- Tham gia
- 4/6/06
- Bài viết
- 901
- Được thích
- 2,715
Thủ thuật để trở thành một chuyên gia định dạng
Trong thời đại dữ liệu hiện nay, định dạng đã trở nên một trong những công việc vô cùng quan trọng vì nó giúp bạn không chỉ trong việc dễ dàng phát hiện những điểm sai, bất thường nhằm tăng độ chính xác khi làm việc nhưng còn là để tạo sự trực quan, hay đơn giản chỉ là cảm giác nhẹ nhàng khi nhìn vào một rừng số liệu, báo cáo.
Tuy nhiên, việc định dạng lại không hề dễ dàng và cũng cực kỳ mất công với rất nhiều thao tác định dạng bằng tay. May mắn thay, Excel đã có sẵn một số cách định dạng mà nếu bạn để ý và tận dụng, công việc định dạng sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Thủ thuật 1: Lợi dụng công cụ Tables của Excel
Kể từ Excel 2007 trở đi, công cụ Tables được trình làng và được rất nhiều người ưa thích bởi những tính năng mạnh mẽ của mình mà một trong số đó chính là khả năng định dạng sẵn. Chẳng hạn, bạn có một dữ liệu trắng như sau:
Bây giờ bạn tô vùng dữ liệu của bạn -> bấm Ctrl + T -> OK, và bạn sẽ có một bảng dữ liệu đã được định dạng đầy đủ một cách không thể nhanh hơn được.
Thủ thuật 2: Chuyển màu chỉ trong một nốt nhạc
Để chuyển đổi màu sắc rất nhanh chóng, bạn có thể dùng công cụ Colors của Excel như sau: Bạn vào thẻ Page Layout -> chọn Colors -> và bạn sẽ có rất nhiều lựa chọn ở đây.
Lẽ dĩ nhiên là, bạn có thể khám phá thêm với Fonts và Themes ngay cạnh đó, nó cũng sẽ rất có ích cho bạn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chuyển màu và kiểu định dạng khác của bảng thông qua các lựa chọn Style của Table bằng cách vào thẻ Design -> lựa Style bạn ưng ý từ Table Styles.
Thủ thuật 3: Sử dụng kiểu định dạng có sẵn cho ô
Một định dạng khác mà bạn có thể tận dụng chính là định dạng ô có sẵn ngay từ thẻ Home của Excel. Khá giống với Word, bạn có thể thiết lập các định dạng riêng cho mình hoặc sử dụng định dạng có sẵn để tăng sự đồng bộ giữa các ô trong bảng tính của bạn với nhau chỉ bằng một cái click chuột.
Thủ thuật 4: Sử dụng Format Painter (cây chổi)
Format Painter là một công cụ đầy sức mạnh của Excel vì nó cho phép bạn copy và paste bất kỳ kiểu định dạng nào cho các đối tượng khác. Để hiểu rõ hơn, bạn có thể xem ví dụ sau: Giả sử tôi có một file thế này và tôi muốn định dạng tất cả các tháng như tháng 1 (sau khi đã bỏ sức ra định dạng cho tháng 1 thật đẹp).
Thay vì tôi lại tiếp tục định dạng tay như tháng 1, tôi quyết định xài Format Painter bằng cách quét vùng tháng 1 -> chọn Format Painter trên thẻ Home.
Nhấn qua ô J4 kế bên, ngay lập tức tháng 4 của bạn sẽ thay đổi y chang tháng 1.
Bạn tiếp tục với các tháng còn lại, liền sau đó bạn sẽ có một file lịch đẹp như mong muốn.
Thủ thuật 5: Xóa định dạng triệt để
GPE đã từng có bài viết về cách xóa thông minh, mời bạn tham khảo. Nhìn chung, nếu bạn chỉ nghĩ đơn thuần là nhấn Delete trên bàn phím thì bạn sai rồi, vì cách làm đó chỉ xóa được nội dung của ô mà thôi, còn để xóa định dạng, bạn sẽ cần làm theo một cách khác, đó là dùng chức năng Clear của Excel.
