Tìm giải pháp tối ưu để quản lý hồ sơ công chứng

Chào các bạn!
Mình đang làm việc ở Phòng Công Chứng, hồ sơ mỗi ngày rất nhiều, và mỗi tuần nhân viên phải lưu hồ sơ và bấm vào phong bì.
đại khái mẫu giống file mình đính kèm. Trong đó, các khu vực tô đỏ là nhân viên phải chỉnh sửa và nhập bằng tay vào.
Mình có sử dụng file của một bác đã từng share trên GPE. Nhưng còn nhiều lỗi do phần số thứ tự nó lại hiểu thành ngày tháng.
Và phải canh chỉnh vì mỗi loại hồ sơ lại có tài liệu lưu khác nhau. Có loại hồ sơ không lưu GCN QSDĐ có hs lại lưu
mình muốn tạo một file excel hoặc access mà nhân viên nhập thông tin vào, và phần mềm sẽ tự động xuất ra file word mẫu (như file mẫu mình gửi).
Có cả file mẫu từ excel mà mình chỉnh sửa lại của một bạn trên GPE (xin lỗi vì bài đó share mấy năm rồi nên mình không nhớ nổi tên tác giả)

Mong mọi người hỗ trợ, hoặc giúp mình tối ưu lại các lỗi vặt trong file mẫu không ạ?
Ví dụ khi bấm in nó sẽ tạo 1 file là: loaihs_tenkhachhang. Chứ không phải tên khách hàng k
Và các định dạng số chuyển sang text chứ không còn bị hiểu nhầm thành ngày tháng VD: mình nhập số TT (thực ra là số Bút Lục của hs công chứng) là 01-02 thì phần mềm nó hiểu nhầm và khi xuất file word nó nhảy thành 01/02/2017