Soạn thảo văn bản Word từ Excel

[TrungChinhs]

Trong khi soạn thảo văn bản trên Word nhiều khi ta mơ ước nó liên kết được với dữ liệu có sẵn từ Excel. Mặc dù trên Word có sẵn chức năng này nhưng không phải ai cũng biết; mà có biết thì cũng ngại sử dụng vì nó tương đối phức tạp và chạy rất ì ạch...

Từ những kiến thức học được trên GPE tôi làm một file Excel để hỗ trợ soạn thảo văn bản soạn thảo trên Word. Qua sử dụng thấy rất hiệu quả nên Post lên chia xẻ với các bạn coi như là một món quà mừng sinh nhật GPE lần thứ 7.

Hướng dẫn sử dụng:
1. Tải về một thư mục nào đó (tùy ý).

2. Trong thư mục này có File Word mẫu ví dụ là "To trinh thu hoi dat" (mọi chỉnh sửa đều phải thực hiện trên file mẫu này).

3. Trong thư mục này có File DaTa Exel - Word File này là dùng để soạn thảo các nội dung cần chèn vào File Word mẫu để tạo nên file văn bản mà bạn mong muốn.

4. File văn bản sẽ được tự động tạo ra trong thư mục chữa file mẫu. File mẫu là tên file nằm ở dòng đầu tiên của cột C (trong ví dụ có 2 File, muốn tạo file theo mẫu nào thì bạn copy dòng đó dán lên trên). Tên file tạo ra là tên ở dòng đầu tiên của cột.

5. Khi muốn tạo 1 file văn bản nào thì bạn đặt con trỏ vào cột chứa nội dung của văn bản đó và nhấn Ctrl + W

6. Khi muốn muốn tạo nhiều văn bản (theo số cột có dữ liệu) thì bạn đặt con trỏ vào cột C và nhấn Ctrl + W

Cái này thích hợp với việc soạn thảo văn bản theo đề cương, theo mẫu và sản xuất hàng loạt như soạn thảo hợp đồng, biên bản nghiệm thu, báo cáo tuần, tháng...

Bạn quan sát kỹ File Word mẫu và dữ liệu các cột bên Exel để vận dụng vào tình huống cụ thể của bạn.

P/s Trường hợp không muốn lấy số lẻ sau dấu phảy (vd muốn 20 thay vì 20,0) hoặc không muốn dấu phân cách (vd 1000 thay vì 1.000) thì các bạn nhập thêm dấu gạch dưới trước dữ liệu để biến thành dạng Text (Vd _20 hoặc _1000)

Lúc đầu thì thấy hơi rắc rối nhưng bạn cứ thử xem. Khi đã biết cách làm thì bạn sẽ thấy nó lợi hại như thế nào ?


Chúc các bạn thành công và đạt hiệu quả cao trong công việc.

 

[vietducnbt]

Thật tuyệt đúng việc mà em đang quan tâm. sẽ nghiên cứu kỹ hơn.

 

[datvba]

Chú TrungChinhs ơi, con áp dụng cái file của chú vào việc tạo mẫu, ứng dụng rất tốt cho công việc. Nhưng có 1 vấn đề là : làm sao để bỏ dấu , phân cách hàng ngàn của số. Vì khi nhập liệu đôi khi lại cần số dưới dạng number, đôi khi cần số dưới dạng text.
Ví dụ: CMND cần để 123456789 thì nó lại 123,456,789. Vậy để sửa lại thì phải làm thế nào vậy chú. Mong chú giúp đỡ.

 

[TrungChinhs]

Chú TrungChinhs ơi, con áp dụng cái file của chú vào việc tạo mẫu, ứng dụng rất tốt cho công việc. Nhưng có 1 vấn đề là : làm sao để bỏ dấu , phân cách hàng ngàn của số. Vì khi nhập liệu đôi khi lại cần số dưới dạng number, đôi khi cần số dưới dạng text.
Ví dụ: CMND cần để 123456789 thì nó lại 123,456,789. Vậy để sửa lại thì phải làm thế nào vậy chú. Mong chú giúp đỡ.

File lần trước, do tôi không Test trước khi gửi nên có tí trục trặc là không in được hàng loạt file Word theo số cột bên Excel, tôi đã sửa lại File tại bài 1. Thành thật xin lỗi các bạn.

 

[datvba]

Chú ơi, con vẫn còn gặp vấn đề về dấu phân cách. Vì file của con sử dụng cùng lúc 2 dạng số:
VD : Chứng minh nhân dân thì ko sử dụng phân cách; còn diện tích đất thì cần dấu phân cách.
Như vậy, nếu sử dụng tùy chọn C3 thì nó vẫn cho ra dữ liệu cùng 1 loại. Còn gửi kèm file để chú xem qua ạ.

