các sổ, bạn hãy đặt tên. Việc đặt tên là việc bạn định nghĩa một bảng dữ liệu - Table, vùng đặt tên phải bao gồm cả dòng tiêu đề.
Cách đặt tên. Bôi đen vùng, nhấn CTRL+F3 đặt tên rồi chọn nút "Add" hoặc "Ok" để hoành thành.

Ví dụ
http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Pics/DMKH.jpg
http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Pics/DMNB.jpg
http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Pics/DMVLSPHH.jpg

- Sổ nhật ký
Sổ nhật ký là nơi tập trung ghi chép các hoá đơn chứng từ hàng ngày - Đây chính là ngồn dữ liệu dữ liệu gốc mà mọi sổ sách sẽ được lập từ đây.
Theo cách làm bằng tay thì chúng ta nên tạo ra các sổ nhật ký đặc thù như, nhật ký thu tiền, chi tiền, mua hàng, bán hàng,... . Để đơn giản và tập trung tôi hướng dẫn các bạn ghi tạp trung vào một sổ, sổ đó gọi là nhật ký chung (NKC).
Cấu trúc của sổ như sau:

Ngày ghi sổ, ngày CT, Số hiệu CT, Diễn giải, ĐVKH, Mã NV, Mã Thuế, Nợ TK, Có TK, Thành tiền,....

Ghi là vậy nhưng để quản lý dễ dàng bạn nên đặt tên cột không có dâu như là:

NGAYGS,NGAYCT,SOHIEUCT,DIENGIAI,DVKH,MANV,LOAITHUE ,NOTK,COTK,TTIEN,...
Các thông tin ghi vào nhật ký, nếu là đối tượng nên ghi theo mã, mã này có trong danh mục của đối tượng đó.

Số lượng các cột tuỳ thuộc vào nhu cầu quản lý đối tượng của bạn.

Ví dụ

http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Pics/NKC.jpg


Lập sổ kế toán

Đã có rất nhiều người đã trình bày các phương pháp lập sổ, nhưng hạn chế lớn nhất và cũng là tồn tại muôn thủa và công thức rất phức tạp. Khi có nhiều dữ liệu thì tốc độ tính toán của Excel rất chậm.

Tôi trình bày phương pháp lập sổ bằng A-Tools. Với công cụ này bạn yên tâm về độ chính xác, tốc độ nhanh, cho dù số dòng dữ liệu của Excel lên tới 50.000 dòng.

Trước tiên bạn hãy cài đặt A-Tools và mở file Examble.xls để học cách sử dụng hàm BS_SQL. Hãy thực hành từ Ví dụ 1->20 để bạn có một cơ sở kiến thức tốt.

Sổ cái
Theo nguyên tắc, Cty có bao nhiêu TK thì phải có bấy nhiêu sổ cái, tôi lập sổ cái trên một Sheet, chỉ cần thay đổi tài khoản tại ô B6 bạn sẽ có sổ cái tương ứng.

http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Pics/Socai_Demo.gif

Các sổ kế toán khác

http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Pics/Soquy.jpg

http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Pics/NKTHU.jpg

http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Pics/NKCHI.jpg

http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Pics/Chiphi.jpg

http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Pics/THDU.jpg

Về hình thức sổ, các bạn có thể sửa đổi một chút cho phù hợp hơn.

Các ví dụ trên có trong file Examble.xls, khi cài A-Tools bạn sẽ nhận được.
Thông tin về A-Tools tại đây
http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?p=16506#post16506






--

dailoc
03-07-07, 10:10 AM
Bạn nào có phầm kế toán bằng excel theo hình thức
NKC, chứng từ ghi sổ đã sử dụng chính thức được thì post cho
anh em trong diễn đàn tham khảo với.
Thay mặt anh em trong diễn đàn cám ơn nhiều!

kimquy
19-07-07, 05:43 PM
Bạn nào biết cài A-Tool thì mách giúp mình với.Mình đang rất cần.
Mình cảm ơn các bạn nhiều nhiều!!!

Nguyễn Duy Tuân
19-07-07, 06:24 PM
Bạn nào biết cài A-Tool thì mách giúp mình với.Mình đang rất cần.
Mình cảm ơn các bạn nhiều nhiều!!!

Việc cài A-Tools rất đơn giản. Bạn tải file Setup_A-Tools.exe về và chạy, cứ chọn nút "Tiếp tục"...->"Kết thúc" là xong.
Bạn hãy mở Excel ra và thấy có menu A-Tools. Mở file C:\A-Tools\DATA_DEMO\Examble.xls để học cách sử dụng các hàm.

