Bài viết: Poka-Yoke trong Excel – Phần 1

Liên hệ QC

kyo

Nguyễn Khắc Duy
Thành viên danh dự
Tham gia
4/6/06
Bài viết
901
Được thích
2,714
Poka-Yoke trong Excel - Phần 1


Poka-Yoke là một thuật ngữ Tiếng Nhật mang ý nghĩa phòng ngừa sai lỗi. Nó có nghĩa là, trong cuộc sống, sẽ có những lúc bạn gặp sơ sót bởi vì rất nhiều nguyên nhân, có thể là quên, có thể là lười, cũng có thể là sơ xuất,… Tuy nhiên, chỉ cần bạn không cố ý phạm ra lỗi đó, tất cả những nguyên nhân còn lại đều có thể phòng ngừa được. Đó chính là ý nghĩa của Poka-Yoke.

61wLbWHM7n76rKgmxeS6Xi3AeJCG9Uc9e0kUbC0KzaJARWxfDANRtVfL8ouOU5eWJg2Lnc02sZv7UeuWETuC8NKevzx98ynLzElwmHiU9PRXJvKvxmgtn3QaYB4yp5XayThptdVpMySvaBD7RXPrKqXkBSMqZljL9VK0VRvYej_8tWPebGHKt0jV7s1NYfd66tacrfJgVTdyx0Nh-N8AbklJAA-07a-YYHyptYYSocVv5BdY4CQfmduFhr3SvPS4ucOOntmHm5W3sfY0C7Z7doMmeb1jTJc-dmhJiLsG9R9GPX1RBjUjJLz6ftIf9QQ8F9cJ7a4d4-aAD32x0u2-UH3u0dzAQN8EljKmQKoMyWVnAFCWUd2npRRD8yKRcWAjhOZkznmrAJxnnMnlSVsvBLXrEU7admdUxjpqw4rcvLQ0mT2iUrqQdXblmNavGmmUKSRbjhLNZBqxQslmTKDekQ5wH46eS5h_ZKmybxPPJjom2VBZL5QgsIWMw3O5IvktDyBpK-KssAF4inqOIbHJc-_aXaNRS-GijXxk0CCgQo6VudwLAEQhDFcVVUvpZ0g-o-UI4-6Oj_KPuQdqXvKlWHaDiL8CEwEHH_vmYhUM38RGCnz499mO=w638-h442-no


Poka-Yoke thường được sử dụng nhiều trong sản xuất, tuy nhiên, về ý nghĩa của nó, bạn có thể thấy nó có thể áp dụng trong tất cả khía cạnh cuộc sống hàng ngày.

Về tính chất, Poka-Yoke được chia làm 3 cấp độ:
- Cấp độ 1: Trực quan hóa: Cấp độ này đề nghị tất cả mọi công việc cần được trực quan hóa hết. Nói nôm na rằng, bạn sẽ dễ dàng thao tác, thực hiện công việc hơn nếu mọi hướng dẫn đều nằm trong tầm mắt của bạn. Bạn không cần nhớ, bạn không cần suy nghĩ, chỉ cần làm theo những gì thấy trước mắt thì sẽ đúng.

- Cấp độ 2: Kiểm soát sai lỗi: Cấp độ này cao cấp hơn ở chỗ, bạn có thể làm sai nhưng hệ thống sẽ phát hiện ra giúp bạn. Thay vì bạn phải mất công tự mình tìm kiếm lỗi sai (thông thường là tìm không hết hoặc vô tình bạn lại phạm sai sót khác) thì hệ thống sẽ hỗ trợ bạn phát hiện tất cả với 100% chính xác.

- Cấp độ 3: Phòng ngừa sai lỗi: Nói nôm na ở cấp độ này là bạn cố ý làm sai cũng không thể được. Nó có nghĩa là hệ thống sẽ giúp bạn phát hiện sai sót ngay từ khi bạn nhập, bạn thao tác lúc ban đầu.

Đối với những người thường xuyên làm việc trên bảng tính Excel, việc áp dụng triết lý này vô cùng hữu ích. Và càng đặc biệt hơn khi bạn chỉ cần nhìn lại, bạn sẽ thấy bản thân Excel đã cung cấp cho bạn vô số công cụ hỗ trợ. Cùng GPE điểm qua một số ví dụ bạn nhé:

Cấp độ 1: Trực quan hóa

1/ Data Validation


Bạn có thể dùng Data Validation để trực quan hóa nhanh chóng mỗi khi ô được chọn như hình. Nó có thể giúp cho người nhập dễ dàng nhận biết cần phải nhập gì ngay lập tức.