 

[TrungChinhs]

Chú ơi, con vẫn còn gặp vấn đề về dấu phân cách. Vì file của con sử dụng cùng lúc 2 dạng số:
VD : Chứng minh nhân dân thì ko sử dụng phân cách; còn diện tích đất thì cần dấu phân cách.
Như vậy, nếu sử dụng tùy chọn C3 thì nó vẫn cho ra dữ liệu cùng 1 loại. Còn gửi kèm file để chú xem qua ạ.

Chú đã sửa lại file ở bài 1. Con tải lại file và xem hướng dẫn ở phần P/s nha. Có gì chưa ổn thông báo cho chú biết.

 

[datvba]

Vẫn còn chú ơi.
1. Tạo file chỉ có hiệu lực ở dòng c5 or d5 khi nhấn Ctrl W (những dòng khác từ c6 đến c9 không tác dụng)

à, còn 1 cái nữa chú: Chú add cho con thêm vài hàng cột C (phần tạo file) luôn nhe chú (trong file chỉ có từ c5-c9 để tạo file). Con cám ơn chú ạ.

 

[thuyhuong91]

giúp e với
e không biết cách tạo văn bản trong excel

 

[nhdphong]

bác ơi, có cách nào tự động mở luôn file word vừa tạo ra không

 

[TrungChinhs]

bác ơi, có cách nào tự động mở luôn file word vừa tạo ra không

Đương nhiên là được nhưng muộn rồi, mai xem sửa lại code, bạn chịu khó chờ nhé.

 

[nhdphong]

Cảm ơn bác, nhờ bác giúp mình vấn đề này

 

[TrungChinhs]

Bạn vào code đánh dấu nháy vào 2 câu lệnh này kết quả sẽ như ý của bạn (nếu muốn trở lại như cũ thì lại xóa dấu nháy đi).

Sub Replace_Word_Excel()
........
.......
[SIZE=5][COLOR=#ff0000][B]'           [/B][/COLOR][/SIZE][COLOR=#0000cd][B] .Documents(ThisWorkbook.Path & "\" & Cells(5, j + 3) & ".doc").Close (True)[/B][/COLOR]
        Next
[SIZE=5][COLOR=#ff0000][B]'        [/B][/COLOR][/SIZE][COLOR=#0000cd][B].Quit[/B][/COLOR]
    End With
End Sub

 

[nhdphong]

Thành công rồi, cảm ơn bạn nha. Nhưng mình có thêm 1 ý tưởng là mình sẽ gán lệnh tạo file word cho từng nút lệnh, chỉ cần nhấp vào nút lệnh là sẽ tạo ra 1 file word tương ứng mà ko cần phải để con trỏ chuột vào cột cần tạo, ko biết như thế có đc ko nhỉ

 

[TrungChinhs]

Thành công rồi, cảm ơn bạn nha. Nhưng mình có thêm 1 ý tưởng là mình sẽ gán lệnh tạo file word cho từng nút lệnh, chỉ cần nhấp vào nút lệnh là sẽ tạo ra 1 file word tương ứng mà ko cần phải để con trỏ chuột vào cột cần tạo, ko biết như thế có đc ko nhỉ

Chắc chắn là được.
Bạn đã nghe chuyện 1 nhà bác học khoét trên cánh cửa 2 lỗ: lỗ to cho con chó, lỗ nhỏ cho con mèo ?
Hãy thử để biết phương án nào là tối ưu.

 

[nhdphong]

Chắc chắn là được.
Bạn đã nghe chuyện 1 nhà bác học khoét trên cánh cửa 2 lỗ: lỗ to cho con chó, lỗ nhỏ cho con mèo ?
Hãy thử để biết phương án nào là tối ưu.

Mình hiểu ý của bạn, nhưng ở đây là mình muốn tạo 1 cái form, trong form đó sẽ có 3 nút lệnh, mỗi nút tương ứng với 1 lệnh tạo file word, trình bày như thế sẽ đẹp hơn, bạn có thể giúp mình vấn đề này đc ko

 

[nhdphong]

haha mình đã làm đc rồi, phải nói là quá tuyệt )

 

[nhdphong]

Bạn ơi cho mình hỏi, sao từ thay thế là 1 con số thì nó ko bắt qua bên word đc zậy, nếu thay = 1 đoạn text thì lại đc

 

[TrungChinhs]

Bạn ơi cho mình hỏi, sao từ thay thế là 1 con số thì nó ko bắt qua bên word đc zậy, nếu thay = 1 đoạn text thì lại đc

Bạn cho ví dụ cụ thể xem nó như thế nào ?

 

[nhdphong]

Nếu thay CMND là 1 chuỗi text thì lại đc, còn con số thi ko đc, khó hiểu

 

[TrungChinhs]

Nếu thay CMND là 1 chuỗi text thì lại đc, còn con số thi ko đc, khó hiểu

Bạn xem lại bài 1. Thắc mắc của bạn đã được nói rõ ở phần P/s