hi bạn FanRC.
Theo mình biết thì có thể dùng mail merge để trộn từ file excel đưa vào file word mà bạn đã làm sẵn form mình cần in .
Mình đã làm thử ok . Bạn thử xem sao nha . Cách mình chỉ cho bạn cũng là do mình tìm trên mạng nhưng có thay đổi chút xíu tuỳ theo chương trình computer của bạn .
Cách làm mail merge do Ha lam .
Phần 1 : Lập bảng và dữ liệu vào trong excel rồi lưu lại và đặt tên tuỳ ý rồi đóng lại.
Phần 2: Tạo mẫu và đưa dữ liệu vào trong word’
Bước 1 : tạo mẫu cần làm trong word với đầy đủ nội dung .
Bước 2 : Chọn lệnh Mailings/select recipients/use existing list : lấy dữ liệu từ một nguồn có sẵn . ( Nhưng tùy vào máy tính có máy không cần bước này mà đi thẳng vào bước 3 )
Bước 3 : Mở nơi chứa bảng dữ liệu
( là bảng excel đã làm ban đầu ) rồi chọn open . Sau đó máy sẽ yêu cầu chọn sheet cần lấy trong file excel mà mình vừa làm . Mặc định máy sẽ chọn sheet 1 ( nếu chúng ta làm nhiều sheet thì chọn sheet cần làm nhé )
Bước 4: Đưa ( Nhúng ) dữ liệu vào mẫu đã tạo sẵn:
- click chuột vào vị trí cần liên kết dữ liệu rồi chọn Mailings/Insert Merge Field rồi chọn tên trường tương ứng với chỗ cần liên kết .
**** nhưng sau máy tính của Hà thì lại khác không có “ Mailings “ mà có thẳng chữ “ insert merge field “ càng tốt khỏi phải dài dòng )
- Thao tác lần lượt cho đến hết các trường còn lại .
Bước 5 : Kiểm tra kết quả bằng cách bấm chuột vào nút Preview Results
**** Nhưng sau máy mình lại cũng chẳng thấy nút Preview Results mà mình làm cách khác .
chữ < ABC> ( View Merged Data ). Như hình bên .
Bước 6: Kết thúc
- Chọn lệnh Mailings / finish & Merge/print document . ( Máy mình không có lệnh mailings nên không làm )
- Lúc này người dùng có thể lựa chọn in tất cả các bảng ghi hoặc chỉ in 1 số bản ghi theo số thứ tự được khai báo .
xem hình . Các trang tiếp theo thì bấm nút tới là ok .
Lưu ý : Muốn có được thanh này chúng ta vào View
à Toolbar
à click “ Mail merge “.
- nếu không in ra luôn mà chỉ xuất thành từng phiếu lương để lưu lại thì chọn lệnh Mailings/Finish & Merge/ Edit individual Document . **** phần này mình tìm không ra và mình thấy cũng không cần thiết .
Chú ý : Nguồn dữ liệu không nhất thiết phải lập trong excel có thể lập thành 1 bảng lưu trong 1 file word. Tuy nhiên nếu lưu ở dạng .doc thì file đó chỉ được lưu đúng 1 bảng dữ liệu đó .
Tóm lại : Theo internet thì vậy đó có 1 số vấn đề đánh dấu **** là khác thôi .
Nhưng sau khi kết thúc thì đã thất bại nhưng tìm cách khắc phục cũng thành công .
Cần phải làm thêm bước này nữa . Sau khi làm xong tất cả các bước bạn phải bấm vào
khung có chữ “ Insert Merge fields “ hiện ra
chọn trường và nhấn vào insert cứ thế làm hết các trường còn lại .
Thêm 1 bước nữa là :
bấm vào nút “ Match Fields “ thì sẽ hiện ra
bảng này không biết có cần thiết không nhưng mình đã làm .
bạn thử xem sao nha .