Giữa hai hình dưới đây, theo bạn công việc nhập liệu ở hình nào là dễ dàng hơn?

d4YMjHtoAnLmf-FVwu4fHcziqKV6DFZAVt7bpkSIZAIepd38h0RvhNf7T3L2v9czf-D49SGlwGyEHfxeIyYp9Vuap7G3IP3Qao9P4Wa1f-fFpsocsLt1lL4D0CHnbFFAoWx_ZdQIbI4ScQIJwd78DRU4yyo2Mq4kwsXIzPnzI5y_bR2rPKg_-Afb-U1vk3uMGvPVatLemclvFtNP48ln9sw0bC0oq_xmis90C13Qhg1S5h_v7TIFlrB8H_VEX89GdQK6uR0IwYMLAehpPN-tLjmN_E1FZYueL9Bb8zPyYvWJlJm_9tuCmQsbDPhoi-EertlWRa2X4TsN9KpwBvQnrsCDi-QYobme9wOkULtp-gYZ0Q25PtdMW-Rn42_EHt0nFdCYWT53u2cQCUHHhCZFCZ8XvK2bbAoNpZ0-VlWAhpJw9oLMOBrT5VyX1YTw8UdLVfSmwI9uOL3m8FFqWdDgQapGPtekytbvTrbIG6FvWjCj0CJKok6F7IVcUmyGWSuHsaylNkjjnMOj6fTHLlaMM8ZLf5Ur-PgscYZgJvSm4QYLtb84J-PFIRx2GZxp1ecwIT2fVkKMKvB-ZdVWGVUunwm8kpNPpxOA-p5-e5eOhZwu7Ve0SzEJ=w738-h307-no


nxYEqjM9AAeQDCL0XqW4wTCd8EBrCLwWzu0Aa5DkQfDUbNT4kg8s4oy28BI_WNLwSr7D-TZVOoK40Ex0TRE7bSXYOZ8HcVRMOq9CvNeoAERGLEgokX9oF2LwfH1yqsYE4bfFez-0rpjbTysSwLRNuN45xR66R-RLZIMxT9H-IToPBOEsFHHJI0no16VIeUwc6aLoxpBGsrmSt1c7uR4ep8F9WHIhcq8QHYcCM9zldXoyOI1FsBNM6KZTv4pUkElcKPVIp2vmszjMVJWveIfVvoGx4QUhh-BYDKuuoP1EbyRDsyroyMnwZBxd313K6A78j3yvIJ6PxSkX13n4eIog5pg0alzkNaL197vGgQmLkH0528rdQMJQwchzHJYjVegqIrDj_xmD7ceaiWrIsB_6s29TJtnvKHAfBql7iaGU0B1D8BTNgAwbC5-Erq0Iq7Y406tA9o9sqdHhwx3y8XMHnZdYNmB8cgcNKa7xqtcGbcg9EbyEbdh7vrI-Nwy4fRAEAPqHAUY_kva5fb269BjYV8sYWpZXO-zo7AqO7BMWcK-VosjDmibj1ji-g0X9AtYfOotTs_b7_WRYZ4ORkztFETN-GcQq08z3QAoIySk296Ay71SpAhMO=w790-h301-no


2/ Freeze Panes

Bạn có rất nhiều dòng dữ liệu cần nhập vào bảng tính nhưng khi dữ liệu càng nhiều, các tiêu đề bảng tính sẽ bị kéo đi mất và cơ hội nhập sai sẽ càng gia tăng. Do vậy, việc sử dụng Freeze Panes giúp cho việc nhập liệu trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Đây là một công cụ nhiều người biết nhưng không phải ai cũng sử dụng. Đôi khi những công cụ rất nhỏ thôi nhưng cũng giúp bạn tránh được vô vàn sai sót.

Theo bạn, 2 hình dưới đây, hình nào sẽ tốt hơn?