Thủ thuật 6: Các phím tắt dành cho định dạng
Định dạng giờ đây đã trở thành công việc thường nhật của mọi người, từ lúc bắt đầu một bảng tính cho đến lúc xuất ra một báo cáo, lúc nào chúng ta cũng phải định dạng. Do đó, sẽ tiện lợi hơn nhiều nếu chúng ta biết một vài phím tắt nhằm đơn giản hóa và tối ưu hóa tốc độ định dạng. Một số phím tắt bạn có thể nhớ bao gồm:
- Ctrl + 1: Mở hộp thoại Format cho bất kỳ đối tượng nào. Ví dụ nếu bạn đang ở một ô, nó sẽ bật hộp thoại Format Cells
- Ctrl + B/I/U: Định dạng chữ đậm, nghiêng hoặc gạch chân
- Ctrl + 5: Định dạng gạch ngang giữa một từ
- Alt + ': Mở hộp thoại Style
- Ctrl + Shift + ~: Định dạng vùng dạng General
- Ctrl + Shift + $: Định dạng vùng dạng Currency
- Ctrl + Shift + %: Định dạng vùng dạng Percentage
- Ctrl + Shift + #: Định dạng vùng dạng Date
- Ctrl + Shift + @: Định dạng vùng dạng Time
- Ctrl + Shift + !: Định dạng vùng dạng Number
- Ctrl + Shift + ^: Định dạng vùng dạng Exponential
- Ctrl + Shift + &: Đóng khung một vùng
- Ctrl + Shift + _: Xóa đóng khung một vùng
Chúc bạn thành công!
Một số bài viết có liên quan:
1/ Spreadsheet Design: TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH
2/ Chiêu số 23: Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng 1 checkbox
3/ Chiêu thứ 21: Tô màu dòng xen kẽ
4/ Chiêu số 19: Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting
5/ Sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để làm nổi bật ngày tháng trong Excel
6/ Chiêu số 18: Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox
7/ Chiêu số 11: Tìm dữ liệu xuất hiện 2 hoặc nhiều lần bằng công cụ Conditional Formating
8/ Chiêu thứ 8: Giới hạn vùng cuộn của bảng tính
9/ Ebook: Dữ liệu & Báo cáo trong Excel 2013
10/ Phân tích tồn kho theo phương pháp ABC
Trong thời đại dữ liệu hiện nay, định dạng đã trở nên một trong những công việc vô cùng quan trọng vì nó giúp bạn không chỉ trong việc dễ dàng phát hiện những điểm sai, bất thường nhằm tăng độ chính xác khi làm việc nhưng còn là để tạo sự trực quan, hay đơn giản chỉ là cảm giác nhẹ nhàng khi nhìn vào một rừng số liệu, báo cáo.
Tuy nhiên, việc định dạng lại không hề dễ dàng và cũng cực kỳ mất công với rất nhiều thao tác định dạng bằng tay. May mắn thay, Excel đã có sẵn một số cách định dạng mà nếu bạn để ý và tận dụng, công việc định dạng sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Thủ thuật 1: Lợi dụng công cụ Tables của Excel
Kể từ Excel 2007 trở đi, công cụ Tables được trình làng và được rất nhiều người ưa thích bởi những tính năng mạnh mẽ của mình mà một trong số đó chính là khả năng định dạng sẵn. Chẳng hạn, bạn có một dữ liệu trắng như sau:
Bây giờ bạn tô vùng dữ liệu của bạn -> bấm Ctrl + T -> OK, và bạn sẽ có một bảng dữ liệu đã được định dạng đầy đủ một cách không thể nhanh hơn được.
Thủ thuật 2: Chuyển màu chỉ trong một nốt nhạc
Để chuyển đổi màu sắc rất nhanh chóng, bạn có thể dùng công cụ Colors của Excel như sau: Bạn vào thẻ Page Layout -> chọn Colors -> và bạn sẽ có rất nhiều lựa chọn ở đây.
Lẽ dĩ nhiên là, bạn có thể khám phá thêm với Fonts và Themes ngay cạnh đó, nó cũng sẽ rất có ích cho bạn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chuyển màu và kiểu định dạng khác của bảng thông qua các lựa chọn Style của Table bằng cách vào thẻ Design -> lựa Style bạn ưng ý từ Table Styles.