Thông tin về A-Tools tại đây
http://www.giaiphapexcel.com/forum/showthread.php?p=16506#post16506

khongaica
26-11-07, 01:14 PM
Bạn nào có phầm kế toán bằng excel theo hình thức
NKC, chứng từ ghi sổ đã sử dụng chính thức được thì post cho
anh em trong diễn đàn tham khảo với.
Thay mặt anh em trong diễn đàn cám ơn nhiều!
Mình đang làm kế toán mà không biết bắt đầu từ đâu, khi mình đăng ký thuế sử dụng hình thức NKC. Vì vậy, bác nào có phần kế toán bằng excel theo hình thức NKC đã sử dụng chính thức thì cho mình tham khảo với

chicuong
28-11-07, 11:12 AM
Tôi thấy A_tool không dùng được name động phải không các bác.Vì tôi tạo 1 name động là nó báo lỗi ngay
Thứ 2 là làm thế nào để chương trình này update khi số liệu nguồn thay đổi

baby_iloveyou355
17-02-08, 09:02 AM
Nói ra thì ngại thật, nhưng em chưa hiểu cách sử dụng A_tools. Có phải nó chỉ là một hình thức tìm kiếm nhanh không khi mình đã hoàn chỉnh Excel cho kế toán. Khi mình dùng thử A_tools, thì nó không cho ra kết quả. Em thực sự chưa hiểu lắm, hãy chỉ cho em cách sử dụng với, em thấy A_tools rất hấp dẫn.

Nguyễn Duy Tuân
17-02-08, 12:16 PM
A-Tools là một công cụ có nhiều chức năng, trong đó có một chức liên quan đến lập sổ, báo cáo.

Để áp dụng A-Tools và lập sổ thì em phải đọc các file hướng dẫn Bài 1, Bài 2,... trong thư mục C:\A-Tools\HELP & DEMOS\

http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Pics/Demo_Report.gif

Em xem "Video Demo..." theo đường dưới đây:

Anh123456789
04-05-09, 12:59 PM
Nói ra thì ngại thật, nhưng em chưa hiểu cách sử dụng A_tools. Có phải nó chỉ là một hình thức tìm kiếm nhanh không khi mình đã hoàn chỉnh Excel cho kế toán. Khi mình dùng thử A_tools, thì nó không cho ra kết quả. Em thực sự chưa hiểu lắm, hãy chỉ cho em cách sử dụng với, em thấy A_tools rất hấp dẫn.
Em cũng đã cài A_tool nhưng khi em thiết lập CSDL thì không được. Nó cứ báo là lỗi agủment gì đó. Các anh chị náo biết cách thì chỉ dẫn rỗ giúp em nhé. Em xin cảm ơn nhiều

Nguyễn Duy Tuân
04-05-09, 01:49 PM
Em cũng đã cài A_tool nhưng khi em thiết lập CSDL thì không được. Nó cứ báo là lỗi agủment gì đó. Các anh chị náo biết cách thì chỉ dẫn rỗ giúp em nhé. Em xin cảm ơn nhiều

Để sử dụng A-Tools cho lập sổ sách, người dùng cần thiết làm theo trình tự hướng dấn dưới đây.

1) Chuẩn hoá CSDL:
Bảng tính Excel là một vùng tự do để nhập liệu, nhìn chung nó không có cấu trúc rõ ràng. Để chuẩn hoá nó như một table có cấu trúc (như trong Access, CSDL khác) thì cần phải làm trình tự các phần dưới đây.

a) Bảng dữ liệu gồm có các cột, dòng đầu tiên là dòng tiêu đề không nên dùng chữ có dấu, nên là các ký tự liền nhau. Ví dụ "DIỄN GIẢI" nên đặt là "DIEN_GIAI".

b) Đặt tên bảng dữ liệu. Như trong Access, mỗi một table đều phải có một cái tên. Trong Excel, để tạo tên làm như sau:
+ Chọn vùng dữ liệu gồm cả dòng tiêu đề
+ Nhấn CTRL+F3 (Menu Insert\Name\Define), tại mục "Names in Workbook" đặt một cái tên (theo quy định) rồi chọn "Add".

Lần đầu tiên bạn chuẩn hoá bảng dữ liệu, hãy lưu và đóng file này lại rồi mở ra làm tiếp, mục đích để Excel nhận dạng được cấu trúc kiểu table ban đầu.

2) Sử dụng A-Tools SQL Builder để tạo công thức lập sổ thông qua hàm BS_SQL:

Bạn hãy xem đoạn video dưới đây:
http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Help/DEMO/Demo41a/Demo41a.html

Hoặc có thể download (http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Help/DEMO/Demo41a.zip) về.

Để làm chủ công cụ A-Tools, bạn hãy đọc các ví dụ từ "Bài 1..." --> "Bài 4..." và các file gửi kèm trong bộ cài A-Tools.