O4izFoftGrZ_BXxuKBsj1ovJa1ty09-nVinOgOQjt_PfYqbuBD_-ZezKgbKjq5it_PvkBchVb7sj7Nm5byAxcYfX7LZyYzpxbQRdH1trpqgmYpOqKatgwFM8kgRYLYw5kIJrOt359tG3jzh37rF5oiI3agCPPnswYOQXjD0Ym893FAQysHXoQTaU7UWSp4oGruA1Gv0KYgSzH6adRTKaLGPNPx7_HgfUvZxDy_t5xvjuAfCeQwvJXeQk4tyETaK1qycq-WzLfsSHf0LrnB7i5MLOTPzmPl1hAxR2TXZlChvvgDmzf96Jx0Wlc7WJZm40Y4hvPSUdPq2s2gL_EAfAezbgVmXJkIASbL_z4V4sumebHMHfSVdYF_JGQJs-xKwNju8STlEVAP3vc4dVk1uvFoBIQO7cIQJRYQJkETNlaIoYAF0rks9IwzScQ8xITp5yzIiZ9F-MEcQRLOT8qqVCw-Q8J5IhF0NdLvl_ykIGwUspMJqLYTiahabGLQegIXGtedNU-f5MjAb0-fGjY7tdP21wPFykBMOdz9z8FGPzyBPdoSZtNBGgAqQfrSkrIYZN5HTirMpxigGNtSEObrMx3P5z8PtLVQdoORDLSbKERx2yVYouVXdm=w808-h270-no


wdoebAT4hkAyQRGYWp32bbGDoCKWOX_W3C64DHxcFGmLaJdWS82pJUvKCgZXeE84uobDe5crbxHyvhN9bv07fpElV76MKB9Q99I2BT7B8kQ9j_yOKyh1kv_db9-tC3TQbdtgN3XHmd-tNjyCcu9taCkHbdXoDu4Km2m6M1ln4rSQrfcU14RCyTM_VRyce3MGhDUI73LeLfhikkt5YwCvwA_S_Kjzi38ohugjMf_CxkpE-W1lwTu4USbLyTqGA5Ci0MNfYsaYCGF-A3JW2E4OQJZLKUVQBPEs3H_t5S9fXT72WUhLObgwDgBTZ3MLhqwpvkd6efujsRoF54qxv5Gd0v9PUSS6sv6sVkl5N6roplzfaHeVLqI4zmwa_RiX7eM28F61ZDZTnpFVzs79TkJUlr5kd7mDefYeg3WWXyUuCXxaZwkH8mKIQw5pG_hnH-EFHUYaXDDgQx_mg67YPfRmH3CbocWl3FRuQyP29SVP2tucHg_k4eoKGOAizgETCib4swjMTrX3_SYMul8NZhycsbIYPGxs4Nv4ULF-zj6wSPeS9I4Ul648lWVljyrgnVpbkHKIQqj2g2ay6qQorSyvN4J62h5dUBYKbxyer9GHlt4Haz8rkxSh=w821-h340-no


3/ Dùng màu sắc

Hãy nhìn thử hình dưới đây và cho kyo biết cảm nhận bạn nhé. Theo bạn, với một bảng tính được định dạng màu sắc thế này, bạn có dễ dàng nhận ra ngày cuối tuần không?

-W0QSirsd9YveN1I7Hiil9cBOlca6qYOAAxW1zD-vaLjWFHVRdR3NqYvOyswUCRACA04Y5uKK70wESRll2MGsHrJTVGkDaA8rZPfDsE7h8WclLAaNqvnxpoUJtoHvzkYoz5weG2DqW9YBd8ctjHbGNgH9WOaRhEK0iGnFiqlj8fCupSx2LIv2p2zRSQImO5aBMIEnCCoeYpZgE8n7FKZF8btJxvQLLxR-kKvRDalLuQS_-uSlY49qn114j4NYNzCbvJ0CtXLLDWsleZk54RBMX1cF9e3sh9YufUsVzcOH2qLrphxpqpqSVkvuZwZ3e-fRqG0g5bsctsEzrXykhibbOFsD6IKYGiEQH_VzBS013u0GlXh8XpNL9pCjzsmLYO0TgAcZatNHOnFfOp4NHYD98NqYTY0rrwsFv2_sjcF3n4mMGjUKfA7hrY9SbjHFzC7HOKC2G35UAyUAgVGVNKq0zhGzM8RrFrrBosvs4GnWdXJ-YW1OtpqgDkjrlg4doUlTv-SivIX-0ICH-I5243F6wRB5lU80LIOxgNUSVmTQb7ih4_YZZC9bEJf5V06Ja9jDZo6gkqEpdyvwQ1eiahMVEQW6yxgLno7btoEQBk42vB7Oxgsd1S2=w1024-h185-no


Hay nhìn vào hình dưới đây, bạn có dễ dàng nhận ra cột nào là cột cần điền, cột nào không được điền hay không?