Thủ thuật 3: Sử dụng kiểu định dạng có sẵn cho ô
Một định dạng khác mà bạn có thể tận dụng chính là định dạng ô có sẵn ngay từ thẻ Home của Excel. Khá giống với Word, bạn có thể thiết lập các định dạng riêng cho mình hoặc sử dụng định dạng có sẵn để tăng sự đồng bộ giữa các ô trong bảng tính của bạn với nhau chỉ bằng một cái click chuột.
Thủ thuật 4: Sử dụng Format Painter (cây chổi)
Format Painter là một công cụ đầy sức mạnh của Excel vì nó cho phép bạn copy và paste bất kỳ kiểu định dạng nào cho các đối tượng khác. Để hiểu rõ hơn, bạn có thể xem ví dụ sau: Giả sử tôi có một file thế này và tôi muốn định dạng tất cả các tháng như tháng 1 (sau khi đã bỏ sức ra định dạng cho tháng 1 thật đẹp).
Thay vì tôi lại tiếp tục định dạng tay như tháng 1, tôi quyết định xài Format Painter bằng cách quét vùng tháng 1 -> chọn Format Painter trên thẻ Home.
Nhấn qua ô J4 kế bên, ngay lập tức tháng 4 của bạn sẽ thay đổi y chang tháng 1.
Bạn tiếp tục với các tháng còn lại, liền sau đó bạn sẽ có một file lịch đẹp như mong muốn.
Thủ thuật 5: Xóa định dạng triệt để
GPE đã từng có bài viết về cách xóa thông minh, mời bạn tham khảo. Nhìn chung, nếu bạn chỉ nghĩ đơn thuần là nhấn Delete trên bàn phím thì bạn sai rồi, vì cách làm đó chỉ xóa được nội dung của ô mà thôi, còn để xóa định dạng, bạn sẽ cần làm theo một cách khác, đó là dùng chức năng Clear của Excel.
Thủ thuật 6: Các phím tắt dành cho định dạng
Định dạng giờ đây đã trở thành công việc thường nhật của mọi người, từ lúc bắt đầu một bảng tính cho đến lúc xuất ra một báo cáo, lúc nào chúng ta cũng phải định dạng. Do đó, sẽ tiện lợi hơn nhiều nếu chúng ta biết một vài phím tắt nhằm đơn giản hóa và tối ưu hóa tốc độ định dạng. Một số phím tắt bạn có thể nhớ bao gồm:
- Ctrl + 1: Mở hộp thoại Format cho bất kỳ đối tượng nào. Ví dụ nếu bạn đang ở một ô, nó sẽ bật hộp thoại Format Cells
- Ctrl + B/I/U: Định dạng chữ đậm, nghiêng hoặc gạch chân
- Ctrl + 5: Định dạng gạch ngang giữa một từ
- Alt + ': Mở hộp thoại Style
- Ctrl + Shift + ~: Định dạng vùng dạng General
- Ctrl + Shift + $: Định dạng vùng dạng Currency
- Ctrl + Shift + %: Định dạng vùng dạng Percentage
- Ctrl + Shift + #: Định dạng vùng dạng Date
- Ctrl + Shift + @: Định dạng vùng dạng Time
- Ctrl + Shift + !: Định dạng vùng dạng Number
- Ctrl + Shift + ^: Định dạng vùng dạng Exponential
- Ctrl + Shift + &: Đóng khung một vùng
- Ctrl + Shift + _: Xóa đóng khung một vùng
Chúc bạn thành công!
Một số bài viết có liên quan:
1/ Spreadsheet Design: TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH
2/ Chiêu số 23: Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng 1 checkbox
3/ Chiêu thứ 21: Tô màu dòng xen kẽ
4/ Chiêu số 19: Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting
5/ Sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để làm nổi bật ngày tháng trong Excel
6/ Chiêu số 18: Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox
7/ Chiêu số 11: Tìm dữ liệu xuất hiện 2 hoặc nhiều lần bằng công cụ Conditional Formating
8/ Chiêu thứ 8: Giới hạn vùng cuộn của bảng tính
9/ Ebook: Dữ liệu & Báo cáo trong Excel 2013
10/ Phân tích tồn kho theo phương pháp ABC
Lần chỉnh sửa cuối:
Upvote
0