K3uuB56ufHOIxHAwS28U_0qj0UQE6ZhjQtoOuXNID9BD_7Ct4NzQlhG7dhCamdn8reEwklkFOGuF962iWzTuHlMHq_1Mp5tN-Paij8E05oPkd6S8oIl52XTuoZRlUuVnpd8eaC4lis9V59CYm-60sbr7_7o1c34mYuiHs3HYgwBDOLXxXp_edMO0I_T-WkFwSj-IrVe6l0XlUzH9t-bZpzpxpD7o79pdyuNuBN_BDBKOE94dDLHZPvbMBTnKo0SIgxlKISf2wmPtm_DKdJebutDvuF69eCGCPh9BgKXj2LWj_nbFQa-X6ZkQW0abBbbfn6wNKbhbKK118LnSg75P9JRSM-YfYL5sskT4I-hH5N6dFyGzshc8rXEiP06-2iSCJjTPH0gouxALQWL3ZuzML1ji687vsD9lkrVzER-ccGvdRicPLO790DMMynhD0e40ryOXQY0jU13t5qlRM_hlgmrLkeuO0MIpBazrC9PHwmXpvotjqfmodV5mJ7dpcyr0X4HhPE_zoA4pEbyD8WdTJSXD2KY9XJ4rWFwTJxthxJmY_V3ZkQVnlxNDiCVYGVGDg74pmgcW4d0XoG26Ook8DAdOrkz1JYuRmzxgXmnUWTTTSMcvUMRj=w1186-h356-no


4/ Định dạng ô đúng cách

Một ví dụ khác chính là định dạng ô. Hãy nhìn hình dưới đây xem.

Sp_NTBKE6W6WOL--TjEXKLmN6op4Ci_CY-xPVMd3XLUiRQ0aYo9EoeelcG0LY7_wHi2DD7UZ1TNIb36KEuOeqbvhL9I5FAjFIH2Zo9vCvlirNy4jlDMFSWZk1Lm6C0QTbZ7iCAWfehQ7fwVx4ylMUuzcHI8L7MnZVRpQdX_7i1kdOYO3HqSq6NUaD0-mBIsfgE6O4d2pV2PMIQzxXmoQ918-hEoFrmoP9ekXl7AqZCdFL82uuRhK6LZUuLKydrN-xC2Z81E8Jl2IA8xKbXz4mx8miMSdauKZzrJAOvq-N3gBvkePWZUpCu1881Em7pSc7haVs6FMyeOz7tbarYuzzOmogV9MySsaUdPfTMsGut7M-Qrjqe9hCQ4lAspGfxrPyiye2m3nNljp0WdD6JUqRTxmOM5dK6LMkYHM99sVt5wg1Y61HaVAkNN8PiNwS4pUgWPDwwEQ2FaGx3AzrMZOho9euFYDq_2pTxIcx7sUwIzHOBb5tARO-FATd_h2t-smun6mkmFSAOagzxqewCsunBfoDD1rkpUmlDwBtAFOY4ylkY3l5Y7lPlvR9lOtXy_djMPUeKdVBqkPBW6iGMRrm-Kc4vJUcZgtG2yp5EmH2-xQerYp7tRt=w457-h218-no


Theo bạn, cột B hay cột A, cột nào giúp bạn tránh sai sót tốt hơn? Rõ ràng có thể thấy được là cột B, bởi vì đã được định dạng đúng cách, nên bạn sẽ dễ dàng nhận thấy bạn đã nhập đúng như bạn mong muốn hay chưa, nhất là đối với việc nhập các giá trị số dài và liên tiếp nhau như 1,000,000 chẳng hạn.

5/ Tạo giao diện dễ nhìn, đầy đủ hướng dẫn

Về cơ bản, cốt lõi của bảng tính vẫn chính là giao diện tương tác với người dùng. Điều này có nghĩa là, bạn càng thiết kế giao diện bảng tính càng rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ ghi chú, hướng dẫn cho người sử dụng một cách trực quan, khả năng sai sót sẽ càng giảm. Như ví dụ dưới đây, bạn có thể thấy bảng tính có tiêu đề rõ ràng, màu sắc phân biệt, giải thích công thức trên tiêu đề cột,… Chi tiết mời bạn đọc thêm phần cách thiết kế bảng tính tốt trong GPE.

Cách trình bày không tốt:

seHyXoknMhZRJo5mbjkbb3g-vsFfLR6g1X90eFhkDW1BwjLymLzbkWERQeogeF_FFAw3W-3E7hZ9p0EAv-VHuP0LbXyWMd9cYQvzCMgRL5HZSzFKSMBf_4_fy4FtfhSY6QfGlEMX8MH8Dd9ABTaOD7vTAaHh_nsRd4m4AgJSSDMSzuVE8iqmJwv9Le6m6AsCTvzKvALzn5B0RiaoWvTktdDpdZxQdR2A4nbVI_AmwddIcUJk5KAnZIevbRF3cbMX9jU9tJ3rEGismDdZQVYpxTbO2-FuFXtXqF-GHqBH9T3ni9QHNYkJE5zqykR_cFmMCmrEDTRrU5yzq1JlGDa1PuoGXb8I07y1tGnfqroK6SwkbSUnO5q5dGgVNYnTQFSwD2aSX5yEZrjDvzZZtMkGvAnep60Tf0RF9478XZzGtoIaGASDyB_Dtqu96Fq0T952lrTJs0OflF1a1RlaLSD07LSHUKi2mBtvyXdLRA4d046lFc8zd8jfwJbR7EHuJflKbEf75Hd8AVgRJJcMPcEKwqLII6_6XIH13oxin3ljqTcWWVQHqigD9E_zWDR-ZFiJdmtmmiWw2xFDm_iC5XZQ9LCndNfcfeghDMACYhT2pb_uIfNJhFR_=w548-h228-no


Giao diện tốt hơn:

-9_e4Zv5HtEYs6rQHP5j0mxLrHV1sXjGBx0RW3K8UMrjFVe75-u8xAsy8TRNn5O297NYf-bl2PMVrjLUPQk9-mTFdZqv_ilRs5DuxYV-yTuTRxw0_hm9HQH07AIV_SDzO05WbPbAQ-wyMHfcMl2Fx6PcWKJPtn2duLTOyf-107-71oCBGQ0H_KjcumRSXKaaaovyHWjARk7Gidfgp1bQJSnEc98iQVAlVyxOxiDSSH8IxcIsaH74-j-CPzYiYgOc4_FfSub4qSsFnuVxgnGYQyoe-5f9xssGfkYFsA8GmLOHaySjpHG6xfTPKQ7HZw-m7wzdvh03bBAc181pGM-bmbJMXfEyzi9H1NQf-Sc63ABMj-RKHYyeX2n54-gAJP0KNB4AJBND8skz0U9IcNJpn8qP3Oqz18m5u79auRL-OE2DXe82szowrWKkqFOSXX4SHcDQAa2Hdh8avV_BZnOVkYTtOa0bWoz2wlg-7t9UbMzzD8sJ50U6ra4c_uSQBcwK80ue7CqlMf8IBaun7AfSLU2gr9UUG2CZo-r8-UPaLpwkOjLH_pRgYrAceQMK9yfl7qmG8ZWISc9UK9cBubwoqmnqADnFoOOe7rI6UtMmslRT6Fqv6iIp=w549-h311-no


Đến đây là kết thúc phần 1. Phần này chỉ trình bày cho bạn một số ví dụ và khó có thể đại diện được hết. Hãy chia sẻ cho GPE những ví dụ khác mà bạn cảm thấy hữu ích nhé.

Và trong Phần 2 tới kyo sẽ trình bày về 2 cấp độ còn lại.

Chúc bạn thành công.

Một số bài viết có liên quan:
1/ Tặng tiện ích CALENDAR (Excel 2007 trở về sau)
2/ Tặng phần mềm in mã vạch
3/ Sử dụng Excel như Photoshop - Cách xóa hình nền bằng Excel
4/ Một số ví dụ đơn giản về hàm dò tìm và tham chiếu
5/ Ebook: Vẽ đồ thị trong Microsoft Excel
6/ Các ví dụ đơn giản về sử dụng hàm Ngày Tháng và Thời Gian
7/ Làm nhãn vở học sinh trên Excel
8/ Tặng hàm Calculate tính giá trị theo nội dung diễn giải
9/ Bạn đang ở quý mấy trong năm?
10/ Chuyển đổi dữ liệu dạng ma trận (ngang dọc) thành dạng phẳng
 
Lần chỉnh sửa cuối:
Upvote 0
Web KT
Back
Top Bottom